В дни проведения мероприятия у представителей партнера должен быть контакт одного из организаторов, который отвечает за решение любых проблем (вероятно, это как раз тот ваш сотрудник, который ранее согласовал данное партнерство). Даже если вы знаете, что все идет нормально, никогда не будет лишним зайти в зону партнера, спросить, все ли хорошо, не требуется ли какая-то помощь. По окончании мероприятия важно оставить сотрудника на демонтаж, чтобы сопроводить партнера «от и до», не бросить его в финале.
Что важно сделать после мероприятия? Собрать статистику, фотографии, видеоматериалы и в краткий срок (максимум в течение недели после окончания, а первые материалы – лучше через 1–2 дня) прислать отчет человеку, с которым вы коммуницировали на всем протяжении работы над проектом. Крайне желательно получить обратную связь, чтобы понимать, в какой момент и что было бы хорошо доработать и продумать в будущем, а где, наоборот, вы превзошли ожидания.
Отчет обговаривается заранее – нужно получить четкие инструкции, что вторая сторона хочет увидеть: какие фото и сколько, в течение какого срока, какие видео, какие детали должны быть учтены в фотоотчете (реакция публики/отзывы + фото). Представители партнера показывают это руководству и говорят, какие они молодцы.
Как мы интегрируем партнеров в наши мероприятия. Примеры
Придумать работающую, полезную и вовлекающую партнерскую интеграцию почти так же непросто, как и донести до партнера ценность участия в вашем мероприятии. Уже на стадии обсуждения партнерства от вас будут требовать варианты того, как компания сможет интегрироваться в ваш ивент, и без дельных предложений с вашей стороны вероятность подписания договора стремится к нулю.
Поэтому заранее, до начала общения, имеет смысл понимать, какие носители, активности, форматы взаимодействия с аудиторией будут максимально перспективны для компании, и уже на первые переговоры выходить во всеоружии.
Мы не будем говорить здесь о многомиллионных контрактах или, например, о том, как происходят партнерские интеграции на стотысячных фестивалях электронной музыки. Большинству читающих эту книгу важно понимать, какие интеграции партнеров бывают в рамках пакетов, стоимость которых варьируется от 30 000 до 300 000 рублей. На примере наших ивентов давайте рассмотрим, как можно взаимовыгодно интегрировать коммерческих, бартерных и информационных партнеров, чтобы это было нескучно и не сводилось к логотипу на пресс-волле и в подвале сайта.
1. Использование возможностей площадки – когда вы не просто предоставляете четыре стены, на которые предлагаете налепить баннеры, а полноценно задействуете пространство для того, чтобы аудитория напрямую ассоциировала его с партнером, и ассоциации эти были исключительно положительные. Два ярких примера, которые в 2016 году реализовали мы:
Первый – это крыша «Сбербанка» на конференции «Hello, blogger». Представьте себе: крыша высокого здания в центре Петербурга, солнечный теплый день в середине лета, виды на крыши Петроградской стороны, приятная lounge-музыка. Зона отдыха, в которой много столиков и мягких пуфов, вкусный лимонад и печенье, постоянные розыгрыши от партнера, съемки с квадрокоптера активностей, инициируемых ведущим. Зона ненавязчиво забрендирована «Сбербанком» и хэштегом #крышаблогеров. Огромное количество фотографий с этой конференции в социальных сетях было выложено именно с крыши и с хэштегом партнера. Получилась стильная и эффективная интеграция. И, что немаловажно, достаточно бюджетная в реализации и застройке.
Второй пример использования пространства – это организация мероприятия непосредственно на площадке партнера, когда она изначально им забрендирована. Такой опыт был у нас в мае 2016 года, когда мы проводили конференцию «VideoDays» на территории компании «Билайн» в Москве. Любая фотография, сделанная на конференции, скорее всего, содержала в кадре стены, логотипы, символику и фирменные цвета компании-партнера. А фотографий на таких конференциях делается немало.
2. Интеграция с помощью необычных и полезных предметов и решений, привлекающих внимание. Такой формат мы реализовали, например, совместно с компанией «KudaGo», которая предоставляла нам бартерное информационное партнерство. На наши ивенты компания привозила зону отдыха – брендированные мягкие пуфы для отдыха в паузах между докладами и специально сделанного для мероприятий брендированного коня (символ компании), в котором есть много полочек и зарядных устройств для мобильных телефонов. Можно сидеть на пуфе, заряжать телефон и любоваться конем. Ну или соседями.
3. Брендированные подарки, полезные для аудитории мероприятия. Самое простое и запоминающееся из того, что было, например, на конференции «Суровый питерский SMM», – это «Суровая кислота» (обыграли простую аскорбинку), наушники и магнитные блокноты компании «Комус», положенные в пакет каждого участника (всем нужны наушники!), а также кружки компании «Mevix» (с котиком! – мы же знаем, что все в глубине души любят котиков), которые можно было получить на стенде партнера в обмен на визитку. Эта компания поставила на конференции стенд и активно вовлекала аудиторию, чтобы собрать побольше контактов и привлечь новых сотрудников, специалистов в нише SMM. После конференции ее руководство сообщило нам, что количество потенциальных сотрудников значительно превзошло то, которое формулировалось изначально. Следовательно, интеграция была взаимовыгодной.
4. Бартерные интеграции – кефир на кофе-брейк, предоставленный компанией, производящей молочную продукцию, или печенье с надписями по теме конференции, сделанное фирмой, которая занимается производством и продажей необычных подарков. Взамен компании получают рекламные возможности, а вы – дополнительные элементы, чтобы позаботиться о вашей аудитории. Знаете, как много на конференциях людей, ведущих здоровый образ жизни? А тут кефир как проявление заботы и альтернатива сэндвичам на кофе-брейке.
5. Использование современных технологий для интеграции. Так, например, на конференции «Найди свой трафик» компания Sociate привлекала на свой стенд присутствующих предложением надеть VR-очки и в них пройти простой квест, в финале которого можно было найти промокод на ее услуги. Интересно, несложно и выгодно как для участников, так и для компании, которая получает новых клиентов.
6. Интеграция с помощью необычной активации. На одном из вечерних нетворкингов работал «PRобирка-бар», где участникам предлагались настойки с названиями, понятными ЦА мероприятия, разлитые в настоящие химические пробирки. Необычно? Очень. Запомнилось? О, да. Их потом многие хотели заполучить на свои ивенты.
7. Интеграция крупного партнера в рабочий процесс мероприятия. На том же нетворкинге команды, вышедшие в финал после отборочного тура, разрабатывали уже вполне себе настоящие и серьезные рекламные продукты для банка «Точка». Пространство, столы, «раздатка» и канцелярия были забрендированы банком, задания на финал тоже были от банка, а команду-победителя награждали его представители. Так как сам нетворкинг проходил на позитиве, с огромным вовлечением аудитории и всем все очень понравилось, то впечатление распространилось на всю конференцию – в итоге банк «Точка» стали считать не только партнером нетворкинга, но и вообще генеральным партнером конференции.
Есть еще игра на трендах и мемах. Зная популярные у своей аудитории шутки и устоявшиеся выражения, можно обыгрывать их в фотозонах, в «раздатке» – это будут гарантированно вирусные элементы. Как раз такую историю мы придумали для одной из наших ближайших конференций.
При взаимодействии с партнерами по изобретению удачных интеграций нужно всегда быть готовым к тому, чтобы придумывать новые варианты. Потому что ваши идеи, одобренные менеджером, не обязательно придутся по душе, например, директору, за которым будет последнее слово. Всегда держать пару козырей в рукаве, следить за тем, что делают коллеги и западный рынок, знать все последние тренды и новости – обязательные условия реализации качественных и работающих интеграций.
Фактически вариантов интеграций – море, в котором как ивентщики, так и партнеры только начинают учиться плавать. Рынок профессионального взаимовыгодного взаимодействия «мероприятие – партнер» находится в зачаточном состоянии, при этом стремительное развитие технологий позволяет открывать все новые и новые возможности. Поэтому тут мы освещаем самые простые и очевидные, несложные в реализации интеграции, параллельно продолжая постоянно учиться и придумывать все новые и новые темы, форматы и фишки.
Фотосъемка на мероприятии
«А где фотографии посмотреть?», «А когда фоточки будут готовы?», «А ролик уже смонтировали?», «А почему я только на одной фотографии, и то с закрытыми глазами?». Такие вопросы постоянно догоняют организаторов, потому что мероприятие – это повод не только получить новые знания, приятные эмоции и полезные знакомства, но и, вероятно, новое профессиональное фото на аватарку. Нет, это не о вас? Оk, тогда просто поговорим о том, как взаимодействовать с фотографами, зачем они нужны и как заработать на фотоматериалах, сделанных на ивенте.
Давайте без иллюзий – фотограф нужен на любом мероприятии. Даже бесплатном и безбюджетном, самом маленьком. Как минимум для того, чтобы вы могли добавить в свое организаторское портфолио фотоотчет, как делаем мы в своих сообществах «Event-маркетинг от А до Я» во «ВКонтакте» и Facebook. Обратите внимание: в разделе «Фотографии» мы выкладываем фотоотчеты со всех проведенных или продвинутых нами ивентов. Они могут многое рассказать о событии, аудитории и организаторе – важно грамотно выбрать ракурсы и дать четкое ТЗ фотографу.
• По рекомендации коллег. Съемка репортажа – отдельный вид фотоискусства. Мы видели фоторепортажи (и знаем, что за них даже был заплачен гонорар!), откуда практически нечего было взять в портфолио. Мы наблюдали за «профессионалами» с очень убедительного размера объективами, которые в итоге не могли отдать ничего пристойного. Размер в данном случае не имеет никакого значения. И поэтому крайне важно посмотреть, что фотограф делал до этого, какие мероприятия он снимал, в каком виде и как быстро отдавал материал.