Можно ли заработать на раздаточных материалах? Проверено – можно. Причем в таком объеме, который покроет их производство полностью. Вы можете предложить партнерам следующие опции:
• брендирование бейджа (например, на конференции «Hello, blogger» летом 2016 года бейджи были забрендированы генеральным партнером конференции «Сбербанком», а на конференции «Суровый питерский SMM. Эпизод II» – банком для предпринимателей «Точка»);
• печать на обратной стороне сертификата – там можно размещать рекламное предложение партнера. Кому это будет актуально, тот воспользуется, кому нет – все равно обратная сторона не видна, когда вешаешь сертификат в рамке на стену;
• запечатывание страницы блокнота рекламным предложением партнера (эту и предыдущую интеграцию мы также реализовывали у себя);
• размещение логотипа партнера на белых листах блокнота (внизу, в одном из углов листа). Когда участник будет писать на листе, он не сможет не увидеть логотип или рекламную информацию);
• брендирование лент для бейджей или браслетов участника;
• брендирование подарков в пакете участника. Продуманные сувениры и полезные мелочи будут пользоваться спросом и их точно никто не выкинет. Стоимость этих подарков целиком и полностью зависит от партнера и от ваших договоренностей.
Подготовить пакет с полезной и симпатичной «раздаткой» и вручить его каждому участнику на входе – на наш взгляд, обязательный элемент заботы об участниках. Вспоминается ситуация, когда на крупнейшей конференции федерального уровня на вопрос волонтеру, который выдавал бейджи: «А блокнот и ручку дадите?», был получен ответ: «Пройдите по стендам партнеров, вроде у Avito еще остались». Не надо так.
Тайминг мероприятия
Грамотное составление расписания и скрупулезное его соблюдение крайне важны. Важны как для организатора, который все заранее продумал и заложил на процессы достаточное время, так и для участников, которые точно знают, как планировать свой день и что никаких задержек на ивенте не случится. О чем следует помнить:
• всегда оставляйте оптимальное количество времени на регистрацию. Невозможно пропустить 5000 человек за полчаса через две стойки. Заранее сообщайте своей аудитории: сколько регистрационных стоек будет организовано, во сколько начнется регистрация, почему не стоит приходить в последний момент. Картинка с недавнего аншлагового многотысячного концерта: на вход через основную дверь стоит 95 % посетителей, у открытой двери, расположенной на отшибе, – 20 человек. Силами буквально двух волонтеров с мегафоном или с помощью пары указателей со стрелками можно было уравновесить потоки и снизить волну негатива в социальных сетях – но нет. Люди стояли полтора часа и пропустили часть концерта.
• Начинайте все мероприятия вовремя, в точном соответствии с расписанием. Участники планируют свое время исходя из того расписания, которое вы им заранее озвучили, и никто не вправе им распоряжаться.
• Оставляйте разумные перерывы между докладами или отделениями концерта. Люди устают, им нужно размяться, выпить кофе, пообщаться. На деловых мероприятиях адекватная продолжительность регулярных перерывов – залог успешного и активного нетворкинга. За 5 минут невозможно и в туалетную комнату сбегать, и с коллегами кофе выпить. А за 15–20 минут – намного реальнее. В то же время в сетке расписания конференции часто можно наблюдать доклады, идущие сплошняком друг за другом. Если вы хотите выйти на перекур – пропустите первые 10 минут доклада. Поставьте себя на место участника – удобно ли вам расписание с таким таймингом?
• Делайте часовой обеденный перерыв, если ваше мероприятие длится целый день. Не все захотят обедать на кофе-брейке, кто-то предпочтет ближайшие рестораны. За 20–30 минут добраться до них, пообедать и вернуться крайне проблематично. Не подгоняйте своих гостей, ведь сделать их пребывание на вашем мероприятии комфортным без ущерба для всех совсем несложно.
• Заранее рассылайте информацию о любых изменениях в расписании и тайминге мероприятия, чтобы участники могли своевременно скорректировать свои планы.
• По нашему опыту: не стоит на разных потоках ставить разное время начала докладов. Представьте ситуацию, когда в одном зале у вас выступает востребованный и интересный спикер, у него часовой доклад. Через полчаса в соседнем зале начинается выступление такого же крутого докладчика. Часть участников, которые очень хотели бы послушать и того и другого, в итоге встанет перед выбором, и кто-то уйдет, не дослушав доклад в первом зале. А потом так же, не дослушав во втором, встанет и вернется в первый, потому что там будет третий спикер и тоже очень достойный! Да, параллельные доклады встречаются на мероприятиях постоянно, но старайтесь ставить в одно время хотя бы их начало, чтобы дать участникам возможность слушать выступления целиком (а пропущенные потом посмотреть в записи).
• Просите модераторов или ведущих в начале ивента озвучить для аудитории план дня с основными перерывами и важными мероприятиями в процессе. Да, все это должно быть на афишах или в расписании, но позаботьтесь и об аудиалах.
Что нужно взять организатору на мероприятие
Каждый организатор непосредственно в день проведения мероприятия – это многорукий Шива, причем зачастую нервный (должно быть незаметно) и невыспавшийся (лучше, чтобы тоже было незаметно). Очень редко получается так, что все полностью готово за пару часов до начала регистрации. В основном до последнего момента мы носимся по площадке, отдаем последние распоряжения, проверяем, все ли настроено, все ли приехали, контролируем процессы.
Площадки бывают самые разные – укомплектованные оборудованием и совершенно пустые, требующие дополнительного оформления и подготовленные к приему гостей. Но обязательно чего-то будет не хватать, что-то нужно будет срочно закрепить или отрезать, кого-то надо будет вызвонить. На плече одной из множества организаторских рук висит волшебная сумочка Гермионы Грейнджер. А в ней… базовый «оргнабор»:
• степлер со скрепками (достаточно большой, можно строительный);
• скотч – обычный и двусторонний, широкий и тонкий, 2–3 рулона;
• дырокол (лучше промышленный), если надо, например, бить дырки в бейджах. С круглым и овальным узким вариантами вырубки;
• ножницы (не тупые, не маникюрные, не детские, не филировочные);
• бумага формата А3 и А4 (цветная и белая);
• прозрачные файлы для документов;
• небольшие наклейки с телефоном, контактным лицом и названием вашей компании (чтобы пометить ваши конструкции/коробки/пакеты);
• маркеры (в том числе тонкие, чтобы что-то красиво подписать), ручки, карандаши;
• конверты простые белые и брендированные, с вашим логотипом;
• булавки (английские и обычные);
• стяжки строительные (например, чтобы закрепить пресс-волл);
• кусачки (например, чтобы открепить пресс-волл);
• веревка/бечевка (сто тыщ вариантов использования: от фотосушки до крепления пресс-волла, если вы забыли стяжки);
• пакеты для мусора (маленькие для канцелярских мусорных ведер и объемные на 120 л, чтобы складывать большое количество мусора);
• канцелярский (а можно и швейцарский) нож;
• перчатки матерчатые для «грязных» работ;
• флешка (лучше две-три), которая читается теми ноутбуками, которые будут у вас на площадке;
• подписанные удлинители (почему подписанные? Потому что в случае ноунейма они совершенно эпично пропадают);
• подписанные тройники и «пилоты»;
• мобильный телефон с достаточным количеством денег на счете, планшет/ноутбук;
• зарядные устройства для телефона, ноутбука/планшета;
• полностью заряженный внешний аккумулятор для смартфона;
• запасной мобильный телефон, лучше всего простой кнопочный, у которого в самый важный момент не закончится заряд батареи. Конечно, в нем должна быть работающая сим-карта;
• шнуры для зарядки ваших девайсов (как от сети, так и от аккумулятора);
• несколько шнуров и переходников (мини-джек, джек, тюльпаны, HDMI);
• батарейки АА и ААА – несколько упаковок;
• деньги разного номинала (несколько тысяч на непредвиденные расходы, да и просто кофе попить);
• визитки;
• паспорт;
• пакет согласований (если таковые нужны);
• расписание мероприятия с таймингом (как техническим, для внутреннего пользования, так и «официальным», по которому на мероприятии живут участники);
• в памяти телефона – список контактов всех подрядчиков, техников, волонтеров, организаторов, спикеров, ведущих и т. д.;
• этот же список, продублированный на бумаге;
• удобная обувь (можно в качестве запасной. Да, организатор-девочка ни в какой ситуации не перестанет быть девочкой);
• запасные колготки (да, по-прежнему девочка в любой ситуации думает о безукоризненности образа);
• влажные и обычные салфетки;
• минимальная аптечка. Всякое бывает (пластырь, но-шпа, цитрамон, смекта, валидол, хлоргексидин, кетанов, жаропонижающее, антигистаминное);
• косметичка (тушь, заколки, карандаш для бровей. Пригодится как для кого-то из организаторов, так и для промо-персонала);
• маленькая сумка через плечо или на пояс для самого необходимого;
• зажигалка, штопор. Да, они могут понадобиться;
• самокат/ролики/скейт (при организации огромных фестивалей, например, незаменимая вещь);
• рации у всех организаторов с правом голоса и принятия решений, если мероприятие проводится на большой площадке или в нескольких зонах.
Этот список необходимо иметь и в распечатанном виде – сначала по нему подобрать все нужное, чтобы взять с собой, а по окончании мероприятия по нему же все собрать.
Возможно, мы что-то забыли: иногда бывают самые невообразимые потребности. Одно знаем точно: лучше взять с собой пару десятков ненужных вещей, но быть во всеоружии, чем вдруг оказаться в совершенно пустом 800-метровом зале без веревки и прищепок для фотосушки, скотча для того, чтобы приклеить расписание на стены, телефона ведущего, который опаздывает, и с микрофонами без батареек.