Инструктаж команды
Накануне мероприятия или непосредственно перед ним, за 2–3 часа до начала, пока заканчивается монтаж, необходимо провести краткий брифинг для команды, на котором есть возможность познакомить тех, кто не смог сделать это раньше, еще раз проговорить зоны ответственности и озвучить задачи для каждого человека и частей команды.
В большинстве случаев костяк команды – это организаторы и их «правые руки», волонтеры, фотографы, видеооператоры, кейтеринг, администрация площадки, модераторы/ведущие. На общей встрече вы представляете всех друг другу, рассказываете, кто за что отвечает и к кому по каким вопросам стоит обращаться. Раздаете всем список телефонов ключевых лиц и просите записать номера в память телефона. Четко и подробно разъясняете в общем кругу, кто за что отвечает. Участникам брифинга нужно обязательно дать возможность задать вопросы и получить на них ответы. Иногда это может занять лишних (на самом деле нет) 15–20 минут вашего ценного организаторского времени, но это в сто раз лучше, чем что-то упустить. Не надо ничего откладывать «на потом» – потом выяснится, что в залах душно, а волонтер не знает, по какому телефону позвонить в техническую службу площадки, чтобы попросить сделать вентиляцию помощнее.
Оптимально за несколько дней до мероприятия разослать памятки всем помощникам и членам команды. Например, мы всегда рассылаем отдельную памятку для волонтеров, в ней даны ответы на самые часто задаваемые вопросы, возникающие как у них самих, так и у участников, которые будут к ним обращаться (название мероприятия, место и даты проведения, тайминг, можно ли купить билеты на входе, к кому обращаться, если то, а к кому – если это, аккредитовывали ли мы журналистов, где можно купить сувенирную продукцию и так далее). Также подробная памятка пишется для модераторов (тайминг, спикеры, названия их докладов и информация для представления аудитории, какие рекламные сообщения надо делать в перерывах, что нужно контролировать в процессе и как коммуницировать с аудиторией, какие подарки дарить после выступления, что входит в подарок и еще целый ряд вопросов). После получения памяток у вашей команды есть время запомнить важную информацию и придумать вопросы, на которые в ваших инструкциях не нашлось ответа. Также за несколько дней вы высылаете ТЗ фотографам и операторам, а на брифинге они могут задать возникшие уже непосредственно на площадке вопросы по специфике (согласовать фон, на котором брать интервью у спикеров, определить зоны съемки).
В нашей практике для каждого звена создан отдельный чат во «ВКонтакте», в котором обсуждаются все вопросы. Для волонтеров конференции создается свой чат, для команды организаторов – свой. Сводить всю команду в одном чате не имеет смысла – слишком много совершенно неактуальных для одной части команды вопросов обсуждает другая. И возьмите себе за правило: в рабочем чате общаться только по делу. Так и время лишнее не придется тратить на болтовню, и искать потом нужную информацию будет легче.
После проведения брифинга мы просим всех членов команды еще раз обойти все помещения и зоны площадки, чтобы потом иметь возможность безошибочно и быстро дать ответ на вопрос о туалетах, зале № 4 или детской зоне, расположенной на другом этаже. На брифинге же мы раздаем фирменные футболки, по которым можно сразу опознать в толпе участников члена команды.
Зонирование пространства
Грамотное зонирование площадки – особое умение организатора. Чтобы все было близко, но в то же время никто друг другу не мешал, чтобы позаботиться об удобстве всех участников, чтобы не было ни давки, ни пустых неуютных пространств. Как все спланировать, ничего не забыть и не арендовать лишнее?
У любого мероприятия есть несколько основных зон, которые практически всегда используются. Это гардероб, зал(ы) для выступлений, комната отдыха спикеров, личное пространство организаторов и команды, зоны для общения и кофе-брейков, фудкорт и маркет, стенды партнеров, туалеты.
Какие вопросы нужно задать при осмотре площадки менеджеру, чтобы все учесть и в то же время не арендовать что-то ненужное? Особое внимание хотим обратить на то, что никакой поэтажный план не заменит личного присутствия на площадке, возможности обойти ее своими ногами и посмотреть все, что придет в голову, своими глазами.
1. Где, по опыту, находится наиболее удобное место для регистрации/проверки билетов? Внимательно изучите, подходит ли оно для того количества участников, которое вы ожидаете. Иногда вам могут посоветовать место, где можно будет пропустить 100 человек, но если у вас в планах в 10 раз больше участников, то стоит рассмотреть альтернативные варианты на площадке, чтобы не создавать давку и очереди.
2. Есть ли гардероб? Если нет, то какое помещение обычно предоставляется мероприятиям для его размещения?
3. Сколько туалетных комнат расположено на этаже, где вы собираетесь проводить мероприятие, и есть ли дополнительные на соседних этажах? Часто бывает так, что туалетов на этаже много, но все участники идут в один, который находится ближе всего к залам. В итоге в нем очередь, а в других пусто. Ставьте побольше указателей.
4. Какое пространство предоставляется под кофе-брейк и если его недостаточно для вашего количества участников, то где неподалеку можно разместить вторую линию раздачи и как будет строиться логистика распределения потоков?
5. Где можно разместить маркет, фудкорт и стенды партнеров? Естественно, эти пространства должны (по возможности) находиться там же, где происходят основные активности вашего мероприятия, а не на другом этаже и не в соседнем крыле здания. Тут важно заранее уточнять, чтобы в этой зоне было должное количество розеток, в том числе и силовых; некоторым партнерам, например кофе-точкам, обычных мощностей будет мало. Кстати, о розетках. На современных площадках, как правило, их достаточно, они расположены на стенах и в лючках в полу. А вот если вы планируете арендовать старый ДК или лофтовое пространство на бывшем заводе, то готовьтесь тянуть удлинители.
6. Где будет располагаться комната для выступающих? Она обязательно должна быть, чтобы в ней можно было оставить вещи, отдохнуть, подготовиться к выступлению, выпить кофе и переговорить с коллегами.
7. Где находится личное пространство организаторов? Это помещение совершенно необходимо, потому что в нем вы будете хранить свои вещи, «раздатку», разное нужное и запасное оборудование.
8. Через какой вход и на каком лифте можно будет поднять крупногабаритные конструкции и оборудование?
При осмотре помещений просите сразу дать вам поэтажный план, на котором вы сможете помечать, где что у вас будет расположено. Этот план потом вы будете показывать потенциальным партнерам, чтобы они выбрали себе место для зоны. Он же будет являться неотъемлемым приложением к договору, который вы подпишете с площадкой и на котором будет отмечено все, что вы взяли в аренду (и что вам дали бонусом, такое тоже бывает).
О чем важно помнить при планировании зонирования площадки? Есть совсем неочевидные моменты, которые становятся понятными только с опытом. Или бывает, например, что мероприятие началось, и тут вы осознали, что…
Накладывается звук. Звукоизоляции нет, или залы расположены слишком близко друг к другу, или вы выбрали для выступления холл, который для этого не предназначен, и теперь звук из него перекрывает голос выступающего в соседнем зале спикера. Если мероприятие уже идет, то вы, скорее всего, ничего не сможете сделать. Поэтому вопрос о звукоизоляции нужно всегда задавать заранее, по возможности просить администратора пустить вас на 10 минут поприсутствовать на площадке на каком-то мероприятии, по формату аналогичном вашему.
Пустые пространства действуют удручающе и создают ощущение, что вы не собрали достаточное количество участников. Например, вы сняли зал, где в середине поставили рядами стулья для слушателей, а по краям запланировали устроить зоны партнеров. Но не смогли их привлечь, и вместо 20 партнеров, способных «встать» равномерно с двух сторон, оказалось только 3. Что делать в такой ситуации? Ставить их кучно, рядом, а оставшееся пустое пространство сокращать пресс-воллами, ролл-апами, модульными конструкциями. Неиспользуемых пустых пространств нужно стараться избегать (если у вас не соревнование по фристайлу на роликах, конечно).
Ремонт в соседних помещениях или громкая музыка. У нас было и то и другое, когда мы с коллегами делали серию «Добрых детских праздников» в одном из питерских креативных пространств. Представьте: к вам пришли 20 семей с детьми, у вас в планах уютные мастер-классы, угощение, теневой театр – и вдруг мимо вас начинают таскать мешки со стройматериалами, а через полчаса за стеной включается дрель. У соседей на этаже, где вы арендовали огромную фотостудию, – ремонт, они платят бригаде, они не готовы ждать до 5 вечера. У вас – 30 детей на утреннем празднике и столько же ожидается через 3 часа на дневном. Каковы были наши действия? Мы звонили владельцам фотостудии, попытались воздействовать своим обаянием на бригадира и просили-умоляли подождать, по телефону долго общались с хозяином ремонтируемого помещения. Ситуацию мы в итоге разрулили, но осадочек остался как у нас, так и у гостей. Кстати, на следующий день у нас были очередные два праздника, а в танцевальной студии напротив нашего помещения учили танцевать зажигательный рок-н-ролл. Ходили, просили, умоляли сделать музыку потише. Бесценный опыт перестраховок тогда был получен на долгие годы вперед.
Не экономьте на указателях. Их нужно ставить, вешать или клеить на стены везде, начиная с входной группы здания, где вы проводите свое мероприятие. Указатели должны помогать участнику найти залы, лифт, туалеты и гардероб. Чем запутаннее коридоры и чем дальше от входа находится ваш зал, тем больше указателей со стрелками должно быть. Если стоек, которые предоставляет площадка, недостаточно – докупайте свои, неоднократно еще пригодятся.