• Также в чате накануне даты ивента организаторы размещают подробности об участии, о том, как доехать, что будет в пакете участника, когда запланирован кофе-брейк, и отвечают еще на сто вопросов.
• В течение самого ивента в чате обсуждают доклады, спикеров, инсайты и фишки, договариваются о встречах, помогают друг другу, пересылают фотографии слайдов. Вечером собирают компании для походов в бар, если не запланирована общая вечеринка.
• После мероприятия чаты продолжают жить своей жизнью. Там ищут подрядчиков, исполнителей, приложения, софт, просят рекомендации, обмениваются ссылками на интересные статьи или актуальные новости. В этих чатах можно и нужно анонсировать будущие мероприятия, потому что там собирается (и остается после мероприятия) ядро лояльной аудитории.
Почему чат, созданный заранее, – это важно? Многие люди не умеют общаться, боятся знакомиться, для них это стресс. Находясь в чате, где все дружелюбны, где другие рассказывают о себе, остальные участники расслабляются, вовлекаются в общение и, когда приходят на мероприятие, они уже с кем-то немного знакомы, им проще коммуницировать и завязывать общение, они не боятся.
Следующий вариант нетворкинга (уже на самом мероприятии) – бизнескарусель или speed-dating. Это организованное в отдельном помещении пространство с небольшими столами и 2–4 стульями около каждого. Идет процесс постоянной пересадки за столами, присоединения новых участников. Время общения за столом небольшое – 5–7 минут, за это время люди успевают обменяться визитками, рассказать вкратце о себе и своих проектах. Если же взаимный интерес побуждает продолжить общение, то можно уйти в другое помещение и там уже дальше разговаривать. Этот вариант совершенно не подходит для интроверта, который по доброй воле никогда не сядет знакомиться с десятками новых людей. Но если перед сотрудником стоит четкая задача собрать побольше контактов, которые потом будет обрабатывать, например, отдел продаж, то принять участие в этом стоит. Чем плох данный вариант, если вы заинтересованы в эффективной коммуникации и перспективных знакомствах лично для себя и своего проекта? Без предварительного планирования и договоренностей можно потратить час на то, чтобы познакомиться и обменяться визитками с людьми, которые по тем или иным причинам неактуальны для вашего бизнеса.
Еще один вариант – биржа контактов. Под мероприятие создается приложение (сервис) для смартфонов, в котором можно заполнить информацию о себе, сделать мини-визитку с фото и описанием своей деятельности и назначить встречу с теми, кто так же, как вы, зарегистрировался и интересен вам. Минусов у этого формата три. Первый – далеко не все будут разбираться, вносить сведения о себе, назначать встречу и отвечать на ваше приглашение. Есть достаточно большая категория людей (в меньшей степени в области digital, в большей степени в других сферах), чьи телефоны просто не имеют возможности установки приложений или их владельцы не пользуются мобильным интернетом. Второй минус – часто люди, даже подтвердившие назначенную вами встречу, на нее не приходят. Не спасают напоминания – у кого-то могли измениться планы, кто-то слушает доклад, пьет кофе с коллегой или просто уехал с мероприятия. А вы ждете и бессмысленно теряете свое время. И, наконец, третий минус: многие люди хотят сохранить свою приватность, не желают озвучивать свои контакты, должность или свое полное имя, а аудитория хочет видеть именно вас и именно с вами, Петром Сергеевичем Самойловым, начальником отдела продаж крупного оператора связи, назначать встречи. Чат в мессенджере в данном случае позволяет сохранить privacy, если этого хочется.
Следующий вариант нетворкинга, который хорошо работает и разогревает аудиторию, стимулируя участников рассказывать о себе, – это активная помощь модератора. Пока все собираются в зале, модератор может начать вовлекать аудиторию, стимулировать людей выйти к микрофону, сказать несколько слов о себе, о том, чего они ожидают от мероприятия, от спикеров, с кем бы хотели познакомиться. Даже если на это отвести полчаса до самого мероприятия, можно успеть убить двух зайцев: раскачать аудиторию, разбудить ее, если дело происходит утром буднего дня, а также прямо на старте дать им пользу, показать, что в зале находятся потенциальные клиенты, подрядчики, партнеры. Например, на конференции «SMM-десант. Урал» наш модератор, профессиональный кипишолог Вера Бойко настолько активно вовлекла участников в утреннее знакомство, что даже не все желающие успели выйти к микрофону и рассказать о себе.
На своих конференциях мы постоянно используем флипчарты. Они размещаются в холлах, и на листах этих огромных блокнотов каждый участник маркером может написать о себе – кто он, чем занимается, кого ищет, что может предложить, контакты. Так как конференции тематические и аудитория собирается исключительно целевая, такой формат взаимодействия очень востребован. Эти листы потом силами волонтеров развешиваются на стены, где их фотографируют, тут же, не отходя, звонят по указанным телефонам и прямо сразу встречаются. Эффективно, просто. А еще эти листы можно брендировать партнерскими наклейками, как мы это сделали, например, на «Суровом питерском SMM. Эпизод II».
Кофе-брейк или обеденный перерыв с небольшими мотиваторами, побуждающими к знакомству, – тоже возможный вариант нетворкинга. На столы можно установить маленькие информационные стенды, на которых написать что-то типа «здесь можно не только поставить чашку, но и познакомиться с соседом справа». Зачастую на деловые мероприятия люди приходят в одиночестве, и, может, они даже не против познакомиться с коллегами, но не всегда знают, как начать общение.
Нетворкинг должен быть приятным естественным процессом. Вариант, который мы практикуем на своих мероприятиях, – то, что неофициально у нас называется «Вечерний нетворкинг в баре». Нет, пить там совсем не обязательно. После окончания основной программы мы устраиваем веселую игру, где участникам предлагается разбиться на команды. В составе команд они делают мини-проекты в тематике конференции, активно продумывают концепции, а потом защищают их. Команда-победитель по результатам голосования получает призы.
Например, на конференции «Найди свой трафик» командам было дано задание придумать и презентовать рекламные объявления (заголовок + изображение + текст) для необычных и смешных бизнесов. Это были узконишевые бизнесы: «Уборка мест преступлений», «Похороны в космосе», «Порно-такси» и другие, не менее достойные внимания. Такой нетворкинг хорош благодаря нескольким фактам:
• при работе над общим проектом люди в командах лучше и ближе знакомятся и после того, как нетворкинг закончится, часто в рамках этой команды продолжают общаться;
• появляется возможность сделать короткую самопрезентацию в начале мероприятия (участники команд кратко представляются);
• это легкий и нестандартный формат нетворкинга, где можно не только отдохнуть после продуктивного дня, но и поучаствовать в позитивном мероприятии;
• это хороший вариант, который вы можете предлагать партнерам как способ интеграции. Мы так делаем, и партнеры довольны результатом;
• и, наконец, это просто весело. Когда мероприятие живое, когда все вовлечены в процесс – люди чувствуют себя частью единого целого. И создается та уникальная атмосфера, из-за которой участники потом возвращаются снова и снова.
Проведение онлайн-мероприятия
Итак, дата проведения вашего онлайн-мероприятия все ближе. Что нужно предусмотреть на финальной стадии подготовки и непосредственно на вебинаре, чтобы все прошло максимально гладко и просто?
Накануне нужно разослать по e-mail доступы к трансляции, а за час до мероприятия – напоминание о том, во сколько старт (иногда это делают еще и за 5 минут до начала). Некоторые организаторы собирают также телефонную базу, чтобы продублировать напоминание в смс. Если мероприятие бесплатное или малозначимое для участника, то часто напоминания сильно влияют на то, придет к вам в веб-зал человек или забудет.
Как давать доступ к платным онлайн-мероприятиям?
Если мероприятие камерное (например, небольшой платный тренинг) и вы всех участников знаете в лицо, то достаточно просто дать ссылку только нужным людям.
На большой конференции, конечно, так не получится. И тут помогает доступ по паролю или по электронной почте.
Есть сервисы, которые генерируют индивидуальные пароли или индивидуальные ссылки для доступа на вебинар. Индивидуальная ссылка видится нам наиболее удачным и защищенным вариантом – вы отправляете каждому участнику ссылку, по которой может войти лишь он. Если по этой же ссылке зайдет еще кто-то, первого выкинет из веб-зала.
Доступ по паролю ИЛИ по электронной почте дают, кажется, все сервисы – Webinar.ru, Webinar.tw, Webinar.fm, Expertsystem, Wiziq, eTutorium, Mirapolis, Pruffme…
На площадке, встроенной в сервис рассылок Getresponse, можно давать доступ по паролю. На Expertsystem можно генерировать индивидуальные ссылки. Выбрать наиболее удобный вам вариант можно при тестировании площадок и общении с техподдержкой.
Что еще нужно сделать заблаговременно? Конечно же, получить от всех выступающих презентации и загрузить их на площадку. Формат, в котором требуются презентации, уточняйте заранее: где-то ppt(x), где-то pdf, где-то оба варианта. Если есть возможность грузить в pdf, лучше выбрать его – это формат неизменяемый, и поэтому нет риска, что в процессе выступления в презентации что-то съедет.
Если вы не только организатор, но и спикер, то, конечно же, очень важно постараться не волноваться. Особенно если вы выступаете перед аудиторией в первый раз. Порепетируйте свою речь с друзьями и попросите их присутствовать на трансляции.
Так как не все спикеры имеют достаточный опыт выступлений на онлайн-мероприятиях, стоит предложить им заранее посмотреть обучающий ролик или внимательно изучить инструкцию для спикера и для пользователей, которые есть на любой платформе. Если же опыт есть, то после работы на 3–5 площадках все остальные становятся интуитивно понятными, потому что у всех похожий функционал, сходное расположение элементов, а у спикера появляется навык действовать методом тыка.