• Встреча вашего события в социальных сетях. Организуя что-либо, вы, скорее всего, все делаете правильно и последовательно – в том числе создаете встречу в «ВКонтакте» и на Facebook и собираете туда людей, которые планируют посетить ваше мероприятие. Встречу вы ведете, наполняете полезным и актуальным контентом – поэтому пост о том, что вы ищете помощников, наверняка заметят. Когда во встрече конференции «Суровый питерский SMM» мы сделали пост о том, что начинаем набирать волонтеров, за сутки нам написали около 30 человек, и потом еще по 1–2 в день писали вплоть до самого события. Из этих 30 мы взяли 10: в основном из тех, кто написал в числе первых, плюс, конечно, своих друзей – людей, которых мы знаем лично. На сегодня у нас уже есть постоянный костяк команды волонтеров, принимающих участие во всех наших мероприятиях. Плюс нам регулярно пишут в личку и встают в лист ожидания новых ивентов те, кто хотел бы в будущем волонтерствовать на конференциях. В отношении друзей важно оговориться: на них распространяются те же требования, что и на людей, которых вы видите впервые. То есть друг не должен, пользуясь своими привилегиями, залипать на 20 минут в телефоне или проводить целый день в зале, слушая лекции и выполняя свои обязанности по остаточному принципу. Вы заранее распределяете задачи между волонтерами и ждете адекватного отношения, вне зависимости от продолжительности и близости вашего знакомства.
Замечание о посте во встрече: не надо в одном посте совмещать несколько вопросов. Есть риск, что важная для вас информация или просьба уйдет под кат, и те, кому начало поста показалось неактуальным, не будут читать то, что скрыто. А вы в итоге потеряете часть тех, кто мог бы быть вам полезен.
• Можно повесить предложение стать волонтером в студенческих общежитиях. Такой вариант, скорее, подойдет для мероприятий, близких студентам по тематике. Например, волонтерство на большом кинофестивале заинтересует студентов Университета кино и телевидения, но в то же время вряд ли вы привлечете на него много учащихся биологического факультета.
• Еще один путь нахождения волонтеров – размещение поста в специальных группах, посвященных волонтерству, например https://vk.com/volunteerspb. Его подписчики – люди, которые готовы быть волонтерами на всевозможных мероприятиях, и, как правило, у них есть опыт и понимание принципов этой работы. Вы пишете пост, где кратко рассказываете о своем мероприятии, даете ссылки на него, сообщаете, кто вам нужен, и потом уже общаетесь с теми, кто заинтересовался предложением. В активной и живой группе вы без труда найдете себе помощников.
Чем больше мы проводим мероприятий, тем чаще встречаем такое мнение коллег: волонтеры – это безответственные недалекие люди, которые ничего не умеют, а к вам они приходят, чтобы получить халявную еду, вход на платный фестиваль, футболку. При этом доверить им ничего нельзя, они неадекватны. И вообще хорош только платный персонал, его и надо нанимать, а волонтеры – лишняя головная боль. Это совсем не так, и наше мнение основано на постоянной работе с волонтерскими командами.
Идея волонтерства состоит в изначальном интересе потенциальных помощников к вашему проекту или к вам как к профессиональному организатору, у которого есть чему поучиться. У людей должны быть стимул и мотивация, стремление помогать, стать частью команды. И финансовое стимулирование становится решающим далеко не всегда – зачастую тем, кто приходит с желанием стать волонтером, нужны информация, знания, новые знакомства, заботливый руководитель, опыт. Да, согласимся с тем, что интерес и мотивация к участию в образовательных мероприятиях (типа конференций) среди потенциальных волонтеров выше, чем к участию в развлекательных. Например, на фестиваль «Детский Петербург» нам было труднее найти волонтеров, чем на конференцию. Тут уже помощники пришли, скорее, не ради идеи, а ради возможности поработать на большом открытом мероприятии в сильной команде.
Как искать спикеров
Когда вы организуете образовательное, деловое или развлекательное событие (с лекциями/докладами/мастер-классами/концертными выступлениями), то одна из ваших задач – это поиск и взаимодействие с теми, кто будет на сцене, кто даст вашему ивенту важную и полезную информационную составляющую, на кого зачастую придут люди. Правильный и точный выбор спикера – одно из главных условий проведения успешного мероприятия.
Назвать этих людей можно как угодно: спикер, лектор, докладчик, выступающий, артист. Они могут «жечь» и сыпать искрами, а могут быть тихими, неэмоциональными и вообще ужасными интровертами; могут «лить воду», могут нереально вдохновлять даже без единого внятного примера, а могут заваливать вас подробнейшей статистикой и глубочайшей аналитикой, от которой взрывается мозг. Могут говорить красиво и литературно, а могут употреблять термины и непонятные словосочетания, делая это ужасно коряво. То, насколько спикер будет соответствовать ожиданиям и уровню подготовленности аудитории, зависит только от вас и от того, насколько хорошо вы знаете участников своих мероприятий и, как следствие, можете спрогнозировать, кто им нужен, полезен, интересен.
Основных вариантов мероприятий, для которых вам будут нужны спикеры, два:
1. Конференция, фестиваль и их аналоги – достаточно большие проекты, где у вас есть целая программа с сеткой выступлений, и для них вам нужно найти много докладчиков, которые могут предложить что-то подходящее в формате мероприятия.
2. Мастер-класс, воркшоп, семинар, лекция – как правило, это формат для одного, иногда двух или трех спикеров, которые дополняют друг друга.
Важный момент: есть категория выступающих, которые привыкли делать исключительно продающие доклады. То есть они рекламируют свою компанию или себя как специалиста, не давая никакого полезного и применимого участниками контента – только обещания научить, показать и «спалить» при условии покупки у него продукта, услуги или курса. Есть конференции, полностью состоящие из продающих докладов. Чем дальше, тем реже на них ходят люди и тем хуже конверсия из доклада в продажи. Потому что тратить свое время на прослушивание рекламной «воды» готово все меньшее количество участников.
Есть ситуации, когда спикер платит за возможность выступить на конференции. Здесь очень важно помнить, что главная ваша задача – все-таки провести качественный ивент и заработать на билетах, а не получить некую сумму за 2–3 доклада. Участники, пришедшие, чтобы получить что-то полезное, могут их вам не простить. Поэтому всегда соизмеряйте свои финансовые амбиции и возможный ущерб. Как избежать откровенных продаж? Застраховаться на 100 % от них, скорее всего, не получится. Но стоит максимально подробно изучить презентацию спикера, вероятно, устроить прогон его доклада по скайпу, настоятельно рекомендовать минимизировать в нем информацию о продажах. Некоторые адекватные профи умудряются сделать полезный и применимый доклад, при этом ненавязчиво и даже симпатично вплетая продающие элементы в свою речь.
Нас часто спрашивают: «У вас выступают такие крутые спикеры, сколько вы им платите?» Отвечаем: «Мы не платим гонорары (но всегда оплачиваем трансфер и, если нужно, проживание)». Зачем человеку выступать на конференции бесплатно? Ответ прост: он должен получить от этого столько же пользы, сколько вы получите от его доклада. Пригласите спикера на качественное, прекрасно подготовленное, грамотно и широко прорекламированное мероприятие, куда в большом количестве придут его ЦА, потенциальные клиенты и заказчики, которым он сможет продемонстрировать экспертность и опыт. Поверьте, от такого предложения, где все в выигрыше, практически никто не откажется.
Где искать спикеров:
1. Первый и самый очевидный вариант: собирать контакты тех, кто кажется вам экспертом и профессионалом в той области, в которой вам нужны специалисты. Заведите себе Google.Doc, в который скидывайте ссылки на доклады, презентации, статьи, ролики. Подпишитесь на него в соцсетях или добавьте в друзья, чтобы быть в курсе его новых достижений и выступлений. Если у вас есть свой профильный информационный ресурс или база – дайте по ним форму для заполнения, пусть потенциальные спикеры сообщат вам о том, что они есть и на какие темы готовы сделать доклад. Среди тех, кто заполнит вашу форму, вполне вероятно, отыщутся самородки, которых вы потом сможете пригласить и которые украсят собой ваш ивент.
2. Проводить мониторинг профильных конференций, одиночных выступлений, прочих мероприятий, отзывов о докладах спикера, его консультациях, профессиональных навыках и компетенциях. Также собирайте некое досье, которое потом поможет вам быстрее принять решение о том, привлекать этого специалиста или поискать кого-то еще.
3. Также имеет смысл изучать мнения экспертов о коллегах. Конечно, невозможно знать всех, но есть люди, которые объективно очень хорошо знают нишу и зачастую как пишут о коллегах, так и приглашают их, например, в комментарии. Вообще, социальные сети дают огромное количество полезной информации, если уметь с ними работать.
4. Обращайтесь к своим знакомым. Используйте знакомства в профессиональной нише, задавайте вопросы тем, кто может помочь вам в поиске или рекомендациями.
Не бойтесь писать спикерам, даже самым, с вашей точки зрения, суровым и недоступным – у вас с ними, фактически, общие интересы. Вы проводите качественное, нишевое, полезное мероприятие (так ведь?) с ЦА, а профессионалы очень любят показать себя там, где могут получить новых клиентов, опыт выступлений, хорошую аудиторию, очередную «звездочку» на крыло своего самолета. Новый бейдж «Спикер» в конце концов.
Есть категория докладчиков, которые ставят своей целью максимальное количество выступлений на конференциях – так они повышают свою узнаваемость в профессиональных кругах, что, как следствие, влечет за собой рост количества заказов их (или их агентства/компании) продукта/услуги. Правда, они не всегда могут внятно и по делу рассказать о своей практике – потому что руками в их компании могут работать совсем другие люди, тогда как им, по факту, заниматься этим некогда.