Данный раздел посвящен описанию трюков, которые можно выполнять при работе с ячейкой либо с диапазоном выделенных ячеек.
Быстрое заполнение ячеек
Чтобы быстро заполнить ячейку содержимым ячейки, расположенной выше, следует нажать сочетание клавиш CtrL+D. Если же копируемая ячейка включает в себя формулу, то она будет скопирована с соблюдением относительных адресов. Рассмотрим это на конкретном примере.
Введем в ячейки с А1 по A3 значения 5, 10 и 15 соответственно, а в ячейки Bl, В2 и ВЗ – значения 3 0, 50 и 7 0. После этого в ячейку С1 введем формулу =СУММ (А1: В1) и нажмем Enter – в данной ячейке в соответствии с формулой отобразится значение 35. Если же теперь мы установим курсор в ячейки С2 и нажмем CtrL+D, то в ней отобразится значение 60 (то есть сумма ячеек А2 и В 2), а формула скопируется в следующем виде: =СУММ (А2: В2). При нажатии сочетания CtrL+D в ячейке C3 формула скопируется следующим образом: =СУММ (A3: ВЗ), и результат будет равен 85.
Автоматизация ввода данных в ячейки
В Microsoft Excel с помощью несложного трюка можно вводить данные только в заранее определенные ячейки. Рассмотрим это на конкретном примере.
Допустим, нам необходимо ввести данные только в ячейки C3:С5 и А1:А4. Для этого следует выделить мышью диапазон C3:С5, а затем, нажав клавишу Ctrl, – диапазон А1:А4. Теперь, не снимая выделения, в ячейках с Al по А4 последовательно вводим необходимые значения. После того как заполнена ячейка А4 и нажата клавиша Enter, курсор автоматически перейдет в ячейку C3. После заполнения ячеек C3:С5 и нажатия Enter курсор опять перейдет в ячейку А1. После ввода всех необходимых данных можно снять выделение.
Для ввода данных в определенные ячейки можно использовать различные макросы. Пример одного из таких макросов приведен в листинге 2.16.
Sub SetCellData()
' Заполнение значениями ячеек А3 и В4
Range(«A3») = «Данные для ячейки A3»
Range(«B4») = «Данные для ячейки B4»
End Sub
В результате выполнения данного макроса в ячейку A3 будет введено значение
Данные для ячейки A3, а в ячейку В4 – Данные для ячейки В4.
С помощью похожего макроса (листинг 2.17) можно выполнять вычисления с использованием формул.
Sub SetCellFormula()
' Запись в ячейку А6 формулы «=A5+B5»
Range(«A6») = «=A5+B5»
End Sub
В результате выполнения данного макроса в ячейке Аб отобразится сумма ячеек А5 и В5. Если же в приведенном макросе вместо строки Range («Аб») = «=А5+В5» ввести, например, Range («А2:А5») = 2, то все ячейки диапазона А2:А5 будут заполнены значением 2.
Ввод дробных чисел
При вводе в ячейку дробных значений Excel может интерпретировать их в дату. Это обусловлено тем, что в некоторых случаях Excel не знает, что нужно ввести пользователю: дату или дробное значение. Например, при попытке ввести в ячейку дробь 2/5 после нажатия Enter в данной ячейке отобразится 02.май, а при вводе дроби 7/92 появится значение июл.92. Чтобы обойти эту особенность, достаточно при вводе дроби набрать перед ней символ 0, например 0 2/5. Теперь Excel поймет пользователя правильно и в ячейке после нажатия клавиши Enter отобразится значение 2/5.
Сбор данных из разных ячеек
Иногда возникает необходимость объединить содержимое разных ячеек рабочего листа. Для выполнения объединения необходимо воспользоваться оператором &. Чтобы лучше понять суть данной операции, рассмотрим ее на конкретном примере.
Допустим, имеются два списка: в одном содержатся должности сотрудников, в другом – их фамилии. Нам нужно объединить эти списки. В первом списке в ячейке А1 содержится должность Бухгалтер, во втором списке в ячейке В1 – фамилия Рублев. Объединим эти значения в ячейке С1 (все данные в примере условны).
Для этого в ячейке С1 необходимо ввести следующую формулу: =А1&" "&В1. После нажатия Enter в ней отобразится значение Бухгалтер Рублев.
При объединении ячеек можно ввести дополнительную информацию – соответствующий текст набирается в формуле между кавычками. Например, если в нашем примере для ячейки С1 создать следующую формулу: =А1&" по зарплате "&В1, то после ее ввода в ячейке отобразится значение Бухгалтер по зарплате Рублев.
Примечание
Если между кавычками дополнительный текст не вводится, то они обязательно должны быть разделены пробелом.
Если в ячейках А2 и В2 содержатся значения соответственно Экономист и Сидоров, то для объединения их в ячейке С2 можно нажать сочетание клавиш Ctrl+D. При этом созданная в ячейке С1 формула скопируется с учетом относительных адресов и в ячейке С2 отобразится значение Экономист по зарплате Сидоров.
Выделение диапазона над текущей ячейкой
Предположим, нам необходимо выделить диапазон с данными, расположенный непосредственно над текущей ячейкой. Можно, конечно, выполнить это стандартным способом (например, с помощью мыши). Но в некоторых случаях для этого целесообразнее использовать макрос, код которого приведен в листинге 2.18.
Sub SelectCellRange()
Dim strSelTop As String, strSelBottom As String
' Получение адресов нижней и верхней ячеек диапазона для выделения
strSelBottom = ActiveCell.Address
strSelTop = Cells(1, ActiveCell.Column).Address
' Выделяем все ячейки выше текущей (вместе с текущей ячейкой)
Range(strSelTop & ":" & strSelBottom).Select
End Sub
После выполнения макроса будет выделен диапазон, расположенный над текущей ячейкой (вместе с текущей ячейкой).
Поиск ближайшей пустой ячейки столбца
Если таблица заполнена большим количеством данных, то иногда бывает необходимо быстро найти ближайшую ячейку столбца, не содержащую никаких данных. Поскольку выполнение данной операции вручную – процесс слишком трудоемкий, целесообразно воспользоваться макросом, код которого приведен в листинге 2.19.
Sub FindEmptyCell()
' Поиск ближайшей пустой ячейки в текущем столбце
Do While Not IsEmpty(ActiveCell.Value)
ActiveCell.Offset(1, 0).Select
Loop
End Sub
После выполнения данного макроса курсор быстро «пробежит» по всем ячейкам текущего столбца, остановившись на ближайшей пустой ячейке. При этом необходимо учитывать, что направление поиска – сверху вниз, то есть ячейки, расположенные над начальным положением курсора, обнаружены не будут, поэтому перед запуском макроса следует установить курсор в верхнюю ячейку столбца.
Поиск максимального значения в диапазоне
В процессе работы с большими объемами данных часто возникает необходимость быстрого поиска максимального значения определенного диапазона (либо всего рабочего листа). Например, если в таблице хранится информация о торговой выручке за каждый день в течение года, то, чтобы найти максимальную дневную выручку вручную, потребуется слишком много времени и усилий. Для автоматизации данного процесса можно применить макрос, код которого приведен в листинге 2.20.
Sub FindMaxValue()
On Error Goto NoCell
If Selection.Count > 1 Then
' Поиск максимального значения в выделенных ячейках
Selection.Find(Application.Max(Selection)).Select
Else
' Поиск максимального значения во всех ячейках листа
ActiveSheet.Cells.Find(Application.Max(ActiveSheet.Cells)).Select
End If
Exit Sub
NoCell:
MsgBox «Максимальное значение не найдено»
End Sub
После запуска данного макроса будет выделена ячейка, содержащая максимальное значение. Если выделен диапазон, поиск осуществляется только в нем; если же диапазон не выделен, то поиск ведется по всему рабочему листу. Если максимальное значение не обнаружено, то по окончании поиска на экране отобразится окно с сообщением Максимальное значение не найдено (текст этого сообщения можно корректировать по своему усмотрению путем внесения соответствующих изменений в код макроса).
Автоматическая замена значений диапазона
Рассмотрим трюк, с помощью которого можно автоматически заменять значения ячеек диапазона на какие-либо фиксированные значения. В листинге 2.21 показан код одного из макросов, которые позволяют решить данную задачу.
Sub ReplaceValues()
Dim cell As Range
' Проверка каждой ячейки диапазона на возможность замены _
значения в ней (отрицательные значения заменяются на -1, _
положительные – на 1)
For Each cell In Range(«C1:C3»).Cells
If cell.Value < 0 Then
cell.Value = -1
ElseIf cell.Value > 0 Then
cell.Value = 1
End If
Next
End Sub
В данном примере обрабатывается диапазон С1:C3. После применения приведенного выше макроса все положительные значения данного диапазона будут заменены на 1, а отрицательные – на -1.
Очевидно, что с помощью подобных макросов можно заменять значения в любых диапазонах.
Засекречивание содержимого ячейки
При необходимости можно скрыть от несанкционированного просмотра либо редактирования содержимое той или иной ячейки. Рассмотрим применение данной операции на конкретном примере.
Допустим, в ячейке А1 содержится значение 2 5, в ячейке А2 – значение 4 3, а в ячейке В1 рассчитана сумма двух этих ячеек по формуле =СУММ (А1: А2) (рис. 2.3).
Рис. 2.3. Фрагмент рабочего листа
Скроем содержимое ячейки А1. Для этого выделим ее, выполним команду контекстного меню Формат ячеек и в открывшемся окне на вкладке Число в списке Числовые форматы выберем позицию (все форматы), которая расположена в конце данного списка. После этого в открывшемся справа поле Тип введем подряд три точки с запятой —;;; (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Окно Формат ячеек
После нажатия в окне кнопки ОК содержимое ячейки А1 будет скрыто (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Скрытие содержимого ячейки
На данном рисунке видно, что, несмотря на то что в ячейке А1 ничего не отображается, значение в ней все равно сохраняется и участвует в расчетах (см. строку формул и значение в ячейке В1). Если установить курсор в ячейку А1, то ее значение отобразится в строке формул.
Всем ячейкам диапазона – одно значение
В процессе эксплуатации программы иногда возникает необходимость быстрого заполнения нескольких ячеек одинаковым содержимым. Наиболее распространенный способ – копирование нужного значения в буфер, затем выделение диапазона ячеек, в которые необходимо ввести это значение, и нажатие Enter. Однако подобный эффект достигается и другим способом. Для этого необходимо выполнить следующие действия.
1. Выделить соответствующий диапазон ячеек (допускается выделение несмежных ячеек).
2. Ввести требуемое значение.
3. Нажать сочетание клавиш Ctrl+Enter.
В результате введенное значение отобразится во всех ячейках выделенного диапазона.
Добавление в ячейку раскрывающегося списка
Одним из удобных способов заполнения ячейки является применение раскрывающегося списка, который включает в себя перечень возможных значений. Чтобы создать в ячейке раскрывающийся список, нужно выполнить следующие действия.
1. Ввести список допустимых значений в один столбец (при необходимости этот столбец можно скрыть).
2. Установить курсор в ячейку, в которую необходимо поместить раскрывающийся список.
3. На вкладке Данные в группе Работа с данными нажать кнопку Проверка данных.
4. В открывшемся окне перейти на вкладку Параметры.
5. В поле Тип данных из раскрывающегося списка выбрать значение Список.
6. В открывшемся поле Источник указать диапазон с элементами списка (то есть столбец, в который были введены допустимые значения, см. п. 1).
7. Проверить, чтобы был установлен флажок Список допустимых значений (обычно этот флажок установлен по умолчанию).
8. Нажать кнопку ОК.
Данная технология создания в ячейке раскрывающегося списка отличается удобством и быстротой, а также тем, что для ее реализации не требуется написание макросов.
Быстрое заполнение диапазона
Рассмотрим несколько несложных трюков, с помощью которых можно быстро заполнить любой диапазон необходимыми данными.
Предположим, что нам необходимо заполнить какой-нибудь диапазон последовательностью чисел от 1 до 100. Для решения этой задачи удобно воспользоваться макросом, код которого приведен в листинге 2.22 (этот код следует набрать в стандартном модуле редактора VBA).
Sub FillCells()
Dim intStartVal As Integer ' Начальное значение
Dim intStep As Integer ' Шаг при изменении значения
Dim intEndVal As Integer ' Конечное значение
Dim intVal As Integer ' Текущее значение
Dim intCellOffset As Integer ' Смещение от начальной ячейки
' Установка параметров заполнения
intStartVal = 1
intStep = 1
intEndVal = 100
' Заполнение ячеек текущего столбца значениями от 1 до 100
For intVal = intStartVal To intEndVal Step intStep
ActiveCell.Offset(intCellOffset, 0).Value = intVal
intCellOffset = intCellOffset + 1
Next intVal
End Sub
Сразу после выполнения макроса диапазон, расположенный ниже текущей ячейки (в том же столбце), будет заполнен числами от 1 до 100 (заполнение начнется с активной ячейки).
Приведенный выше код можно изменять по своему усмотрению и таким образом корректировать длину последовательности, шаг и иные параметры. Например, можно применить такой код (листинг 2.23).
Sub FillCells()
Dim intStartVal As Integer ' Начальное значение
Dim intStep As Integer ' Шаг при изменении значения
Dim intEndVal As Integer ' Конечное значение
Dim intVal As Integer ' Текущее значение
Dim intCellOffset As Integer ' Смещение от начальной ячейки
Dim intCellStep As Integer ' Шаг при перемещении между _
заполняемыми ячейками
' Установка параметров заполнения
intStartVal = 3
intStep = 3
intEndVal = 30
intCellStep = 3
' Заполнение ячеек текущего столбца значениями от 3 до 30
For intVal = intStartVal To intEndVal Step intStep
ActiveCell.Offset(intCellOffset, 0).Value = intVal
intCellOffset = intCellOffset + intCellStep
Next intVal
End Sub
После выполнения данного макроса последовательность будет заполнена числами с 3 до 30, причем числа будут расположены в каждой третьей ячейке следующим образом: 3 (активная ячейка), 6, 9, 12…., 27, 30.
Допустим, что нам нужно быстро заполнить диапазон, состоящий из 10 ячеек в высоту и 5 ячеек в ширину, последовательностью чисел, расположенных по порядку от 1 до 50. Для решения данной задачи напишем в стандартном модуле редактора VBA представленный ниже код (листинг 2.24).
Sub FillCellRect()
Dim lngRows As Long, intCols As Integer ' Количество ячеек по _
горизонтали и вертикали
Dim lngRows As Long, intCol As Integer ' Координаты текущей
ячейки
Dim lngStep As Long, lngVal As Long
' Установка начального значения и шага заполнения
lngVal = 1
lngStep = 1
' Ввод количества ячеек по горизонтали и вертикали, которое _
необходимо заполнить
lngRows = Val(InputBox(«Количество ячеек в высоту»))
intCols = Val(InputBox(«Количество ячеек в ширину»))
' Отключение обновления экрана
Application.ScreenUpdating = False
' Заполнение ячеек значениями
For lngRow = 0 To lngRows – 1
For intCol = 0 To intCols – 1
ActiveCell.Offset(lngRow, intCol).Value = lngVal
lngVal = lngVal + lngStep
Next intCol
Next lngRow
' Включение обновления экрана
Application.ScreenUpdating = True
End Sub
В результате написания кода будет создан макрос FillCellRect. После его запуска откроется окно, в котором с клавиатуры нужно ввести количество ячеек в высоту (в нашем примере нужно указать значение 10). После нажатия в данном окне кнопки О К откроется аналогичное окно, в котором точно так же нужно ввести количество ячеек в ширину (в нашем примере нужно задать 5) и нажать ОК. После этого в соответствии с выполненными настройками будет автоматически заполнен диапазон, начиная с ячейки, которая была выделена (данная ячейка будет являться левой верхней в заполненном диапазоне). Изменив соответствующим образом код макроса, можно корректировать шаг последовательности, ее первое число (в строке IngVal = 1, которая входит в состав приведенного выше кода, указано, что первое число последовательности – 1) и другие параметры.
Данный способ заполнения диапазона также предусматривает написание макроса. Его преимущество состоит в том, что он быстрее способа, о котором рассказано в предыдущем примере. Код макроса (он должен быть написан в стандартном модуле редактора VBA) выглядит следующим образом (листинг 2.25).
Sub FillCellRect1()
Dim lngRows As Long, intCols As Integer
Dim lngRow As Long, intCol As Integer
Dim lngStep As Long, lngVal As Long
Dim alngValues() As Long
Dim rgRange As Range
' Установка начального значения и шага заполнения
lngVal = 1
lngStep = 1
' Ввод количества ячеек по горизонтали и вертикали, которое _
необходимо заполнить
lngRows = Val(InputBox(«Количество ячеек в высоту»))
intCols = Val(InputBox(«Количество ячеек в ширину»))
ReDim alngValues(1 To lngRows, 1 To intCols)
Set rgRange = ActiveCell.Range(Cells(1, 1), _
Cells(lngRows, intCols))
' Заполнение массива alngValues значениями
For lngRow = 1 To lngRows
For intCol = 1 To intCols
alngValues(lngRow, intCol) = lngVal
lngVal = lngVal + lngStep
Next intCol
Next lngRow
' Перенос значений из массива в таблицу
rgRange.Value = alngValues
End Sub
Порядок заполнения диапазона такой же, как и в предыдущем примере, – после запуска макроса нужно последовательно указать количество ячеек в высоту и ширину. Результатом работы макроса будет заполненный диапазон (начиная с активной ячейки). Так же, как и в предыдущем примере, для изменения параметров заполнения диапазона (начальное число последовательности, шаг и др.) можно внести соответствующие изменения в код макроса.
Более высокая скорость работы данного алгоритма достигается благодаря тому, что сначала формируется двухмерный массив со значениями. Этот массив целиком передается объекту Range. Тем самым мы избегаем множества обращений к таблице, заменяя их одним, но эффективным.
Гиперссылки – в виде обычного текста
В Microsoft Excel, начиная с версии 2000, осуществляется автоматическая замена текста гиперссылками, если он содержит следующие наборы символов:
• http://;
• www.;
• ftp://;
• mailto:;
• file://;
• news:;
• mail@pochta.
Однако такая автозамена не всегда удобна. Чтобы ее отменить, достаточно в качестве первого символа, вводимого в ячейку, использовать апостроф (). После нажатия Enter этот символ исчезнет и останется только введенный текст, причем он не будет преобразован в гиперссылку. На печать апостроф также не выводится.
Помещение в ячейку электронных часов
В любую ячейку рабочего листа при необходимости можно поместить электронные часы. В листинге 2.26 приведен код макроса, который позволяет решить эту задачу.
Sub UpdateTime()
Dim varNextCall As Variant
' Записываем в ячейку текущее время
Cells(1, 1).Value = Now
' Записываем в varNextCall время, когда вызвать этот макрос _
в следующий раз (через 1 секунду)
varNextCall = TimeSerial(Hour(Now), Minute(Now), Second(Now)
+ 1)
' Уведомляем Excel в необходимости вызова макроса
Application.OnTime varNextCall, «UpdateTime»
End Sub
После выполнения данного макроса электронные часы будут помещены в ячейку А1. Если в эту ячейку поместить курсор, то часы отобразятся также и в строке формул.
«Будильник»
Помимо электронных часов, можно настроить «будильник». Смысл данного трюка заключается в том, что в определенное время на экране отобразится окно с указанным ранее информационным сообщением (а при наличии колонок и иных сопутствующих устройств – вместе со звуковым сигналом). В листинге 2.27 приведен код макроса, который позволяет решить эту задачу.
Sub Clock()
' Уведомляем Excel, что процедуру Alarm нужно вызвать в 20:55
Application.OnTime TimeValue(«20:55:00»), «Alarm»
End Sub
Sub Alarm()
MsgBox «Пора ужинать!!!»
End Sub
После выполнения макроса Clock на экране в назначенное время (20 часов 55 минут) появится окно с сообщением Пора ужинать!!!. Следует учитывать, что для каждого последующего появления в назначенное время такого окна необходимо отдельно запускать макрос.
Поиск данных в диапазоне
Используя средства языка VBA, можно по-разному искать требуемые данные в указанном диапазоне. Рассмотрим несколько популярных способов поиска данных.
Предположим, возникла необходимость просмотреть большой отчет и заменить во всех его местах слово Доход словом Выручка, выделив при этом цветом ячейки, в которых выполнялась такая замена. Решить эту задачу нам поможет следующий макрос (листинг 2.28).
Sub ReplaceCellsData()
Dim cell As Range
' Просмотр всех ячеек диапазона G1:K20 и замена искомого
текста
For Each cell In [G1:K20]
If cell.Value Like «*Доход*» Then
cell.Value = «Выручка»
cell.Interior.Color = RGB(255, 255, 0)
Else
cell.Interior.Color = RGB(255, 255, 255)
End If
Next
End Sub
После выполнения данного макроса слово Доход, встречающееся в диапазоне G1:K20, заменяется словом Выручка, а соответствующие ячейки выделяются желтым цветом. Вся остальная часть диапазона заливается белым цветом (при этом содержимое всех ячеек по-прежнему отображается, а сетка исчезает).
Можно настроить параметры поиска требуемого значения таким образом, что его результат будет выведен в отдельном информационном окне. Вот пример макроса (листинг 2.29), который позволяет решить эту задачу.
Sub Search()
Dim rgResult As Range
' Поиск заданного значения в диапазоне B1:B20 и вывод результата
Set rgResult = Range(«B1:B20»).Find(9999, , xlValues)
If rgResult Is Nothing Then
MsgBox «Поиск не дал результатов»
Else
MsgBox rgResult.Address
End If
End Sub
С помощью данного макроса обрабатывается диапазон В1:В20, в котором ведется поиск значения 9 99 9. При обнаружении данного значения появляется окно с указанием адреса соответствующей ячейки. Если же указанное значение не обнаружено, то в данном окне отображается сообщение Поиск не дал результатов.
Достаточно удобным является вид поиска, в котором используется выделение найденных ячеек. Применение данного способа весьма целесообразно при работе с большими объемами данных. Для настройки поиска можно использовать, например, такой макрос (листинг 2.30).
Sub FindAndSelect()
Dim strStartAddr As String ' Хранит координаты первого найденного _ значения
Dim rgResult As Range
' Поиск первого входжения искомого слова
Set rgResult = Range(«B1:B10»).Find(«Прибыль», , xlValues)
If Not rgResult Is Nothing Then
' Сохраним адрес найденной ячейки (чтобы контролировать _
зацикливание поиска)
strStartAddr = rgResult.Address
End If
Do While Not rgResult Is Nothing
' Обработка результата поиска
rgResult.Interior.Color = RGB(255, 255, 0)
' Новый поиск
Set rgResult = Range(«B1:B10»).FindNext(rgResult)
If rgResult.Address = strStartAddr Then
' Поиск завершен
Exit Do
End If
Loop
End Sub
Этот макрос обрабатывает диапазон В1:В10 и ищет в нем значение Прибыль. Все ячейки, в которых обнаружено данное значение, будут выделены желтым цветом (строка rgResult. Interior. Color = RGB (255, 255, 0)). С помощью подобных макросов можно обрабатывать любые диапазоны и находить в них любые значения.
Создание цветной границы диапазона
Для каждого диапазона рабочего листа можно создать индивидуальную границу: например, верхняя часть границы выделяется одним цветом, а нижняя – другим. В приведенном в листинге 2.31 макросе верхняя граница диапазона будет начертана толстой синей линией, а нижняя – розовой пунктирной обычной толщины.
Sub RangeBorder()
Dim rgRange As Range
Set rgRange = Range(«B2:D5»)
' Оформление верхней границы диапазона
With rgRange.Borders(xlEdgeTop)
.Weight = xlThick
.LineStyle = xlContinuous
.Color = RGB(0, 0, 255)
End With
' Оформление нижней границы диапазона
With rgRange.Borders(xlEdgeBottom)
.Weight = xlMedium
.LineStyle = xlDash
.Color = RGB(255, 0, 255)
End With
End Sub
Очевидно, что цвета и толщину линии можно изменять по своему усмотрению.
Автоматическое определение адреса ячейки
Можно настроить программу таким образом, что при щелчке кнопкой мыши на любом месте рабочего листа на экране будет появляться окно с информацией об адресе текущей ячейки, причем в разных форматах. Код макроса, который позволяет решить эту задачу, приведен в листинге 2.32 (следует учитывать, что данный код должен быть помещен в модуль рабочего листа).
Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
' Вывод адреса ячейки в различных форматах
MsgBox Target.Address() & vbCr & _
Target.Address(RowAbsolute:=False) & vbCr & _
Target.Address(ReferenceStyle:=xlR1C1) & vbCr & _
Target.Address(ReferenceStyle:=xlR1C1, _
RowAbsolute:=False, ColumnAbsolute:=False, _
RelativeTo:=Worksheets(1).Cells(2, 2))
End Sub
Теперь при щелчке кнопкой мыши на ячейке, например, Е9 на экране отобразится окно со следующим сообщением:
$E$9
$E9
R9C5
R[7]C[3]
Адрес ячейки представлен в нескольких форматах, в том числе и относительно другой ячейки. В качестве ячейки, относительно которой определяется адресация, в данном случае используется ячейка В2 (см. в коде значение параметра RelativeTo).
Автоматизация добавления примечаний в указанном диапазоне
Трюк, который мы сейчас рассмотрим, позволяет быстро вставить примечание в ячейки определенного диапазона, соответствующие указанным требованиям.
Для достижения такого эффекта можно воспользоваться макросом, код которого приведен в листинге 2.33.
Sub CreateComments()
Dim cell As Range
' Производим поиск по всем ячейкам диапазона и добавляем
примечания _
ко всем ячейкам, содержащим слово «Выручка»
For Each cell In Range(«B1:B100»)
If cell.Value Like «*Выручка*» Then
cell.ClearComments
cell.AddComment «Неучтенная наличка»
End If
Next
End Sub
С помощью данного макроса обрабатывается диапазон В1:В100. После применения макроса ко всем ячейкам, содержащим текст Выручка, будет добавлено примечание Неучтенная наличка. При этом в примечании будет отсутствовать имя пользователя, его создавшего. Если в указанных ячейках содержалось другое примечание, то оно будет удалено и заменено тем, которое указано в макросе. Очевидно, что с помощью подобных макросов можно создавать произвольные примечания к любым ячейкам указанного диапазона.
Заливка диапазона
Выполнив несложный трюк, можно быстро залить любой диапазон ячеек требуемым цветом (или комбинацией разных цветов). Для этого следует использовать, например, такой макрос (листинг 2.34).
Sub FillRange()
' Заливка диапазона
With Range(«B1:E10»)
' Задаем узор – сетчатый
.Interior.Pattern = xlPatternChecker
' Цвет узора – синий
.Interior.PatternColor = RGB(0, 0, 255)
' Цвет ячейки – красный
.Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
End With
End Sub
В результате применения данного макроса диапазон В1:Е10 будет залит красным цветом с синим сетчатым узором.
Ввод строго ограниченных значений в указанный диапазон
В процессе эксплуатации программы иногда возникает необходимость сделать так, чтобы вводимые пользователем данные не выходили за рамки определенного интервала. В этом подразделе мы рассмотрим два трюка, которые позволяют решить эту задачу: с использованием диалогового окна и путем непосредственного ввода данных в диапазон. Применение подобных трюков позволяет контролировать корректность вводимых пользователями данных.
Можно настроить программу таким образом, что ввод строго ограниченных данных в указанный диапазон будет осуществляться только с помощью диалогового окна. Для этого нужно воспользоваться макросом, код которого приведен в листинге 2.35.
Sub DialogInputData()
Dim intMin As Integer, intMax As Integer ' Диапазон значений
Dim strInput As String ' Введенная пользователем строка
Dim strMessage As String
Dim intValue As Integer
intMin = 1 ' Минимальное значение
intMax = 50 ' Максимальное значение
strMessage = "Введите значение от " & intMin & " до " & intMax
' Ввод значения (цикл завершается, когда пользователь вводит _
значение из заданного диапазона или отменяет ввод)
Do
strInput = InputBox(strMessage)
If strInput = "" Then Exit Sub ' Отмена ввода
' Проверка, содержит ли введенная пользователем строка число
If IsNumeric(strInput) Then
intValue = CInt(strInput)
' Проверка, удовлетворяет ли значение диапазону
If intValue >= intMin And intValue <= intMax Then
' Все условия выполнены
Exit Do
End If
End If
' Формирование сообщения с текстом ошибки
strMessage = «Вы ввели некорректное значение.» & vbNewLine & _
"Введите число от " & intMin & " до " & intMax
Loop
' Внесение данных в ячейку
ActiveSheet.Range(«A1»).Value = strInput
End Sub
После написания данного кода в окне выбора макросов станет доступен макрос DialoglnputData. Для его вызова лучше создать специальную кнопку. После нажатия данной кнопки откроется диалоговое окно с предложением ввести значение от 1 до 50 (интервал значений можно изменять по своему усмотрению – для этого достаточно внести соответствующие изменения в код макроса). При попытке ввода значения, которое выходит за рамки указанного интервала, появится окно с соответствующим предупреждением и повторным предложением ввести корректное значение. Введенное значение будет помещено в ячейку А1 – это указано в строке кода ActiveSheet.Range («Al»). Value = strlnput. Если в данной строке вместо А1 указать, например, В1: Е5, то введенное значение будет помещено во все ячейки указанного интервала.
Если ввод данных с использованием диалогового окна по каким-либо причинам нецелесообразен, то можно вводить их непосредственно в диапазон. При этом программа будет контролировать вводимые данные (чтобы они не выходили за рамки указанного интервала).
Выделим на рабочем листе какой-либо диапазон (например, А1:Е10) и назовем его InputRange. Теперь в редакторе VBA в модуле рабочего листа напишем код, представленный в листинге 2.36.
Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range)
Dim rgInputRange As Range
Dim cell As Range
Dim strMessage As String
Dim varResult As Variant
' Диапазон, в котором контролируется ввод
Set rgInputRange = Range(«A1:E10»)
' Просмотр всех измененных ячеек и контроль ввода в тех,
которые _
принадлежат заданному диапазону
For Each cell In Target
' Проверка принадлежности диапазону
If Union(cell, rgInputRange).Address =
rgInputRange.Address Then
' Контроль правильности ввода
varResult = IsCellDataValid(cell)
If varResult = True Then
' Введено корректное значение
Exit Sub
Else
' Формирование и вывод сообщения об ошибке
strMessage = "Ячейка " & cell.Address(False, False) &
":" _
& vbCrLf & vbCrLf & varResult
MsgBox strMessage, vbCritical, «Неправильное значение»
' Очистка ввода
Application.EnableEvents = False
cell.ClearContents
cell.Activate
Application.EnableEvents = True
End If
End If
Next cell
End Sub
Function IsCellDataValid(cell As Range) As Variant
' Возвращает True, если в ячейку вводится целое число _
в диапазоне от 1 до 12. В противном случае выдается _
соответствующее сообщение
' Проверка, является ли содержимое ячейки числом
If Not WorksheetFunction.IsNumber(cell.Value) Then
IsCellDataValid = «Нечисловое значение»
Exit Function
End If
' Проверка, является ли введенное число целым
If Int(cell.Value) <> cell.Value Then
IsCellDataValid = «Введите целое число»
Exit Function
End If
' Проверка соответствия числа диапазону
If cell.Value < 1 Or cell.Value > 12 Then
IsCellDataValid = «Значение должно быть от 1 до 12»
Exit Function
End If
' В ячейку введено допустимое значение
IsCellDataValid = True
End Function
После написания данного кода в диапазон А1:Е10 можно будет вводить только целые числовые значения, попадающие в интервал от 1 до 12. При попытке ввода нечислового значения (например, текста) программа не позволит этого сделать – на экране отобразится окно с сообщением Нечисловое значение. Ввод дробного числа также будет невозможен – появится сообщение Введите целое число. Если же попытаться ввести значение, выходящее за рамки интервала от 1 до 12, то это также окажется невозможным и будет выдано сообщение Значение должно быть от 1 до 12.
Последовательный ввод данных
Многие пользователи сталкивались с ситуацией, когда необходимо быстро ввести данные и при этом каждый раз приходится вручную устанавливать курсор в нужное место. При вводе большого количества данных это и утомляет, и раздражает. Поэтому трюк, который мы сейчас рассмотрим, в подобных случаях наверняка найдет свое применение.
Смысл операции заключается в том, что необходимые данные будут вводиться в диалоговом окне и лишь после нажатия ОК они займут свое место в таблице. Сразу после этого в диалоговом окне можно будет вводить уже следующие данные и т. д. И все это – независимо от расположения курсора. Реализацию данной возможности рассмотрим на конкретном примере.
Предположим, что в ячейки столбца А необходимо последовательно ввести перечень дат, а в ячейки столбца В – торговую выручку, соответствующую каждой дате столбца А. Решить эту задачу можно с помощью макроса, код которого (он должен быть помещен в стандартный модуль) приведен в листинге 2.37.
Sub StreamInput()
Dim strDate As String
Dim strSum As String
Dim lngRow As Long
' Ввод данных в цикле (повторяется до тех пор, пока пользователь _
не введет пустую строку или не нажмет «Отмена» в окне ввода)
Do
lngRow = Range(«A65536»).End(xlUp).Row + 1
' Ввод даты
strDate = InputBox(«Вводим дату»)
If strDate = "" Then Exit Sub
' Ввод выручки
strSum = InputBox(«Вводим выручку»)
If strSum = "" Then Exit Sub
' Запись данных в ячейки
Cells(lngRow, 1) = strDate
Cells(lngRow, 2) = strSum
Loop
End Sub
После написания кода макрос Streamlnput будет доступен в окне выбора макросов. Для удобства поместите в любое удобное место интерфейса кнопку и привяжите к ней данный макрос – и можно приступать к последовательному вводу данных.
Введем в ячейки А1 и В1 названия соответствующих столбцов таблицы (например, Дата и Выручка) и нажмем кнопку вызова макроса. В результате откроется диалоговое окно, в котором с клавиатуры сначала вводится дата (в поле Вводим дату), а после нажатия кнопки ОК – сумма выручки (в поле Вводим выручку). После еще одного нажатия кнопки ОК введенные данные отобразятся в ячейках А2 и В2 соответственно, а в диалоговом окне можно вводить следующие данные (которые, в свою очередь, будут помещены в ячейки A3 и ВЗ) и т. д. Для выхода из цикла следует нажать в диалоговом окне кнопку Cancel
Быстрое выделение ячеек с отрицательными значениями
Рассматриваемый в данном подразделе прием позволяет быстро залить красным цветом ячейки выделенного диапазона, содержащие отрицательные значения. Особую значимость данный трюк приобретает при работе с большими объемами информации.
Напишем в стандартном модуле редактора VBA код, который выглядит следующим образом (листинг 2.38).
Sub NegSelect()
Dim cell As Range
' Просмотр всех ячеек выделенного диапазона и пометка тех, _
которые содержат отрицательные значения
For Each cell In Selection
If cell.Value < 0 Then
cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
Else
cell.Interior.ColorIndex = xlNone
End If
Next cell
End Sub
После написания кода в окне выбора макросов станет доступен макрос NegSelect. В результате его выполнения все ячейки выделенного диапазона, содержащие отрицательные значения, будут залиты красным цветом.
Очевидно, что путем внесения соответствующих изменений в код макроса можно изменить как условие, так и цвет выделения.
Получение информации о выделенном диапазоне
При необходимости можно быстро получить подробную информацию о выделенном в данный момент диапазоне – в частности, тип выделения, количество выделенных ячеек и областей и т. д. Для этого в стандартном модуле редактора VBA напишем код, который приведен в листинге 2.39.
Altribute VB_Name = «module 1»
Sub TypeOfSelection()
Dim rgSelUnion As Range ' Объединение выделенных областей
Dim strTitle As String ' Заголовок сообщения
Dim strMessage As String ' Текст сообщения
Dim strSelType As String ' Тип выделения (простой или _ множественный)
Dim lngBlockCount As Long ' Количество блоков в выделении
Dim lngCellCount As Variant ' Общее количество выделенных ячеек
Dim lngColCount As Long ' Количество выделенных столбцов
Dim lngRowCount As Long ' Количество выделенных строк
Dim lngAreasCount As Long ' Количество выделенных областей
Dim strCurSelType As String
Dim rgArea As Range
' Подсчет количества выделенных областей и определение типа
выделения: _
простое (одна область) или сложное(несколько областей)
intAreasCount = Selection.Areas.Count
If intAreasCount = 1 Then
strTitle = «Простое выделение»
Else
strTitle = «Множественное выделение»
End If
' Определение типа выделения первой области
strSelType = dhGetAreaType(Selection.Areas(1))
' Создание объединения во избежание повторного учета _
пересекающихся участков выделенных диапазонов
Set rgSelUnion = Selection.Areas(1)
For Each rgArea In Selection.Areas
strCurSelType = dhGetAreaType(rgArea)
' Изменение надписи о типе всего выделения, если _
есть выделения различного типа
If strCurSelType <> strSelType Then
strSelType = «Множественный»
End If
' Определение количества блоков перед их добавлением
в объединение
If strCurSelType = «Block» Then
lngBlockCount = intBlockCount + 1
End If
' Добавление в объединение
Set rgSelUnion = Union(rgSelUnion, rgArea)
Next rgArea
' Просматриваются элементы созданного объединения
For Each rgArea In rgSelUnion.Areas
Select Case dhGetAreaType(rgArea)
Case «Строка»
lngRowCount = lngRowCount + rgArea.Rows.Count
Case «Столбец»
lngColCount = lngColCount + rgArea.Columns.Count
Case «Лист»
lngColCount = lngColCount + rgArea.Columns.Count
lngRowCount = lngRowCount + rgArea.Rows.Count
End Select
Next rgArea
' Определение количества неперекрывающихся ячеек
intCellCount = rgSelUnion.Count
' Формирование и вывод итогового сообщения
strMessage = «Тип выделения:» & vbTab & strSelType & vbCrLf & _
"Количество областей: " & vbTab & intAreasCount & vbCrLf
& _
"Полных столбцов: " & vbTab & intColCount & vbCrLf & _
"Полных строк: " & vbTab & intRowCount & vbCrLf & _
"Блоков ячеек: " & vbTab & intBlockCount & vbCrLf & _
"Всего ячеек: " & vbTab & Format(intCellCount,
«#,###»)
MsgBox strMessage, vbInformation, strTitle
End Sub
Function dhGetAreaType(rgRangeArea As Range) As String
' Определение типа диапазона
If rgRangeArea.Count = Cells.Count Then
' Все ячейки рабочего листа
dhGetAreaType = «Лист»
ElseIf rgRangeArea.Cells.Count = 1 Then
' Одна ячейка
dhGetAreaType = «Ячейка»
ElseIf rgRangeArea.Rows.Count = Cells.Rows.Count Then
' Весь столбец
dhGetAreaType = «Столбец»
ElseIf rgRangeArea.Columns.Count = Cells.Columns.Count Then
' Вся строка
dhGetAreaType = «Строка»
Else
' Блок ячеек
dhGetAreaType = «Блок»
End If
End Function
После написания данного кода в окне выбора макросов будет доступен макрос TypeOf Selection. Выделив произвольный диапазон (или несколько диапазонов), следует запустить этот макрос на выполнение. В результате откроется окно с указанием типа выделения, количества выделенных областей, полных столбцов и строк, блоков ячеек и общего количества ячеек.
Примечание
Этот макрос (информация о диапазоне) работает только в случае, когда текущая книга сохранена в файле типа Excel 1997–2003.
Кнопка для изменения числового формата ячейки
Как известно, для перехода в режим изменения формата ячейки необходимо или выполнить команду контекстного меню Формат ячеек, или на вкладке Главная в группе Ячейки нажать кнопку Формат и выбрать пункт Формат ячеек, или нажать сочетание клавиш Ctrl+1. Однако для изменения числового формата ячейки можно также воспользоваться специально созданной пользовательской панелью инструментов. Рассмотрим этот процесс подробнее.
Для реализации примера нам потребуется написать в редакторе VBA два кода: в модуле рабочего листа и в стандартном модуле. Код, помещаемый в модуль рабочего листа, выглядит следующим образом (листинг 2.40).
Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Excel.Range)
Call UpdateToolbar
End Sub
Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Excel.Range)
Call UpdateToolbar
End Sub
В стандартном модуле редактора VBA необходимо написать код, который приведен в листинге 2.41.
Sub FastChangeNumberFormat()
Dim bar As CommandBar
Dim button As CommandBarButton
' Удаление существующей панели инструментов (если она есть)
On Error Resume Next
CommandBars(«Числовой формат»).Delete
On Error GoTo 0
' Формирование новой панели
Set bar = CommandBars.Add
With bar
.Name = «Числовой формат»
.Visible = True
End With
' Создание кнопки
Set button = CommandBars(«Числовой формат»).Controls.Add _
(Type:=msoControlButton)
With button
.Caption = ""
.OnAction = «ChangeNumFormat»
.TooltipText = «Щелкните для изменения числового формата»
.Style = msoButtonCaption
End With
' Обновление созданной панели инструментов
Call UpdateToolbar
End Sub
Sub UpdateToolbar()
' Обновление панели инструментов (если она создана)
On Error Resume Next
' Изменение заголовка кнопки (на название формата выделенной ячейки)
CommandBars(«Числовой формат»).Controls(1).Caption = _
ActiveCell.NumberFormat
End Sub
Sub ChangeNumFormat()
' Отображение диалогового окна изменения формата ячейки
Application.Dialogs(xlDialogFormatNumber).Show
Call UpdateToolbar
End Sub
Теперь нужно запустить на выполнение макрос FastChangeNumberFormat (после написания кода он будет доступен в окне выбора макросов) – в результате на вкладке Надстройки появится одна кнопка. Название данной кнопки зависит от формата активной ячейки. При подведении к кнопке указателя мыши отобразится всплывающая подсказка Числовой формат: Щелкните для изменения числового формата. При нажатии данной кнопки откроется вкладка Число окна Формат ячеек. Формат активной ячейки изменяется в данном режиме по обычным правилам.
Следует отметить, что перейти в режим редактирования числового формата ячейки можно, запустив на выполнение макрос ChangeNumFormat – после написания приведенного выше кода он также будет доступен в окне выбора макросов.
Тестирование скорости чтения и записи диапазонов
В процессе работы с электронными таблицами часто приходится переносить значения из массива в диапазон или из диапазона в массив. При этом скорость получения данных из диапазона обычно выше скорости записи. С помощью трюка, который мы сейчас рассмотрим, можно тестировать скорость записи данных массива в диапазон и переноса этих данных обратно в массив.
В стандартном модуле редактора VBA нужно написать код, содержимое которого представлено в листинге 2.42.
Sub TableSpeedTest()
Dim alngData() As Long ' Массив с числами
Dim lngCount As Long ' Количество элементов в массиве
Dim dtStart As Date ' Хранит время (и даже дату)
начала _ тестирования
Dim strArrayToTable As String ' Время записи в таблицу
Dim strTableToArray As String ' Время чтения из таблицы
Dim strMessage As String
Dim i As Long
' Подготовка диапазона ячеек
Range(«A:A»).ClearContents
' Ввод размера массива, формирование массива заданного размера
lngCount = InputBox(«Введите количество элементов»)
ReDim alngData(1 To lngCount)
' Заполнение массива данными
For i = 1 To lngCount
alngData(i) = i
Next i
' Перенос массива в таблицу
Application.ScreenUpdating = False
dtStart = Timer
For i = 1 To lngCount
Cells(i, 1) = i
Next i
strArrayToTable = Format(Timer – dtStart, «00:00»)
' Чтение данных из таблицы обратно в массив
dtStart = Timer
For i = 1 To lngCount
alngData(i) = Cells(i, 1)
Next i
strTableToArray = Format(Timer – dtStart, «00:00»)
Application.ScreenUpdating = True
' Вывод на экран результатов тестирования
strMessage = "Запись: " & strArrayToTable & vbCrLf & _
"Чтение: " & strTableToArray
MsgBox strMessage, , lngCount & « элементов»
End Sub
В результате написания данного кода в окне выбора макросов появится макрос TableSpeedTest. После его запуска откроется окно, в котором в поле Введите количество элементов следует с клавиатуры ввести количество элементов и нажать кнопку ОК. По окончании работы макроса на экране отобразится окно, в котором будет показано время (в секундах), необходимое для записи данных массива в диапазон и для считывания их обратно в массив. Например, у одного из авторов этой книги на запись массива из 30 000 элементов было затрачено 17 секунд, а на считывание данных из диапазона обратно в массив – только 1 секунда; массив из 65 000 элементов записывался 37 секунд, а перенос этих данных обратно в массив занял лишь 2 секунды.