Полезные советы
Данная глава представляет собой перечень часто задаваемых вопросов, касающихся работы в Excel, и ответов на них. Предлагаемый материал поможет читателю быстро выйти из многих затруднительных ситуаций, которые могут возникать в процессе использования программы. Для удобства восприятия материал представлен в режиме «вопрос – ответ».
При открытии рабочей книги появляется стандартное предупреждение Excel о наличии в ней макросов. Однако ранее все макросы из данной книги были удалены. В чем может быть причина в частности, не является ли это свидетельством того, что в компьютере завелся вирус?
При отсутствии макросов такое сообщение действительно может свидетельствовать о наличии в компьютере вирусов. Но здесь есть важный момент: при удалении макросов из рабочей книги необходимо удалить также модуль, в котором они находились. В подавляющем большинстве подобных случаев причиной появления сообщения о наличии макросов является не наличие вирусов, а то, что макросы были удалены, но модуль, в котором они содержались, остался.
Каким образом в Excel обрабатываются дата и время как текст или как числа?
Значения даты и времени обрабатываются в программе Excel как числа. При этом представление даты и времени зависит от заданного для ячейки формата чисел. При вводе даты или времени в ячейку, имеющую основной формат чисел, она приобретает встроенный формат даты или времени соответственно. По умолчанию значения даты и времени выравниваются по правому краю ячейки. Если автоматически распознать формат даты или времени не удается, введенные значения интерпретируются как текст, который по умолчанию выравнивается в ячейке по левому краю.
Какие символы при работе в Excel могут быть интерпретированы как числа?
В программе Microsoft Excel число может содержать только следующие знаки:
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / $ % . E e
Все знаки «плюс» (+), стоящие перед числом, игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания знаков, состоящие из цифр и иных знаков, распознаются в программе как текст.
Как программа Excel определяет, какой числовой формат необходимо использовать?
Как правило, числовой формат, применяемый к ячейке, определяется способом отображения числа в таблице. Если в ячейку, имеющую общий числовой формат, введено число, могут быть применены различные числовые форматы. Например, если введено 15, 7 7р., то в данном случае автоматически применяется денежный формат.
Чтобы изменить числовой формат, выделите ячейки, содержащие числа. В контекстном меню выберите пункт Формат ячеек. В открывшемся окне на вкладке Число выберите необходимую категорию и формат.
Можно ли в Excel вводить числа как текст и если да, то как это сделать?
Да, такая возможность существует. В программе Microsoft Excel числа хранятся в виде числовых данных, даже если к содержащим их ячейкам был применен текстовый формат. Если такие данные, например коды товаров, необходимо интерпретировать как текст, то сначала желательно применить текстовый формат к пустым ячейкам (в окне Формат ячеек выберите формат Текстовый), а затем ввести числа. Если числа уже введены, назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем – Enter, чтобы ввести данные заново.
Сколько значащих цифр поддерживается в программе Excel?
Независимо от количества отображаемых разрядов числа хранятся с точностью 15 разрядов. Если число имеет больше 15 значащих цифр, разряды после 15-го преобразуются в нули (0).
Можно ли каким-нибудь образом изменить количество действий «отката», которое установлено в Excel по умолчанию, и если да, то как это сделать?
Да, такая возможность есть. Но сразу следует отметить, что выполнять данную операцию можно только опытным пользователям, поскольку она непосредственно связана с внесением изменений в системный реестр, а, как известно, неосторожное обращение с реестром может повлечь за собой серьезные проблемы.
Таким образом, чтобы решить данную задачу, необходимо войти в раздел реестра HKEYCURRENTUSER\Software\Microsoft\Office\12.0\Excel\Options (вместо подраздела 12.0 может быть подраздел 10.0, 9.0 или 8. 0 – в зависимости от используемой версии программы) и найти параметр UndoHistory типа DWORD. Если такого параметра нет, то его необходимо создать. В качестве значения данного параметра следует указать требуемое количество действий «отката». Чтобы выполненные изменения вступили в силу, может потребоваться перезагрузка компьютера.
Каким образом можно отключить отображение заголовков строк и столбцов?
Для этого необходимо на вкладке Вид нажать кнопку Показать или скрыть. В появившемся окне снять флажок Заголовки.
Можно ли сделать так, чтобы макрос не отображался в окне списка макросов (данное окно вызывается с помощью команды Вид → Макросы → Макросы), и если да, то как это сделать?
Да, при создании или редактировании макроса можно запретить его отображение в окне списка макросов. Для этого нужно использовать ключевое слово Private, например: Private Sub ИмяМакроса (). Если в дальнейшем потребуется включить макрос в список макросов, то ключевое слово Private нужно убрать из кода.
Каким образом при написании кода макроса можно вызвать процедуру, которая расположена в другой рабочей книге?
Для вызова процедуры из другой рабочей книги нужно воспользоваться методом Run объекта Application. Ниже показан фрагмент программного кода:
Run «Primer.xls!MyMacro»
В данном примере вызывается процедура МуМасго, расположенная в рабочей книге Primer.xls.
В чем заключается разница между процедурой VBA и макросом?
Здесь никакой разницы нет. Эти термины в настоящее время являются взаимозаменяемыми.
При написании кода в редакторе VBA не работает символ продолжения текущей строки (подчеркивание). В чем может быть проблема и как выйти из данной ситуации?
Скорее всего, проблема заключается в том, что в данном случае для продолжения строки используется только один символ – подчеркивание, а нужно использовать два символа: сначала – пробел, затем – подчеркивание.
Никак не удается ввести текст, который начинается с двух прописных букв. В чем может быть причина и как решить данную проблему?
Причина заключается в параметрах автозамены. Чтобы решить данную проблему, нужно открыть окно настройки Excel в режиме Правописание, нажать кнопку Параметры автозамены и в открывшемся окне Автозамена на вкладке Автозамена снять флажок Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова. Здесь же можно отредактировать и другие параметры автозамены.
Можно ли, используя штатные средства программы, изменить количество рабочих листов в новой книге?
Для решения данной задачи нужно открыть окно настройки Excel в режиме Основные, где в поле Число листов (группа При создании новых книг) установить требуемое количество рабочих листов. При этом следует учитывать, что максимально возможное значение данного поля – 255.
Как ввести в ячейку несколько абзацев? При нажатии Enter не получается курсор переходит в следующую ячейку.
Для решения данной проблемы следует после ввода абзаца нажать сочетание клавиш Alt+Enter – таким образом можно ввести в ячейку текст, содержащий несколько абзацев.
Каким образом можно создавать разные рабочие книги с одинаковым форматированием?
В данном случае наиболее приемлемым является использование механизма шаблонов. Для этого нужно подготовить рабочую книгу, на основании которой будут создаваться другие книги, и задать в ней необходимые параметры форматирования и оформления документа, после чего сохранить данную книгу как шаблон (с помощью команды Сохранить как, указав в окне Сохранение документа в поле Тип файла значение Шаблон). Если при этом в качестве папки для сохранения выбрать каталог автозагрузки Excel – XLStart (обычно эта папка хранится по адресу C:\Program Files\Microsoft Office\Office 12\XLStart), то созданный шаблон будет использоваться по умолчанию при запуске Excel. Если же сохранить шаблон в каком-нибудь другом месте, то для доступа к нему необходимо будет воспользоваться командой Открыть.
Каким образом можно перетащить ячейку на другой рабочий лист?
Обычным образом перетащить ячейку на другой рабочий лист не получится. Для решения данной проблемы нужно при перетаскивании нажать клавишу Alt, после чего с помощью значков выбрать требуемый лист.
Можно ли при установленном формате с двумя знаками после запятой сделать так, чтобы нулевые значения не отображались?
В процессе заполнения таблицы при установленном формате с двумя знаками после запятой в ячейках, значения которых равны нулю, появляется запись 0,00. Однако при решении некоторых задач подобные значения недопустимы. Конечно, по окончании подготовки документа такие значения можно скорректировать вручную, однако это по целому ряду причин далеко не лучший вариант.
Для решения данной проблемы целесообразнее будет убрать обнуление ячеек. Для этого необходимо открыть окно настройки Excel в режиме Дополнительно. В группе Показать параметры для следующего листа выбрать лист, на котором требуется скрыть нулевые значения, и снять флажок Показывать нули в ячейках, которые содержат нулевые значения. После этого нулевое значение не появится в ячейке даже после ввода его вручную.
Как известно, при использовании в расчетах формул в ячейках отображается не сама формула, а результат ее вычисления. Однако при необходимости проверить правильность формул (особенно при работе с большими объемами информации) это неудобно, поскольку для проверки каждой формулы нужно устанавливать курсор в соответствующую ячейку. Можно ли сделать так, чтобы вместо результатов вычислений в ячейках отображались сами формулы, и если да, то как потом вернуться в первоначальное состояние?