Все боялись, что микрофон отключится, так что собрание укладывалось ровно в 25 минут.
Как это повлияло на продуктивность?
Тысяча человек экономила час рабочего времени в неделю. То есть 2,5 % всего времени компании не тратилось впустую благодаря всего одному небольшому изменению.
Как выполнить трехмесячный проект за день?
Сэм Рэйна – известная фигура в технологической сфере. Он отвечает за дизайн и развитие крупных сайтов, на которые каждый день заходят миллионы людей. У него в подчинении более 60 человек. Большой коллектив!
Это сложный механизм. Здесь и дизайнеры, и кодировщики, и редакторы. Как Рэйна мотивирует их всех разрабатывать и запускать абсолютно новые страницы сайтов буквально с нуля?
Он следует закону Паркинсона и сокращает сроки.
Собирает всю команду на секретное совещание на целый день и утром объявляет им, что работу нужно выполнить к вечеру. Дает всего день на целый веб-сайт! От проектирования до настройки и отладки – от и до. Сотрудники немеют от поставленной цели. А потом принимаются за работу все вместе.
«Чем меньше у нас времени на все про все, тем сосредоточеннее и организованнее мы будем. Мы все работаем вместе. По-другому нельзя! Иначе не уложимся в срок. И всегда укладываемся», – поясняет Сэм.
Выделяя всего день на проект, который в противном случае занял бы месяцы, он высвобождает время сотрудников, которое бы ушло на обдумывание, ведение сделки, реализацию. А так никому не приходится думать о работе в постели, ванной или автобусе. Думать можно и о чем-нибудь еще! И никаких писем, касающихся проекта, переписки в нерабочее время, совещаний, обсуждений и последующей путаницы – кто что сказал. Все говорят друг с другом лично. Одновременно. Пока работа не будет сделана.
В чем состоит парадоксальный способ успевать больше?
В том, чтобы урезать время на работу.
Посмотрите на левую часть графика. Чем меньше времени, тем больше приходится прилагать усилий. Выбора нет. Срок все ближе. Вспомните, как собран ученик на экзамене. Два часа на выполнение? Значит, уложимся в два часа! Нависающий срок заставляет нас работать оперативно, а это позволяет мозгу выделить главное и сосредоточиться.
Теперь посмотрите на правую часть. Чем больше у нас времени, тем меньше в целом прилагается усилий. Немножко подумаем сегодня. Приступим завтра. Вернемся к этому на следующей неделе. Мы все время откладываем на потом. Почему? Потому что можем. Это не повлечет последствий. Ничто не снижает продуктивность так, как поздний отчетный срок.
Что говорит С. Норткот Паркинсон о нерасторопности?
«Задержка – худшая форма вредительства».
Случалось у вас такое, что вы закончили проект вовремя, а учитель объявляет классу, что день сдачи можно немного отложить? Стоило стараться! И, хотя вы все сделали к прежней дате, вас начинают мучить сомнения и терзания, потому что мысли все время возвращаются к работе, до тех пор пока она не будет сдана. Как здесь быть? Что можно сделать?
Лучше Кельвина не скажешь:
Помните: работа занимает время, отпущенное на нее. Что незримо регулирует работу в аптеке моей сестры, общее собрание компании на тысячу человек, нормальный ход разработки веб-сайта? Время. Его слишком много. В результате работа максимально растягивается.
Каково решение?
Достичь паники последней минуты!
Сдвинуть сроки, изменить их лично для себя и не забывать, что после выполнения работы время можно будет потратить по своему усмотрению. Помните: в далеком дедлайне нет ничего хорошего. Работа будет стоять на месте.
Думаете, одни только ботаники корпят над домашними заданиями по пятницам?
Возможно.
Но только у них одних будут веселые выходные.
6Ограничение третье: как небольшой переменой добавить час в сутки
Первую постоянную работу я получил, когда мне было двадцать с небольшим. Между курсами колледжа я на четыре месяца стал «летним стажером» в солидной консалтинговой компании, штаб-квартира которой располагалась в небоскребе в деловом центре. Моим начальником был Кейси, он же руководил проектом для одной из крупнейших в мире нефтегазовых компаний, над которым я и должен был работать все лето.
Однажды утром в понедельник я сидел в его роскошном кабинете с панорамным видом. Восходящее солнце заливало стол между нами. Нервотрепка, недосып в течение трех с лишним месяцев, работа по выходным – все ради этого момента.
До нашей презентации оставалось всего несколько минут.
Чувство юмора Кейси помогало нам не пасовать перед любыми трудностями, а коробки с китайской едой поддерживали силы вплоть до сегодняшнего дня. Но в последнюю минуту Кейси задал вопрос, от которого я сорвался. Нервы сдали. Сил моих не было.
– Почему мы строим тут догадки, а не приводим конкретные цифры? – спросил он.
– Потому что Роджер не ответил на три моих письма об этих цифрах, а телефон он свой не давал. Я дважды звонил его секретарю, но так и не дождался ответа. Кажется, он вообще про нас забыл. Сами же знаете!
Роджера расхваливали как исполнительного директора той самой нефтегазовой компании, на которого все равнялись. Он мелькал в глянцевых журналах и имел славу лидера, умевшего поддерживать баланс между работой и личной жизнью, не забывавшего при этом год за годом бить собственные рекорды. Сотрудники компании рассказывали, что обедал он в общей столовой, на работу приезжал на видавшем виды грузовике и каждый день ужинал с детьми.
Человек-легенда.
Я вспомнил, как три месяца назад после нашего ознакомительного совещания написал Роджеру письмо с тезисами встречи и дальнейшим планом действий. Он не ответил. Потом я каждый день брал ноутбук домой, на случай если Роджер пришлет срочное письмо с вопросом или просьбой. Я проверял почту каждые полчаса – вдруг директор среди ночи попросит прислать к утру свежие правки проекта. Как раз на такой случай, мало ли что, я буду тут как тут.
Но… ничего не случалось. За три месяца работы он ни разу не написал мне. Не написал он и Кейси. Мы сами отправляли ему несколько вопросов, но ответа не получили. И, как я уже говорил Кейси, сообщения, оставленные секретарю Роджера, тоже канули в Лету. Наконец наступило время презентации, а Кейси спрашивает, почему нет конкретных цифр. Я взял себя в руки и вошел в кабинет, где Роджер уже болтал с президентом нашей компании. Он улыбнулся и пожал нам руки, благодаря за проделанную работу.
– Я восхищен, – сказал он, расплываясь в улыбке. – Не могу выразить, насколько ценю вашу усердную работу. Ребята, вы гении! Я сам многому научился!
Внезапно от моего раздражения на его неконтактность не осталось и следа. Я весь светился от счастья.
Мы быстро перешли к презентации и конструктивно ее обсудили. Разговор получился доброжелательный, насыщенный и искренний. Роджеру все понравилось. А я не мог поверить, насколько дружественной была атмосфера. Он говорил с нами как со старыми друзьями. К концу встречи отношения стали удивительно доверительными. Мы уже собирали бумаги, когда я помедлил несколько секунд и решился задать последний вопрос.
Не удержался.
– Роджер, спасибо за встречу. Только мы не смогли заранее получить от вас несколько показателей. И, как мне известно, вы не ответили на несколько вопросов, которые у нас возникали при подготовке. Поэтому просто как стажер могу я спросить: почему вы не писали и не отвечали на письма? Как так получилось?
Его глаза открылись чуть шире, казалось, Роджер удивлен вопросом. Но это ничуть его не смутило.
– Нил, – заговорил он, – с почтой есть один нюанс. Стоит послать письмо, и ответственность переходит с тебя на другого человека. Как горячая картошка. Письмо – это работа, возложенная на тебя кем-то другим.
Я кивнул, вспомнив все письма, которые получал от Кейси и коллег.
– Я читаю все сообщения, но те, в которых от меня что-то требуется, вовсе не такие срочные, как кажется. Когда я не отвечаю, есть два варианта развития событий:
1. человек сам выясняет, что ему нужно;
2. пишет мне снова, так как вопрос и правда важный.
Конечно, я и сам отправляю одно-два письма в день, но в них обычно значится «позвоните мне» или «обсудим». Если только это не письма от жены. На них я всегда отвечаю.
Я был сбит с толку.
Как это директор компании с многомиллиардным оборотом, у которого в подчинении тысячи сотрудников, не пользовался почтой?
Он выжидательно посмотрел на меня и понял мое недоумение.
– И что удивительно, – продолжал он, – поскольку я сам пишу мало, то и получаю не так уж много писем. В день их приходит пять-десять, наверное.
Пять писем в день? Я в консалтинговой компании пишу сообщения утром, днем и ночью. И все так делали. Для моих коллег обычным делом было вздохнуть: «У меня на ящике семьсот непрочитанных сообщений» или «Я весь день в воскресенье отвечал на письма». По-другому быть не могло. В конце концов, начальники присылали срочные письма в 7 утра. В субботу, вечером в воскресенье, в двенадцатом часу ночи в пятницу. Я знал, что это обычное дело и в моей компании, и в других. По данным компании McKinsey, в среднем сотрудники тратят до 28 % рабочего времени на написание ответов на письма. Почти треть. А согласно информации крупнейшего в мире сервиса для управления электронной почтой Baydin, в среднем человек получает 147 писем в день. Мы все были привязаны к мобильным и компьютерам, пытались ответить на все письма, пахали как проклятые, чтобы все успеть. Это было частью работы. И мы все хотели выполнять ее хорошо.
Я вдруг начал понимать, как Роджеру удавалось каждый день обедать вместе с подчиненными и каждый вечер торопиться домой на семейный ужин.
Он не перехватывал горячую картошку.
Не отвечал на письма и не начинал цепочку переписки.
Я снова посмотрел на Роджера, и он продолжил:
– Чаще всего, Нил, люди действительно сами находят ответ. Они понимают, что знают его, идут дальше, и в следующий раз они будут чувствовать себя увереннее. Совершенствуют сами себя. Твои предположения на сегодняшнем слайде были не совсем точны, но от этого не стали хуже, а ты учился, пока делал расчеты. Не пойми меня неправильно. Иногда я общаюсь с людьми лично или беру трубку, но, если бы я ответил на письмо, я запустил бы горячую картошку по кругу. А никому не нравится, когда исполнительный директор просит о чем-то… вечером или в выходные. Почему? Потому что человеку придется бросить все дела и ответить. И он будет ждать ответа от меня. Короче говоря, если я отвечу на письмо, этому конца-краю не будет. Поэтому предпочитаю сам предотвратить лишнюю работу.