Наше «нет» похитителям времени
Поглощают наше время, не принося особой пользы, пустые разговоры (болтовня), «черные дыры», стремление к совершенству и то, что прерывает нашу работу: незваные посетители и телефонные звонки.
Когда нас постоянно отвлекают, работать по собственному плану чрезвычайно трудно. Иные мирятся с таким положением дел как с неизбежным злом. Другие вначале пытаются сражаться, потом обреченно опускают руки и молча принимают груз все новых и новых дел, которые обрушиваются на них отовсюду. Третьи же не сдаются и продолжают вести отчаянную борьбу. Не сомневаюсь, что вы из их числа, иначе не читали бы эти строки. Поэтому вам будет полезно узнать, как же бороться с пожирателями времени.
«Доброе утро», – говорим мы, переступая ежедневно порог своего офиса, и незаметно втягиваемся в непринужденный разговор о чем угодно, только не о работе. Оживленная беседа может длиться достаточно долго. Поэтому стоит ли удивляться, что впоследствии не хватает времени?
Я не являюсь сторонником того, чтобы все неформальные контакты в рабочее время карались с суровостью средневековой инквизиции. Без них наша работа потеряла бы часть своей привлекательности. Но всегда важна пропорция, когда твердо и неукоснительно соблюдается принцип: делу время, а потехе час. В противном случае мы рискуем превратить офис в клуб по интересам. Особенно велики потери рабочего времени при обсуждении отвлеченных тем. Это обычно происходит:
• по утрам, когда сотрудники, придя на свое рабочее место, еще долго обмениваются впечатлениями о вчерашней телевизионной передаче, выступлении любимой спортивной команды, местах, где они побывали, людях, с которыми они виделись, и т. п.
• во время коротких перерывов, когда кофе-пауза превращается в затяжную процедуру дегустации все с теми же разговорами о погоде, свиданиях, моде, политике и прочих далеких от работы вещах;
• накануне обеденных перерывов при обсуждении вопросов, куда и с кем пойти пообедать и что делать потом;
• в конце рабочего дня, когда все устали и беседа на постороннюю тему – удобный предлог свернуть рабочие дела до завтрашнего утра.
На любой работе есть определенные места, где вас могут втянуть в пространный разговор помимо вашей воли, и вы, сами того не желая, потратите 10–20 минут на обсуждение всякой чепухи. Одно из таких мест – приемная. Люди все время снуют туда и обратно, приостанавливаются, чтобы обменяться приветствиями, которые почти всегда превращаются в обмен новостями о том о сем. Иногда вам не до разговора – горит срочное дело, но старый знакомый, с которым вы не виделись полгода и столкнулись лоб в лоб на пороге канцелярии, хватает вас за рукав и взахлеб начинает изливать поток разнообразных новостей, накопившихся за это время.
Исследованиями установлено, что именно пустые и ненужные разговоры входят в число главных похитителей рабочего времени.
Если вы перегружены работой, следует начать говорить «нет» отвлекающей болтовне. Скажите «нет» и себе, и другим. Но начните с себя.
Еще одна опасность – так называемые «черные дыры», куда уходит масса нашей энергии, сил и времени, безвозвратно в них растворяясь и не принося видимых результатов.
О каких именно видах работы можно так говорить? Прежде всего, это деятельность, связанная с запуском новых проектов. Как правило, начиная любое дело, мы многое недооцениваем, не учитываем, а то и попросту не знаем. Результат – множество нестыковок, и мы мчимся по замкнутому кругу, постоянно наталкиваясь на неожиданные препятствия.
К примеру, по случаю своего юбилея компания задумала грандиозные торжественные мероприятия. Директор собирает всех на совещание и, в упор глядя на вас, спрашивает: «Кто возьмется за подготовку?» Если вы не выдерживаете начальственного взгляда и послушно выдавливаете из себя: «Хорошо, если надо…» – знайте, впереди вас ждут очень непростые времена. Вам придется заниматься десятками все новых и новых дел. И помощи со стороны не ждите. Ведь как только вы сказали «да», другие с облегчением вздохнули и тотчас забыли о мероприятии. Они вспомнят о нем, лишь когда наступит день торжества.
Или вас постоянно просят вести протоколы собраний, которые не имеют никакого отношения к вашей непосредственной деятельности. Или вас систематически просят задерживаться после окончания рабочего дня, не беспокоясь о том, что от этого может страдать ваша личная жизнь. Во всех подобных случаях отвечайте «нет». Если дополнительные задания начальника мешают вам выполнять работу, за которую вы получаете деньги, следует также отвечать отказом.
Ясно представляйте себе, чего вы хотите достичь в жизни и каковы ваши приоритеты. Определиться в этих вопросах вам поможет предыдущий раздел книги. То, на что вы соглашаетесь, должно так или иначе работать на ваши цели. Это не означает, что следует быть отпетым эгоистом и абсолютно ничего не делать для других. Но если ваше согласие отнимает у вас массу времени и энергии и никак не совпадает с приоритетами вашей жизни, то соответствующие предложения принимать не стоит.
Помните, что «черные дыры» есть в любой работе и в любой организации. Я привел лишь несколько примеров, но этот список можно продолжать до бесконечности. А потому не давайте себя втягивать во всякого рода сомнительные проекты и дела, где вам придется в полной мере испытать, что означает выражение «и швец, и жнец, и в дуду игрец».
В качестве защиты от неподъемных дел можно порекомендовать метод трансформации поручений, который я начиная с 1967 года неоднократно и с успехом применял.
Наша лаборатория проводила большую (Всесоюзную) конференцию. Председатель оргкомитета предложил мою кандидатуру на пост ученого секретаря. Представив весь объем работ, я ужаснулся. Но отказаться было невозможно, поэтому я ответил: «Эту работу одному человеку выполнить нереально, я ее просто завалю. Нужно создать секретариат и включить в него всех наших аспирантов и младших научных сотрудников. Руководить ими должен кто-то из старших товарищей, поскольку все должны его слушаться. Я готов войти в секретариат рядовым исполнителем». Председатель согласился с предложением о создании секретариата, но назначил-таки меня его руководителем, обязав остальных подчиняться мне. Так была отбита попытка полностью парализовать мою творческую работу.
Вывод: не берите на себя лишних обязательств.
Отсрочьте свое решение: «Мне нужно подумать» и т. п.
Бывает тяжело прервать выполнение дела, когда хочется улучшить результат. Например, перечитывая составленный документ или письмо, вы будете находить все более изящные способы выражения своих мыслей. Таким образом, текст будет переписываться несколько раз, отнимая ваше время. Остановитесь! Пределов совершенству нет, но спросите себя: не отрывает ли это вас от решения другого, более важного вопроса? Установите четкий срок, адекватный ценности задачи, и наметьте следующее дело.
Заданные сроки ограничивают стремление к совершенству, вынуждая нас принимать решение. Те, кто не оговаривает конкретный период для выполнения работы, могут никогда ее не закончить. Я знаю людей, которые всю жизнь совершенствовали текст своей диссертации, но так ее и не защитили.
Резюмируя вышесказанное, подчеркну: никто не мешает нам так, как мы сами. Поэтому, прежде чем бороться с внешними пожирателями времени, нужно победить этого дракона в себе. Тогда ваше противодействие внешним помехам станет более эффективным.
Главные помехи в работе
Основные внешние помехи для работы – это непрошеные посетители и телефонные звонки.
Вы не можете запереться на ключ на долгое время или запретить приходить к вам, но нужно постараться уменьшить поток посетителей.
Вот картина, типичная для любой организации. Приоткрывается дверь кабинета, в щель просовывается голова, и ее обладатель извиняющимся голосом спрашивает: «У вас найдется минутка?»
Но одной минутой такие вторжения, как правило, не ограничиваются, превращаясь как минимум в 15-минутки. А если таких посещений в течение дня десятки? И после каждого из них еще несколько минут уходит на то, чтобы сосредоточиться на прерванной работе. Вот во что обходится наша излишняя мягкотелость и слабохарактерность.
На рис. 1.2 показано изменение производительности труда в зависимости от неожиданных помех и вторжений. На нем отчетливо видно, сколько времени уходит на то, чтобы достичь прежнего пика концентрации на работе, которую прервали. Расчеты показывают, что на такие этапы восстановления порой уходит до 25 % полезного рабочего времени.
Рис. 1.2. Влияние посторонних помех на производительность труда
Как же защититься от значительной части посетителей?
Есть много способов:
1. Скажите, что вы не можете поговорить сейчас, но готовы назначить другое время, если у посетителя действительно есть что обсудить. Удивительно, до чего чудодействен этот аргумент. Очень многие из ваших визитеров поспешат ретироваться со словами: «Да так, ничего серьезного». Еще более важно то, что некоторые из них впредь не станут приходить без веской на то причины.
2. Сведите разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня сейчас не более пяти минут для беседы». Самое главное в этом случае – строго придерживаться заявленного времени и по его истечении дать понять посетителю, что разговор окончен. Ваши сотрудники и подчиненные привыкнут к тому, что они имеют дело с действительно занятым и умеющим ценить время человеком. Их уважение к вам от этого только возрастет.
3. Предотвратите попытки проникнуть к вам, постройте свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от вторжений промежуток времени. Например, в определенные часы вывешивайте табличку с просьбой не беспокоить.
4. Если рабочее место того, кто просит встречи, находится недалеко, скажите, что зайдете к нему сами. Это будет время, удобное для вас. Кроме того, уйти самому гораздо легче, чем выпроводить разговорчивого посетителя.
5. Если вашу работу все же прервал приход нежеланного гостя, не давайте ему сесть. Выйдите из-за стола, поздоровайтесь и разговаривайте стоя. Так беседы заканчиваются быстрее. Возьмите в руки папку с бумагами, как бы намереваясь уйти. Иногда такой уход приходится инсценировать.
6. Создайте неудобства нежелательным визитерам. Например, один руководитель слегка укоротил передние ножки стула, предназначенного для посетителей. Со стороны это было незаметно, но сидеть на таком стуле неудобно, и многие посетители торопились закончить разговор. Бизнесмен восторженно рассказывал о том, какую экономию времени дало ему это изобретение. Можете проверить сами (для начала – на своих подчиненных).
7. Вы не обязаны заботиться о максимальном удобстве для каждого визитера. Как можно реже предлагайте посетителям кофе или чай. Одному Богу известно, сколько времени вы потратили, наблюдая за тем, как ваш гость попивает кофе, и все говорит, говорит, говорит… Создавайте комфортные условия, лишь когда вы сами заинтересованы в неспешном, обстоятельном разговоре или желаете расположить к себе посетителя.
Если вы работаете в общей комнате, не поднимайте голову, чтобы поприветствовать каждого входящего, поскольку тем самым вы поощряете человека обратиться к вам. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей, ведь вступают в разговор прежде всего с теми, чье лицо видят.
Когда разговор обрывают, не считаясь с настроем собеседника, он может обидеться, и впечатление от встречи будет испорчено. А возможно, тем самым будет перечеркнут и ее результат, поскольку такое отношение воспринимается как неуважительное.
Итак, прерывать беседу желательно тактично. Но как это сделать? Имеется несколько способов:
• Поблагодарите собеседника (за содержательную беседу, информацию, откровенность; за то, что нашел время зайти, и т. п.). Большинство правильно понимает этот намек. Для тех же, кто пропускает его мимо ушей, есть следующие приемы.
• Кратко объясните, что вы планируете делать, и движением покажите, что собираетесь приступить к этому немедленно (куда-то пойти, позвонить, взяться за написание документа и т. д.).
• Предложите собеседнику срочно сделать что-то, пояснив, почему лучше начать работу безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).
• Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним.
• Проводите посетителя до двери.
Этот набор приемов освободит вас от 99 % собеседников, не вызвав их недовольства. Но есть небольшое число назойливых посетителей, избавиться от которых можно лишь таким способом, который мне самому не очень нравится. Однако, учитывая, что данный метод применяется с гуманной целью (оградить партнера по общению от отрицательных эмоций), он имеет право на существование. Его суть такова. Разработайте с секретарем (помощником, кем-то из коллег) соглашение о спасении от назойливого посетителя. Например, определенное число звонков секретарю (помощнику) означает, что нужно зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководителю. Если у вас нет отдельного кабинета, то о подобном можно договориться с кем-то из сотрудников-соседей.
Итак, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей:
• повесьте на дверях табличку с просьбой не беспокоить в определенное время;
• назначьте вошедшему конкретное время, когда вы его примете;
• попросите зайти посетителя позже или пообещайте, что зайдете к нему сами;
• знайте, что, начав разговор, скорее всего, закончить его быстро будет затруднительно; не позволяйте втянуть себя во всякого рода дискуссии и проблемные обсуждения;
• если у вас есть секретарь или помощник, то обяжите его неукоснительно оберегать ваше время и проявлять твердость и непреклонность в отношении настойчивых визитеров;
• короткие СМС или электронные сообщения предотвращают многие визиты;
• некоторые вопросы можно решать письменно, но не увлекайтесь излишней перепиской, ибо она тоже требует времени.
Если визит к вам не несет ничего, кроме помех в работе, попробуйте воздействовать на посетителя такими способами:
• не предлагайте ему сесть;
• говорите с ним стоя, имитируя необходимость скорого ухода;
• заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать;
• напомните о том, что время истекло, и прервите разговор;
• условьтесь о дальнейших шагах, чтобы человеку больше не пришлось вас беспокоить;
• главное – говорите «нет», решительное НЕТ, проявляя твердость и, если нужно, резкость, но не опускаясь до грубости.
Весьма распространенной является манипуляция, оформленная фразой «Хочу с вами посоветоваться…».
Некоторые работники любят заходить к руководству якобы за советом. Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на вышестоящего ответственность за принятие решения. И даже за осуществление какого-либо дела, ведь если оно будет провалено, то остается возможность сослаться на совет: «Я все сделал так, как вы сказали». (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)
В подобных случаях могут применяться следующие способы защиты:
• «Пассивная защита». Руководитель вводит правило: не приходить к нему за советом, не имея своих предложений. Это лучшая из всех тактик, поскольку она максимально экономит время руководителя и вместе с тем побуждает подчиненных к проявлению инициативы.
Если у подчиненного есть предложения, но он хочет обсудить, какой вариант будет лучшим (с точки зрения руководства), то возможен, например, такой диалог: «В чем трудность?» – «Сомневаюсь, какой вариант лучше». – «А если бы меня не было (командировка, отпуск), что бы вы предпочли?» – «Я думал опереться на ваше мнение…» – «Вижу, что вы недостаточно обдумали вопрос, а у меня нет времени на разговоры».
Если же подчиненный называет оптимальный, по его мнению, вариант, то руководитель может ответить так: «Проверьте себя еще раз, решение – за вами».
Главное – не допустить перекладывания подчиненным ответственности на руководителя.
• «Точки над i». Руководителю уместно сказать следующее: «Ваша работа – вам и решать. У меня своя работа, у вас – своя».
• «Контрманипуляция». Предполагает реплику руководителя наподобие: «Скажите, уважаемый (имярек), как вы отнесетесь, если я буду перекладывать на вас свои задачи? Вот сейчас у нас решается вопрос о… Как поступить? Отвечайте. Не знаете? А какова цена этого решения – знаете? Кто примет решение, кроме меня? Вы? Я должен решать ваши проблемы, а кто решит мои, наши?!»
Думается, что после такого разговора подчиненный больше не будет приходить «посоветоваться» без крайней на то необходимости.
Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает вас от работы по плану. А есть еще и звонящие, которые просто раздражают своей бессодержательной болтовней. Вы не хотите говорить с этим человеком, а он все равно набирает ваш номер. Как бороться с лавиной таких звонков? Возможно, некоторые из приведенных ниже советов помогут вам:
• используйте автоответчик (см. правило 4 в разделе 1.2. «Главные приемы управления временем»);
• смотрите, кто вам звонит (при наличии определителя номера), и только потом снимайте трубку;
• основную массу звонков переключайте на своих помощников;
• попросите коллег отвечать по телефону, пока вы заняты какой-то срочной работой;
• сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам лучше не звонить;
• приучайте абонентов к тому, что у вас предусмотрено определенное время для телефонных разговоров: «Не могли бы вы перезвонить мне с двух до трех?» или «Перезвоните мне, пожалуйста, завтра до десяти утра. Позднее я буду занят»;
• переадресуйте телефонные звонки тем, кто непосредственно занимается этой работой;
• назовите абоненту имя своего секретаря или помощника, чтобы он мог связаться с ним при необходимости: «Если меня не будет на месте, переговорите с ним. Уверен, он вам поможет»;
• сразу же оговорите продолжительность разговора: «У меня пять минут, давайте уложимся в них» или «Через десять минут у меня начинается планерка». Тогда вам не придется неожиданно обрывать человека на полуслове, что иногда обижает, а некоторых может и оскорбить;
• сразу же спросите, что конкретно предлагает человек, и если вам это не нужно, прервите его монолог: «Сожалею, но нас это не интересует» или «Извините, но я очень занят и не могу продолжать разговор с вами. Всего хорошего». И немедленно кладите трубку;
• дайте понять, что разговор приближается к концу: «Прежде чем положить трубку, хочу уточнить…» или «Подводя черту под нашим разговором…» и т. д.;
• будьте бескомпромиссны, когда на другом конце провода находится любитель поболтать.
Беседуя по телефону, постарайтесь создать впечатление о себе как о любезном, грамотном специалисте, всегда готовом оказать партнеру или клиенту посильную помощь. Этим вы повышаете свой авторитет и авторитет вашей фирмы. Научитесь владеть собой.
Чтобы быстрее закончить разговор, не проявляя при этом невежливости, можно воспользоваться нижеследующим набором средств:
1. Используйте метод намеков, который включает в себя три способа, описанные выше, в подразделе «Как прекратить разговор, не обидев собеседника».
2. Попросите прислать факс. Выслушав назойливого абонента, можно сказать следующее: «Звучит довольно интересно. Не могли бы вы прислать факс, чтобы мы подробнее ознакомились с предложением?»
Получив факс, вы узнаете, из какой организации он поступил. А потом предупредите своих коллег, что впредь для этого гражданина из такой-то компании вас нет на месте: вы на совещании, в отъезде и пр.
Если звонящий говорит, что у него нет факсимильного аппарата, предложите воспользоваться электронной или обычной почтой. И попросту не отвечайте на его письмо. Если же он снова начнет беспокоить вас телефонными звонками, примените ту же тактику, что и в предыдущем случае: вас постоянно нет на месте. И постепенно даже самый навязчивый абонент угомонится.
3. Попросите прислать дополнительную информацию по почте. Большинство абонентов сразу же понимают, что вас абсолютно не интересует их предложение, и кладут трубку. Но есть и «крепкие орешки». Такие обязательно пришлют вам запрошенную дополнительную информацию. В этом случае вы можете опять прибегнуть к тактике неуловимости на рабочем месте.
4. «Пожалуйста, перезвоните попозже». Это очень распространенный трюк, к которому довольно часто прибегают многие чиновники с целью отвадить нежелательных просителей. Секрет успеха состоит в том, что назначается время вашего предстоящего отсутствия. А секретарь или коллега потом со вздохом отвечает в трубку: «Сожалею, но его все еще нет».
Конечно, можно преспокойно находиться в это время в кабинете и заниматься своими делами, но при этом есть опасность, что коллеги забудут об уговоре и ненароком проговорятся.
5. «У вас в запасе тридцать секунд». Эту фразу припасайте для тех, кто уже довел вас до белого каления. Но и в этой ситуации старайтесь не выходить из себя. Сделайте несколько глубоких вдохов для успокоения и доведите разговор до конца.
Если сил уже действительно нет, заканчивайте диалог еще более решительно: «Я ухожу. У вас в запасе только тридцать секунд». При этом вовсе не обязательно объяснять что-либо абоненту. Если и это его не остановит – кладите трубку. Тридцать секунд – вполне достаточное время, чтобы понять свою оплошность и извиниться за то, что отрываешь кого-то от работы. Если человек так и сделает, можно распрощаться с ним по-хорошему. В любом случае вы избавите себя от бесполезной траты времени и нервов.
6. «Я не могу принять решение немедленно». Это хороший предлог для прекращения разговора, особенно если при этом собеседник пытается выжать из вас какое-то обещание, пространно объясняя мотивы своей настойчивости. Не позволяйте втянуть себя в скоропалительное принятие решения, о котором позднее вы будете сожалеть. Придется звонить самому, брать свои слова обратно и раскручивать всю процедуру заново, включая и долгий разговор с тем же человеком.
Можно прибегнуть и к другой довольно распространенной уловке, пообещав позвонить. «Я с вами свяжусь» – таков вежливый предлог, чтобы отделаться от человека, подобного тем, о которых мы уже говорили. Но если вам и в самом деле предстоит принимать решение, то обыкновенный здравый смысл подсказывает: чем больше дополнительной информации вы получите по данному вопросу, тем более обоснованным будет ваше решение.
7. «Я позвоню вам позже». Эту фразу можно использовать в разговоре с уважаемым человеком, только если вы действительно собираетесь перезвонить. Нечестно заставлять людей ожидать вашего звонка, который вы не собираетесь делать.
Если по каким-то причинам вы не можете переговорить с человеком сейчас, а вам это необходимо, назовите точное время, когда вы перезвоните, чтобы партнер не томился весь день, боясь отлучиться на минуту и пропустить ваш звонок.
Отмечу, что наличие мобильного телефона не снимает этой проблемы: бывают периоды (совещание, нахождение вне зоны доступа и т. д.), когда связь невозможна.
8. Прием Алека Маккензи. Желая закончить разговор, скажите собеседнику: «У меня сейчас начинается совещание, люди уже собираются…»
Если после «совещания» раздается звонок и тот же голос бесцеремонно продолжает прежний разговор, не давая работать, можно воспользоваться приемом, о котором поведал в одном из интервью известный американский специалист по тайм-менеджменту Алек Маккензи:
«Вы говорите: “Что-то плохо слышно. Вообще у нас в последнее время что-то с телефоном проис…” и нажимаете на рычаг аппарата. Через минуту абонент перезванивает: “У тебя телефон отключился?” – “Да, в последнее время у нас телефон бара…” – и вновь нажимаете на рычаг. Больше назойливый собеседник не звонит. Не исключено, что он проклинает телефонную сеть, но ваши отношения с ним не пострадали».
Наличие многих способов защиты от назойливых собеседников показывает, что все зависит от того, как вы сумеете зарекомендовать себя на работе, в том числе и в отношении собственного телефона. Ведь есть же счастливчики, которым не надоедают звонками. Не сомневайтесь, такой порядок вещей установился не случайно. Они его долго и упорно добивались.
9. Воспользуйтесь помощью. Порой дозвониться до нужного человека бывает нелегко. Набираешь номер – занято, набираешь снова – все те же короткие гудки. Наконец вас соединяют, но вы еще долго слушаете в трубке какую-нибудь мелодию, прежде чем получите возможность разговаривать. Такое ожидание явно не из приятных. Поэтому поручайте дозваниваться своему секретарю или помощнику.
Новая телефонная техника помогает сберечь наше время. Здесь можно назвать:
– телефоны с памятью и функцией автоповтора, в которых достаточно набрать номер один раз и повтор звонка осуществляется в автоматическом режиме;
– телефоны с громкой связью: в ожидании ответа вы можете не сидеть, прижав трубку к уху, а заниматься своей работой, зная, что в нужный момент вы услышите абонента и сможете ему ответить, даже если ваши руки будут заняты. При этом в беседе по телефону могут участвовать несколько человек с каждой стороны.
Учимся говорить «нет»!
Как вы отреагируете на просьбу коллеги помочь с проектом, когда вы загружены собственными? Откажетесь ли вы подвезти ребенка друга до школы, если вам придется сделать для этого крюк и в результате вы опоздаете на работу?
Только вы имеете представление о своих планах. Только вы можете решать, что соответствует вашему распорядку, а что – нет. Отвечая отказом на чью-либо просьбу, вы вполне можете сделать это вежливо и тактично. Сказать «нет» вовсе не означает быть некорректным и резким. При этом вы не должны пускаться в пространные объяснения причин отказа. Можно подробно обсудить это с близким человеком, но не чувствуйте себя обязанным делать что-то для него.
Говорите «нет» таким образом, чтобы сохранить с человеком хорошие отношения. Всегда имейте наготове несколько вежливых ответов (их примеры приведены ниже). Тогда просьбы не застанут вас врасплох и слова «Да, конечно, сделаю» не вылетят непроизвольно из ваших уст.
Не чувствуйте за собой вины. Многие испытывают вину, когда приходится отказывать. Некоторым людям с детства привили абсолютную вежливость по отношению ко всем и внушили, что отказ в просьбе означает неуважение к просящему. Другие же просто не знают, как сказать «нет».
Узнаете ли вы в них себя? Если да, раз и навсегда избавьтесь от чувства вины. У вас есть полное право отказаться делать то, что вы делать не хотите. Вспомните наиболее преуспевающих и уверенных в себе людей из ваших знакомых. Можете ли вы представить их говорящими «да» всем и по любому поводу? Вряд ли.
Не оправдывайтесь ни перед кем, в том числе перед собой. Вы лишь пользуетесь своим законным правом. Если не можете придумать достойного повода для отказа, сохраняйте невозмутимость и просто промолчите. Люди часто говорят «да» не задумываясь, только чтобы что-то ответить.
Как сказать уверенное «нет». Не говорите «вряд ли», если хотите сказать «нет», так как человек решит, что вы скорее склонны согласиться выполнить его просьбу, и продолжит на вас давить.
Первым в вашей фразе должно быть именно слово «нет». В противном случае собеседник почувствует слабость вашей позиции и решит, что вас еще можно уговорить. Если простое «нет» вы считаете слишком грубым, смягчите отказ тактичным продолжением. В качестве вежливого отказа можно выбрать что-то из следующего:
• «Нет, извини, но в субботу я помочь не смогу».
• «Нет, мне очень нужно доделать отчет».
• «Нет, насчет этого вечера я уже договорился».
• «Нет, сейчас я никак не смогу».
Если ваш отказ распространяется только на этот конкретный случай, то можете продолжить фразу, к примеру, такими словами:
• «…А вот в следующем месяце, думаю, получится».
• «…Может быть, на следующей неделе?»
• «…А не сделать ли нам это 21-го?»
• «…Но если это срочно, то, может быть, Николай сможет взять на себя часть дела».
Уважительный способ отказа – демонстрация понимания чужих проблем и затем объяснение, почему вы не сможете выполнить просьбу. Тем самым вы признаете ее обоснованность, что делает ваше несогласие не столь болезненным для собеседника. Например, вы можете сказать: «На тебя действительно столько навалилось… А еще этот отчет. Но ты знаешь, у меня тоже сейчас каждая минута на счету».
Если вы предполагаете, с какими просьбами скорее всего столкнетесь, то можете заготовить подходящие ответы. Вот некоторые примеры:
• Чтобы отказаться от приглашения на мероприятие, на котором вы не хотите присутствовать: «Спасибо, что подумали обо мне. Я был бы рад присоединиться к вам, но, к сожалению, не смогу этого сделать».
• В ответ на просьбу коллеги: «Похоже, это действительно отличный проект. Польщен тем, что вы считаете меня самым подходящим человеком, способным справиться с ним. Но я слишком занят и не могу включиться в это новое для себя дело прямо сейчас».
• Если собеседник настаивает, не оправдывайтесь и не продолжайте объяснять причины отказа. Иначе он перехитрит вас, поскольку подготовился к разговору и застал вас врасплох. Просто повторяйте: «Извините, я не могу этого сделать», «Нет, спасибо» и старое доброе «Нет-нет, даже не просите».
• Попрактикуйтесь произносить фразы: «Извините, я просто не в состоянии сделать это» и «Нет» вслух наедине с собой. Проговаривайте их уверенно до тех пор, пока не почувствуете, что ваши слова звучат естественно.
Отказывая в услуге, не ссылайтесь на какого-то другого человека. Объяснения типа «жена будет против» уважения не вызывают.
Не последнюю роль в таких ситуациях играет язык тела. Следите за тем, чтобы не выглядеть виноватым или смущенным. Отказывайтесь вежливо, но твердо.
Напишите крупно «НЕТ» на листе бумаги и повесьте его на видном месте. Это поможет вам избавиться от привычки соглашаться не задумываясь.
Если у вас нет убедительных (для собеседника) отговорок, то сопровождайте отказ ссылкой на особенности своей личности: «Не могу поступить иначе, чем не согласиться, поскольку это… (выберите из предложенного списка любое продолжение фразы):
• …составляет часть моей личности».
• …не согласуется с моим представлением о себе».
• …предмет моих убеждений».
Или:
• «Если я сделаю это, то это буду уже не я».
• «Я ценю некоторые свои странности, так как они помогают мне находить нестандартные решения».
Доверяйте собственной интуиции: если вашей первой мыслью будет отказаться, то так и поступите.
Как сказать «нет» и при этом никого не обидеть. Теперь, когда вы настроились на то, чтобы говорить «нет» без дрожи в голосе, ознакомьтесь с десятью способами выражения отказа, которые не оскорбят чувств собеседника:
• «Нет, но на следующей неделе мы могли бы…»
• «Нет, но что, если я…»
• «Нет, я буду занят до…»
• «Нет, сейчас мне необходимо закончить…»
• «Нет, к сожалению, я должен…»
• «Нет, извините, я не могу…»
• «Нет, боюсь, мне придется…»
• «Нет, но вы можете смело обращаться ко мне через…»
• «Нет, однако я смог бы…»
• «Нет, сейчас это невозможно, но…»
Если и после этого вам трудно произнести слово «нет», воспользуйтесь менее категоричными формулировками. Вот еще несколько вариантов вежливого, но недвусмысленного отказа:
• «Извини, но…»
• «К сожалению, это невозможно, потому что…»
• «Боюсь, что…»
• «Заманчиво, однако…»
• «Я бы с удовольствием. Но…»
• «В другой раз я бы с радостью (если это действительно так), да вот…»
Не забудьте сказать спасибо. Люди часто обращаются не с просьбой, а с предложением, которое, по их мнению, может вам понравиться и касается, скажем, смены характера деятельности, совместного посещения театра или представившейся возможности интересно и с пользой отдохнуть. В подобных случаях, если вы намерены отказаться, первое, что следует сказать, – это спасибо. «Спасибо, замечательная мысль, но…» – вполне приемлемый вариант реакции. В конце концов, человек полагает, что делает вам одолжение, и вам следует проявить признательность и не навредить дальнейшим отношениям.
Вообще отказы бывают следующих типов:
• Отказ-сожаление:
– «Мне очень жаль, но я не смогу этого сделать».
– «Сожалею, но не смогу согласиться с этим».
– «Мне не хочется вас огорчать, но мой ответ будет отрицательным».
• Отказ-вынужденность:
– «Вынужден отказаться от такого предложения».
– «Увы! Другие мои обязательства требуют, чтобы я отказался».
– «Мне придется все же ответить отказом…»
– «Меня огорчает вынужденная необходимость отказать вам».
• Отказ-опасение:
– «Боюсь, что это невозможно».
– «Есть опасения, что я не смогу принять это предложение».
Как защититься от манипуляторов
Манипулятор – это человек, скрыто управляющий другими с целью решить собственные задачи за счет нанесения ущерба адресатам своего воздействия. Приведу самые простые методы защиты от манипуляторов:
1. Метод отсрочки (дает выигрыш во времени, позволяя обдумать свой ответ):
• физический выход из пространства взаимодействия под благовидным предлогом («Простите, мне нужно срочно взять бумаги», «Мне необходимо сверить эти данные, позвольте мне взять паузу на три минуты», «Извините, я должен оставить вас на одну минуту» и т. п.);
• отвлечение на бытовую надобность («Извините, мне нужно срочно позвонить» или «Я отлучусь к зеркалу, что-то попало в глаз» и т. п.);
• перевод ситуации в шутку и переключение внимания на что-либо другое («О, уже ругают! Скоро бить будут!»[2]);
• «философский» выход из ситуации – риторические вопросы или высказывания вроде «Что есть истина?» или «Все мы субъективны».
2. Сокращение интервалов взаимодействия:
• перенесение разговора на другое время («Простите, я сейчас не могу разговаривать, предлагаю продолжить завтра в два», «Давай вернемся к этому через полчаса, хорошо?» и т. п.);
• установление «графика» («Я могу посвящать этому проекту только один час в день (три часа в неделю, 15 минут каждый вечер)», «Предлагаю посвятить работе над этим заданием один час сегодня и один час завтра» и т. п.).
3. Предотвращение личного взаимодействия:
• исключение возможности встреч с манипулятором, если это допускается условиями работы;
• преобразование личной встречи в переписку («Пришлите мне e-mail с точными данными, я займусь этим после обеда», «Если ты набросаешь мне свои предложения, я смогу завтра на них ответить» и т. д.).[3]
Как отказать коллегам и начальнику
Говорите «нет» коллегам. Очевидно, что с учетом характера работы определенный объем взаимопомощи необходим. При аврале предполагается, что в преодолении кризиса все примут посильное участие. Но как быть, если от вас постоянно требуют брать на себя дополнительную работу или предлагают заниматься тем, что вы делать не должны?
Если коллеги регулярно просят вас о выполнении работы, выходящей за рамки ваших прямых обязанностей, задайтесь вопросом: почему они сами не справляются с тем, что им поручено? Возможно, пришла пора посоветовать им изучить технику, которой овладеваете вы, или предложить руководству организовать общий семинар по проблеме рационального использования времени. А пока соглашайтесь поработать дополнительно, лишь когда считаете, что это впишется в ваш нынешний график и действительно того стоит. Или если это согласуется с вашими личными приоритетами.
Как сказать «нет» начальнику? Но что делать, если человек, который обращается к вам с просьбой, – ваш начальник? Кажется, что в этом случае отказ недопустим. Но нередко это вполне возможно. Если ваш начальник загрузил вас массой «срочных» дел, попросите его совета в расстановке приоритетов. Опишите ситуацию спокойно, без критики и сформулируйте свои предложения по решению проблемы: «Я должен заняться установкой и наладкой программного обеспечения, что займет пять часов, и я буду рад подготовить для вас текст выступления на конференции, для чего мне потребуется около шести часов. Проблема в том, что я не успею закончить оба дела к концу рабочего дня. Какая из задач является первоочередной для вас? Может ли одно из этих дел подождать до завтра? Или можно найти еще кого-то, кто взял бы на себя какую-то часть данной работы?»
Этот подход эффективен и в отношениях с клиентами и партнерами, которые продолжают нагружать вас делами, выходящими за рамки заранее согласованного задания или проекта, а также с детьми, которые сильно переживают, когда им отказывают.
Если шеф постоянно поручает вам дополнительную работу, обсудите с ним этот вопрос. Вместе вы сможете установить оптимальную для вас рабочую нагрузку, включая стандартный объем обязанностей и возможную сверхурочную работу. Оцените все полученные задания и узнайте у шефа, в какие сроки должно быть выполнено каждое из них.
Согласованию с руководством подлежат следующие вопросы:
• ваши служебные обязанности;
• стандартная рабочая нагрузка;
• допустимый объем сверхурочной работы;
• сроки;
• график выполнения наиболее ответственных заданий.
Когда функциональные обязанности четко оговорены, вам легче отказаться от предложенного дополнительного задания: «Извините, но вы же знаете, что мне необходимо закончить для вас отчет».
Если вас просят сделать что-то сверх установленных объемов и вы считаете просьбу разумной, обсудите, какие задания вы на себя возьмете и реальный срок их выполнения. Не соглашайтесь на сверхурочную работу, только чтобы продемонстрировать боссу свою лояльность. В этом случае вас будут нагружать бесконечно. Ведь не на пустом месте родилась народная мудрость: «На послушных ездят и возят».
Ваша карьера зависит от успешности выполнения ваших прямых обязанностей, а не от способности взваливать на себя непосильную ношу и, находясь в состоянии стресса, делать работу кое-как.
Если собственное несогласие вас все же беспокоит, доходчиво объясните, почему вы вынуждены отказывать: «Нет, извините, я не могу заняться сейчас этой работой. На мне уже висят четыре срочных задания». Или: «Нет, к сожалению, сегодня я не могу остаться после работы. Иначе дома будет конфликт».
Если шеф просит вас что-то сделать, продемонстрируйте свою принципиальную готовность, но скажите, что вам нужно проанализировать, сможете ли вы выполнить поручение без ущерба для тех дел, которыми вы уже занимаетесь. Если сможете – прекрасно. Если нет, составьте служебную записку с подробным описанием выполняемой работы и расчетом времени.
Сделайте встречное предложение по поводу своего возможного участия в выполнении задания, о котором идет речь. Например, вы можете предложить перенести срок выполнения другой работы, представить свой срок решения актуальной задачи или взять на себя организацию помощи со стороны коллег. Начальник поймет обоснованность вашего отказа и либо согласится с каким-то из ваших предложений, либо поручит работу кому-то еще.
Не бойтесь говорить «нет» на работе. Вы имеете право на уважительное отношение к тому, чем занимаетесь, а также на собственное мнение о том, что касается вашей работы. Никто лучше вас не знает, какой объем дополнительных поручений вы можете принять на себя.
Учет, анализ и контроль расходования времени позволят вам наилучшим образом организовать свой рабочий день. Отмечайте все моменты, отвлекающие вас от работы, все случаи, когда другие люди со своими проблемами или телефонные звонки отрывают вас от дел.
Какая часть вашего рабочего времени уходит на достижение целей других людей? Ответив на этот вопрос, вы сможете сделать так, чтобы преобладали ваши собственные приоритеты. Примите меры к предотвращению непродуктивного расходования времени на решение чужих задач.
Самые распространенные причины пустой траты времени на работе:
• Телефон – избегайте пустых отвлекающих разговоров.
• Посетители – поступайте твердо в отношении своего времени, но обходитесь с людьми вежливо.
• Просьбы и приглашения – не принимайте участия в ненужных мероприятиях.
• Неспособность сказать «нет» – подумайте, какова ценность вашего «да»?
Уплотнение времени
Уплотнить время можно тремя способами:
1. Минимизируя перерывы, помехи и их влияние.
2. Заполняя возникающие пустоты.
3. Выработав привычки, уплотняющие время.
Помехи возникают постоянно, и, как правило, они кажутся неотложными делами. Обычно мы отвечаем на них незамедлительно, тем более что люди, отрывающие нас от дел, ждут этого от нас. Реагируя на подобные барьеры в момент, когда они возникают, к концу дня вы находитесь в расстроенном и подавленном настроении, не выполнив того, что запланировали. Вам следует научиться минимизировать помехи, будь они внешними (вызванными действиями других людей) или внутренними.
Отложите свою реакцию. Когда к вам обращаются с так называемыми срочными делами и вопросами, самое первое, что вы должны сделать в большинстве случаев, – отложить свой ответ.
Возьмите некоторое время на размышление. Продолжайте делать то, что вы делали, не отвлекаясь. Такой тайм-аут позволит вам взяться за решение возникшей проблемы в удобное для вас время и в активном режиме, а не путем пассивного реагирования.
Постарайтесь не планировать дела слишком плотно, оставляйте немного места для помех, которые могут периодически возникать.
Организуйте преграду внешним помехам. Вот некоторые способы минимизации самых распространенных внешних помех, с которыми мы сталкиваемся на работе и дома.
• Если вы работаете в большом открытом помещении без перегородок, расположите свой стол так, чтобы сидеть спиной или боком к основному пространству офиса. Тем самым вы будете избегать прямого зрительного контакта с соседями по комнате и с входящими в нее. Если это невозможно, поставьте несколько горшков с растениями на периферии своего рабочего стола или рядом с ним – они будут разграничивать пространство между вами и окружающими. Люди гораздо меньше обращаются к тому (и тем самым ему мешают), с кем не могут установить предварительный контакт глаз.
• Повесьте на двери своей комнаты табличку с надписью наподобие «Пожалуйста, не беспокойте до 15:00» или скажите коллегам, что вы заняты и не сможете ни с кем говорить в определенный интервал времени. В некоторых компаниях установлен ежедневный «тихий час», когда все телефоны включаются в режим автоответчика, и сотрудники занимаются сосредоточенной работой без помех.
• Пользуйтесь наушниками или берушами (звукопоглощающими вставками в уши).
• Установите определенное время, когда вы будете отвечать на звонки. Поручите секретарю или помощнику (если они у вас есть) принимать ваши звонки или включите автоответчик с соответствующим сообщением. Чтобы этот метод работал, вы должны перезванивать людям в то время, когда обещали. Разговор по телефону более эффективен, если вы сами звоните собеседнику, – согласно статистике, сотрудник офиса в среднем тратит на прием входящего звонка 11 минут, а на то, чтобы сделать звонок самому, – только 7 минут. Это связано с тем, что в последнем случае вы подготовлены к беседе. Кроме того, в соответствии с деловым этикетом позвонившему дается преимущественное право на окончание разговора, поэтому вы можете сделать его короче.
• Помехой в работе по плану может выступать электронная почта и мессенджеры, когда они постоянно настроены на режим онлайн.
Защититесь от внутренних помех. Вот некоторые советы по минимизации внутренних факторов, отвлекающих от работы:
• запаситесь едой и напитками, чтобы не бегать к ближайшему киоску, когда захочется перекусить;
• держите под руками дневник, чтобы записывать полезные мысли (это позволит их не забыть и реализовать позднее, не отвлекаясь от выполняемой в данный момент работы);
• периодически просматривайте еженедельные и ежемесячные расписания, чтобы определить, куда уходит время.
Между запланированными визитами, совещаниями и т. п. нередко возникают интервалы времени в 5–10–15 минут. Их можно назвать пустыми, поскольку хоть сколько-нибудь серьезное дело в это время не сделаешь. Однако они вполне подходят для решения более мелких задач, имеющих свойство стремительно накапливаться. Это часто связано с ответами на электронные письма и необходимостью реакции на разного рода обращения и материалы.
Время в дороге. Пустые периоды могут быть достаточно продолжительными, но при этом появляться в обстоятельствах, когда продуктивное использование времени затруднительно, например в поездках. Тем не менее даже езда на автомобиле может проходить с пользой для водителя. За рулем, к примеру, стало популярным прослушивать курс иностранного языка (будьте, впрочем, осторожны и, если чувствуете, что внимание рассеивается и езда становится опасной, переключайтесь на музыку). В общественном транспорте, поезде, самолете можно поработать с документами, почитать.
Чем заполнить пустое время. Не пытайтесь в пустое время браться за сложные или жизненно важные проблемы. Сделать много вы все равно не успеете, однако, прервавшись, испытаете разочарование и раздражение. Резервируйте эти периоды, которые длятся зачастую не более 10–15 минут, для выполнения рутинных, но необходимых задач. В этом случае они не будут довлеть над вами в основное рабочее время.
Краткосрочные дела – это то, что более всего подходит для заполнения пустого времени. Вы можете заняться чем-то из нижеперечисленного – при этом отдавайте предпочтение запланированным делам:
• сделать несколько телефонных звонков;
• подготовить черновики писем;
• подписать некоторые документы;
• составить служебную записку;
• прочесть документы, письма, пробежать глазами статьи;
• просмотреть сообщения, поступившие по электронной почте, и отправить ответы;
• заняться заполнением ежедневника, составлением плана на следующие дни, неделю, месяц;
• подумать над разрешением проблем персонала;
• встретиться с кем-то из коллег или подчиненных;
• заняться краткосрочным и долгосрочным бизнес-планированием;
• записать суждения по поводу новых проектов или схем;
• записать мысли, возникшие в связи с прошедшими собраниями, конференциями и выполненными проектами;
• поразмышлять (идеи – великая вещь!);
• проанализировать свои записи и планы;
• прогуляться или сделать несколько физических упражнений, чтобы встряхнуться;
• привести в порядок рабочий стол;
• подготовить вопросы к собранию, совещанию, сделать наброски к предстоящему выступлению;
• расслабиться и даже вздремнуть: в момент релаксации нередко приходят неожиданные мысли и наилучшие идеи;
• договориться о встречах.
О пользе перерывов в работе. Пустым временем можно воспользоваться, чтобы сделать передышку. В эти минуты полезно расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте возможностью лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения тайм-аута. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете спокойно и более объективно взглянуть на занимающие вас в данный момент проблемы. Кроме того, вы отдохнете, наберетесь сил и энергии.
Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По сути, любая физическая активность обеспечит вам свежесть мыслей. С другой стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенных в кресле в расслабленном состоянии.
Вырабатывайте привычки, уплотняющие время
Полезнейшая привычка – выполнять наиболее ответственную работу в те дни и часы, когда вы обладаете максимальной работоспособностью. В течение дня имеются два интервала наибольшей работоспособности – с 10:00 до 12:00 и с 15:00 до 17:00. Самая высокая производительность труда наблюдается в среду, затем во вторник, четверг, понедельник и пятницу (рис. 1.3 и 1.4).
Рис. 1.3. Работоспособность по дням недели
Чтобы послеобеденный провал в работоспособности не был так велик (не возникала сонливость), приучите себя обходиться меньшим количеством пищи во время обеда.
Достичь больших результатов позволяют следующие привычки, сберегающие время:
• Поместите все материалы для чтения в одну папку. Как только выдается несколько свободных минут, читайте. Берите папку с собой, когда предстоит достаточно продолжительная поездка или вы знаете, что вам придется некоторое время провести в ожидании.
• Если вам предстоит долгая поездка в поезде, запланируйте выполнение нескольких дел: написать в дороге письма, прочитать документы и т. п.
Рис. 1.4. Работоспособность в течение суток
• По возможности совмещайте дела. Слушайте новости, когда одеваетесь по утрам. В транспорте просматривайте периодику. Передавайте бумаги или обменивайтесь информацией с коллегами на собрании, и вам не придется тратить время на встречи с ними.
• Лучший способ внедрить в практику новый порядок выполнения работы – встроить его в привычный ход жизни, сделать элементом каждодневной рутины. Если хотите, к примеру, прекратить терять рабочее время за пресловутой утренней чашкой кофе – поставьте ее на рабочий стол и не притрагивайтесь к напитку, пока не просмотрите поступившую почту. В течение нескольких последующих дней вы будете, спохватившись, опускать чашку на стол после первого глотка, и еще некоторое время вам придется мысленно контролировать эту новую для вас процедуру, но затем нужная очередность будет соблюдаться автоматически: пьете кофе, просматривая почту.
• Прежде чем взяться за дело, подумайте, нельзя ли его кому-нибудь поручить. Ведь дав поручение и занимаясь затем собственной работой, вы экономите время: синхронно решаются несколько ваших задач.
• Если вы из тех, кто работает лучше, находясь под внешним давлением (сроков или санкций за невыполнение), то постарайтесь себе его организовать. Установите для себя более короткие (ложные) сроки реализации задания, которое потом «можно будет доработать». Крупное дело, рассчитанное на длительный срок, разбейте на этапы, так, чтобы осуществлять промежуточный контроль через несколько дней.
• Подавляйте в себе стремление к наилучшему выполнению какой бы то ни было работы. Такой чести в реальности заслуживает лишь небольшая часть наших дел. Например, настраивайтесь только на однократную проверку любой решенной задачи.
• Выбирайте ту форму информирования руководства (коллег, подчиненных), которая требует меньшего времени: телефонный звонок, сообщение по электронной почте, краткая служебная записка, доклад, личная встреча, объявление на совещании. Если же нужно оповестить многих сотрудников, то нет ничего проще и удобнее, чем поместить на информационной доске наиболее важные документы (графики, распоряжения) для общего ознакомления. Особенно если доска установлена в людном, бойком месте. Обычно никто не проходит без того, чтобы остановиться и посмотреть, что там вывешено. Если у вас ее еще нет, обязательно заведите.
• Не тратьте время на споры! Если точка зрения оппонента не вредит делу, то он, в конце концов, имеет на нее право. Мы нередко пускаемся в споры по какому-то второстепенному вопросу лишь для того, чтобы почувствовать вкус победы. Стоит ли это затраченного времени и сил? Не лучше ли направить их на пользу делу? Тем более что побежденные редко благодарны своим победителям – скорее наоборот.
• Вносите сведения о встречах и других обязательных мероприятиях в свой ежедневник или органайзер немедленно по достижении соответствующей договоренности. В начале года заполняйте ежедневник максимальным объемом уже известной вам информации (включая праздники, дни рождения тех, кого вы будете поздравлять).
• После встречи записывайте на обратной стороне визитки, которую вам вручили, полезную информацию. Данные сведения будут весьма кстати при следующем контакте с этим человеком, который может произойти спустя длительное время. На людей производит впечатление, что вы помните дату последней встречи и прочие детали!
• Планируйте общение по различным вопросам в наименее продуктивный период времени (см. рис. 1.3 и 1.4).
• Встречи вне офиса люди часто воспринимают как не столь строго ограниченные во времени. Важно четко указывать период таких переговоров. Например: «У нас есть 40 минут, и я должен исходить из этого». Если людям известны временные границы, более вероятно, что они будут дорожить вашим временем.
• Марку Твену приписывают следующий прием: когда раздавался звонок в его дверь, он надевал пальто. И если посетитель был желанным, он говорил: «Вам повезло, что вы застали меня. Я только что пришел». Если посетитель был нежеланным, он говорил, что сожалеет, но не сможет остаться, ему нужно уходить.
• Сделайте шаблоны всех документов, которые вам неоднократно приходится набирать на компьютере, а также образцы стандартных писем – предложений, благодарностей, отказов.
• Поиск документов будет занимать меньше времени, если организовать систему их хранения. В частности, цветные метки для разного типа документов – финансовых, деловых, личных и т. д. – ускоряют их нахождение.
• Наведите порядок на рабочем столе и в шкафах, иначе вы будете тратить массу времени на поиски нужных документов.
• Делайте впрок закупки канцелярских принадлежностей, мыла, зубной пасты, талонов на проезд и др.
• Покупайте поздравительные открытки единовременно на весь год вперед. Сразу подписывайте адреса (чтобы потом не вспоминать, какая и для кого предназначена); в ежедневнике, органайзере отметьте даты, когда и кого нужно поздравить (открыткой либо по телефону).
• Подарки можно покупать по Интернету, заказывая их доставку по адресу (своему или тех, кого вы поздравляете).
Существуют также манипулятивные способы сэкономить свое время за счет времени других. Однако следует иметь в виду, что всякая манипуляция может стать причиной конфликта:
• Чтобы миновать очередь в приемной шефа, можно предварительно позвонить ему и спросить разрешения зайти, объявив ожидающим в приемной, что вас вызвали.
• На конференции или семинаре можно попросить председательствующего разрешить вам выступить вне очереди, пообещав сократить время своего сообщения. Реально же такой участник выступает столько, сколько и было предусмотрено регламентом.
• Высыпайтесь. Бодрый, хорошо отдохнувший человек имеет более высокую производительность труда. Поэтому не пытайтесь выиграть время за счет сокращения сна. Приучите себя ложиться раньше. Время с 22:00 является самым ценным для сна. Тот, кто ложится в 10 вечера, высыпается за меньшее время и тем самым его экономит. Не смотрите телевизор перед сном: качество телепрограмм редко оправдывает время, которое на них тратится.
• Используйте часть времени нахождения на совещаниях, в очередях или транспорте для статических физических упражнений. Незаметное для окружающих напряжение мышц оказывает такое же оздоравливающее действие, как и динамические упражнения.
• Ходите быстрым шагом. Это сократит пустое время и даст вам состояние бодрости. В метро не стойте на эскалаторе, если можно по нему идти. Вместо ожидания лифта прогуляйтесь по лестнице.
• Находите в жизни веселые моменты. Смех активизирует мыслительную деятельность, нормализует пульс и кровяное давление, а также является одним из лучших способов снять напряжение.
• Создавайте себе хорошее настроение. Оно придает дополнительную энергию. Напротив, в плохом расположении духа все валится из рук. Помните, что, согласно библейской заповеди, «уныние есть грех». Как добиться позитивного душевного состояния?[4] Самый простой способ – подумать о чем-то приятном, заставить себя улыбнуться. После нескольких даже натужных улыбок настроение вдруг улучшается. Утром, собираясь на работу, слушайте любимую музыку, которая позволит настроиться на позитивный лад.
• Отмечайте любой свой успех, даже незначительный, приятными мыслями. Слишком часто мы не обращаем внимания на эти мгновения, торопясь скорее приступить к выполнению следующей задачи. Поступая таким образом, мы лишаем себя одного из величайших удовольствий в жизни – радости победителя, на волне которой дело спорится.