Я попробовал практически все известные системы продуктивности. Я пробовал GTD (Getting Things Done). Какое-то время я пробовал «метод помидора». Я даже пробовал разные вариации метода непрерывной цепочки (Don’t break the chain) из «Сайнфелда»: тебе нужно отметить в календаре каждый день, когда ты успешно выполнял какую-то задачу. Идея заключается в том, что тебе нужно сделать цепочку дней как можно длиннее. Я даже пробовал системы на основе списков, например «Автофокус» (Autofocus). Попробовав все эти системы, я так и не смог найти ту, что подходила бы лично мне. Тогда я решил взять всего понемногу из каждой системы, объединил их с некоторыми инструментами Agile, например доской канбан, и создал собственную систему продуктивности.
В этой главе я расскажу тебе об этом плане продуктивности. Кстати говоря, я использую его даже сейчас, когда пишу эту книгу.
Основная идея заключается в том, что я забиваю неделю небольшими задачами, которые занимают не более двух часов. Для планирования недели я использую так называемую доску канбан. Доска канбан – это обычная доска с несколькими столбиками состояний, в которых могут располагаться задачи. Изначально эти состояния называются «Не начато», «В процессе» и «Выполнено». Однако в моей доске кан-бан столбики обозначают не состояние, а дни недели.
Книжная рекомендация: советую к прочтению «Введение в Канбан» Маркуса Хаммарберга и Иоакима Сандена («Kanban in Action», Manning, 2014).
Чтобы не отвлекаться от выполнения задач, я использую «метод помидора». С помощью этого метода я также могу отслеживать время, уходящее на выполнение той или иной задачи. Подробнее об этом методе мы поговорим в следующей главе.
Мое планирование начинается на уровне кварталов. Я делю весь год на четыре квартала по три месяца в каждом. Когда я занимаюсь квартальным планированием, я придумываю один большой проект, которым я буду заниматься все три месяца. Дополнительно я планирую несколько целей поменьше. Затем думаю о том, что буду делать каждый день или неделю. Чаще всего это планирование выполняется с помощью приложения Evernote. Я составляю общий план того, что хочу сделать за квартал. Так я могу получить четкое представление о главной цели и о ее достижении и сконцентрироваться на главном.
Некоторыми из моих квартальных целей было написание этой книги, создание курса «Как продвигать себя как разработчика»… А иногда я брал большой перерыв и не ставил перед собой никаких целей. У разработчика ПО могут быть квартальные цели: например, изучение нового языка программирования или методики, создание первого приложения для iOS, получение сертификата или даже поиск новой работы.
В первый день каждого месяца я распечатываю календарь и пытаюсь спланировать дни, когда я буду работать. Конечно, я отмечаю дни приблизительно; но даже так я могу примерно оценить, сколько работы я сделаю в этом месяце. Я просто беру пункты из квартального плана и смотрю, когда можно ими заняться.
Я также планирую ежемесячные дела. Например, в начале месяца я создаю видео для YouTube на весь месяц, и на это уходит практически целый день.
Каждое утро понедельника я начинаю с планирования недели. Раньше при работе с доской канбан я использовал инструмент Trello, но в последнее время я использую приложение Kanbanflow (http://simpleprogrammer.com/ss-kanbanflow), потому что там есть встроенный таймер «помидора». У моей доски есть столбцы для каждого дня недели, а также столбцы «Сегодня», в которые я помещаю запланированные на этот день задачи, и столбцы «Выполнено», в которых находятся выполненные задачи. У меня также есть столбец «На следующей неделе», куда я помещаю все задачи, которые я не смог выполнить на этой неделе, или все, что мне нужно сделать на следующей неделе.
Я начинаю с просмотра списка еженедельных задач. Я создал этот список в Evernote, и там перечислено все, что мне нужно делать каждую неделю. Вот пункты из моего списка:
• создание постов для блога;
• создание видео на YouTube;
• создание поста в блоге о новом видео;
• создание поста в блоге о новых эпизодах подкаста;
• создание субтитров для подкаста и их редактирование;
• написание новостной рассылки;
• планирование контента в социальных медиа на текущую неделю.
Простое недельное расписание на доске канбан
Я планирую эти задачи с помощью карточек в Trello или Kanbanflow. Для каждой карточки я оцениваю, сколько «помидоров» потребуется на их выполнение («помидор» – это 25 минут непрерывной работы). Например, я могу делать около 10 «помидоров» каждый день. В первую очередь я добавляю именно эти задачи, так как понимаю, что их нужно выполнять каждую неделю.
После того как я добавил обязательные задачи, просматриваю календарь на предмет встреч, на которые уйдет целый день. В эти дни я либо создаю карточки, представляющие эти встречи (если они связаны с работой), либо сокращаю количество «помидоров» на этот день.
Расписание еженедельных задач
Наконец, я помещаю туда всю запланированную на неделю работу. Для каждой задачи я добавляю отдельную карточку. Обычно я даю слабину и оставляю немного свободного времени, планируя всего лишь девять «помидоров» в день.
В этот момент у меня складывается четкое представление о том, чем я буду заниматься эту неделю. Я считаю эти планы очень точными.
Я могу расставить акценты для определенных задач и перемещать карточки с теми задачами, которые мне кажутся самыми важными. Так я уверен в том, что точно выполню эти задачи. С помощью недельного планирования я знаю, куда и на что тратится мое время.
Каждый день я начинаю с тренировки, а затем принимаюсь за работу. Я делаю это, чтобы в течение дня меня ничто не отвлекало. Как только я готов начать работать, первое, что я делаю, – это планирую день.
Чтобы спланировать свой день, я перемещаю карточки из соответствующего дня в столбик «Сегодня» и расставляю их в порядке важности. Сначала я стараюсь работать с самыми важными задачами. Еще я корректирую задачи на текущий день и добавляю уточнения, если задачи недостаточно описаны в карточке. Я просто хочу убедиться, что знаю, что делаю. Благодаря этому я не начну прокрастинировать и тратить время на побочные задачи.
Как только я распланировал свой день, я возвращаюсь и вношу небольшие изменения на оставшуюся неделю. Иногда я делаю больше работы, чем ожидал, из-за чего мне приходится перемещать карточки или добавлять новые. Иногда я делаю меньше запланированного, так что мне снова приходится вносить изменения или переносить некоторые карточки на следующую неделю.
Итак, я готов к работе. Чтобы сконцентрироваться на выполнении одной задачи и не отвлекаться, я использую «метод помидора». Мы подробно рассмотрим этот метод в следующей главе.
Следует уточнить: если ты хочешь стать эффективным, то тебе следует забыть о концепции «доделывания задач». Что я имею в виду? Если я думал, что на выполнение одной задачи мне потребуется один «помидор», но на самом деле их требуется четыре, я даже не буду пытаться выполнить другие задачи, отложенные на этот день, в этот же день или в течение недели. Моя цель состоит в выполнении определенного количества «помидоров», а не заданий. Если ты начнешь концентрироваться на выполнении десяти задач, то у тебя просто будет славный to-do список, и в конце концов ты снова столкнешься с проблемами to-do списков. К тому же в некоторые дни случаются неожиданные ситуации, из-за чего я не могу выполнить все «помидоры» этого дня. Если я могу сделать планирование на некоторое время вперед, я составляю план, а также выполняю несколько «помидоров» заранее. Если я не могу этого сделать, то никак не пытаюсь компенсировать это. Лучше быть стабильным, а не время от времени внезапно кидаться на что-то новое. Подумай об этом.
В течение дня ты можешь столкнуться со множеством раздражителей. Как только ты садишься за работу, начинает звонить телефон. На экране всплывает уведомление. Кому-то понравился твой пост. О нет, приближается очередной конец света – самое время посмотреть новости. Конечно, ты не можешь избежать всех раздражителей, но при должных усилиях ты можешь избавиться от большинства из них.
Я стараюсь как можно меньше сталкиваться с раздражителями, так как они главные убийцы продуктивности. Я работаю из дома, так что мне чуть легче, чем работающим в офисе, но это все равно сложно. Мой телефон всегда стоит на беззвучном режиме. Если семьи и друзья находятся дома, то они знают – меня нельзя беспокоить, особенно когда я работаю над «помидором». Если им что-то нужно, они либо отправят сообщение, либо выглянут из-за двери и дадут о себе знать, конечно, если не случилось что-то чрезвычайное.
Что я делаю еще, чтобы не отвлекаться? Я не отвечаю на электронные письма в течение рабочего времени. Во время перерывов я часто проверяю электронную почту, чтобы не пропустить важное или срочное письмо; если таких писем нет, то я отвечаю на сообщения только вечером. Обрабатывая все письма за один раз, я работаю намного эффективнее. Возможно, я мог бы стать еще продуктивнее, если бы избавился от привычки проверять электронную почту, но это выше моих сил – я всего лишь человек…
Я также выхожу из всех учетных записей или ставлю статус «Не беспокоить» во всех социальных сетях, где меня могут отвлечь. По правде говоря, я считаю социальные сети пустой тратой времени. Чаще всего электронная почта работает намного лучше, так как я могу отвечать на письма тогда, когда захочу, вместо того чтобы отвлекаться на раздражители во время концентрации.