3. Когда диаграмма заполнена, попросите участников выбрать наиболее значимые причины, которые, по их мнению, в первую очередь вызывают существующую проблему. Для этого лучше использовать голосование: раздайте участникам от трех до пяти клейких меток, чтобы они могли выбрать основные причины рассматриваемой проблемы. Причины (1–3), которые собрали максимальное количество меток, команда берет в дальнейшую работу.
4. Резюмируйте выявленную проблематику, решение которой команда будет искать на следующих этапах.
Результат: выявлены ключевые причины существующей проблемы.
Пример проблем: системные сбои процессов, недобросовестность поставщиков, невыполнение плана, низкое качество продукции, текучка персонала, слабая вовлеченность сотрудников, халатность на производстве.
Нюансы: этот инструмент можно использовать как для работы со всей группой, так и для работы с подгруппами. Например, когда у нас появился список ключевых проблем в организациях, можно взять три самые важные из них и разделить участников на три подгруппы, которые будут параллельно работать с тремя проблемами.
Специфика: прежде чем использовать эту диаграмму, команду нужно с ней подробно ознакомить, привести примеры, чтобы каждый участник разобрался, что именно и для чего сейчас нужно будет делать. Пример и письменную инструкцию (как работать) лучше оставить на видном месте, чтобы участники в любой момент могли свериться с ней.
Материалы: доска или флипчарты, цветные маркеры, стикеры, шаблон «скелета рыбы».
Глава 8. Инструменты для поиска идей/предложений на этапе «Поиск и отбор решений»
Как понятно из названия этапа, «Поиск и отбор решений» делится на две смысловые части. Сначала мы собираем максимальное количество идей и предложений от всех участников. У каждого из них свой опыт и свое видение проблемы, и задача фасилитатора – собрать как можно больше альтернативных мнений. Обычно на этот процесс уходит достаточно много времени, здесь используются разные форматы и методы, чтобы получить большое поле идей.
Как мы уже говорили, искать идеи и придумывать решения нам помогает дивергентное мышление. Нам необходимо, чтобы команда фонтанировала идеями, чтобы люди были на энергетическом подъеме и говорили, предлагали, творили, даже если некоторые идеи будут «в порядке бреда». Важно, чтобы в этот момент у участников было отключено критическое мышление. Поэтому фасилитатор должен убрать любую возможную критику. Почти в каждом коллективе есть свой зануда, и если такой на этапе поиска решений начинает делиться опасениями и беспокойством, то нужно вежливо его прервать и обратить внимание на то, что критика идей у нас тоже запланирована, его звездный час наступит чуть позже.
Помочь разогреть «творческую мышцу» может небольшое креативное упражнение из серии «Придумайте 10 методов применения скрепки» или «Найдите 5 оригинальных методов использования спичек».
Хотим обратить ваше внимание, что для генерации идей во время сессии можно использовать сразу несколько инструментов: сначала попробовать один, потом другой – ведь чем больше «подходов к творческому снаряду» команда сделает, тем больше разных и оригинальных идей получится.
Это прекрасный инструмент для поиска решения. С его помощью можно собрать мнение людей по заданному вопросу, их предложения или варианты решения проблемы. Также его используют, когда после этапа прояснения необходимо, чтобы команда выбрала те вопросы, темы, критерии, которые нужно обсуждать и по которым необходимо достичь договоренности.
Почему его назвали открытым? Потому что, работая с ним, команда действительно старается быть открытой ко всем идеям. Благодаря тому, что вначале каждый участник записывает свои предложения, общее поле идей становится разнообразным.
Этот инструмент позволяет максимально вовлечь каждого члена команды, ведь когда стикер с твоей идеей висит на доске, на всеобщем обозрении, ты чувствуешь свою причастность к тому, что происходит, важность своего мнения и на полную включаешься в работу.
Этот инструмент хорошо работает даже с профессиональными спортсменами, которые обычно не отличаются разговорчивостью. Но даже они обязательно что-то пишут на стикерах, а значит, отправляют свою идею в общее поле обсуждения. И это ценно как для участников, так и для общего результата.
Для сбора идей фасилитатору необходимо подготовить ключевой вопрос сессии (как это сделать, мы расскажем в отдельной главе). Примеры такого вопроса на этапе сбора идей:
«С помощью чего мы можем увеличить прибыль на 15 %?»
«Как мы можем нивелировать риски, связанные с действиями конкурентов?»
«Какие правила в команде помогут нам более эффективно взаимодействовать?»
Цель: сбор идей, предложений, решений по обсуждаемому вопросу, достижение консенсуса.
Условия применения: заранее сформулирован вопрос по задаче или проблеме.
Как применять:
1. Объясните группе, что сейчас будете проводить открытую структурированную дискуссию. Познакомьте участников с целью встречи и вопросом для обсуждения. Попросите каждого участника индивидуально ответить на вопрос, записывая все свои мысли на модерационные карты или на стикеры.
Раздайте участникам карты или стикеры, маркеры. Ознакомьте их с правилами:
• на первом этапе каждый участник работает индивидуально, фиксирует свои мысли на карточке;
• на одной карточке только одна идея;
• необходимо писать максимально крупно и разборчиво, потому что будем дальше с ними работать и сделаем фотопротокол;
• ответ на вопрос нужно писать достаточно развернуто (три-пять слов, а не одно);
• на индивидуальную работу по заполнению карт выделяется 5 минут.
Нюанс: если группа маленькая, то не ограничиваем количество карт, чтобы было больше идей. Если у нас 12–15 человек, то просим каждого подумать, накидать список идей и лучшие три записать на карты.
2. Сообщите участникам, что теперь переходим к формированию общего поля идей всей нашей команды. Объясните, что будете показывать карточку и зачитывать то, что на ней написано, затем размещать на общей доске, объединяя их по смыслу.
Соберите со всех участников карточки и перемешайте их, чтобы исключить возможность того, что вы озвучите подряд высказывания одного члена команды: это ведет к лишнему напряжению того, чье мнение рассматриваем, и расслаблению остальных участников, потере ими фокуса внимания.
Нюанс: если группа большая, то разделите ее на отдельные подгруппы, каждую усадите за отдельный стол. Пусть в этих подгруппах они обсудят идеи друг друга, уберут дублирующие друг друга предложения, выберут лучшие, те, которые после передадут фасилитатору для голосования.
Введите дополнительные правила для группировки идей:
• если мысли сформулированы непонятно, у участников остались вопросы, то пусть не стесняются их задавать;
• комментирует то, что написано, только автор;
• не более 30 секунд на комментарий по каждой карте;
• за автором последнее слово, именно он решает, в какой кластер отнести его карточку.
Нюанс: если группа не согласна с тем, в какой кластер автор хочет разместить свое предложение, то можно сделать дубликат и, обозначив его молнией, поместить карточку и туда, куда хочет группа, и туда, куда хочет автор.
Дальше проведите группирование, обсуждение этих карточек. В результате образуются несколько кластеров ответов на вопрос. Все карточки разложите по кластерам.
3. Когда все карточки закончились – все распределились по кластерам, – переходите к придумыванию заголовков (названий) для каждого из них. Дайте названия всем кластерам, в которых сформулируйте суть, ключевую идею, основный смысл этой группы карт.
Для этого попросите участников посмотреть на кластеры идей, которые получились, выделить в них ключевые слова, которые чаще встречаются (можно прямо маркером подчеркнуть их в картах), и сформулировать заголовок этой группы идей. Будет здорово, если он будет состоять не из одного, а из двух-трех-пяти слов.
Согласованное название зафиксируйте на отдельной карте другой формы и закрепите сверху кластера.
4. После того как заголовки сформулированы, нужно с группой обсудить приоритетность, чтобы выбрать те кластеры, с которыми дальше будете работать.
Заранее подготовьте вопрос, который поможет им это сделать. Например: «Что нам важно реализовать в первую очередь?»
Задайте этот вопрос группе. Проследите, чтобы он был зафиксирован на доске. Раздайте участникам клейкие метки для голосования. Вводим правило о том, что одна метка может быть поставлена только на один кластер идей.
Количество меток, которые раздаем, чаще всего определяем по формуле: количество меток равно количеству кластеров, деленное на два.
Пусть все участники наклеят свои метки, а затем сами подсчитывают их количество у каждого кластера, чтобы сформировать их рейтинг.
5. Обсудите с группой полученный рейтинг. Задайте участникам такой вопрос: «Что в результатах голосования вы видите интересного, важного?»
Именно в этот момент и произойдет дискуссия, в которой участники как раз и договорятся. Иногда бывает, что, несмотря на рейтинг голосования, в процессе обсуждения они могут переубедить друг друга и выбрать для дальнейшего обсуждения тему, которая, возможно, и не попала в топ рейтинга.
Именно в такой дискуссии часто происходит достижение консенсуса командой – когда один участник написал на карточке свою мысль, а потом вся группа ее обсуждает и если чего-то не понимает, то задает уточняющие вопросы автору, а он поясняет свои идеи.
В итоге появляется некоторое количество согласованных проблем либо согласованных решений.
Обратите внимание, что для эффективного использования этого инструмента следует соблюдать технологию: ни в коем случае не надо клеить сразу все карточки на доску, а потом их всем скопом обсуждать, это приведет к «базару», а не структурированной дискуссии. Нужно работать с каждой карточкой по отдельности.