• проведении совещаний, рабочих встреч, при регулярных встречах команд;
• стратегическом планировании;
• старте и реализации проектов;
• планировании и проведении организационных изменений, трансформаций компании;
• развитии отношений между членами команды, выработке правил взаимодействия и совместной работы, формировании культуры сотрудничества и вовлеченности;
• оптимизации бизнес-процессов и внедрении улучшений;
• разработке инноваций.
Наверное, каждый сталкивался с бесконечными совещаниями, на которых полчаса обсуждают неожиданный уход в декрет ключевого специалиста, хотя на самом деле собрались определиться с планами на квартал.
Поэтому так нужен фасилитатор – тот, кто управляет процессом обсуждения, вовлекает участников и структурирует работу группы.
Использование фасилитации дает нам три основных преимущества: скорость, креативность и эффективность.
1. Скорость. За меньшее время можно сделать намного больше, если не отвлекаться на разговоры о декретах, отпусках и новостях. Фасилитация помогает:
• сфокусироваться на ключевых вопросах;
• быстро продвигаться даже по сложным темам с полным вовлечением каждого участника дискуссии.
Например, недавно на стратсессии одного из крупнейших маркетплейсов мы разбирались, как выстроить систему управления материально-техническими средствами внутри компании. Из-за перехода на удаленку потребность в ноутбуках выросла в разы, но доставлять их вовремя стало не так-то просто: СВО и санкции затруднили логистику. Потребовалась продуманная система, которая бы связала разные подразделения компании: административно-хозяйственный отдел, отдел управления персоналом, бухгалтерию, технический отдел, IT-подразделение, службу безопасности и другие.
Проблема усугублялась тем, что компания активно росла: новые отделы и подразделения появлялись регулярно, а протоколы коммуникации и согласования еще не были разработаны. Кроме того, не было единой системы учета: разные отделы использовали разные программы и приложения или и вовсе фиксировали все на бумаге.
Необходимо было собрать все пазлы в одну картинку – разработать систему, которая была бы понятна, удобна и отвечала бы запросам всех департаментов. Несколько раз руководители отделов собирались своими силами, чтобы навести порядок в этом хаосе. Встречи проходили бодро, все были полны энтузиазма, выдвигали множество предложений, но в итоге расходились, так ни о чем и не договорившись. Каждый старался продавить оптимальное решение именно для своего департамента, не обращая внимания на то, что другим подразделениям оно не так удобно.
Мы помогли лидерам подразделений выйти из колодца личных интересов и создать общее видение идеальной автоматизированной системы управления материально-техническими средствами компании, сформулировать основные критерии ее эффективного функционирования и требования к ней от каждого подразделения.
С помощью опытного фасилитатора всего за одну сессию команда достигла прогресса в решении проблемы, которая до этого ставила в тупик. Все оказалось просто, потому что на этой сессии пошли по правильному пути: от общего к частному, а не наоборот, как делали на протяжении уже довольно долгого времени. И, самое главное, энергия, которая ранее тратилась на конкуренцию, была направлена на реализацию общего видения. Инструменты фасилитации помогают за счет разницы взглядов участников получить новый результат, таким образом создавая дополнительное пространство для креативности.
2. Креативность. Фасилитация помогает:
• избавиться от формальностей, выйти за рамки рутины и расширить горизонты мышления;
• стимулировать творчество участников, генерировать классные идеи и рабочие решения;
• настойчиво, шаг за шагом, продвигаться по проблемам и вариантам решений, попутно преодолевая всевозможные трудности обсуждения.
Чем больше участников, чем они разнородней (из разных департаментов, разных уровней ответственности), тем больше вероятность найти действительно неожиданное решение.
Например, когда собираем людей на креативную сессию для разработки нового бренда компании, зовем не только маркетологов и PR-менеджеров, разработчиков продукта и сторонних экспертов из креативных рекламных агентств, но и заманиваем кого-нибудь из сейлзов, бухгалтерии или IT-специалистов.
3. Эффективность. Если процесс обсуждения организован правильно, то заметно повышается качество результатов. Фасилитация помогает:
• включить в работу все умы, чтобы они внесли свой вклад в итоговый результат;
• присвоить участникам результаты проделанной работы;
• сформировать четкие планы и определить реальные сроки их выполнения.
В одной компании регулярно проводятся стратегические сессии с видением на три года вперед: прописываются цели, детально просчитывается все, что нужно для их достижения. Руководство компании порекомендовало всем подразделениям поработать с фасилитаторами. Из восьми подразделений два отказались от такой возможности и принципиально решили проводить все внутренние промежуточные встречи без посторонней помощи.
В итоге те группы, что работали с фасилитатором, добились результатов: они прописали цели, средства и способы их достижения, выявили риски и получили подробную дорожную карту того, что и как нужно сделать в течение года. А два подразделения, которые ушли в самостоятельное плавание, за то же самое время, несмотря на большое количество встреч, десятки часов разговоров и споров, не сделали и половины из того, что удалось их коллегам. Естественно, после этого им уже в директивном порядке было предписано проводить поддерживающие сессии с фасилитатором.
Еще одно значимое преимущество применения фасилитации в том, что если человек сам пришел к решению, то он уверен в нем и предан ему, а значит, готов его отстаивать и реализовывать. Именно на этом основывается фасилитирующее лидерство, о котором мы подробно расскажем в третьей главе.
К сожалению, при всей своей эффективности, фасилитация групповой работы – не волшебная палочка и не панацея. Всегда важно оценивать, есть ли необходимость в проведении фасилитированной сессии групповой работы для достижения имеющихся целей. Ведь для проведения качественной сессии требуются ресурсы: время на подготовку и проведение, люди, материалы (стикеры, метки для голосования), оборудование (доски, флипчарты), онлайн-доски, платформы.
Точно не нужно использовать фасилитацию, если:
1. Нет времени на обсуждения, критически важно быстро принять решение.
2. Решение уже принято, не нужны «чужие мозги».
3. Можно достичь целей другими, более удобными для этого методами (рассылка, звонок, опрос, информирование…), или есть возможность получить сопоставимые результаты менее затратным способом.
4. Нет фасилитатора и/или никто из группы не готов взять на себя эту роль.
5. Руководитель или лидер не готов слушать мнения других.
В XXI веке фасилитация стала неотъемлемой частью эффективного управления и развития групп и организаций. Сегодня это популярный инструмент, который помогает бизнесу расти и развиваться, несмотря на наступившую эпоху глобальных перемен. Она применяется в образовании и здравоохранении, в социальном предпринимательстве, в правительстве, в угольных шахтах и даже в детских садах.
А в корпоративной среде без фасилитации просто никак. Внутренние фасилитаторы есть в таких компаниях, как «Сбер», «Ростелеком», «Магнит», «Авито», «Вымпелком», «Альфа-банк», X5 Group. Собственно, одно из наших основных направлений деятельности – обучение и формирование института корпоративных фасилитаторов. Например, для «Сбера» за последние два года мы подготовили 150 таких специалистов. Среди них есть как руководители, так и HR-менеджеры и рядовые сотрудники.
Саммари
1. Хотя современная фасилитация появилась в середине XX века, ее истоки можно найти в древних традициях австралийских аборигенов решать все насущные вопросы, собравшись вокруг костра, или в более знакомой нам форме общественной дискуссии – новгородском вече.
2. Фасилитация – это бизнес-инструмент, который помогает решать рабочие вопросы группами людей: совместно обсуждать и договариваться, находить решения.
3. Задача ведущего-фасилитатора – упростить процесс обсуждения, сделать его управляемым, эффективным и приносящим удовольствие всем участникам.
4. Сегодня фасилитация широко применяется как в крупных компаниях, так и в небольших командах, как в коммерческих компаниях, так и в общественных объединениях, образовательных и государственных учреждениях.
5. Фасилитацию не нужно применять, если решение уже принято, не нужно другое мнение или проще решить вопрос другим инструментом, например звонком или письмом.
6. Использование фасилитации в рабочих встречах и на корпоративных мероприятиях дает нам три основных преимущества: скорость, креативность и эффективность.
Глава 2. Какова роль фасилитатора и как ее играть
Как вы думаете, если в разгар сессии вдруг воцарилась мертвая тишина, а фасилитатор не спешит ее нарушать, то это хороший специалист или нет? А если наоборот – сессия идет феерически бодро, фасилитатор яркий, интересный, вдохновляет команду, красиво говорит, перефразирует слова участников и расшифровывает их мысли, дает классные подсказки и советы, – то настоящий ли он профи?
Прочитав эту главу, вы точно найдете ответы на эти вопросы. Но для начала давайте все-таки разберемся, а кто же такой фасилитатор. Его шапку может надевать как руководитель, так и эйчар, тренер, консультант, коуч, scrum-мастер и даже кто-то из команды… А еще фасилитатор может быть внутренним или внешним. Вот такой загадочный персонаж получается.
Фасилитатором называют человека, чья основная задача – управлять процессом групповой работы: генерацией идей, анализом информации, поиском и принятием решений, определением целей и достижением договоренностей.