4. Участники зафиксировали ценность того, что происходило на сессии. Ведь, как мы уже говорили, нужно, чтобы встречи были не только эффективными, но и доставляли людям удовольствие. А короткий позитивный фидбэк как раз этому способствует.
И все это можно реализовать с помощью «Чек-аута» – очень просто и быстро. Фасилитатору нужно заранее подготовить один, два или три вопроса для участников. Если у нас мало времени, то, естественно, будет только один вопрос. А если осталось достаточно много времени на финише и нам необходимо углубиться в какую-то тему, то можем задать больше вопросов.
Существует два варианта использования этого инструмента:
1. Самый простой. Когда задаем вопрос команде, визуализируем его – вешаем на видном месте. Даем 30 секунд на то, чтобы каждый мог спокойно обдумать ответ. А затем просим всех присутствующих высказаться по этому вопросу.
2. Письменный, чуть сложнее. После того как озвучили вопрос команде, просим их подумать и записать ответ на стикер, потом каждому нужно будет вывесить свой стикер на общую доску и поделиться своими мыслями с окружающими.
Примеры вопросов:
«Достиг ли я своей цели?»
«Какое самое важное открытие сегодняшнего дня?»
«С чем я выхожу со встречи?»
Наш любимый вопрос:
«Что для меня сегодня было важным и ценным?»
На него всегда отвечают удивительно разнообразно. Для кого-то важно, что команда впервые за долгое время собралась в одном помещении, а не в окошках Zoom, кто-то рад, что наконец-то удалось поговорить о давно наболевшем, а кто-то разобрался в полезной технологии/методике.
Что делать, если на этом этапе все-таки всплыл негатив? Например, кто-то недоволен тем, что на кофе-брейке не было бутербродов… Фасилитатору нужно поблагодарить и за такую обратную связь, признать, что это было ценно. Пообещать в следующий раз учесть высказанное пожелание.
Цель: помочь участникам подвести итоги встречи, закрепить позитивные эмоции.
Как применять:
1. Задайте участникам 1–3 коротких вопроса, их нужно вывесить на доску. Примеры вопросов:
«Насколько я был активен сегодня в групповой работе?»
«Что я сегодня положу в свою копилку инструментов?»
«За что я из будущего поблагодарю себя сегодняшнего?»
2. Попросите подумать над ответами 30 секунд и высказаться по очереди.
Результат: понимание пользы групповой работы, общего и личного результата, эмоционального состояния участников.
Специфика: довольно быстрый метод, на один вопрос достаточно 5–10 минут, вопросы нужно заготовить заранее. Рекомендуется в группе не более 20 человек, иначе будет долго и скучно слушать.
Материалы: стикеры и маркеры, если мы хотим, чтобы участники сначала записали свои мысли.
Глава 12. Принципы подбора инструментов фасилитации
Во второй части книги мы вас познакомили с 29 универсальными инструментами, которые можно использовать практически в любой сессии. Как мы уже говорили, в фасилитации используется намного большее количество инструментов – более 500! И регулярно появляются новые, обычно когда кто-то дополняет или дорабатывает уже существующий инструмент или миксует несколько из них.
Если вы начинающий фасилитатор, то рекомендуем для начала отработать базу, которую мы вам дали. Выберите по одному инструменту на каждый из этапов сессии и используйте их на практике. А для следующей сессии возьмите уже другие методы. Так буквально за 5–7 сессий вы попробуете все основные техники и составите на их счет собственное мнение. Потом можно чуть снизить темп: в каждую сессию добавляйте по одному новому инструменту – так и вам, и командам будет интереснее.
Знаете, как в издательском бизнесе важна начитанность, так и в фасилитации (по аналогии с дизайном, изобразительными искусствами и рекламным бизнесом) важна насмотренность. Рекомендуем посещать сессии внутри своей компании, тренинги по фасилитации, смотреть вебинары, а также ходить на супервизии (да, и у нас такое тоже имеется, как и у психологов). Кстати, мы тоже проводим встречи в формате супервизий – всегда рады дать совет, помочь разобраться в трудном запросе и поделиться своей экспертизой с коллегами.
Для полноценного знакомства с методом недостаточно просто прочитать о нем – необходимо увидеть, как другие фасилитаторы его применяют, познакомиться с их интерпретацией. Изучая новые инструменты, подсматривая, как с ними работают коллеги, вы день за днем собираете ваш собственный инструментарий, то, на что будете опираться в дальнейшей практике.
Со временем вы сами станете адаптировать техники под цели и задачи конкретных сессий. Например, если метод комплексный, в нем есть две части – как в «Мировом кафе», когда мы сначала собираем идеи, а потом их анализируем и делаем выбор, – но вам для решения задачи нужна только первая часть, то, естественно, вы используете только первую часть, модифицируя инструмент под себя. Или если в описании техники рекомендовано задать три вопроса, а вам нужно узнать ответ только на один вопрос, то и задавайте один.
Запомните, пожалуйста, что в работе фасилитатора творческий подход приветствуется! Со временем вы научитесь креативно дорабатывать и трансформировать некоторые инструменты, а некоторые и объединять, если это будет вам необходимо.
Когда вы начнете использовать описанные нами техники, вас ждет приятное открытие: многие из них можно использовать для разных задач и на разных этапах сессии. Да, скорее всего, инструмент, который мы рекомендовали использовать на одном этапе, окажется не менее эффективен и на другом.
Например, «Эмоциональные карты» очень хорошо работают не только на этапе открытия, когда мы знакомимся с участниками, но и когда нам нужно поговорить о проблемах или о будущем, а также и на этапе закрытия, когда раздаем карты участникам и спрашиваем их: «Ребята, какой для вас результат у нашей сегодняшней сессии?»
Кто-то из участников вытаскивает карту «Рынок», на которой изображены овощи и фрукты, и интерпретирует ее так: «Вот столько плодов у нашей сессии, мы сегодня столько создали гениальных продуктов». А кто-то выбирает карту «Улей» и поясняет: «В улье вроде бы всегда такой хаос творится, вроде бы всех много, но при этом каждый знает, что он делает, и у нас все получается!»
Или, например, знакомый нам «Открытый сбор идей» можно использовать не только на этапе поиска идей, но и на этапе прояснения, для этого только нужно подобрать соответствующий вопрос. Если для поиска идей мы просили участников предложить решения проблем («Как увеличить продажи?»), то на этапе прояснения вопросы будут другие, помогающие разобраться в том, какая задача у команды на эту конкретную сессию:
«С какими трудностями мы регулярно сталкиваемся?»
«Что мотивирует и демотивирует нас в работе сегодня?»
«О чем нам сегодня важно договориться?»
«По каким критериям мы будем оценивать решение, которое мы выработали сегодня?»
Поэтому изучайте методы, используйте их на реальных сессиях и познавайте широту их диапазона. Мы разработали несколько сценариев сессий исключительно на основе тех инструментов, о которых вам рассказали. Они ждут вашего внимания в конце книги, и по ним спокойно и уверенно можно провести вашу ближайшую сессию.
При проектировании сессии, после определения целей встречи и форматов результата, фасилитатор выстраивает логику сессии – исходя из проблем, из желаемого результата, из типа сессии и структуры результативной сессии (о которой мы говорили выше). Затем начинает подбирать под каждый этап сессии конкретные инструменты групповой работы.
Как вы уже поняли, на каждом из этапов могут быть использованы разные инструменты. Как же их выбирать из множества? Мы используем 7 принципов подбора:
1. Вписываются в логику сессии и работают на результат.
2. Учитывают специфику аудитории, прошлый опыт участников.
3. Подходят под количество участников.
4. Учитывают групповую динамику.
5. Их можно реализовать в заданных организационных рамках (время, место).
6. Отвечают пожеланию заказчика.
7. Создают вау-эффект для участников.
1. Инструменты вписываются в логику сессии и работают на результат, если они помогают достичь целей этапа или сессии. Например, нам нужно открыть сессию и запустить диалог. «Эмоциональные карты» подходят для этого, а вот «Диаграмма Исикавы» с ее не самым простым анализом проблем точно нет. И наоборот, если встреча проводится для анализа проблем, творческие методы для поиска решений в таком случае неуместны.
Попробуйте представить, как пройдет встреча, какой будет настрой у участников, если мы начнем общение так: «Коллеги, привет! Пожалуйста, по очереди расскажите, с какими проблемами вы столкнулись в этом квартале».
Наш опыт подсказывает, что команда просто не станет отвечать на этот вопрос, тема вызовет у участников лишь сопротивление и напряжение: они еще к ней не готовы, фасилитатор не разогрел их. А все из-за того, что для этого этапа сессии выбран неподходящий инструмент.
Также фасилитатору следует учитывать, что результаты одного этапа работы должны становиться своеобразной точкой входа для следующего. Например, если мы проанализировали проблемы, нашли их причины, то, отталкиваясь от этих причин, мы будем искать решения. Таким образом, то, что мы наработали на предыдущем этапе, у нас идет в работу на следующем. Если мы определили стратегическое направление на предыдущем этапе, то на следующем этапе мы прописываем, как будем его достигать и развивать.
Поэтому рекомендуем идти по логике сессии, подбирая инструменты так, чтобы они вписывались в нее и работали на каждый этап. Если нужно провести анализ сложившейся ситуации, значит, на выходе после применения инструмента должен быть вывод на основе проделанного анализа. А если команда занималась поиском идей/решений, то на выходе должен быть составлен их список.