2. Подумайте, какой вопрос-трейлер используете в начале ближайшего обсуждения для прояснения позиций участников.
3. На ближайшей встрече вашей команды используйте «Чек-ин» и «Чек-аут». Вопросы для них выберите из предложенных в описании этих инструментов или придумайте свои.
4. Опробуйте разные способы выбора идей или принятия решений в ваших обсуждениях и посмотрите, какой эффект они произведут на участников.
Саммари
1. Инструменты универсальны, их более 500! Поэтому набирайте себе портфель постепенно: начинайте с наиболее понятных и понемногу добавляйте новые.
2. Важно разнообразие инструментов, чтобы и вам, и участникам они были интересны. Используя одни и те же инструменты, вы, конечно, дойдете до вершин мастерства, но есть риск, что скоро вам надоест процесс, а для участников из команд, с которыми вы часто взаимодействуете, сессия станет во многом предсказуема.
3. Используйте 7 принципов подбора инструментов, они должны:
• вписываться в логику сессии и работать на результат;
• учитывать специфику аудитории, прошлый опыт участников;
• подходить под количество участников;
• учитывать групповую динамику;
• быть реализуемы в заданных организационных рамках (время, место);
• отвечать пожеланию заказчика;
• создавать вау-эффект для участников.
4. Создание дизайна сессии – это творческий процесс, экспериментируйте! Но помните о заказчике и запросе: желательно тестировать и дизайн сессии, и вопросы, и форматы обсуждения на заказчике и целевой аудитории.
Часть третья. Практическое руководство по подготовке и проведению сессий
Глава 13. Проектирование сессий
Для того чтобы сессия прошла действительно эффективно, фасилитатору нужно правильно ее спроектировать:
1. Снять запрос с заказчика, сформулировать с ним цель сессии.
2. Создать сценарий мероприятия, отвечающий целям сессии.
3. Проанализировать сценарий, убедиться в его корректности, утвердить его с заказчиком.
Общение с заказчиком, снятие с него запроса, уточнение целей – принципиально важный момент. Нужно выяснить, что хочет клиент и возможно ли этого достичь с помощью инструментов фасилитации.
Часто запрос на сессию звучит так: «Хочу увеличить продажи на 30 %». Очевидно, что за два-три часа обсуждения – и даже за целый день или три дня – продажи мы не увеличим. Это изначально неверная формулировка для цели сессии. Что же мы можем сделать в таком случае?
Нужно помнить, что цель встречи отличается от бизнес-цели клиента. Например, если актуальная цель бизнеса – это увеличение продаж, можно посвятить сессию разработке предложений для увеличения продаж, договориться о конкретных действиях для достижения этой цели или придумать специальный проект.
Важно, чтобы цель сессии была реалистичной и достижимой за то количество времени, что на нее выделено. Например, мы часто используем в формулировках такие фразы: «разработать план», «договориться о ролях и ответственности», «найти конкретное решение», «проанализировать проблему»…
Можно сказать, что во время снятия запроса встречается эксперт в процессе (фасилитатор) с экспертом в запросе (заказчиком) и им нужно согласоваться, выяснить, чего они хотят добиться и зачем, а также какой будет оптимальный результат планируемого мероприятия.
Когда мы снимаем запрос, нам важно задавать как можно больше разных вопросов, уточнять детали, потому что бывают такие заказчики, которые сами до конца не понимают, чего хотят от сессии.
Например, как-то на снятии запроса был представитель заказчика, который все время повторял: «Пожалуйста, сделайте так, как было в прошлом году!»
Но прошлую сессию вели не мы, а внутренний фасилитатор, который на тот момент ушел из компании. Нам пришлось буквально закидать представителя заказчика вопросами, чтобы услышать неожиданное: «В прошлом году директору все так понравилось, поэтому нужно сделать точно так же!»
Что мы сделали? Во-первых, попросили показать сценарий прошлогодней сессии, а во-вторых, настояли на встрече с непосредственным заказчиком, чтобы лично у него узнать, чем ему так понравилась та сессия и какие задачи он ставит на эту.
Странные запросы на сессии не редкость. Например, к нам приходили и с таким: «У меня в команде токсичные сотрудники, нужно провести командную сессию». И такое бывает. Просто запаситесь терпением и задавайте заказчику вопросы: «А что такое для вас токсичные сотрудники?», «А какая у вас конечная цель на сессию?», «А может ли быть такое, что токсичные, на ваш взгляд, сотрудники – как раз самые ценные?». И так до тех пор, пока не разберетесь в сути запроса.
В практике руководителей и эйчаров часто случается, что им приходится выступать сразу и в роли фасилитатора, и в роли «сам себе заказчик». В таком случае все равно необходимо сформулировать, с какой целью будет проводиться мероприятие, что нужно получить на выходе. План действий? Вдохновение для потерявшей энтузиазм команды? Решение определенной проблемы или улучшение какого-то процесса? Ведь если нет запроса или он неверно сформулирован, то и правильного решения на встрече не найти.
На снятии запроса или первом интервью с заказчиком фасилитатору необходимо узнать следующее:
1. Какую цель на мероприятие ставит заказчик?
2. Каким должен быть продукт мероприятия, какой формат результата предполагается?
3. Какое количество участников планируется, кто это: команда, топ-менеджмент, клиенты?
4. Какие вопросы нам нужно рассмотреть?
5. Какие могут возникнуть сложности?
6. Какие предложения есть по процессу мероприятия?
Чтобы выяснить цель предстоящей сессии/мероприятия, можно задать клиенту такие вопросы:
«Зачем эта сессия? Она необходима, потому что…»
«О чем важно договориться участникам? Какой опыт им нужно пережить?»
«Каковы критерии успешной сессии? Вы будете довольны сессией, если…»
«Как она влияет на долгосрочные планы компании?»
Чтобы определиться с тем, в каком формате будет представлен результат мероприятия, хорошо бы объяснить клиенту, какие они бывают:
• Материальные результаты и продукты сессии: план действий, согласованные решения, ранжированный список идей, список причин трудностей, список ценностей, программа развития и так далее.
• Корпоративные и эмоциональные результаты сессии: изменение отношения к чему-либо, сплочение коллектива, развитие коммуникации и взаимодействия между участниками, согласование видения, мотивация на что-либо, формирование веры во что-либо и так далее.
• Личные результаты: полученные знания и на практике отточенные навыки.
Вопросы, которые стоит задать про участников:
«Кто участники сессии (количество, должности, опыт)?»
«Какие у них отношения?»
«Кого важно пригласить?»
Важно уточнить вопросы, которые нужно прояснить на сессии, а также выявить потенциальные сложности:
«Какие ситуации, проблемы и вопросы нам необходимо рассмотреть?»
«Какие могут быть трудности?»
Список вопросов, которые помогут определиться с процессом сессии:
«Когда, как долго и где будет проходить сессия?»
«Какие есть особенности формата и процесса? Есть ли особые пожелания?»
«Что участники должны сделать до сессии? Как им нужно подготовиться и нужно ли?»
«Какова роль фасилитатора?»
«Какова роль заказчика?»
«Что важно сделать на сессии, чтобы результаты потом внедрились?»
«Кто будет внедрять результаты после сессии?»
Хотим обратить ваше внимание, что, задавая все эти вопросы, мы работаем на то, чтобы заказчик сам осознал, чего он на самом деле хочет! Не пытаемся привести заказчика к тому, как мы видим идеальную сессию, а помогаем ему определиться, какая же сессия нужна именно ему.
Если после всех этих вопросов и первого интервью запрос так и остался непонятен, то можно провести исследование. Например, иногда есть смысл предварительно провести анкетирование участников, чтобы уточнить их потребности, выявить актуальные темы для сессии. А еще можно провести интервью с ключевыми участниками. Иногда мы это делаем, чтобы познакомиться с топовым руководителем или его заместителями, чтобы заручиться их поддержкой во время сессии.
А порой собираем инициативную группу со стороны клиента и проводим с ней предсессию, на которой уточняем цели и оттачиваем формулировки, придумываем блоки и докурчиваем сценарий. Дополнительным плюсом такого мероприятия становится то, что участвующие люди уже вовлечены, они по праву считают сценарий своим и уже на самой сессии активно помогают ее проведению.
После того как запрос выявлен, можно приступать к подготовке сценария сессии. Многие опытные фасилитаторы, руководители, тренеры, коучи регулярно используют для этого созданный нами инструмент «Конструктор сессий»™ – https://sessiondesign.ru.
Неважно, какую встречу и с какой целью вы планируете – деловую конференцию, сессию с партнерами для обсуждения итогов года, креативное или стратегическое собрание, – нужно, чтобы она прошла динамично и вовлеченно, и вы договорились о том, о чем хотели договориться. «Конструктор сессий»™ помогает в понятном формате разработать сценарий сессии, с которым легко разберется любой заказчик и сможет оценить, отвечает ли предложенный сценарий его запросу или нет.
Вопросы, на которые помогает ответить «Конструктор сессий»: «Зачем нам действительно нужна эта встреча?», «В чем запрос?», «Какой должен быть формат результата?», «Из каких конкретно модулей будет состоять эта сессия?», «Какие инструменты нам важно применить, для того чтобы эта сессия действительно дала нам необходимые результаты или, возможно, даже превзошла наши ожидания?»