.
Отношения заказчика и исполнителя редко бывают идеальными, и «Конструктор сессий»™ помогает избежать некоторого потребительского отношения и, наоборот, превращает заказчика в соучастника и сотворца. Ведь он вместе с фасилитатором разрабатывает сценарий, согласовывает его, обсуждает, и в итоге сессия становится результатом совместного труда, а значит, заказчик с исполнителем уже одинаково вовлечены в проведение мероприятия.
«Конструктор сессий»™ также помогает фасилитатору сэкономить время, ведь на то, чтобы переложить классный и необычный сценарий в формат презентации, понятной клиенту, зачастую приходится потратить больше часов, чем на само придумывание идеи. А «Конструктор сессий»™ автоматически переносит креативные решения в сценарный формат. Требуется буквально пара кликов, чтобы аккуратно занести все идеи в таблицу, и нам остается лишь немного ее подправить – и можно отправлять заказчику на обсуждение.
Креативная библиотека «Конструктор сессий»™ содержит более 260 методов и более 20 сценариев сессий (совещание, мозговой штурм, тренинг и прочее), при этом оставляет возможность докрутить его под запрос клиента, который наверняка приятно удивится тому, как оперативно разработан сценарий.
Кстати, хотим успокоить начинающих фасилитаторов: вам не нужно сразу запоминать все 260 инструментов (а ведь их с каждым днем становится все больше). Для начала составьте свой собственный базовый набор из тех инструментов, что мы дали во второй части этой книги, и возьмите по два проверенных и рабочих метода на каждый из этапов сессии. А после того как в совершенстве ими овладеете, постепенно добавляйте в свой арсенал новые. Так со временем вам станет доступно просто бесконечное количество вариаций и форматов для проектирования дизайна сессии.
Как показывает опыт десятилетнего использования «Конструктора сессий»™, с его помощью можно максимально удобно проектировать мероприятия, опираясь на любую привычную вам методологию, используя ее сильные стороны для того, чтобы заказчику было очевидно, что мы делаем и зачем, какие результаты в итоге получим.
Кстати, 10 лет назад мы создали «Конструктор сессий»™ в формате бумажных карт исключительно для собственных нужд, когда поняли, что накопили такой богатый опыт проведения сессий, что уже сразу после общения с заказчиком знаем, из каких модулей будет состоять мероприятие, понимаем механику его проведения и то, какие инструменты будем использовать.
Мы осознали, что все возможные запросы и форматы результатов условно ограниченны, модули сессий понятны и есть некоторый объем инструментария, который мы используем и регулярно пополняем. Тогда мы сложили все наши знания и получили этакий «фасилитаторский пасьянс». Мы презентовали его на Пятой конференции фасилитаторов, и «Конструктор сессий»™ вызвал такой ажиотаж, что пришлось его упаковывать и продавать: сначала карточную версию, а потом и онлайн-продукт.
Разработка сценария сессии включает следующие шаги:
Определение цели сессии:
Шаг 1. Идентифицируйте запрос заказчика и зафиксируйте цели.
Определение формата результата:
Шаг 2. Примите решение о том, как будет выглядеть итоговый результат сессии: ранжированный список идей, проект решения, расшифровка ценностей, оценка вариантов, «рыба» программы развития, план действий, списки стратегических инициатив, «уроки проекта» и др.
Определите, какие дополнительные корпоративные или эмоциональные результаты важно получить. Возможно, нужно сплотить коллектив и поднять командный дух, а может, важно, чтобы люди познакомились с технологией мозгового штурма.
Создание маршрута сессии:
Шаг 3. Определите логику маршрута (от проблем или от видения будущего) и этапы сессии.
Шаг 4. Выберите наилучшие методы и инструменты фасилитации для каждого этапа, будьте вариативны.
Шаг 5. Пропишите ключевые вопросы для обсуждения на каждом этапе и детали, инструкции по процессу.
Шаг 6. Распределите процессы по времени. Добавьте дополнительное время и предусмотрите перерывы (желательно через каждые полтора часа работы).
Рекомендация:
В следующий раз, когда будете разрабатывать сценарий, проверьте его на возможные риски по этому чек-листу:
Есть ли «воздух»?
Проанализируйте, насколько плотно содержание сессии, попытайтесь объективно оценить, успеете ли все задуманное сделать за намеченный период. Обязательно заложите дополнительное время (как минимум по 15 минут на каждый инструмент и каждую активность).
Что обязательно? А что можно отложить?
Если на сессию запланировано много вопросов, то нужно заранее согласовать с заказчиком, что делать, если на первые вопросы команда потратит больше намеченного времени. Такое бывает, если они оказались принципиально важными или достаточно сложными. Поэтому стоит договориться с заказчиком, как поступить в такой ситуации: например, менее актуальные/острые вопросы отложить для следующей сессии.
Динамика сессии (светофор методов).
Чтобы понять динамику сессии, возьмите ваш сценарий и выделите красным маркером инструменты и активности, где от участников требуется мало энергии, где они пассивны (например, лекция или презентация). Зеленым отметьте противоположные методы, где членам команды нужно будет активно работать, взаимодействовать друг с другом. Техники, требующие среднего уровня энергии, выделите желтым. Задача фасилитатора – чередовать инструменты, чтобы сценарий не выглядел однообразным. Только красное или только зеленое полотно не сработает: участники или заскучают и потеряют фокус внимания, или просто устанут.
Утвердите и протестируйте вопросы.
Для каждого этапа сессии, для каждого инструмента придумайте сильный вопрос, чтобы команде было что обсуждать. В таких вопросах кроется смысловое зерно всей сессии. Поэтому фасилитатору нужно утвердить их с заказчиком и протестировать – убедиться, что люди правильно их понимают.
Проверка: чего в итоге достигаем? Сверка с целями и форматами результатов.
Посмотрите на сценарий и попытайтесь понять, к чему в итоге придет команда, какой будет результат? Совпадает ли он с запросом заказчика, с тем, что вы с ним изначально планировали? Если не совпадает – да, и такое бывает, – обсудите это. Возможно, нужно скорректировать сценарий, а может быть, стоит поменять цель сессии.
Есть ли план Б?
Во время подготовки к любой сессии стоит предусмотреть какие-то запасные инструменты или дополнительные вопросы, если вдруг что-то пойдет не так. Например, если окажется, что «Мировое кафе» и «Мозговой штурм» команда делала на предыдущей сессии и теперь ей хочется чего-то новенького.
Полученный сценарий и главный вопрос – формулировку проблемы, которую планируем решить, – мы всегда согласовываем с заказчиком. Эффективная сессия получается только путем симбиоза, когда с максимальной отдачей вкладываются заказчик, ведущий и все участники. Только если все заинтересованы, можно достичь впечатляющего результата.
Примеры сценариев сессий, разработанных на платформе «Конструктор сессий»™ можно найти в конце этой книги.
Саммари
1. Чем качественнее фасилитатор снимет запрос с заказчика, тем эффективнее он проведет сессию. Поэтому нужно уделять достаточное количество времени снятию запроса и быть готовым задать множество вопросов для того, чтобы вместе с заказчиком найти и сформулировать цель работы.
2. Как только мы четко поняли цели сессии и формат результата, к которому команда должна в итоге прийти, нужно их зафиксировать и согласовать с заказчиком.
3. В проектировании сценария фасилитатору помогает «Конструктор сессий»™. Каждый этап должен отвечать цели и логике всей сессии.
4. Полученный сценарий необходимо проанализировать, проверить по чек-листу и согласовать с клиентом.
Глава 14. Типы групповых сессий
Бизнес в любой организации основан на коммуникации и взаимодействии между людьми, командами и департаментами. Сам принцип рабочего процесса построен на том, что постоянно принимаются разнообразные решения, которые необходимо реализовывать. Для этого нужна качественная коммуникация. Именно с ее помощью происходит реализация стратегических целей и тактических, операционных задач.
Поэтому в любой организации проходит огромное количество различных групповых встреч, которые, собственно говоря, и позволяют функционировать всем бизнес-процессам. Наш мир с каждым днем становится все более непредсказуемым, задачи все более сложными и комплексными, поэтому выполняющим их людям приходится все чаще встречаться, так что на работу времени как будто не остается: весь день состоит из сплошных совещаний. Вот почему нам важно понимать, какие сессии бывают и чем они могут нам помочь.
Каждый тип встреч подходит для решения разных задач бизнеса, сфокусирован на разных целях, в зависимости от этого отличается и способ их организации. Мы условно выделяем следующие типы: сессии по решению проблем, информационные и оперативно-тактические встречи, креативные и стратегические сессии.
Прежде чем решить, какая же у нас планируется сессия, нужно выяснить у заказчика, что конкретно он хочет получить от команды – соответственно, какая нужна степень участия людей? Например, на информационной сессии нам важно, чтобы люди внимательно слушали, не засыпали, поняли суть и что от них требуется. А вот на креативной сессии мы уже заинтересованы в получении разницы мнений и генерировании как можно большего количества идей. На стратегической сессии нам необходимо получить от участников подтверждение готовности реализовывать намеченные планы и брать на себя ответственность за принятые решения.
Каждому бизнесу, каждой команде, каждому подразделению компании необходимо жить в собственном ритме встреч и групповых мероприятий. Именно они становятся регулярной поддержкой бизнеса, дают возможность плотно управлять целями, задачами, командными процессами. Каким бы ни был формат организации годового цикла встреч, он должен быть принят командой и вписываться в годовой цикл лидерства.