На самом деле хорошо подготовить свое предложение не так уж и сложно. Достаточно прописать проблему и ее причины, подготовить статистику и привести разные варианты решения, объективно оценив их результативность.
Деловые совещания – одна из важнейших форм управленческой деятельности. Это оперативно-тактические встречи, которые позволяют вести ежедневную работу. Это способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
На собраниях в фокусе оперативные задачи: сама задача, сроки ее выполнения, оценка полученного результата. Иногда на обсуждениях занимаются урегулированием конфликтов и синхронизацией команды.
В своей книге «Смерть от совещаний»[14] Патрик Ленсиони полагает, что о потенциале роста компании можно судить по тому, как она проводит совещания. Правильно организованные встречи, с одной стороны, помогают компании вести деятельность, поддерживать все бизнес-процессы в рабочем, качественном состоянии. А с другой – контролировать оперативно-тактические задачи: отслеживать прогресс их достижения, контролировать выполнение и отклонения от них, вносить по ходу дополнения и изменения.
Чтобы прийти к конструктивным решениям, необходимо управлять процессом обсуждения и координировать действия участников встречи. Этим занимается фасилитатор, который контролирует встречу, вовлекает участников и структурирует работу группы.
Давайте разберемся, какие вообще бывают типы совещаний. По своей общей целевой направленности совещания могут быть информационными, оперативными и проблемными.
Информационное совещание направлено на доведение до его участников какой-либо информации, постановку и совместное уточнение возникающих по поводу этой информации задач, например определение сроков и рамочных условий разработки программы каких-либо мероприятий.
Оперативное совещание посвящено выяснению текущего состояния дел в организации, краткому обмену мнениями по вопросам, возникающим по ходу производственного процесса. Кроме того, оно может быть направлено на выработку общей тактики действий различных подразделений компании в связи с текущими производственными задачами.
Проблемное совещание – самое сложное, оно направлено на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем и улучшение бизнес процессов.
Конечно, самый распространенный вид встреч это ежедневные оперативки. Они помогают команде сверять приоритеты, ставить задачи на день, координировать действия сотрудников. Как правило, они занимают от 5 до 15 минут, их часто называют летучками, потому что обсуждают все «на лету», часто даже стоя, чтобы не затягивать и «не рассиживаться». Важно помнить, что найденные проблемы на таких встречах не решаются, ими нужно заниматься уже отдельно.
А еженедельные тактические совещания занимают больше времени – как правило, около часа. На них проводят обзор задач, показателей за неделю, анализ отклонений, решение различных тактических вопросов и, может быть, планирование. Иногда обсуждаются ситуации, связанные с изменениями процессов, определением эффективности и так далее.
Ежеквартальные стратегические собрания посвящены сверке статуса: насколько команда продвинулась в реализации запланированных на год стратегических задач, что нужно сделать, чтобы задуманное осуществить в срок.
Для каждого типа задач проводятся разные типы встреч. Помните, что есть вопросы, с которыми обычные совещания справиться не могут. Сложные ситуации нужно выносить на проблемные сессии, а задачи, требующие творческого подхода, требуют и больших затрат времени. Если на собрании выявили проблему, то нужно зафиксировать ее и договариваться о дате, времени, необходимых участниках и формате встречи, на которой она будет подробно обсуждаться.
К сожалению, все еще встречаются и отчетные, формальные совещания, на которые нельзя не прийти, но они часто проводятся в неэффективной форме и больше похожи на вызов на ковер к директору. Нередко это пустая трата времени, которая приводит к демотивации сотрудников…
Хорошее совещание – заранее подготовленное совещание! Не нужно делать его авральным: сегодня возник вопрос – сегодня же всех собираем. Дайте участникам время на подготовку, чтобы они успели вникнуть в тему, обдумать идеи и решения, от которых можно будет оттолкнуться.
Понятно, что в рабочей деятельности срочные проблемы и задачи возникают постоянно. Но поверьте нашему опыту: в отличие от экстренных собраний, запланированные встречи приносят лучшие результаты. Как минимум появляется больше шансов, что все участники смогут встроить совещание в свой график, а значит, все необходимые сотрудники будут присутствовать.
Обратите внимание на следующие вопросы при подготовке к совещанию:
1. Кто будет принимать участие и на что следует обратить внимание? (Анализ участников: кто, профессиональный опыт по вопросам обсуждения, иерархия, уровень информированности, ожидания участников и прочее.)
2. Какие цели и задачи перед нами стоят? (Цели и содержание рабочего заседания.)
Изначально важно сформулировать ясную цель совещания, которая будет понятна всем, кого мы приглашаем. Также должен быть сформулирован результат, к которому мы ходим прийти. Размытость цели, туманность результатов демотивирует людей, они теряют смысл происходящего и уходят в телефоны…
3. Какие шаги мы предпримем, чтобы достичь желаемых результатов? (Примерный маршрут совещания: обмен информацией, выявление и формулировка проблемы, варианты решения, выбор решения, распределение ответственности, план действий; ключевые вопросы, формы, правила, распределение по времени, распределение ролей.)
4. Что нам потребуется? (Организационные и технические вопросы: оборудование, материалы, место проведения…)
5. Какая повестка дня? (Вышлите ее заранее участникам с приглашением.)
Четкая повестка с целями, ключевыми вопросами, спикерами и запросами к ним, тайминг встречи – все это структурирует и формирует ожидания от совещания.
Существуют компании, в которых сотрудники договариваются о том, что если нет четкой повестки, непонятно, для чего созывается встреча, или непонятно, зачем туда приглашают конкретно этого сотрудника, то любой вправе отклонить такую встречу и не пойти на нее. Такой подход дисциплинирует организаторов встреч, им приходится изначально со всей ответственностью подходить к ним и продумывать, кого позвать, с какой целью, как этому человеку нужно подготовиться.
1. Какая подготовка требуется от участников? (Рассчитайте, сколько им нужно времени на подготовку, в каком формате необходимо подготовить запрошенную информацию: презентация, один слайд, доклад.)
Как правило, сотрудники впадают в панику, когда их внезапно просят сделать отчет, и склонны его «раздувать», а руководству обычно нужно всего несколько конкретных цифр или фактов для понимая, что именно сейчас происходит.
2. Кто и как информирует участников? (Письменные отчеты и материалы необходимо выслать не менее чем за день до совещания.)
Чтобы совещание проходило продуктивно, рекомендуем распределить роли его участников:
Ведущий / фасилитатор совещания – разрабатывает структуру сессии, знакомит остальных с правилами подготовки и проведения совещания; на нем контроль времени и динамики.
Организатор – отвечает за рассылку приглашений всем участникам, обеспечивает их данными по теме будущей встречи, бронирует ресурсы (переговорки, проекторы и прочее).
Участник – готовит необходимую информацию по конкретному вопросу.
Секретарь – ведет протокол.
Таймкипер – отвечает за соблюдение расписания и тайминга: если, например, решено на выступление каждому выделять по три минуты, то корректно, но твердо сообщает участнику, когда отведенное ему время заканчивается.
Ведение совещания принципиально не отличается от ведения групповых сессий: соблюдаем структуру результативного обсуждения, опираемся на правила и инструменты фасилитации, управляем процессом дискуссии. Этапы совещаний тоже стандартны: открытие, центральная часть (прояснение, решение, действие), закрытие.
Обязанности ведущего совещания:
• В начале встречи необходимо обозначить ее цель и задачи участников. Рассказать о тайминге: как долго продлится совещание.
• Обозначить повестку дня, очередность обсуждения вопросов. Поделиться тем, как будут приниматься решения и нужно ли будет команде их вообще принимать. Возможно, их задача лишь в том, чтобы подготовить варианты решений и отправить вышестоящему руководству.
• Следить за соблюдением повестки. Парковать все вопросы не по теме, следить за тем, чтобы высказались все приглашенные, никто не отмалчивался и никто не «заполнял собой весь эфир», чтобы все говорили только по сути дела.
• Следить за таймингом! Нет ничего хуже затянутого совещания… Если договорились выделить на встречу час, то уже через 50 минут договаривайтесь о «тудушках» и следующих шагах. Если по какой-то причине закончить вовремя не получилось, то команда сама решает, что делать дальше: назначить дату и время для новой встречи или взять дополнительное время, если все участники могут остаться.
• Предотвращать возможные конфликты, следить за тем, чтобы обстановка на совещании была как минимум безопасной, а в идеале и доброжелательной.
Важно помнить, что задача фасилитатора – увлечь всех и каждого участника в дискуссию, что совещание собрано для того, чтобы все, кого пригласили, приняли в нем активное участие, внесли вклад в решение вопросов.
Соблюдение перечисленных ниже семи правил результативных планерок поможет улучшить культуру совещаний в целом.
Правило № 1: Прежде чем созывать всех на совещание, пожалуйста, задумайтесь, действительно ли нужно его проводить.