Правда, с подготовкой участников важно и не переборщить. Как-то мы готовились к стратегической сессии в крупном банке, создали сценарий и бурно обсуждали его с заказчиком. А он взял и без предварительного согласования с нами отправил только что утвержденный сценарий команде.
А это, как вы уже поняли, рабочий документ для фасилитатора. Участникам вовсе не нужно знать, какие именно инструменты мы будем использовать на сессии, сколько времени отведено на каждый этап, какие ключевые вопросы мы будем им задавать, сколько нужно карточек, какая техника нам понадобится. Их это в принципе не должно волновать, и эта информация только их растревожит. Как и членов команды банка, которые были в шоке, когда получили такой документ, и сразу закидали организаторов миллионом вопросов. Не повторяйте эту ошибку, лучше дать участникам отдельно крупноблочное расписание, где прописаны ключевые цели и основные этапы сессии без лишних организационных деталей.
Поэтому настоятельно рекомендуем сразу оговорить с заказчиком, что сценарий – это технический документ, он только для вас и него, чтобы он понимал, как именно будет проводиться сессия. А для участников вы совместно подготовьте краткую программу и приглашение, в котором будет только необходимая им информация.
Хочется еще раз отметить, что предварительное оповещение участников сессии и обеспечение их своевременной явки, подготовка помещения и прочие бытовые вопросы входят в зону ответственности компании заказчика.
Основной рабочий инструмент на сессии у фасилитатора – это управляющая презентация, в которой зафиксированы цели, правила, вопросы, инструкции к обсуждению. Также необходимо сделать заготовки для модерационных досок: пишем вопросы на картах-титулах, оформляем правила/инструкции, цели фиксируем на карту-облако, что-то распечатываем на цветных листах формата А4, рисуем план сессии. Все это мы будем по ходу сессии вывешивать на доски, чтобы эта информация постоянно была перед глазами участников. Эта часть подготовки занимает достаточно много времени, зато потом на самой сессии все будет идти как по маслу.
А теперь поговорим о довольно простых, но при этом не менее важных моментах при подготовке встречи. Например, необходимо обеспечить раздаточный материал: стикеры, маркеры, модерационные карточки, которые позволяют участникам визуализировать идеи, собирать их, находить общие смыслы.
Кому-то покажется, мол, какая разница, какими маркерами на сессии писать, – главное, чтобы участники придумали хорошие идеи. Но это действительно важно: если использовать специальные маркеры, то с любого места в аудитории будет видно, что написано на доске, а значит, будет возможность в любой момент обсуждения вернуться к каким-то мыслям – так намного легче работать со смыслами.
Почему мы работаем именно с модерационными карточками? Их можно переносить в нужное место, если во время работы со смыслами команда решила, что конкретно эта карточка не подходит к этой группе идей. Профессиональные фасилитаторские материалы делают процесс группового размышления проще. В конце книги мы подготовили для вас список базовых материалов для сессий.
Эти материалы стоят достаточно дорого, и внешние фасилитаторы учитывают их стоимость в бюджете мероприятия, у них часто собран специальный чемоданчик со всем необходимым для всевозможных запросов и сессий. А вот внутренним фасилитаторам, как правило, дополнительные средства «на стикеры» не выделяют, поэтому им приходится выкручиваться: например, вырезать карточки из цветной бумаги и клеить их на обычный бумажный скотч, использовать клейкие ценники вместо меток для голосования и так далее.
Но даже при таком креативном подходе обойтись совсем без затрат при подготовке к сессии не получится. Поэтому внутреннему фасилитатору так важно договориться со своими внутренними заказчиками, убедить их обеспечить весь необходимый минимум для проведения эффективной сессии, объяснить, что стикеры и маркеры помогают думать и визуализировать придуманное, а флипчарты нужны, чтобы все найденные идеи и решения становились достоянием группы и все время находились перед глазами участников. Мы знаем, что порой выбивание бюджета «на стикеры» превращается в битву Давида с Голиафом, но без обеспечения этого минимума о проведении хоть сколько-нибудь эффективной сессии даже не приходится говорить, поэтому есть ради чего биться.
При подготовке каждой сессии нужно проверять необходимый минимум, который может отличаться от сессии к сессии. Например, на встречах в больших корпорациях иногда присутствуют экспаты, и в таком случае в базовый «набор» входит переводчик. Как-то мы проводили стратсессию в международной компании в Баку. Изначально она планировалась на русском, но неожиданно на сессии зазвучали английский и азербайджанский, которыми мы не владеем. Очень рекомендуем языковые вопросы обсуждать заранее и приглашать переводчиков или привлекать сотрудников компании, способных их заменить.
Считается, что за выбор подходящего для сессии помещения отвечает заказчик, но наш опыт говорит о том, что полностью полагаться на него в этом вопросе не стоит. Сколько бы клиент ни рассказывал о «шикарном» зале, попросите у него видео этого помещения. Есть вероятность, что на нем вы увидите колонны в центре, которые будут мешать обзору, или какие-то другие «нюансы». Есть ли в помещении окна? А можно ли на стены прикреплять фасилитационные клейкие полотна? Далеко ли расположены санузлы и адекватно ли их количество числу участников?
Пару раз в нашей практике были случаи, когда мы оказывались не в том помещении, которое нам изначально обещали. В такой ситуации мы требовали – и вам советуем, – чтобы нашли помещение, подходящее по изначально оговоренным параметрам: метражу, свету, техническому оснащению и тому подобному. Мы часто приходим в аудиторию за несколько часов до начала сессии, чтобы посмотреть на нее, расставить стулья в правильном порядке, проверить технику.
А еще важно помнить о таком параметре локации как вместимость: на сессии люди должны свободно двигаться, а не сидеть как селедки в бочке, поэтому на одного человека должно приходиться минимум три квадратных метра пространства. Кстати, не забываем и о санитарных нормах: на 15 человек нужен как минимум один санузел.
Для качественного мероприятия людям нужно обеспечить элементарный комфорт: удобные стулья, воду/чай/кофе, ручки/маркеры/бумагу, флипчарты и доски. В начале нашей деятельности мы просили клиентов самих закупать эти материалы, но после нескольких курьезных ситуаций, когда на тридцать участников принесли три ручки, а вместо жирных маркеров для досок закупили бледные текстовыделители, мы занимаемся этим сами.
И так как сложно было найти и купить модерационные материалы, подходящие для фасилитирования, то в итоге двадцать лет назад мы открыли собственный магазин, где можно заказать все необходимое для проведения тренингов, сессий и конференций – https://gotraining.ru.
Мы начали с закупки западных материалов, а потом стали заказывать производство по нашим эскизам в Российской Федерации и в Белоруссии, закупать часть товара в Азии. Сегодня мы с гордостью заявляем, что у нас можно купить все, что нужно фасилитатору: от маркеров до специальных фасилитиционных досок, которые в три раза больше обычных.
Важно отметить, что пространство, в котором проходит сессия, должно соответствовать целям и контексту происходящего. Например, несколько лет назад мы летали в Екатеринбург для проведения антикризисной стратсессии топ-менеджмента в большой телекоммуникационной компании. А в конференц-зале стояли роскошные кресла, чуть ли не с прямой подачей коньяка, что не очень способствовало продуктивной коммуникации и решению сложных задач.
Когда мы попросили принести обычные офисные стулья, участникам эта идея не понравилась: «Не, наши топы на таком сидеть не будут!» Только звонок генеральному директору решил эту проблему. Топ-менеджеры действительно удивились аскетичности мебели, когда собрались на встречу, но согласились с тем, что если в компании кризис, то и условия, в которых выход из кризиса обсуждают, должны соответствовать повестке. Эти простые стулья стали своего рода метафорой того, что в кризис либо мы меняемся, либо заменяем тех, кто не хочет меняться.
Или более оптимистичный пример. Как-то мы проводили креативную сессию для телекоммуникационной компании в Музее современного искусства «Эрарта» в Санкт-Петербурге. 120 участников разошлись по всему музею и, по сути, через призму его экспозиции придумывали свои идеи, а потом собирались все вместе, презентовали их и дорабатывали.
Выбор места проведения сессии очень сильно влияет на контекст. Например, однажды мы с кофейной компанией сделали креативную сессию по поиску ценностей на свалке. Взяли и вывезли туда всю топ-команду, и управленцы лазили по свалке бытовых (не пищевых!) отходов. Они сделали дерево корпоративных ценностей из найденных артефактов: скрипки, фонариков и прочего. Его потом немного доработали дизайнеры и с почетом установили в лобби центрального офиса, подсвечивая атрибутику ценностей, которые были найдены на сессии.
Такой креативный выбор локации помог участникам посмотреть на все происходящее действительно с нового ракурса, увидеть потенциал там, куда раньше и не смотрели. А небольшие творческие задания им в этом помогали. Например, нужно было найти мудрость у бомжей, живущих на свалке, поговорить с ними, узнать, от чего им пришлось отказаться и что ценного есть сейчас в их жизни. Познакомиться с альтернативной реальностью человека, который для типичного топ-менеджера находится где-то в параллельной вселенной. Полученные таким образом инсайты стали базой для дискуссии.
Конечно, в случае с этой компанией было очень важно желание первого лица провести действительно глубокий эксперимент, собственно он так и поставил нам задачу: «Я хочу чего-то такого, чего раньше не было! Хочу выстроить действительно глубокое доверие в команде управленцев и понимание, куда же мы вместе идем».