Для проведения сессий в больших группах, как правило, приглашаются соведущие – софасилитаторы. Их нужно заранее подготовить, поставить задачу, объяснить нюансы. Чаще всего им поручают работать с подгруппами.
Команда софасилитаторов может быть внутренней (состоять из внутренних специалистов компании) – в этом случае нужно запланировать несколько установочных встреч до мероприятия, чтобы провести необходимый тренинг и убедиться в их компетентности, пройтись с ними по сценарию сессии, делая акцент на задачах, которые им поручено решать. Например, озвучивать инструкции в своих подгруппах, отвечать на вопросы, давать шаблоны, по которым участники будут работать, фиксировать наработанные идеи.
Внешних софасилитаторов мы приглашаем из своей команды. Ведь в этом случае, какой бы сложной сессия ни была, мы быстро сыгрываемся и готовимся для ее проведения. Ведь мы из одной школы, все проходили курсы в «Имидж персонал» и провели не один десяток сессий вместе.
Помните, что, независимо от того, сколько софасилитаторов у вас на мероприятии, за качество этой сессии ответственность лежит на вас. Поэтому ваша задача – идеально отстроить весь процесс, в том числе обучить, натренировать и проинструктировать своих помощников.
Также важно проверить такие технические моменты, как, например, наличие wi-fi, если будем использовать цифровые инструменты. Довольно часто большие сессии проводятся за городом – в пансионате или отеле, – и следует заранее договориться с администрацией о запасном роутере. Также стоит согласовать с заказчиком и его службой безопасности возможность использования тех или иных онлайн-средств: с 2022 года не все компании могут работать с зарубежными платформами, а есть и те, которые в принципе запрещают любые цифровые инструменты.
Должен ли фасилитатор довольствоваться только тем, что предлагает заказчик из техники? Конечно, нет! Так как вы отвечаете за процесс и понимаете, что для получения хорошего результата вам нужны определенные вещи, требуйте у заказчика все, что вам нужно, только обязательно аргументируйте.
Например, для креативной сессии на 20 человек была выделена переговорная на 10 мест с овальным столом посередине. Мы отказались там работать, объяснив, что для процесса интенсивного думания в таком помещении элементарно не хватает воздуха и люди быстро устанут, а для генерации новых идей нам нужно творческое пространство, в котором у нас будет возможность провести запланированный большой объем групповой работы. Мы попросили найти другое помещение, и нам его нашли.
Советуем ознакомиться с хрестоматийным, на наш взгляд, райдером фасилитатора, которым с нами поделилась – успешный корпоративный фасилитатор Ольга Люлюшина. Мы разместили его в приложении в конце этой книги, чтобы каждый из наших коллег мог взять что-то полезное себе на вооружение и добавить уже в свой список требований к клиенту. Например, «не работаем с людьми в состоянии похмелья и алкогольного опьянения».
Упражнение/рекомендация:
Используя данную главу и приложение, разработайте свой райдер для проведения сессий. Выделите, что должно быть обязательно, а что желательно. Это сильно ускорит вам подготовку к сессии.
И последнее по очередности, но точно не по значимости: очень важно самого себя подготовить к сессии, в том числе морально, важно понять свою роль и убедиться, что вам не нужно быть экспертом на планируемой сессии. Если чья-то экспертиза нужна, то подумайте, через кого ее можно получить: попросить участников подготовить презентацию или пригласить коллегу из соседнего департамента с докладом, а может, позвать главного босса, чтобы он провел установочную лекцию или брифинг, или привлечь внешнего эксперта. Вариантов на самом деле немало, вам нужно только выбрать подходящий.
Конечно же, каждая организация уникальна, как уникальны участники и задачи, поэтому специфика подготовки может отличаться, ведь для разных ситуаций, разных запросов и задач подходят разные типы сессий. Об этом подробно говорили в четырнадцатой главе.
Саммари
1. Подготовка к сессии включает в себя подготовку заказчика, участников, самого фасилитатора, софасилитаторов, помещения и оборудования, модерационных материалов и заготовок для сессии.
2. С заказчиком согласуйте сценарий, его роль на сессии и что он будет говорить во вступлении и при подведении итогов.
3. Подготовьте письмо-приглашение участникам встречи, в котором укажите цели и задачи сессии, ключевые вопросы и длительность обсуждения каждого этапа, поясните, что требуется от каждого участника, зачем он на сессии и что ему нужно подготовить, с какими материалами мы просим его ознакомиться. Не забудьте указать место и время проведения встречи.
4. Для онлайн-сессии подготовьте электронные доски для фиксации идей, предложений и решений, создайте QR-коды для быстрого перехода на доски и для голосования в приложении.
5. Подготовьте помещение, оборудование и модерационные материалы. Под каждый запрос создавайте райдер и отправляйте его организаторам. Обязательно проверьте все еще раз.
6. Подготовьтесь к сессии сами и при необходимости подготовьте команду софасилитаторов. Проведите детальный инструктаж по всем этапам сессии. Сделайте управляющую презентацию и/или заготовки вопросов. Выспитесь и приходите на сессию в энергичном состоянии.
Глава 20. Управление процессом обсуждения
Управление процессом групповой работы для достижения оптимального результата – это одна из компетенций фасилитатора. Его задача – организовать этот процесс так, чтобы членам команды было проще думать и делиться своими мыслями, чтобы они не только слышали, но и прислушивались друг к другу, чтобы в итоге смогли договориться. То есть вести команду на сессии по тому самому процессу, который спроектировали заранее и зафиксировали в утвержденном клиентом сценарии сессии.
По большому счету задача сводится к управлению групповой динамикой и удержанию настроения, внимания и эмоционального состояния группы в рабочем регистре. Ведь на сессии собираются разные люди с разным настроением (одному только что любимая позвонила, а другой от шефа замечание получил), в разном физическом состоянии (кто-то не выспался, у кого-то болит голова). И у всех собравшихся зачастую разные взгляды на обсуждаемую тему, разное представление о приоритетах, кто-то вообще преследует какие-то свои собственные цели на этой встрече, кого-то заботят интересы своего департамента.
Возможно, вы удивитесь, но в любой группе, в которой собралось больше четырех человек, могут появляться подгруппы по интересам. Из-за чего в ходе обсуждения могут возникнуть различные трения и несогласие по поводу тех или иных вопросов.
И задача фасилитатора продуктивно работать с группой, наблюдать за тем, что происходит на сессии, и анализировать происходящее, чтобы понимать, что происходит с командой. Любая команда проходит разные стадии своего развития: когда люди только собрались, происходит позиционирование участников друг перед другом, затем они объединяются в мелкие подгруппы, позже создают более крупные группы и, если найдется что-то объединяющее всех (общий враг, общая идея), то происходит объединение всех в одну команду, у нее появляется идентичность. Эти внутренние процессы проявляются в ходе групповых обсуждений. Рекомендуем почитать подробнее о командных процессах: ознакомиться с моделью групповой динамики Брюса Такмана, трудами Льва Уманского и Анатолия Лутошкина[16].
Фасилитатору важно быть чутким наблюдателем – не столько понимать, сколько чувствовать состояние группы, чтобы сгладить какие-то некомфортные моменты. Например, если на встрече собрались сотрудники из разных подразделений, то, скорее всего, они друг с другом не знакомы. А с незнакомыми людьми как-то неуютно, а порой и страшно вести серьезные обсуждения, объяснять свою позицию.
Поэтому для эффективной дальнейшей работы надо эти негативные ощущения нивелировать. И сделать это просто: всего-то нужно выделить дополнительно 5–10 минут на знакомство участников друг с другом. Это не только уберет чувство неловкости, излишней нервозности при общении, но и позволит быстро установить между участниками человеческий контакт, что всегда способствует улучшению рабочей коммуникации и упрощению бизнес-задач.
Например, вы познакомились с Иваном из отдела логистики, значит, во время сессии, если нужно будет обсудить что-то, связанное с этой темой, вы уже будете знать, к кому именно обратиться.
Функции фасилитатора на сессии можно свести к следующим:
• управляет процессом встречи;
• задает формат и вопросы для обсуждения;
• фокусирует участников на цели;
• возвращает людей в дискуссию, если они отвлеклись;
• формирует единое понимание того, что делает команда, чего уже достигла и что будет дальше;
• держит темп обсуждения и следит за временем.
Мы рекомендуем в любой сложной или непонятной ситуации опираться на «трех китов» эффективного обсуждения: цель, правила и тайминг.
Задавать такие вопросы участникам:
«Как это связано с целью?»
«А если мы пойдем обсуждать эту дополнительную тему и не уложимся в тайминг?»
«Мы не успеваем обсудить все, что будем делать: перенесем на другой раз или выделим на это больше времени сегодня?»
«Какие правила нам нужны, чтобы мы могли в этой сессии двигаться?»
Одна из основных задач фасилитатора в процессе обсуждения – в конце каждого этапа резюмировать происходящее. Это нужно делать, чтобы команда не теряла фокус, замечала, как обсуждение движется к цели сессии. Мы помогаем людям осознавать и анализировать информацию, находить задачи, принимать решения, делать выводы, подводить промежуточные и окончательные итоги.
Мы движемся к цели сессии поэтапно, на каждом этапе у нас предусмотрены методы, помогающие добиться определенных задач. Мы постоянно фокусируем внимание команды на том, что у нас сейчас происходит: