Главная задача онлайн-фасилитатора – приблизить обсуждение в виртуальной среде к реальной встрече, нивелировав трудности онлайна и используя дополнительные технические средства и приемы работы с аудиторией. Важно создать эффект присутствия, близости участников друг к другу (возникают ли «мурашки» онлайн?), открытости и безопасной атмосферы.
Как это сделать? Мы надеемся, что в будущем технологии нам в этом очень помогут. Используя голограммы, виртуальную реальность, ИИ, мы и в онлайн-пространстве сможем чувствовать и видеть друг друга, как если бы находились в одном помещении, и общаться так же комфортно, как и при встрече в реальности. Но пока ощущение единого пространства мы можем создавать с помощью определенных техник и приемов.
Как сделать так, чтобы все в один момент времени видели одну и ту же картинку перед глазами и занимались одним и тем же делом? Нам важно создать общее пространство обсуждения – единый вопрос (смысл), единое действие, единую картинку.
Для этого нужно создать визуальное общее поле: все видят одно и то же – слайд, друг друга, чат с идеями. Это позволяет фокусировать внимание участников и быстрее двигаться по процессу.
Для этого уточняйте:
• «Видно ли слайд?»
• «Прошли ли по ссылке?»
• «А что вы сейчас видите на своем экране?»
Наша коллега рассказывала, как лидер команды жаловался, что участники после планерки возвращаются к нему персонально и спрашивают, о чем только что говорили, о каких решениях договорились. Выяснилось, что во время обсуждения люди открывали и смотрели совершенно разные документы, к тому же многие не фокусировались на содержании, фактически не были вовлечены. Важно, чтобы все видели единое общее поле обсуждения!
Фиксация идей в едином пространстве. Большинство людей легче понимают и воспринимают идеи и предложения, если они записаны. Тогда к ним можно обращаться в любое время, это и коллективная память, и результат работы. В реальной встрече мы обычно используем флипчарт и стикеры. В онлайне нам нужно создать опорное пространство – чат, доску, слайд – для визуализации совместного обсуждения. И желательно обеспечить к нему доступ каждого, чтобы любой мог проявить свою активность и внести свое письменное мнение.
Четкие и единые инструкции. Чтобы участники встречи были в едином процессе, понимали, что и как сейчас обсуждают, сделайте так, чтобы была написана подробная инструкция: что мы обсуждаем, как мы это делаем и где фиксируем результаты. И важно, чтобы эта инструкция была всегда у них перед глазами. Если в реальном зале мы вывешиваем ее на доску или флипчарт, то в онлайн-пространстве нам нужно ее повторить несколько раз во всех возможных местах: на слайде в презентации, в чате, на доске для фиксации идей. А также уточнить, что все разобрались в задании: «Какие есть вопросы? Все ли понятно?»
К сожалению, часто именно при проведении онлайн-встреч, когда участников разделяют на группы и отправляют по залам обсуждать задание, они тратят больше времени на выяснение его сути, чем на выполнение. Это в итоге отражается и на качестве полученных результатов, и на скорости всего процесса.
Единые и принятые правила совместной работы
В онлайне фасилитатор не видит всю группу в каждый момент времени, если она большая или мы работаем в разных залах. Принимая правила, мы разделяем ответственность с командой (совместное соблюдение).
Дополнительные роли фасилитатора в онлайне
Для успешной работы в онлайне фасилитатору, ведущему групповых встреч приходится осваивать новые роли и навыки.
В процессе онлайн-работы часто возникают паузы: грузится презентация, ждем, пока группа выйдет из зала, пока все проголосуют, пока решатся технические вопросы. Для заполнения пауз, поддержания единого пространства и фокусировки фасилитатор комментирует, разговаривает с аудиторией, задает вопросы, констатирует, что сейчас происходит. И здесь роль фасилитатора становится похожа на роль тамады или спортивного комментатора.
Еще одна новая роль – технический специалист по онлайн-платформам. Фасилитатор должен не только знать возможности разных платформ для фасилитации групповой совместной работы, но уметь легко ими управлять, программировать в них сессии, а также научиться объяснять неопытным участникам, как в них работать. Также важно использовать наилучшие решения для максимального приближения к реальному общению и достижению задач встречи. Правильно подобранные платформы помогают достижению результата. Или наоборот: излишне много инструментов или неподготовленные к работе с ними участники могут усложнить процесс.
И с точки зрения начинающего онлайн-фасилитатора, самая сложная роль – многорукий Шива, который способен одновременно совершать несколько дел: двигаться по процессу обсуждения, фокусировать группу и поддерживать высокий уровень вовлеченности; открывать презентации и доски, включать голосования и ролики, отправлять ссылки в чат, следить за вопросами в чате и на них отвечать; делить участников на группы, контролировать, чтобы в залах двигалось обсуждение; помогать участникам с техническими вопросами; наблюдать взаимоотношения в группе, отношение участников к содержанию и так далее.
Если группа состоит всего из нескольких человек, то обычно все это делает один ведущий. Если же сессия большая или есть такая возможность, то лучше привлекать технических администраторов, которые будут помогать и брать на себя решение ряда вопросов. И в сессиях с большим числом участников старайтесь привлекать софасилитаторов, которые будут заниматься отдельными группами, фокусироваться на целях и процессе работы и помогать участникам договариваться. Чтобы уверенно освоить эту роль, нужно много практиковаться и вести встречи разной масштабности, а также помогать своим коллегам, тем самым нарабатывая опыт.
Для реализации новых ролей в онлайне фасилитатору требуется отдавать больше энергии, чем при реальной встрече, здесь нужно, чтобы посыл от него дошел до участников через камеру и экран компьютера.
Также здесь спасает качественная подготовка перед сессией, когда сделаны все необходимые заготовки.
Подготовка к онлайн-встрече всегда занимает больше времени, чем к очным встречам. Что нужно подготовить?
• Прояснить и согласовать цели и задачи, ожидаемый результат.
• Создать дизайн процесса, сценарий того, как мы достигнем цели (смысловой сценарий).
• Каждый шаг процесса отразить в инструкциях, досках для визуализации, слайдах. Создать доски на электронных платформах, презентации, видео и протестировать, чтобы все работало (технический сценарий). В онлайне не получится выйти просто к белой доске с маркером и с ходу организовывать динамичный и логичный процесс.
• Подготовить все ссылки для быстрого перехода (причем лучше прямые ссылки, без необходимости регистрации участников, например Stormz, Padlet).
• Подготовить участников — выслать им заранее письма с информацией о том, что они должны принести, какие подготовить презентации, статистику, с чем ознакомиться, на какие вопросы ответить, в каких платформах зарегистрироваться…
Как решать технические трудности? Лучше их предвосхищать, а также иметь запасные варианты, если что-то пошло не так. Будьте готовы перейти на мобильный интернет или на запасную линию. Будьте готовы пойти по незапланированному варианту и, например, просто открыть доску в Zoom или Microsoft Teams или презентацию, чтобы там фиксировать обсуждения.
Как подготовить участников к работе в программах:
• Попросите их заранее зарегистрироваться, если будете использовать платформы, которые требуют регистрации.
• Проведите учебную встречу или предсессию, на которой потренируйтесь выполнять простые задачи в программах.
• В начале встречи выделите время на освоение платформы, которую будете использовать.
Платформы и приложения для онлайн-фасилитации и командной работы активно развиваются. Некоторые уходят из России, появляются новые российские игроки, корпорации создают свои решения. Ниже представляем список актуальных на сегодня ресурсов.
Необходимо заранее подготовить доски и проверить ссылки на них, как они будут работать. В ряде платформ нужно знать, как включить комментарии, какой тип оценки поставить, какой доступ предоставить. Лучше провести репетицию с кем-то, чтобы убедиться, что все работает.
Налетчики или zoom-бомбилы. Чтобы к вам в чат не пришли незваные гости, аккуратнее работайте со ссылками. Рекомендуется отправлять ссылку участникам за несколько часов до встречи, не публиковать ее в открытом пространстве. Также впускайте людей через кабинет. В случае если произошло вторжение – найдите среди участников хулигана и удалите его со встречи.
Рекомендация:
Перед проведением следующей онлайн-встречи сверьте свой уровень подготовки с чек-листом:
• Проверьте заранее свое интернет-подключение и подключение ключевых спикеров.
• Подключитесь заранее – за 5–15 минут – проверьте качество связи, попросите участников тоже зайти немного раньше, чтобы они проверили связь со своей стороны.
• Узнайте, как перейти на мобильный или запасной интернет (порепетируйте на всякий случай).
• Убедитесь, что вы отправили участникам письма, рассказали, что от них потребуется: к чему подключиться, нужно ли заходить с компьютера или с мобильного, понадобятся включенные камеры или микрофоны.
Конечно, можно вести встречи и без камер, и без включенных микрофонов. Но это вопрос результата – чего вы хотите достичь? Мы просим участников онлайн-встреч соблюдать следующие правила:
Включите камеру (чтобы видеть собеседников и их эмоции).
Выключайте микрофон, когда не говорите (так в эфире будет меньше помех и шумов).