Пишите в чат вопросы или комментарии (это поможет вовлечь участников и получить обратную связь).
Поднимайте руки (из-за ограничений экрана мы видим не всех, поэтому просите участников нажать иконку с поднятой рукой, чтобы их заметили).
Обязательно начните встречу с какой-либо онлайн-активности: попросите что-то сделать, нарисовать или хотя бы написать приветствие. Таким образом, мы добиваемся вовлечения участников, проверяем работу камеры и остальной техники, а также демонстрируем возможности онлайн-инструмента, платформы, с которыми работаем.
Помните, что идеальных встреч не бывает. Если у кого-то отключился интернет или презентация, разрядите обстановку и призовите участников относиться к ситуации проще. А также обязательно введите правило: проявляем терпимость друг к другу в интернете!
Длительность онлайн-сессий
Длительность встреч в онлайне существенно отличается от офлайн-мероприятий. Из-за того, что труднее концентрироваться и люди быстрее устают при общении через компьютер, сессии в онлайн-режиме более короткие (от 30 минут до полутора часов, иногда до 3 часов с перерывом не менее 20 минут). Поэтому часто между встречами участники или команды выполняют домашние задания (пишут гипотезы, проводят эксперименты, выявляют проблемы, собирают информацию). То есть часть вещей, которые мы раньше делали на очных встречах, сейчас участники делают асинхронно между встречами.
Адаптация методов фасилитации
Здесь мы подходим очень творчески и пошагово заменяем элементы процесса и формата на возможные онлайн-аналоги. Например, реальные стикеры заменяем на онлайн-стикеры в Miro, Jamboard или карточки в Stormz. Перемещение групп в реальном пространстве от стола к столу мы заменяем на перемещение групп от одной электронной доски к другой, давая соответствующую инструкцию.
Для себя мы выделили две основы эффективной онлайн-фасилитации:
1. Работа в залах. Именно там происходит интерактивное обсуждение – необходимо использовать платформы, которые дают возможность разводить участников по залам.
2. Включенные камеры. В реальности мы всегда видим реакцию собеседников, а значит, необходимо убеждать участников включать камеры.
Проведение встреч в онлайн-режиме дает нам и дополнительные возможности:
1. Более легкий доступ к контенту, информации. Если нам вдруг на встрече нужно быстро найти дополнительную информацию, поделиться друг с другом, мы быстро это можем сделать, так как находимся на своих рабочих местах, заходим с корпоративного компьютера.
2. Большее количество участников из удаленных регионов присутствуют на всех встречах. Раньше удаленные сотрудники были в несколько ущемленном положении.
3. Легче привлечь статусных экспертов – как внутренних, так и внешних. Например, для открытия сессии и вдохновения участников мы хотим, чтобы выступил президент компании, у которого плотный график и дефицит времени. На очную встречу он вряд ли бы доехал, а для онлайн-выступления он потратит всего 15 минут, никуда не выходя из своего кабинета.
4. Экономия денег на командировках.
Онлайн-встречи требуют больше сил и внимания участников:
• Глаза быстро устают от экрана, мелькающих слайдов, размытых картинок.
• Технические неполадки со звуком, фоновый шум заставляют людей напрягать слух, мозг, чтобы понять, о чем идет речь.
• Длительное сидение отражается на общей усталости тела.
• Небольшой опыт работы с онлайн-платформами, инструментами вызывает страх и дополнительное напряжение у неопытных пользователей.
От участников онлайн-встреч требуется бо́льшая концентрация внимания, при этом период эффективной работы короче, чем на очной встрече.
При онлайн-работе больше отвлекающих факторов. Если сотрудник находится на удаленке, то его может отвлекать семья, домашние дела, курьеры. Часто мы видим во время встречи случайных людей, детей, хвосты животных. Если сотрудник участвует в сессии из офиса, то ему могут мешать другие сотрудники, подчиненные, руководители, громкие разговоры в офисе, шум работающего оборудования.
Также отвлекающими факторами выступают оповещения электронной почты и рабочих чатов, телефонные звонки, срочные параллельные дела, на которые люди быстро переключаются.
В онлайн-общении более слабое взаимодействие как между участниками, так и между спикером и аудиторией.
Во-первых, на экране компьютера или телефона трудно распознать мимику, эмоции и понять реакцию других людей на происходящее. Не хватает эмоциональной поддержки.
Во-вторых, задержка в передаче звукового и видеосигнала в интернете воспринимается людьми как отсутствие реакции, невовлеченность другой стороны, что вызывает внутреннее напряжение или даже раздражение.
В-третьих, чтобы получить обратную связь от участников, ее нужно постоянно спрашивать, уточнять.
В-четвертых, отсутствие зрительного контакта: люди часто прячутся за выключенными камерами и вообще никак не коммуницируют. Нет понимания, что человек делает и на месте ли он вообще или ушел.
И в-пятых, отсутствует возможность «перемигнуться» с другими участниками или пошептаться и быстро что-то обсудить. Теряется невербальный контекст обсуждения.
Все это делает коммуникацию в онлайне для большинства людей некомфортной и требует от ведущих и организаторов групповых встреч учитывать эти особенности и предпринимать действия, чтобы приблизить онлайн-встречи к реальному общению и сделать их вовлекающими и продуктивными.
Несколько лет назад мы провели опрос более 250 человек на онлайн-мероприятиях «Имидж персонал». Спрашивали: «С какими трудностями вы сталкиваетесь на онлайн-обсуждениях, совещаниях?» Так выявили три основные сложности: технические, вовлеченность участников, управление процессом обсуждения.
Самыми значимыми оказались технические трудности (отметили более 85 % опрошенных). Это качество интернет-соединения, звука и картинки; долгое подключение участников, спикеров; длительная загрузка и отображение презентаций. Также сюда относится отсутствие технических навыков работы с разными платформами, приложениями как у участников, так и у ведущих, что приводит к длительным задержкам, потере фокуса внимания и интереса участников.
В некоторых компаниях в целях безопасности и экономии используют платформы с ограниченным функционалом, что также осложняет процесс проведения онлайн-мероприятия. А иногда встречаются такие ситуации, когда у участников недостаточное техническое обеспечение: нет камер или микрофонов, старый компьютер, что также сильно осложняет возможность эффективной коммуникации.
Вовлеченность участников в онлайне также становится большой проблемой (отметили 70 % опрошенных). Участники групповых встреч пассивны, не участвуют в обсуждении, часто не включают камеры, равнодушны к теме встречи, отвлекаются на другие дела. Некоторые считают онлайн-сессии скучными, однообразными и что от них ничего на таких встречах не зависит. Некоторые участники боятся оценок со стороны ведущего, руководителя или коллег и предпочитают отмолчаться, если их персонально не спрашивают.
Управление процессом обсуждения отметили более 50 % опрошенных. Встречи часто затягиваются, информация ходит по кругу, люди отвлекаются на другие темы, возникает хаос и конфликты между участниками, происходит давление со стороны некоторых участников или руководителя; люди не договариваются и решения не принимаются. Участники выходят с таких совещаний с ощущением бесполезно потраченного времени и идут решать вопросы в персональном порядке.
Так как же направить группу в продуктивное русло? Как помочь всех включить в работу, структурировать процесс и получить результат?
Фасилитатор, работающий онлайн, должен осознавать трудности и скрытые риски групповой работы в интернете, уметь с ними работать. Качественная подготовка и правильное поведение в нужный момент помогут обеспечить эффективность работы и достижение желаемых результатов.
Ведущий онлайн-совещания задает темп и ритм, с которым будут двигаться участники. И в онлайн-сессиях динамика и скорость очень важны, так как люди быстрее устают у монитора. Ведущий должен передавать им энергию, заряжать энтузиазмом. Учитесь настраиваться перед онлайн-мероприятиями и управлять собой по ходу.
Поддерживайте энергию группы – делайте перерывы и зарядку, меняйте фокус внимания, используйте видео, музыку, картинки, включайте каждого в работу.
Поддерживайте дружественную и позитивную атмосферу. Старайтесь подстегнуть зарождение позитивного настроя на каждой встрече: «Как прошел ваш день?», «Какие новости, чему можем порадоваться?», «Где мы успешны?».
Будьте человечными и проявляйте живой интерес к другим людям. Демонстрируйте, что мы все вместе и в полном контакте, несмотря на удаленность друг от друга.
В онлайне фасилитатор хуже чувствует участника. В реальных встречах много обратной связи, а в онлайне мы не видим, что делает аудитория, особенно если выключен экран. Слышат ли нас, здесь ли люди, видят ли документ или презентацию, как они относятся к теме, интересно ли им… Задавайте проверочные вопросы.
Невозможно говорить об онлайн-фасилитации и не упомянуть о гибридных форматах проведения встреч. Гибридные встречи – это когда часть людей участвует в онлайн-формате, а часть присутствует на встрече очно. Сложность проведения таких встреч в том, что в итоге нужно как-то совместить две разные групповые динамики: онлайн и офлайн. При очной встрече участники видят друг друга, могут обменяться взглядами, неформально перекинуться парой слов, а в онлайне все намного более формализовано.
Подход к проведению гибридных встреч зависит от пропорции участников:
1. Если онлайн и офлайн участвуют 50 % на 50 % участников, то можно сказать, что это будет две параллельные встречи, которые время от времени должны состыковываться друг с другом. Нужны два ведущих: один ведет очно в зале, а другой в онлайне. В этом случае важно продумать то, как мы в