Когда вы начинаете вкладывать время в квадрант II, это существенно влияет на количество времени, которое вы тратите в каждом из остальных квадрантов. Когда вы начнете планировать, готовиться, укреплять отношения или наслаждаться полноценным отдыхом, вы обнаружите, что вам уже не нужно столько времени тратить на авралы из квадранта I или реагировать на срочные запросы окружающих в квадранте III. В идеале квадранты III и IV должны вообще свестись к нулю. Все ваше время должно тратиться на важную деятельность квадрантов I и II, все больше смещаясь к подготовке, профилактике и расширению возможностей, т.е. к деятельности квадранта II.
Составляя план на неделю, важно понимать, что вы ни в коем случае не должны заполнять каждый час дня делами, назначенными на точное время. Старайтесь, чтобы ваш план был гибким. Хотя вы планируете свои дела исходя из того, что на данный момент представляется вам наиболее важным, вы должны понимать, что реальность не может автоматически воплотить в жизнь страницы недельного плана, как бы хорошо он ни был составлен. Игнорировать неожиданности (даже если бы мы могли себе это позволить) — значит лишать себя многих благоприятных возможностей, спонтанности и тех волнующих моментов, которые, собственно, и делают жизнь жизнью.
Организация квадранта II ставит целью не разработать жесткий план, а задать отправные точки для принятия качественных ежедневных решений, основанных на важности.
Если вы работаете над планом на неделю сейчас, спланируйте свои основные дела вокруг целей квадранта II и запишите их на конкретное время или как приоритеты дня.
Подумайте о важности подобных отправных точек, задав себе следующие вопросы:
Как мне нравится распланированная мною неделя?
Насколько изменится моя жизнь, если я буду каждую неделю планировать цели квадранта II по каждой своей роли и осуществлять их?
Понимаю ли я, почему первыми нужно укладывать «большие камни»? Как это помогает мне добиваться реализации этих важнейших целей?
В главе 8 мы глубже изучим три «оперативные перспективы», которые мы приобретаем, переходя от ежедневного планирования к еженедельному.
ЭТАП ПЯТЫЙ: ПРОЯВЛЯЙТЕ ЦЕЛЬНОСТЬ В КАЖДОЕ МГНОВЕНИЕ ЖИЗНИ
После того как важные цели квадранта II заняли свое место в недельном плане, ваша ежедневная задача — продолжать удерживать центр внимания на главном, лавируя между неожиданными возможностями и трудностями, с которыми вы сталкиваетесь изо дня в день. Проявлять цельность — это значит сопоставлять свою миссию с каждым мгновением жизни, испытывая душевный покой и уверенность в себе — придерживаетесь ли вы своего первоначального плана или вносите в него изменения, повинуясь совести. Все пройденные нами до сих пор этапы данного процесса были призваны укрепить ваш характер и расширить вашу компетентность, вашу способность сверяться с внутренним компасом в моменты принятия решений.
В начале каждого дня вы можете выполнять еще три важные процедуры, которые расширят вашу способность уделять главное внимание главным вещам:
1. Просматривайте план на день. Этот процесс существенно отличается от ежедневного планирования, свойственного традиционному управлению временем. Здесь вам предлагается потратить несколько минут в начале дня на то, чтобы пересмотреть свой график, напоминающий вам о ваших обязательствах, свериться с компасом, взглянуть на предстоящий день в контексте недели и обновить взгляд на вещи, что позволяет вам достойно реагировать на непредсказуемые благоприятные возможности или испытания.
2. Расставьте приоритеты. Прежде чем начать расставлять приоритеты в традиционном смысле, полезно определить ваши дела по квадрантам KI и КII. Это даст дополнительную гарантию, что вопросы, относящиеся к квадранту III, не попадут в ваш план. Полезно также рассматривать предстоящий день в контексте кайроса, или компаса (обычно люди фокусируют внимание на хроносе, или часах). Это поможет вам утвердиться в парадигме важности и лучше понимать природу тех решений, которые вы принимаете.
Если вы считаете полезной дальнейшую расстановку приоритетов, каждому делу из квадрантов I и II вы можете присвоить определенный статус. Многие предпочитают алфавитный метод, обозначая каждый пункт плана индексом А, Б или В, в зависимости от важности, и работая прежде всего над пунктами, помеченными буквой А. Другие придерживаются простой цифровой системы, которая требует большей конкретизации приоритетов.
Используете вы детальную систему приоритетов или нет, мы настоятельно рекомендуем вам как-нибудь выделить (обвести кружком, пометить звездочкой и т.п.) вопрос, имеющий наивысший приоритет. Возможно, для этого вам придется выбирать между двумя делами из квадранта II, запланированными на этот день. Если по каким-то причинам вы за день ничего больше сделать не успеете, вас утешит осознание, что сделано самое главное.
Расставляя приоритеты, помните, что эта процедура учитывает только те пункты, которые вы включили в ваш исходный недельный план. При этом приоритетность неожиданных ситуаций не рассматривается. Если вы тщательно продумали свои роли и цели, то исходный план наилучшим образом отражает ваши представления о том, что для вас главное на этой неделе. Но нельзя знать абсолютно все. На первый план могут неожиданно выступить вопросы, о существовании которых вы не догадывались, но которые для вас важнее, чем запланированные вами дела. Постоянно сверяйтесь со своим внутренним компасом, чтобы вы могли со спокойной совестью делать то, что важно для вас, даже если это не включено в ваш план.
3. Используйте Т-форму для планирования дня. Структура страницы ежедневника позволяет вам выписывать «чувствительные к времени» дела слева, а дела, которые можно делать в любое время дня, — справа. Эту технику часто называют «Т-планированием». Отделяя чувствительные к времени дела от остальных, вы способны принимать более эффективные решения и при этом учитывать важные дела, которые нужно делать в строго определенное время. На странице недельного плана эти зоны разграничены сверху и снизу.
Дело считается «чувствительным к времени», если его ценность привязана к определенному времени дня. Но если какое-то мероприятие назначено на конкретное время, это вовсе не означает, что в указанный час вы должны бросить все остальные дела и полностью переключиться на него. Ведь возможна ситуация, что вы в это время занимаетесь чем-то куда более важным. Вы должны уметь определять, какое дело для вас важнее в данный момент.
На протяжении дня, безусловно, могут возникать факторы, которые заставят вас заново переоценить те дела, которые вы запланировали: неожиданно вас вызывает к себе начальник, вам предложили два билета на концерт симфонического оркестра, звонит из школы ваша дочь, сломавшая руку, клиент отменяет запланированную встречу.
Организация квадранта II позволяет вам рассматривать наилучшие возможности использования своего времени сквозь парадигму важности, а не срочности. Когда ситуация меняется, вы можете сделать паузу и, сверившись со своим внутренним компасом, определить, как вам лучше распорядиться своим временем и энергией.
Когда неожиданно возникший фактор оказывается менее важным, чем запланированные вами дела, организация квадранта II позволяет вам увидеть это и продолжать действовать по первоначальному плану. Если же этот неожиданный фактор перевешивает по важности ранее намеченные дела, вы можете адаптировать и менять свои планы, зная, что занимаетесь действительно важными вещами, а не просто реагируете на их срочность.
В главе 9 мы глубже исследуем вопрос быстрого доступа к внутреннему компасу в любой момент выбора. Мы поговорим о том, как быть сильным в трудные минуты, как узнать, насколько важна непредвиденная возможность или проблема по сравнению с тем, что вы запланировали, и как продолжать придерживаться своего плана или менять его, сохраняя уверенность в себе и мир в душе.
ЭТАП ШЕСТОЙ: ОЦЕНКА
Процесс организации квадранта II будет неполным, если мы не завершим цикл — не превратим опыт прожитой недели в фундамент для повышения эффективности недели предстоящей. Не учась на собственном опыте, мы обречены неделю за неделей делать одно и то же: допускать те же ошибки, бороться с теми же проблемами.
В конце недели, прежде чем обратиться к своей миссии и начать планировать новую неделю, задайте себе следующие вопросы:
Каких целей я достиг?
С какими испытаниями я столкнулся?
Какие решения я принял?
Уделял ли я при принятии решения главное внимание главным вещам?
В главе 10 мы предложим более конкретные вопросы, которые помогут вам эффективно учиться на собственном опыте, используя силу четырех уникальных человеческих дарований. С учетом этого последнего этапа процесс организации квадранта II становится циклом жизни и познания, порождающим восходящую спираль роста.
Теперь представьте, что, затрачивая тридцать минут в неделю в течение пятидесяти двух недель вашей жизни на осуществление процесса планирования, вы достигли половины из тех целей квадранта II, которые ставили перед собой. Означает ли это большие затраты времени на квадрант II, чем вы затрачиваете на него теперь? Насколько большие? Если бы вы могли тратить намного больше времени на квадрант II, насколько это изменило бы качество вашей личной и профессиональной жизни?
ПАРАДИГМА И ПРОЦЕСС
Квадрант II — это не практический инструмент, это образ мышления. Мы признаем, что многие люди, используя инструменты планирования второго и третьего поколения, применяют их фактически в духе четвертого поколения. В то же время некоторые люди, пользуясь инструментами четвертого поколения, в том числе разработанными нами еженедельниками, применяют их в духе второго или третьего поколения, не получая должной отдачи.
Ясно, что здесь наибольшее значение имеет парадигма. Но мы должны также признать, что инструмент, не согласующийся с парадигмой, может быть неэффективным и вызвать лишь разочарования. Если вы пытаетесь жить в духе четвертого поколения, основываясь на важности, и используете при этом инструменты, которые фокусируются на приоритетах срочности, вы уподобляетесь человеку, пытающемуся идти вперед по дороге, на которую кто-то все время подбрасывает вам под ноги булыжники. Система может даже пересилить парадигму, так что вы кончите тем, что будете в ущерб себе служить системе, вместо того чтобы система помогала вам достичь желаемого.