Привычка 5. Распорядок
КОГДА: научно обоснованные секреты идеального тайминга // Дэниел Пинк
Дэниел Пинк – писатель, спикер, исследователь мотивации. В прошлом – главный спичрайтер вице-президента Эла Гора. Почетный доктор Джорджтаунского университета, Института Пратта, колледжа искусств и дизайна Ринглинга и Вестфилдского университета. Шесть его книг о менеджменте и мотивации входят в список бестселлеров по версии The New York Times. Согласно британскому рейтингу Thinkers-50, входит в число 15 выдающихся бизнес-мыслителей мира.
• Научиться синхронизировать свою жизнь с биологическими ритмами ради высокой продуктивности и хорошего самочувствия.
• Определить ваш индивидуальный хронотип или хронотип вашей компании для эффективной работы.
• Вовремя распознавать наступление фазы провалов, которые всегда приходят на смену подъемам.
Тайна времени
В любом книжном магазине стеллажи заставлены книгами, отвечающими на вопрос «Как?»: как мотивировать сотрудников, как управлять командой, как распределять задачи. Зато очень мало внимания уделяется вопросу «Когда?», утверждает Дэниел Пинк. Несмотря на то что одним из важных направлений в бизнес-литературе стал тайм-менеджмент, природа времени, зависимость человека от времени почти совсем не рассматривается.
Тайм-менеджмент учит планировать день, расставлять дедлайны, согласовывать действия сотрудников, но не занимается теми проблемами, с которыми любой человек сталкивается ежедневно: в какое время дня лучше браться за сложные задачи? Зависит ли наше суждение или поведение от времени дня или от того, как долго мы занимаемся тем или иным делом? Когда лучше работает мотивация – в начале работы над проектом, в середине или в конце? Как согласовать свои внутренние часы с общим расписанием? Что можно сделать, чтобы избежать провалов и побороть инерцию?
На все эти вопросы есть ответы из физики и физиологии, социальной антропологии и экономики, педагогики и спорта: тайминг, вопреки расхожему мнению, не искусство, а строгая наука. Складывается цельная картина, вполне соответствующая нашим эмпирическим ощущениям, ведь всем знакомы сонливые провалы посреди дня, разочарование на полпути, мощные старты и еще более мощные рывки перед финишем. Получают обоснование и другие явления, относительно которых многим кажется, будто лишь у них так, а все вокруг нормальные: например, дети, скачущие по дому в пять утра, и подростки, в пять утра кое-как засыпающие, – физиологическая норма, а не результат родительского попустительства.
Понимание единства нашей темпоральной физиологии способствует укреплению эмпатии, повышению командной продуктивности и подводит к синхронизации, то есть совпадению индивидуального ритма с ритмом команды и внешне заданным темпом или расписанием.
Синхронизация сулит нам не только повышенную продуктивность, но и лучшее состояние здоровья, психологическое благополучие, укрепление человеческих связей.
Суточный ритм: совы, жаворонки и обычные люди
Биологические часы человека настроены на суточный цикл в 24 часа. Этот цикл включает не только сон и бодрствование: в течение дня сменяются фазы активности и упадка сил, хорошего и плохого настроения, этот ритм влияет на способность к суждению и даже на мораль.
Проведенное Даниэлем Канеманом в 2006 году исследование показало, что эмоциональное состояние человека и его моральные суждения колеблются в течение дня по одному и тому же графику в любой стране мира. Другие исследования подтвердили, что от времени суток зависит процент благоприятных решений по УДО (условно-досрочному освобождению), верных ответов в тестах IQ, интуитивных и творческих решений.
В общем виде дневной цикл представляет собой U-образную кривую – у большинства людей утренняя активность сменяется упадком сил в середине дня, после чего наступает восстановление ранним вечером. Такая кривая дневного цикла характерна примерно для 2/3 людей в возрасте от 30 до 60 лет, которые ложатся между 23 и часом ночи и встают в 7–9 часов утра.
7:00–8:30 – низкое плато (прийти в себя, подготовиться к работе)
8:30–9:30 – постепенный подъем (первый час работы)
9:30–10:30 – небольшой спад (первые трудности, небольшая усталость)
10:30–12:30 – стремительный подъем (лучшее время для работы, требующей больших затрат сил, сосредоточенности, креативности, силы воли)
12:30–14:00 – стремительный спад (заканчивается основная часть работы)
14:00–17:00 – упадок сил, сонливость, раздражительность
17:00–20:00 – восстановление (менее сосредоточенная работа, чем в первой половине дня)
20:00–23:00 – снижение активности, домашние дела или досуг
Около 14 % людей в возрасте от 30 до 60 лет являются жаворонками: они встают в 4–5 часов утра. После 60 лет процент жаворонков увеличивается. К жаворонкам также относится большинство детей дошкольного и младшего школьного возраста. Около 20 % людей в возрасте от 30 до 60 лет являются совами. К совам также принадлежат подростки и молодые люди примерно до 30 лет.
Суточный цикл сов также образует U-образную кривую, но с двумя отличиями:
• Совы ложатся позднее (от 3 часов ночи) и позднее просыпаются (если это допускает характер их работы).
• Последовательность фаз у сов обратная: сначала восстановление, то есть фаза менее активной и сосредоточенной работы, потом упадок сил и лишь к вечеру пик активности.
Талантливые люди умеют пользоваться обеими «рабочими» фазами дня в соответствии со своим хронотипом. Так, Джойс Кэрол Оутс писала до часу дня, ела и отдыхала и дальше работала с 16 до 19. А сова Флобер начинал день в 11 утра, занимался с племянницей, читал, потом отдыхал до ужина, беседовал с матерью и лишь с 21:00 писал.
Важные взаимодействия с людьми – общение с клиентами, пресс-конференции, собеседования, конкурсы – следует планировать на первую половину дня независимо от собственного хронотипа: по статистике, две трети судей, журналистов, членов комиссий и т. д. склонны к благожелательности, справедливости и незашоренности до полудня. Это ставит сов в невыгодное положение. Совет совам: подготовиться с вечера, перед встречей 10 минут прогуляться.
Данные израильских комиссий по УДО свидетельствуют: если до полудня досрочное освобождение получают примерно 65 % ходатайствующих, то к 14:00 процент счастливчиков падает почти до нуля (но после обеда возрастает).
Выбирая оптимальное время для работы, следует учитывать как вид деятельности, так и свой хронотип. Когнитивные и креативные способности проявляются в первой половине дня с пиком около полудня. Это оптимальное время для сосредоточенной и ответственной работы, сдачи экзаменов, решения аналитических задач. В фазе восстановления наступает время для менее сложной работы. Фаза восстановления оптимальна для заданий, которые требуют интуиции или снятия блоков.
Задачи на интуицию люди лучше решают в субоптимальный для своего хронотипа период дня, то есть в фазе восстановления. Также эта фаза может использоваться для безоглядного творчества.
Приблизительно определить свой хронотип можно по средней точке между часом отхода ко сну и пробуждением (3 часа ночи с небольшим отклонением в любую сторону – стандартный цикл, смещение на более ранний час – жаворонок, на более поздний – сова. Точнее выяснить свой хронотип можно с помощью анкеты на сайте http://www.danpink.com/MCTQ.
Полезно также в течение недели отмечать каждые полтора часа:
• чем вы сейчас занимаетесь;
• насколько физически активны;
• каково ваше ментальное и эмоциональное состояние.
Выяснив свой хронотип, постарайтесь соответствующим образом организовать работу. Если ваше расписание зависит не от вас, предложите на пробу «хронотипичные пятницы» или попросите выделить вам время для работы над проектом. В некоторых компаниях уже учитывают суточные циклы сотрудников.
Тиль Ренненберг провел эксперимент по синхронизации на немецком автозаводе и добился повышения производительности и удовлетворенности работников.
Если босс не пойдет вам навстречу, вы сможете хотя бы отчасти синхронизироваться, включить осознанность, использовать «пазухи» времени и лайфхаки, помогающие проснуться утром и удержаться на плаву днем, организовывать себе микропаузы для восстановления.
В повседневной жизни следует помнить, когда нас подстерегают опасности, и либо не браться за ответственное дело в эти часы, либо почти ежеминутно себя проверять.
Статистика указывает на два пика аварий каждые сутки: между 2 и 6 часами утра и между 14 и 16 часами. В это же время дня падают до минимума продуктивность и качество работы (у среднестатистического работника, без учета хронотипа).
Поесть, погулять, поболтать
Правильно начать день
• Выпить стакан воды при пробуждении, а утренний кофе отложить на час-полтора. (После пробуждения вырабатывается кортизол, повышающий активность, а кофе снижает его уровень. Кроме того, ранняя чашка кофе вызывает привыкание, и приходится увеличивать дозы.)
• Впитать утреннее солнышко, особенно тому, кто встает с трудом.
• Медицинские обследования лучше планировать на первую половину дня, когда большинство медиков более внимательны. То же самое касается посещения психотерапевта: кортизол, который вырабатывается утром, повышает восприимчивость.
Жаворонку стоит использовать час до работы или первый час на работе, чтобы сделать самое важное, не отвлекаясь. Сове, чтобы прийти в себя, лучше дойти до работы пешком и начать будний день с самых простых дел.
Зарядку следует делать утром или вечером в зависимости от цели.
Провал можно предотвратить перерывом для отдыха, который в идеале включает:
• обед;
• короткий сон (напучино);
• движение;
• общение с природой;
• общение с людьми;
• доброе дело или слово, повышающее настроение.
Обед заметно улучшает настроение и повышает активность – и не только благодаря поступлению в кровь быстрых углеводов. Обеденный перерыв должен быть именно перерывом, отвлечением от работы. Поедание сэндвичей перед компьютером лишь усиливает стресс (и жалость к себе). Также на время обеда работнику нужно вернуть себе контроль, то есть самостоятельно решать, что он будет есть и где.
После обеда процент УДО превышает даже утренний максимум.
Лучшее средство от сонливости – напучино, короткий сон после чашки кофе. Слишком короткий, менее 10 минут, сон не приносит пользы, а после 20 и более минут сна наступает разбитость. Напучино (nap – «дрема» + капучино) – идеальное решение.
• Выпить крепкий кофе без сахара (кофе поступит в кровь через 25 минут, а сахар – сразу, не даст уснуть).
• Отмерить себе 25 минут и включить будильник.
• Полностью расслабиться, можно использовать беруши, повязку на глаза.
• Делать это регулярно: режим способствует лучшему засыпанию.
Исследования НАСА показали: после короткого сна пилот становится вдвое бдительнее и на 34 % ускоряется его реакция. Медицинские исследования подтвердили: благодаря регулярному краткому дневному сну опасность инфаркта снижается на 37 %. Uber, Nike и другие компании отводят время и место для напучино.
Кроме основного перерыва, полезны частые паузы от 20 секунд до 10–15 минут.
• Система 20–20–20 – каждые 20 минут в течение 20 секунд смотрите на что-то в 20 футах (6 метрах) от себя. Отдых для глаз и восстановление бдительности.
• Офисная йога – наклоны, вращение запястьями, разминка пальцев.
• Общение с природой (если нет возможности прогуляться, поставьте цветок на окно и для отдыха переключайте внимание на цветок на окне и дерево за окном).
• Сходить за водой к кулеру, побродить по офису.
• Перекинуться словом с коллегой (не о работе). Общение в соцсетях не дает такого эффекта, как живой разговор (к тому же не отдыхают глаза и не меняется поза).
• Написать благодарственное письмо, принести усталому коллеге кофе (доброе дело повышает силы и восстанавливает мотивацию).
• Медитация, контролируемое дыхание (глубокий вдох животом, выдох на счет 5).
• Посмотреть на котиков, включить забавные видео – это поднимает настроение и восстанавливает силы. Но даже ради котиков не злоупотребляйте гаджетами.
Мы страдаем от заблуждения, будто продуктивность обеспечивается непрерывной работой: если не позволять себе пауз, не отлучаться на обеденный перерыв, не отвлекаться – тут-то и получим максимальный результат. На самом деле снижение активности и бдительности после часа-полутора интенсивной работы – такое же естественное явление, как и провал посреди дня. Большие и малые перерывы не снижают, а повышают продуктивность, заодно уберегая работника от выгорания и инфаркта, а компанию и ее клиентов – от происходящих в моменты «затмения» ошибок.
Компания DeskTeam, производящая программы для отслеживания продуктивности, установила, что пользователи из 10 % наиболее продуктивных делают в среднем после каждых 52 минут работы перерыв на 17 минут.
Нам следует отнестись к перерывам с таким же вниманием, как к самой работе, планировать их и ни в коем случае не жертвовать отдыхом ради мнимой продуктивности. Необходимо знать, когда наступает фаза провала, и бдительно следить за собой, чтобы не допустить роковых ошибок.
Пора осознать, как сказываются суточные циклы в таких жизненно важных областях, как школа и больница, и внести необходимые коррективы в их расписание.
Правильно закончить день
• Подведите итоги (сильнейшая мотивация – отметить свой прогресс. Даже неудачному дню завершение придает смысл).
• Набросайте план на завтра.
• Оставляйте недоделанным простое дело, с которого легче начать новый день.
Хемингуэй останавливался на полуфразе, чтобы наутро сразу включиться в текст.
• Бонус: напишите кому-то благодарственное письмо (этот же прием помогает передохнуть и восстановить мотивацию среди дня).