Я много раз убеждался в том, что путь предварительных договоренностей – очень правильный путь. Как минимум вы демонстрируете, что человек вы дальновидный и переживаете не только о себе, но и о своих партнерах. Некогда я работал по найму в компании – поставщике оборудования. Там время от времени происходили задержки поставок, и чем раньше получалось предупредить об этом клиента, тем меньше негатива в конечном итоге шло в наш адрес. Как правило, все входят в положение и при этом успевают использовать ситуацию себе на пользу – закончить ремонт, или более вдумчиво проработать рекламу, или тщательнее выбирать персонал – вариантов использования времени масса. Главное, чтобы арендные платежи в это время не шли (смайлик). Вообще обыкновение предупреждать клиента и заботиться о его времени чрезвычайно выгодно выделяет торговую компанию на фоне всех остальных. Я много раз слышал истории (и сам попадал в такие): ждешь оборудование, тебе никто не звонит, в день икс ты звонишь в компанию-поставщик и слышишь: «Еще из Москвы даже не вышло, выходит завтра и три недели идти будет», а ты сделать ничего не можешь, кроме как материться.
Грабли: приходить к партнерам и контрагентам с уже существующей проблемой.
Антиграбли: предполагать наличие проблемы и начинать разговор о ней заблаговременно. Это позволит найти выход всем сторонам.
В контексте именно этой темы заблаговременных договоренностей чуть особняком стоят договоренности с финансовыми структурами. Тут чем раньше вы начнете такие разговоры, тем больше шансов получить нужный результат. Потому что, как правило, это механизмы довольно неповоротливые, с удаленными центрами принятия решений, на местах лишь собирают нужные документы и заносят их в программы. Подавать заявление о предоставлении кредитных каникул за неделю – затея, обреченная на провал. Как правило, бизнесовые кредиты могут требовать дополнительных обоснований и количество форм и нужных документов может быть бесконечным. Как я уже писал выше, банкам может быть невыгодно предоставлять вам различные отсрочки и каникулы, потому что это требует дополнительных резервов, которые берутся из прибыли филиалов. У нас были случаи, когда мы начинали разговоры о возможных проблемах с оплатами за четыре месяца, и все четыре месяца с нас запрашивали планы и прогнозы, причем мы должны были делать их в свободной форме, которая в конечном итоге не принималась и требовала постоянной доработки. В результате мы просто вышли на просрочки, после чего образовался растущий долг, на который падали проценты, и мы в принципе не могли рассчитывать на какие-то программы, потому что для того, чтобы программа начала работать, необходимо было быть без долгов, а долги были, потому что мы не могли согласовать программу. Круг замыкался.
Этот подход может работать не только с арендодателями или банками – любые предварительные договоренности с партнерами, предсказывающие вероятность какой-либо просадки, – большой плюс их инициатору. Такой же подход мы старались применять в случае, если прогнозировали возможную задержку заработной платы, – оговаривали границы задержки и даты выплат. Если это не происходит из раза в раз, то воспринимается вполне нормально.
6.3. Правильная работа с документами
В любой непростой ситуации или в ситуации, допускающей негативные варианты развития событий, необходима письменная фиксация договоренностей.
Понимаю, что у нас вроде как не принято после встречи обмениваться протоколами или направлять какие-то документы, но практика показала, что это лучший способ обезопасить себя от двусмысленностей или возможности не признавать договоренности.
Грабли: в сложных ситуациях не фиксировать входящую и исходящую корреспонденцию.
Антиграбли: фиксировать все факты передачи документов.
Как-то раз мы начали вести разговор о снижении аренды с одним из арендодателей. Все переговоры вели с управляющим, а сам собственник помещений приезжал несколько раз в год, контролировал, как идут дела, и уезжал.
Мы с управляющим договорились о снижении аренды на 30 процентов и платили исходя из этих договоренностей. У них в бухгалтерии была определенная неразбериха, долго подписывались и согласовывались договора и допсоглашения, поэтому счета выставлялись по старой стоимости, платили мы по новой, и нам обещали, что в программе потом все выровняется и по актам сверки все будет нормально. Ну договорились и договорились. Так продолжалось почти полгода. В один момент управляющий увольняется, бухгалтер увольняется, приходят новые люди, и мы оказываемся должниками. Собственник утверждает, что с ним ничего не согласовывали, все это самоуправство прежнего управляющего. Мы должны им арендную плату за два месяца. Документально они правы, мы ничего доказать не можем.
Такое бывает не так чтобы часто, но иногда попадаются такие партнеры, общаясь с которыми лучше фиксировать происходящее документально.
Обычно в этом помогают такие элементарные вещи: проставить входящие номера на копиях писем, заявлениях и прочих документах, которые вы передаете контрагенту, будь то заявление о снижении арендной платы или предоставлении отсрочки или гарантийное письмо. Можно сделать очень просто – после встречи напишите электронное письмо контрагенту с изложением достигнутых договоренностей и просьбой подтвердить, правильно ли вы все поняли на прошедшей встрече. Такие вещи дисциплинируют обе стороны и сводят вероятность отказа от договоренностей к минимуму.
В случае возможного противостояния по какому бы то ни было вопросу сторона, у которой есть документальные подтверждения своих намерений, изначально имеет преимущество.
Понятно, что бюрократию не любит никто (а это, по сути дела, бюрократия), но написать одно-два-три письма с учетом того, что ситуация может повернуться не в нашу сторону, – это ваша святая обязанность. А уж если ситуация начала приобретать негативный оттенок, то тут документальное сопровождение обязательно: это ваша безопасность в будущем. Вот тут стоит вернуться в начало этой части и прочесть еще раз про юристов, потому что только профессионалы могут подсказать, как правильнее отвечать на запросы или составлять их.
Так кто же выживает?
Я общался с огромным количеством предпринимателей. Среди них есть по-настоящему выдающиеся люди, и я очень дорожу возможностью общаться с ними и учиться у них.
Проблемы в той или иной степени были у каждого, у кого-то они были заметнее, у кого-то менее заметными, кто-то рассказывает о них охотно, кто-то предпочитает не вспоминать. Но они были у каждого, и каждый их пережил.
Можно пойти простым путем – взять то, о чем я написал выше про причины падения и их предпосылки, и переписать их наоборот. Непонятная управленческая отчетность – должна быть понятная управленческая отчетность, субсидирование убыточных предприятий – не нужно субсидировать убыточные предприятия, и так далее. Но я уверен, что каждый и так сделал все необходимые выводы из предыдущих разделов, и очевидно, что если мы говорим о каких-то вещах как о причинах или предпосылках краха, то нужно быть внимательным именно к этим аспектам и исключить их или же держать под контролем.
Я хочу рассказать, что я заметил у успешных компаний, компаний-победителей, какие из применяемых ими подходов, на мой взгляд, являются важной составляющей успеха.
6.4. У компаний-победителей экономия является частью стратегии
Экономия и ориентирование на то, чтобы тратить меньше, – часть жизни успешных компаний. Причем тут нужно понимать один очень важный нюанс: имеется в виду не только разовая или краткосрочная экономия – купили дешевый инструмент, через месяц повторили покупку, – а понимание и оценка своих расходов в дальней перспективе:
– купить сейчас дорогой рабочий инструмент, потому что он качественнее, он на гарантии, запчасти для него дешевле. При этом понимать, что сам инструмент при правильном обслуживании проживет дольше как минимум на 50 процентов, чем его дешевые аналоги;
– купить электроплиту, которая дороже обычной почти в три раза, потому что она тратит почти в четыре раза меньше электроэнергии по сравнению с обычными. Очевидно, что стоимость плиты отобьется очень быстро, особенно в городах и районах с дефицитом мощностей и высокой стоимостью электроэнергии.
Грабли: не искать цены ниже, «потому что бизнес приносит хорошую прибыль».
Антиграбли: в любой ситуации искать наиболее выгодное предложение.
Каждый постоянный расход компании, будь то регулярная арендная плата, или оплата охраны, или закупка какого-то инвентаря, пропускается сквозь формулу: расход × количество месяцев в году = сумма за год. Так же считаются данные по альтернативным вариантам, и результаты сравниваются. Важен итог – сколько компания экономит или переплачивает в течение года, покупая ту или иную услугу или товар. Очень показательный момент: в компаниях, ориентированных на такую стратегию, этой формулой пользуются все, кто так или иначе соприкасается с деньгами и расходами. Это очень сильно упрощает жизнь всем, потому что некоторые заведомо невыгодные для компании предложения отсекаются еще на дальних подступах и не отнимают время.
Компании, которые придерживаются экономии как одной из своих стратегий, используют каждую возможность, чтобы снизить затраты. Я работал в одной успешной компании, и, когда приходило время покупать билеты для вылета в головной офис, нам приходило письмо – подсказки, какие льготы можно получить и в какое время лучше покупать билеты, чтобы они обошлись дешевле.
Каждый отдел понимает, что если у него есть необходимость в покупке, скажем, стульев, то совсем несложно узнать у соседних отделов, кому еще они нужны, и сразу купить на всех, получив при этом скидку за объем.
Этот подход компании пропагандировали даже в самые сытые и счастливые времена. Бывало, я искренне не понимал, почему наш филиал, зарабатывающий неплохие деньги, не может позволить себе какое-то излишество в виде компьютера помощнее или монитора побольше. Мне объясняли, я смирялся. И лишь со временем я понял, насколько это правильный и мудрый подход. Потому что, как только наступали времена посложнее – спад на рынке, активность конкурентов или кризис, – им не нужно было ничего перестраивать, оптимизировать и прочее. Соответствующий подход уже был у всех в крови и воспринимался всеми как само собой разумеющийся. Компании без подобного подхода при наступлении непростых времен только начинают его внедрять, а ведь еще потребуется время для перестроения и существует инерция, благодаря которой все будут действовать по-старому.