В то время как каждая категория полезна, все вместе они бессвязны, и энциклопедия кажется совершенно не нужной. Борхес демонстрирует, почему попытки разбить мир на категории не настолько просты, как нам хочется. Наши категории могут быть связаны с практическими делами либо они могут быть правильными и логичными, но в редких случаях и теми, и другими.
Широко используемая система классификации сократила 14 категорий Борхеса до трех. Подшивание документов в трех экземплярах стало олицетворением организованной бюрократии. Составление трех копий корреспонденции и заполнение в одной даты, в другой — темы, в третьей — адресата — логичное решение. Ведь в этом мире мы не можем предсказать, понадобится ли нам взглянуть на письма, отправленные и полученные в октябре 2015 года, или все письма о неисправных грохочущих втулках, или все письма от миссис Треллис. Система для своего поддержания по-прежнему требует трехкратного пространства, затраченного времени и энергии. Но куда мы подошьем письмо с требованием о выкупе? Как насчет письма с тремя темами вместо одной? Или письма с восхищенным одобрением, подходящим для использования в рекламных кампаниях? Борхес о чем-то догадывался, создав категорию «и так далее»{51}.
В некоторых организациях избежать процесса подшивания документов в трех экземплярах не получится. Однако для многих подобная система — колоссальная трата времени, места и энергии. Если вам нужно подшить документы, как насчет прекрасной альтернативы, придуманной японским экономистом Юкио Ногучи? Забудьте о категориях. Вместо них складывайте каждый входящий документ в большую папку. Подпишите папки с торца и разместите их на книжной полке, чтобы о содержимом можно было быстро прочесть, словно на корешках книг. А теперь гениальный момент: каждый раз, когда вы используете папку, ставьте ее в левую часть полки. Спустя время недавно использованные документы сместятся влево, а никогда не используемые будут собраны в правой части. Архивирование происходит легко: время от времени выбрасывайте документы, расположенные справа. Чтобы найти нужную бумагу, просто спросите себя, как давно вы ее видели. Эта файловая система завоевала многих приверженцев. Ее минус в том, что она не организует сама себя.
Подождите… Разве в этой систематизации нет ничего странным образом знакомого? Эрик Абрахамсон и Дэвид Фридман, авторы прекрасной книги «Эффективный беспорядок», предлагают следующее: «Поверните ряд папок так, чтобы они стояли вертикально, а не горизонтально, положите стопку на ваш рабочий стол и избавьтесь от скоросшивателей»[302].
Если следовать этим инструкциям, что вы получите? Старую стопку документов на захламленном столе. Вытаскивая документ, вы будете возвращать его наверх стопки. Неиспользованные бумаги постепенно окажутся внизу. Конечно, в таком процессе систематизации нет точного маркирования системы Ногучи, но она предлагает интуитивные подсказки вроде толщины документа, оттенка бумаги, наличия загнутых краев или стикеров. Эти сигналы не исключают ошибки, но все равно могут быть мощными.
Это не означает, что большая стопка документов — оптимальная система хранения. Несмотря на внешний вид, она вовсе не является случайным набором. Беспорядочный стол не так хаотичен, как кажется на первый взгляд. В отношении прагматичной системы организации существует естественная тенденция, основанная на факте, что полезные вещи продолжают вынимать и оставляют в верхней части стопки.
В этом и заключается особенность беспорядочного стола или офиса: он полон подсказок о структуре недавней деятельности, и эти подсказки могут помочь в эффективной работе. Дэвид Кирш, когнитивист из Калифорнийского университета в Сан-Диего, изучает рабочие стили «чистюль» и «грязнуль». Как люди ориентируются после прибытия в офис или окончания телефонного разговора? Кирш считает, что «чистюлям» помогают списки дел и календарей, в то время как «грязнулям» достаточно физических подсказок: отчета, над которым они работали, письма, требующего ответа, чеков, которые нужно представить для возмещения расходов. Беспорядочный стол полон подобных подсказок{52}, [303]. Чистый стол не дает информации вообще, и он должен быть подкреплен подсказкой списка to-do. Обе системы могут работать, поэтому перед тем, как осуждать других людей из-за их беспорядочных столов, следует подумать[304].
Конечно, невыносимо работать среди чужого беспорядка. Это вызвано тем, что скрытые подсказки никак не связаны с вами. Они — дорожные указатели в путешествии другого человека.
Действительно ли наш личный хаос, наполненный подсказками о том, что делать дальше, не так эффективен, как четкая организация и порядок? Все зависит от обстоятельств. Как учил Борхес, разбить вещи по категориям не так просто, как может показаться на первый взгляд. В то время как категории будут помогать в некоторых случаях, стоит задуматься, будет ли система хранения документов потреблять больше времени, чем экономить.
Ученые, которые изучают рабочее поведение, иногда проводят различие между «скоросшивателями» и «стопкоукладчиками» — людьми, которые устанавливают формальную организационную структуру для своих документов, и людьми, которые накапливают стопки бумажной работы на и под столами. Несколько лет назад два исследователя из AT&T Labs (Стив Уиттакер и Джулия Хиршберг) изучили то, как группа офисных сотрудников справляется с бумажной работой. Кто накапливал больше всего документов? Кто использовал свои архивы более эффективно? Когда смена офиса заставила всех снизить размер своих архивов, кто справился с этим заданием лучше?
Ответы поразили Уиттакера и Хиршберг. «Мы полагали, что попытки “скоросшивателей” оценить и разбить по категориям входящие документы создадут меньшие архивы, к которым люди будут часто обращаться», — писали они. Но в результате обнаружилось другое. «Скоросшиватели» не полагались на архивы: их просторные кабинеты были забиты аккуратно заполненными документами, которые они никогда не использовали, поскольку всегда подшивали бумаги преждевременно. Пытаясь сохранить столы чистыми, они быстро пристраивали документы в папки, при этом последние, как выяснялось, не имели долгосрочной ценности. В их раздутых архивах, несмотря на логичную организацию, было сложно найти что-то полезное, так как хорошие вещи находились вперемешку с аккуратно заполненным хламом. Проблема Борхеса усложнила вещи. Так, один человек сообщил Уиттакер и Хиршберг: «Я подшивал так много бумаг. Я не знал, где все находилось, и обнаруживал, что создал вторую подшивку в том месте, которое казалось логичным, но не единственным… В некоторых случаях документы с полным основанием могли быть подшиты в разделах, связанных с бизнес-подразделением и технологиями. И это могло закончиться тем, что одна и та же бумага хранится у меня в двух местах и даже в пяти, как например документы по теме «бизнес-подразделение».
Так как «скоросшиватели» тратили много сил на системы хранения, они становились чрезмерно привязанными к своим архивам и им было сложно отказаться от них. «Стопкоукладчики», напротив, какое-то время хранили документы на своих столах, рано или поздно стопка бумаг доставала их, и, понимая, что это хлам, они избавлялись от них. Все архивы были небольшими, практичными и часто используемыми. Когда пришло время переезда, у «стопкоукладчиков» не возникло проблем — они просто брали верхнюю половину каждой стопки и выбрасывали редко используемые документы (вновь неформальная система Ногучи). Самый большой недостаток, от которого страдали «стопкоукладчики», заключался в том, что из-за их настолько беспорядочных офисов каждый мог пробраться и навести там порядок — совершить губительный акт вандализма[305].
Основная головная боль хранения документов в современном мире связана не с бумажными документами, а с электронной почтой. Как ее лучше организовать? Борхес вновь дает о себе знать. В какую категорию отнести электронное письмо от босса с упоминанием аттестации персонала, офисной вечеринки и аккаунта в Acme? Работа > Сотрудники? Или Работа > Босс? Или Персонал > Ежедневник? Или Работа > Аккаунты > Acme? Или, возможно, стоит следовать традиции и хранить копии в трех экземплярах в каждой папке? С этим легко справиться, поставив теги на файл, ведь тройные копии электронных писем не занимают физического пространства. Тем не менее трехкратное хранение — проблема: каждая дополнительная копия занимает место на экране, когда вы сканируете папки, пытаясь найти то, что вам действительно нужно. Это, скорее, похоже на поиск иголки в стоге сена.
Сами по себе папки быстро размножаются. Согласно одному исследованию, люди создают новую папку в электронной почте каждые пять дней[306]. Для тех, кто пользуется электронкой с конца XX века, — это более тысячи папок. Тысячей папок можно управлять, если они организованы. Однако три глубокие структуры (папки папок папок) могут создавать проблемы. Сохранение электронных писем занимает время[307]. Около 10% времени, потраченного на пользование электронной почтой, согласно данным исследователей из Xerox PARC, требуется на сортировку писем.
Однако это дело по-прежнему стоит усилий, да? Нет. Стив Уиттакер (вновь) и исследователи из IBM Research в отличной опытной работе под названием «Трачу ли я время на организацию электронных писем?» пришли к следующим обобщенным выводам: в общем-то да, тратите[308]. Уиттакер и его коллеги получили разрешение на установку записывающего программного обеспечения на компьютеры нескольких сотен офисных сотрудников и отследили 85,000 попыток найти электронное письмо кликами по папкам или с помощью метода «наугад» — пролистывания входящей почты, кликов по заглавию, чтобы отсортировать письма, скажем по получателю, или использования функции поиска. Уиттакер обнаружил, что клики по структуре папок занимали практически минуту, в то время как для простого поиска требовалось лишь 17 секунд. Людям, которые полагались на папки, нужно было больше времени, чтобы найти то, что им нужно, но их охота на необходимое письмо не была более или менее успешной. Другими словами, если вы прыгаете по электронным письмам в папке «Архив», вы найдете письма гораздо быстрее, чем если спрячете их в аккуратную структуру папок