Два наиболее важных слова для достижения успеха – фокус и концентрация. Ваша способность четко фокусироваться на самых важных задачах и целиком сосредотачиваться на них, пока они не выполнены, больше других качеств определяет, как многого вы достигнете.
Вы можете быть самым способным в своей отрасли, очень красивым, образованным, харизматичным и окруженным возможностями. Но если вы не в состоянии фокусироваться и концентрироваться, все бесполезно. Вы постоянно будете проигрывать даже среднестатистическим людям, которые способны заставить себя фокусироваться и концентрироваться на важнейших задачах в течение дня.
Умение расставлять приоритеты лежит в основе личного и жизненного менеджмента. Все напрасные попытки и неудачи – следствие неверно расставленных приоритетов. А любой успех – результат разумно расставленных приоритетов и концентрации на наиболее важной задаче вплоть до ее разрешения.
Солнце греет и ласкает до тех пор, пока не сконцентрировать его лучи с помощью лупы в одной точке. Тогда оно обжигает. Маленькая лампочка слабо светит, недостаточно даже для чтения, но сконцентрированная в лазерный луч, режет сталь. С приоритетами все точно так же. Научившись выбирать наиболее важную задачу, фокусироваться и концентрироваться на ней, не отвлекаясь, вы достигните невероятных вещей.
Сила личных приоритетов
Расставлять приоритеты следует в несколько шагов. Данная техника позволит вам сделать гораздо больше, чем окружающие.
Первый шаг – составьте список занятий и задач до начала работы. Сам факт работы над задачами по списку повысит вашу продуктивность на 25 % и более уже в первый раз.
Лучшие тайм-менеджеры и высокопродуктивные люди пользуются подобным способом. Вы ведь не пойдете в магазин без списка покупок. Вот и к работе не стоит приступать без списка того, что вы хотите сделать.
Существуют разные виды списков. Первый – общий перечень, который лежит в основе программы тайм-менеджмента. Это список всего, что вы хотите сделать в обозримом будущем. Когда появляется что-то новое, добавляйте его, чтобы не забыть. Данный список может содержать сотни пунктов, некоторые из которых запланированы на несколько лет вперед.
Второй вид – месячный список. Он состоит из ключевых задач, которые необходимо выполнить в следующем месяце. Он содержит все рабочие задачи и проекты, а также может включать пункты из списка долгосрочных целей.
Третий вид, который вам пригодится, – список на неделю. Он представляет собой уточненную версию месячного списка и содержит то, что вы хотите сделать на этой неделе.
Последний вид и ключ к максимальной продуктивности – список дел на день. То есть полный сценарий сегодняшнего дня с утра до вечера. Это структурированный план, которого следует придерживаться, чтобы максимально повысить свою продуктивность. Он обеспечит выполнение наибольшего количества дел за имеющееся время.
Всегда начинайте свой день, неделю и месяц с создания списка. Составляйте списки для всего. Думайте на бумаге. Все наиболее продуктивные люди размышляют, держа в руке ручку. У них есть списки на любой случай.
Планируйте каждый день заранее. Структурируйте свой план, словно это самый важный день в вашей жизни и ценна каждая минута. Не совершайте ошибку, начиная день с наиболее приятной и удобной задачи. Думайте прежде, чем делать, а затем делайте эффективно и хорошо.
Мера для оценки производительности компании и ресурсов содержится в аббревиатуре ДПИ. Она означает доходность по инвестициям. А формула личной эффективности – ДПИВ – доход по инвестированному времени. Ваше вознаграждение выражается доходом, который вы получаете от ежедневно инвестируемых часов и минут. А ваша цель – получить максимально возможную прибыль от всего, что вы делаете.
Составляйте список на день с вечера. Тогда ваше подсознание начнет работать над некоторыми задачами, пока вы спите. Расставьте приоритеты, определите порядок выполнения задач на основе их ценности и вкладу в достижение ваших целей.
Определите порядок событий
Тайм-менеджмент – это определение порядка событий. Вы решаете, что делать сначала, что делать затем и что не делать вообще. Выбирая или изменяя последовательность, вы контролируете направление своей жизни.
Пожалуй, наиболее популярная техника тайм-менеджмента для определения приоритетов – это правило 20/80. Согласно ему, 80 % ценности в любом списке содержится в 20 % пунктов. Иногда 90 % ценности списка будут содержаться лишь в 10 % пунктов. Один пункт в списке из десяти задач может оказаться важнее девяти остальных. От вашей способности определять, какие задачи составляют наиболее важные 20 % во многом зависит ваша продуктивность и эффективность.
Начинайте с самого важного
Никогда не поддавайтесь желанию начать с мелочей. Как только вы определили 20 % наиболее важных задач, беритесь именно за них. Если начинать с выполнения нескольких мелких задач, их количество только возрастает. Они приумножаются, и к концу дня вы все еще будете работать с ними. А ваши крупные и важные задачи и обязанности по-прежнему будут ждать вашего внимания.
Определите последствия
Потенциальные последствия любого действия определяют его приоритетность. Задача или занятие, которые принесут значительные результаты для вашей жизни или работы, имеют высокий приоритет. Задача или занятие с малыми последствиями или вообще без них, имеет низкий приоритет.
Работа, наиболее важная для компании и клиентов, имеет высокий приоритет. Потенциальные последствия ее выполнения или невыполнения могут быть значительны. Аналогичным образом, личное развитие имеет высокий приоритет. Долгосрочные последствия улучшения своих навыков могут оказаться невероятными.
С другой стороны, перерыв на кофе или обед с коллегами не дают реальных результатов. Вы делаете перерывы и ходите на обед в течение сорока лет, и это никак не влияет на ваш уровень достижений и доход, если только не снижает их.
Метод АБВГД в тайм-менеджменте
Прежде чем приступить к работе всегда думайте о потенциальных последствиях. К чему приведет выполнение или невыполнение чего-либо? Для этого подойдет метод АБВГД.
Возьмите свой список дел на день и напишите буквы А, Б, В, Г и Д перед каждым пунктом. Задача А – это то, что нужно обязательно сделать. У таких задач есть серьезные последствия, они важны для вашей жизни и карьеры. От вас зависят люди, которые ожидают, что вы выполните работу, поэтому она имеет наивысший приоритет. Поставьте букву А рядом со всеми высокоприоритетными задачами в списке, которые точно необходимо выполнить, причем хорошо и в скором времени.
Если задач типа А несколько, отметьте их как А-1, А-2, А-3 и так далее. Затем начните работать над задачей А-1 и продолжайте, пока не закончите.
Задача Б – это то, что стоит сделать. Они имеют умеренные последствия. Люди могут расстроиться или почувствовать неудобства в случае их выполнения или невыполнения, но это не настолько важно, как в случае с задачей А. Возьмите за правило никогда не браться за задачу Б, если не сделана задача А.
Задача В – это то, что желательно сделать, например, сходить на кофе-брейк или обед. Сюда относятся приятные занятия, не имеющие положительных или отрицательных последствий в случае их выполнения или невыполнения. Общение с коллегами, чтение газет или звонок домой по личным делам – приятные действия, но они не имеют никаких дальнейших последствий.
Задача Г – это то, что можно делегировать. Старайтесь передавать все низкоприоритетные задачи, чтобы у вас оставалось больше времени на то, что можете сделать только вы и что действительно имеет значение. Каждый раз, когда кто-то другой печатает письмо, совершает звонок, отправляет контракт и выполняет другую мелкую задачу за вас, вы делегируете. Каждый раз, когда вы заказываете ужин через самовывоз и забираете его по дороге с работы, вы делегируете его приготовление. Делегирование – один из лучших инструментов для экономии времени.
Задача Д – это то, что нужно исключить. Лучше всего экономить время, не тратя его на выполнение определенных задач и действий. Перестаньте делать, что было важно в прошлом, оно больше не несет такой же ценности и важности, как то, что вам нужно делать в настоящем.
Устанавливайте и приоритеты, и постериоритеты
Установка приоритетов означает и установку постериоритетов. Приоритет – это то, что вы должны делать больше и в первую очередь. Постериоритет – наоборот, то, что вы должны делать меньше и в последнюю очередь.
Ваше расписание и так забито. Наверняка у вас, как и у большинства людей, уже распланировано сто процентов времени. А значит, чтобы начать делать что-то новое, нужно перестать делать что-то старое. Чтобы попасть куда-то, сначала нужно выйти. Чтобы начать, нужно закончить. Устанавливайте постериоритеты, определяя задачи, которые не требуется выполнять либо частично, либо целиком – это самый быстрый способ освободить расписание для более ценной работы.
Каковы ваши постериоритеты? Что из того, что вы делаете сегодня, больше не является важным по сравнению с другими вещами? Это могут быть задачи, к которым вы привыкли за время работы. Но они больше не представляют ценности для вашей жизни и работы, как те, которые вам стоило бы выполнять. Ваше умение устанавливать четкие постериоритеты – ключевой детерминант вашей личной эффективности и рабочей продуктивности. Так каковы они?
Пять вопросов для повышения личной эффективности
Есть пять ключевых вопросов, которые можно постоянно задавать, чтобы помочь себе фокусироваться и достигать лучших результатов. Организуя свою работу вокруг ответов на данные вопросы, вы оптимизируете свои таланты и увеличите производительность до максимума. Ежедневно спрашивайте, отвечайте и действуйте согласно этим пяти вопросам.