Орденам было необходимо постоянно пополнять своп ряды, ведь смертность среди членов военно-монашеских орденов была гораздо выше, чем среди обычных монахов. Большинство рыцарских орденов набирали членов главным образом (хотя и не исключительно) в одном конкретном регионе: кандидаты в испанские ордена происходили, в основном, из Испании, большинство членов Тевтонского ордена были немцами. Только тамплиеры и госпитальеры привлекали людей из всех стран Западной Европы, хотя и эти ордена в основном ориентировались на Францию. Однако для вступления в рыцарские ордена, как и при поступлении в монастырь, нужно было удовлетворять определенным требованиям. Все кандидаты должны были иметь статус свободных граждан, а желающие получить ранг рыцаря должны были обладать длинной и знатной родословной. Рыцари, поступавшие в ордена тамплиеров и госпитальеров в XIII веке, также должны были быть законнорожденными. В большинстве орденов женатые кандидаты не могли быть приняты без согласия супругов; принимались ко внимание также состояние здоровья и материальное положение поступающих. В раннем Средневековье религиозные общины обычно рассматривались как подходящее место для убогих или увечных, и военно-монашеские ордена стремились избежать такого груза. Они также хотели удостовериться, что на них не перейдут долги кандидатов. В XII и XIII веках в Церкви усиливалась оппозиция традиции, согласно которой вступающие в монастырь должны были внести определенный вклад, однако эта практика еще долго существовала в военно-монашеских орденах. Но ордена были согласны с политикой Церкви по отношению к помещению в монастыри детей. Некоторые ордена даже ввели возрастной ценз. Из записей суда над тамплиерами видно, что некоторые вступили в орден в возрасте 10 пли 11 лет, но это были исключения: обычный средний возраст кандидатов составлял 25 лет. Младшие сыновья, которые составляли значительную часть кандидатов в члены военно-монашеских орденов, часто нуждались в средствах к существованию. Слова, обращенные к послушникам на церемонии принятия в орден, свидетельствуют о том, что членство в ордене рассматривалось некоторыми как обеспечение безбедного существования и, в некоторых случаях, высокого социального статуса. Один из тамплиеров уверял, что, когда он вступал в орден, «они спросили его, почему он это делает, ведь он знатен, богат и имеет достаточно земли». Однако дошедшие до нас источники часто подчеркивают и духовные запросы кандидатов, и их нельзя легко сбрасывать со счетов. Для некоторых, и особенно в ранний период крестоносного движения, борьба с «неверными» представлялась более разумным путем служения Богу и спасения души, чем затворничество в каком-нибудь европейском монастыре. При изучении вопроса о привлечении новых членов в военно-монашеские ордена нельзя также недооценивать родственные и географические связи с каждым конкретным орденом.
В первые годы существования ордена привлекать новых людей было трудно, и некоторым орденам, например Монтегаудио, так и не удавалось наладить вербовку новых членов. Но тамплиеры и госпитальеры, как только они прочно встали на ноги и развернули свою деятельность, не испытывали особых трудностей в привлечении кандидатов из светских кругов Западной Европы даже в XIII веке. Некоторые желающие могли добиться членства только «по блату» — через влиятельных дарителей. Хронист Матвей Парижский сообщает, что даже после поражения при Ла-Форбье (1244 год) тамплиеры и госпитальеры «приняли в свои ряды многих мирян».
В первые годы своего существования орден состоял из небольшой группы братьев под предводительством магистра или гроссмейстера, и на этом этапе ему не требовалось особой управленческой структуры. Однако по мере роста численности рыцарей и увеличения владений появлялась необходимость организации дочерних обителей как в приграничных районах, так и вдали от них, а поскольку магистр не мог управлять отдаленными монастырями, требовалось создание среднего звена управления. Нужна была и действенная система переправки новых членов и средств из европейских обителей на границы. Орденам, воевавшим на нескольких фронтах, необходимо было назначать военно-командующих для каждого региона. Уже существовавшие традиционные организационные монастырские формы не подходили военно-монашеским орденам. Большинство орденов стали практикован, объединение обителей каждого региона в провинции или приорства, управляемые провинциальными магистрами или великими приорами. Все крупные ордена приняли трехступенчатую систему управления, но, конечно, в организации каждого были свои особенности.
В приграничных районах обители часто располагались в замках или крепостях и исполняли военные обязанности, основным же занятием рыцарей-монахов в мирных монастырях было управление имуществом ордена. Большинство насельников обителей было мирянами, хотя в некоторых орденах, например в Сантьяго-де-Ком-постела, были отдельные монастыри для духовных лиц, а несколько орденов основывали даже женские монастыри. В последних иногда жило от 40 до 50 сестер, но мужские обители вдалеке от границ обычно были малочисленными. Во главе обителей стояли наставники или командоры, которые не выбирались, а назначались сверху. Они следили за выполнением устава, в приграничных районах командовали рыцарями на поле боя; на них же лежала и ответственность за управление монастырской собственностью, часть доходов с которой они посылали каждый год своим начальникам. У командоров было очень немного подчиненных им чиновников; в своей деятельности они должны были пользоваться советами монастырских капитулов, собиравшихся обычно раз в неделю. Главы провинций тоже назначались центральным руководством и выполняли примерно те же функции, что и командоры. В орденах тамплиеров и госпитальеров и в Тевтонском ордене главы провинций Западной Европы должны были посылать в центр треть доходов своих территорий. У них тоже не было большого чиновнического аппарата, они принимали решения с помощью провинциального капитула, собиравшегося раз в год и состоявшего из монастырских командоров. В центре главных орденов стоял магистр (или гроссмейстер), которому помогали такие лица, как великий командор, верховный маршал, гардеробмейстер, казначей и другие, составлявшие совет. В малых орденах таких должностей не было. Все ордена практиковали периодический созыв общих капитулов, на которые съезжались братья из разных провинций.
Таким образом, должностные лица на всех уровнях управляли совместно с капитулом. На собраниях центрального и провинциальных капитулов платились взносы, отчитывались в делах, делались новые назначения. При этом должностные лица пользовались значительной свободой действий. Не все капитулы собирались достаточно часто, у некоторых даже не было собственных печатей. Но если не было явных злоупотреблений со стороны чиновников, то подчиненные их не трогали. Только в случае длительного и злостного злоупотребления своим положением к ним применялись санкции. Так случилось, например, в 1296 году в ордене госпитальеров, когда центральная обитель вынуждена была применить жесткие санкции к нескольким магистрам за злоупотребления и несправедливости. Возможно, обет послушания мешал подчиненным контролировать должностных лиц, но в то время и в миру на правителей очень редко накладывались какие-либо ограничения.
Однако должностные лица тоже далеко не всегда могли строго следить за всеми действиями своих подчиненных. Магистры крупных военно-монашеских орденов стремились распространить свое влияние на весь западный христианский мир, но для орденов, чьи штаб-квартиры находились в Святой Земле, это было очень нелегко хотя бы из-за их географического положения. Во всех крупных орденах практиковались регулярные официальные посещения орденских отделений, но если провинциальные магистры могли ездить сами, то великие магистры должны были посылать своих представителей. В связи с этим, естественно, возникала тенденция к независимости провинций, особенно если учитывать, что большинство братьев были уроженцами того района, где находилась их обитель, другими словами — всегда существовала опасность того, что местные и родственные связи и интересы перевесят послушание магистру ордена. И все же, несмотря на то что некоторые провинции иногда и не выполняли полностью своих финансовых обязательств, до 1300 года единственной серьезной попыткой добиться большей самостоятельности было выступление братьев ордена Сантьяго-де-Компостела в Португалии: при помощи португальского короля они смогли ослабить контроль над собой со стороны магистра ордена.
Женские обители и монастыри для духовных лиц имели право выбирать собственных наставников, а братья-миряне в духовных вопросах, естественно, подчинялись своим коллегам-священникам. Однако власть в рыцарских орденах принадлежала мирянам. Руководители орденов и главы провинций обычно принадлежали к рыцарскому сословию. Рыцари также составляли большую часть членов общих капитулов и, в ордене тамплиеров и Тевтонском ордене, комитетов, выбиравших новых магистров (комитеты состояли из восьми рыцарей, четырех сержантов и одного священника). Рыцари же возглавляли обители в приграничных областях, но в других районах западного христианского мира командорами часто были сержанты, а среди их подчиненных могли быть и рыцари: похоже, что в этих монастырях назначения делались по принципу соответствия занимаемой должности, а не по принадлежности к сословию. Капитулы удаленных от границ обителей тоже состояли главным образом из сержантов. Различные группы внутри орденов не всегда жили мирно, но единственными орденами, в которых разногласия дошли до столкновений, были Сантьяго и Калатрава в Испании (там духовные лица постоянно жаловались на нарушение их прав) и орден госпитальеров (сестры Сихенского монастыря в Арагонском королевстве несколько раз вступали в открытый конфликт с главой провинции).
Военно-монашеские ордена не были абсолютно самостоятельными организациями. И хотя большинство из них было освобождено от уплаты десятины и, таким образом, не подпадало под юрисдикцию епископа, все они находились в подчинении у папского престола, и папы вмешивались в дела орденов, если видели к этому причины. Иногда папы даже пытались влиять на назначение должностных лиц — либо по политическим причинам, либо в тех случаях, когда хотели устроить своего протеже. То же относится и к королям. Военно-монашеские ордена, связанные с другими религиозными организациями, находились под постоянным внешним контролем. Некоторые испанские ордена, в том числе Калатрава, Монтегаудио и Санта-Мария-де-Эспанья, были отделениями ордена цистерцианцев, а орде