Как только появилась первая железная дорога, по ней стали перевозить пассажиров и грузы. С постройкой новых веток стало ясно, что и почту тоже можно завезти в самые разные города, на станции и полустанки. Плюсом было то, что поезд ходит по расписанию, параметры вагонов и их грузоподъёмность известны. Первое почтовое отделение на колёсах открылось в Англии. Сначала у поезда были открытые платформы, на которые загоняли почтовый экипаж. А на станции прибытия экипаж спускали на землю, впрягали в него лошадей и развозили почту. Потом от экипажа отказались и стали перегружать почту в вагон.
Первая в мире официальная перевозка почты по железной дороге была проведена в 1830 году. Для этого приспособили вагоны на железной дороге Ливерпуль – Манчестер. Этот вагон представлял собой переоборудованный вагон для перевозки скота.
Сортировка почты в пути впервые произошла с введением передвижных почтовых отделений в 1838 году на железной дороге на линии Ливерпуль – Бирмингем. Почтовые вагоны имели специальные приспособления, чтобы на ходу захватывать или сбрасывать мешки с почтой, чтобы не задерживаться в пути. Для этого изобрели систему особо устроенных столбов и специальных рычагов. Кроме того, во время стоянок на промежуточных станциях эти передвижные почтовые отделения стали принимать местную почту.
С 1845 года передвижные почтовые отделения стали курсировать и по Шотландии.
В 1841 году почтовые вагоны ввели в Бельгии, в 1846 – во Франции, в 1848 – в Германии, в 1861 – в России, в 1864 году – в США.
Принятый в 1838 году Закон о железных дорогах и перевозке почты обязал железнодорожные компании Великобритании перевозить почту обычными или специальными поездами по требованию генерального почтмейстера Великобритании.
В конце 1850-х годов для дальнейшего убыстрения почтовой доставки были введены почтовые отделения при железнодорожных станциях. Если раньше почта привозилась на главпочтамт конечного пункта и оттуда рассылалась по назначению, то теперь она сразу поступала в небольшие города и деревни по пути следования поезда. Эти пункты железнодорожной почты официально были упразднены в начале ХХ века, с развитием автомобильного транспорта, но на самом деле существовали гораздо дольше. Наиболее поздние известные штемпели железнодорожной почты относятся к 1944 году.
Британское почтовое ведомство имело монополию на перевозку письменной корреспонденции, но 1 февраля 1891 года заключило на этот счёт договор с 75 частными железнодорожными компаниями.
Для отправки письма поездом частной компании на конверт следовало наклеивать стандартную британскую марку в 1 пенни и дополнительно железнодорожную марку. Если маршрут обслуживали несколько компаний, то на каждом новом участке необходимо было оплачивать ещё два пенса, при этом на конверт доклеивалась соответствующая марка.
К середине 1970-х годов бо́льшая часть всей корреспонденции в Великобритании пересылалась в почтовых вагонах.
В Лондоне в 1927–2003 годах действовала единственная в мире подземная почтовая железная дорога. Она имела восемь станций, которые были связаны с основными сборными пунктами британской почтовой службы. Приведение поездов в движение и управление ими осуществлялось автоматически.
Глубина тоннеля составляла от 15 до 25 метров. Это была единственная линия длиной 10,5 километра. Все восемь станций находились под почтовыми отделениями. Восточная конечная станция – под Восточным почтовым отделением, западная – под почтовым отделением района Паддингтон.
Линию обслуживало единственное подземное депо, построенное открытым способом. Депо по сути является подвалом самого большого в Лондоне почтового отделения в районе Маунт-Плезант.
Что касается США, то в некоторых источниках написано, что первую партию почты перевезли в поезде по американской железной дороге в 1831 году. Произошло это в Южной Каролине. Другие же утверждают, что первый официальный контракт на регулярную перевозку почты в поезде был заключён с железной дорогой Балтимора и Огайо в 1834 или в 1835 году. Конгресс Соединённых Штатов официально определил все железные дороги как почтовые маршруты 7 июля 1838 года. Подобные услуги были введены на канадских железных дорогах в 1859 году.
Железнодорожное почтовое отделение было открыто в июле 1862 года. Под него переделали багажные вагоны на железной дороге Ганнибал и Сент-Джозеф в штате Миссури. Потом стали строить специальные вагоны железнодорожной почты. На них привозили письма и посылки и перегружали в дилижанс, идущий на запад. Так продолжалось около года.
Первый постоянный маршрут железнодорожной почты стал работать с августа 1864 года между Чикаго (штат Иллинойс) и Клинтоном (штат Айова). Корреспонденция доставлялась непосредственно в почтовые отделения. Сортировали её прямо в вагоне, во время пути.
К 1880-м годам железнодорожные почтовые отделения уже работали в подавляющем большинстве пассажирских поездов в США. Сложная сеть взаимосвязанных маршрутов позволяла доставлять почту в самые короткие сроки. В одном вагоне железнодорожной почты RPO могли работать до 12 клерков, обрабатывая почту. На своём маршруте каждый служащий должен был знать не только почтовые отделения и железнодорожные узлы вдоль маршрута, но и конкретные детали местной доставки в каждом из крупных городов.
Большой проблемой американских железных дорог были нападения грабителей. С 1891 по 1900 годы погибли 75 почтовых работников, а ранены были 1173 человека. Поэтому правительство решило построить специальные вагоны для почтового ведомства. Они были обшиты бронёй и имели амбразуры для ведения огня. В каждом вагоне были предусмотрены специальные места для магниевых факелов (светильников), которые чрезвычайно ярко светили даже в самую тёмную ночь.
Железнодорожная почтовая служба в составе Почтового департамента США просуществовала с 1869 по 1948 год, и в её распоряжении были не только почтовые вагоны, но и почтовые лодки и трамваи. Потом она стала называться «Почтово-транспортная служба», а с 1960 года руководство железнодорожными почтовыми маршрутами, а также автодорожные и авиапочтовые отделения, железнодорожные почтамты и отделения перевозок были переданы Транспортному бюро.
К 1930 году в стране курсировало более 10 тысяч поездов, перевозивших почту. В 1977 году эта практика прекратилась, и сейчас если какая-то почта и перевозится по железной дороге, то она не сортируется и не штемпелюется в пути.
В России первая железная дорога Петербург – Царское Село открылась в 1838 году. И сразу же в соответствии с высочайшим царским указом велено было перевозить почту. Почта по этой ветке перевозилась трижды в день, за это почтовый департамент выплачивал частному Обществу Царскосельской дороги 600 рублей в год. Количество почты увеличивалось, и в 1847 году по Царскосельской железной дороге перевозили письма летом 6 раз в день, а зимой и осенью – 4. И ей увеличили плату на 80 рублей в год.
В 1851 году построили железную дорогу Москва – Санкт-Петербург, она называлась «Николаевская железная дорога», и тоже сразу же начали возить почту. Было разработано специальное положение, закреплённое царским указом, в котором расписывались порядок и условия перевозки по железной дороге почтовой корреспонденции, почтовых карет и бриков, тюков и других посылок. Письма и бандероли перевозились в почтовых вагонах в составе пассажирских и почтовых поездов. Почтовый груз весом до 5 пудов отправлялся в багажном вагоне. Почтовые кареты и брики везли в товарных поездах, но при необходимости платформы с каретами цеплялись в хвосте пассажирских поездов.
Сначала обходились без специальных почтовых вагонов. Простые письма передавались с почтамтов и городских отделений непосредственно в почтовые вагоны. К ним добавлялась корреспонденция, собранная в пути следования. Всю корреспонденцию сваливали на пол, и почтовые работники на ходу сортировали письма и отправления. Затем появились почтовые отделения в вагоне. Но только с появлением полноценных почтовых вагонов появились нормы для сортировки и упаковки почтовых отправлений. Помимо почтовых вагонов, на железнодорожных станциях появились и почтовые ящики.
Теперь письма из Петербурга в Москву доставлялись за 24 часа вместо 4 суток почтовыми каретами.
В 1857 году в России вступил в силу новый Почтовый устав, согласно которому железнодорожное ведомство обязывалось бесплатно переправлять почту в любом пассажирском поезде. В мае 1863 года вышло распоряжение Главного управления почт, в соответствии с которым даже на тех вокзалах и станциях, где не было почтового отделения, были установлены почтовые ящики для сбора корреспонденции. При этом железнодорожники могли выдавать письма с получением платы в 3 копейки за каждое письмо.
В период с 1865 по 1875 год строилось в среднем по 1500 километров железных дорог ежегодно. К 1913 году общая протяжённость железнодорожной сети в России, не считая дорог Финляндии, Китайско-Восточной железной дороги и узкоколеек местного значения, достигла 70 тысяч километров.
Российские почтовые вагоны XIX века на марке СССР 1987 года
В ведение Управления перевозки почт по железной дороге входили и почтовые отделения русских железных дорог, расположенных на территории других государств – Китайско-Восточной и части Среднеазиатской железных дорог. В то же время ему не подчинялись отделения на железных дорогах Финляндии и Царства Польского (до 1870 года).
С 1868 по 1874 год перевозку почты организовали на 35 российских железнодорожных линиях, включая и Сибирский железнодорожный путь. В 1869 году было организовано специальное Управление перевозки почт по железным дорогам и введены железнодорожные почтовые штемпели. Устав предусматривал наличие в каждом поезде почтового отделения длиной в полторы сажени. Прогон же каждого специального почтового вагона Почтовый департамент должен был оплачивать по таксе 30 копеек с каждой пройденной версты.
По разработанному в 1871 году уставу железнодорожной почты она должна была перевозить корреспонденцию, но не могла пересылать деньги, процентные бумаги, бандероли и посылки.