В организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна по производственно-техническим и организационным условиям, выходные дни предоставляются в различные дни недели поочередно каждой группе работников согласно Правилам.
Правилами также регулируется порядок предоставления ежегодных дополнительных отпусков, их продолжительность, а также порядок компенсации работнику, в случае если такой отпуск с согласия работника не предоставляется.
Положения Правил также регулируют вопросы выплаты заработной платы – сроки выплаты, указание конкретных дней месяца, в которые работникам выплачивается заработная плата. Положение может также быть определены дополнительные по сравнению с трудовым законодательством поощрения и условия их применения к работникам.
Таким образом, Правила являются документом, позволяющим работодателю отразить всю специфику трудовых отношений, характерных для данного предприятия с учетом как интересов работодателя, так и работников с целью стимулирования последних к увеличению производительности труда. Но при этом не следует забывать, что основными принципами разработки Правил, как и любого другого локального нормативного акта, является необходимость соблюдения норм трудового законодательства и запрет на ухудшения условий труда для работников по сравнению с положениями нормативных актов в сфере труда.
1.4. Иные локальные нормативные акты
Помимо вышеперечисленных локальных нормативных актов на практике у любого работодателя, как правило, возникает необходимость в создании дополнительных локальных нормативных актов. В принципе законодателем не установлено никаких запретов на создание дополнительных документов по кадровому учету при условии соответствия содержащихся в них положений нормам действующего трудового законодательства. Поэтому работодатель по своей инициативе или инициативе работников (их представительного органа) может разработать и применять любой удобный для него локальный акт в сфере труда. Но, как правило, основными наиболее часто применяемыми в кадровом учете являются следующие локальные нормативные акты:
1. Должностная инструкция
2. Положение об оплате и стимулировании труда работников
3. Штатное расписание
4. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны организации
5. Положение о порядке обработки персональных данных работников, их правах и обязанностях в этой области
1. Должностная инструкция, как правило разрабатывается непосредственно руководителем предприятия или руководителями структурных подразделений. Утверждается этот документ работодателем, то есть руководитель ставит в графе «Утверждаю» свою подпись, дату утверждения, и, как правило, заверяется печатью предприятия, хотя это и не является обязательным требованием. Должностная инструкция разрабатывается применительно к каждой должности, в том числе и для руководителя предприятия. В случае, если речь идет о должностной инструкции руководителя предприятия, то данный документ утверждается учредителем (учредителями). Как правило, структуру должностной инструкции образуют несколько разделов. Такими разделами могут быть, например:
а) общие положения (дается, как правило, точное наименование должности работника указывается, кому непосредственно подчиняется работник данной профессии, какие требования предъявляются к уровню образования и стажу для работников, замещающих указанную должность, предусматривается основная задача работника, занимающего должность, какими нормативными актами, правилами, стандартами он должен руководствоваться при осуществлении трудовых обязанностей);
б) должностные обязанности (в этом разделе необходимо очень четко, подробно и последовательно изложить все те обязанности, которые вменяются работнику. От правильности и полноты изложения указанного раздела в дальнейшем будет зависеть то, выполнение каких именно обязанностей сможет требовать от работника указанной должности. Причем, чем конкретнее и доступнее будут изложены указанные обязанности работника, тем больше вероятность их исполнения со стороны работника и тем проще контроль за их выполнением со стороны работодателя. Основные квалификационные характеристики наиболее распространенных должностей содержатся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г.) – далее по тексту Квалификационный справочник. Как указывается в самом Квалификационном справочнике его положения могут служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности. При необходимости обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.
в) права (в данном разделе указываются права, работника, занимающего указанную должность, позволяющие оптимальным образом организовать его труд. В частности здесь может указываться право работника получать необходимую для него информацию от работников других должностей, право на определенные условия организации трудового места и т. п.);
г) ответственность (предусматриваются условия наступления ответственности для работника, вид ответственности, порядок привлечения к ответственности).
Кроме того, существует два варианта ознакомления работников с должностной инструкцией. Первый вариант предусматривает создание должностной инструкции отдельно для каждого работника, в том числе занимающих одинаковые должности. В этом случае должностная инструкция предусматривает только одну подпись – именно этого работника. Преимуществом этого варианта является то, что в случае необходимости внесения каких-либо изменений в должностную инструкцию при приеме нового работника, нет необходимости заново знакомить всех остальных работников той же должности с новой должностной инструкцией. Во втором варианте каждой должности соответствует одна должностная инструкция, в которой поочередно расписываются после ознакомления все работники занимающие эту должность. Такой вариант удобен тем, что позволяет экономить время и исключает накопление дополнительных документов, как в первом случае. В любом случае право выбора за наиболее удобным вариантом – у организации.
2. Положение об оплате и стимулировании труда работников. Данный документ также разрабатывается и утверждается работодателем в лице его представителя руководителя предприятия. Необходимость в указанном документе возникает в том случае, если на предприятии имеются системы оплаты труда, отличающиеся от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием. Так, например, в случае повременной системы оплаты труда необходимо установить ставку оплаты труда работников в единицу времени. В случае необходимости и желания дифференциации оплаты труда в указанном документе можно установить различные коэффициенты (например, за продолжительность работы на данном предприятии), надбавки (в случае расширения зон обслуживания и т. п.). Кроме того, указанный документ позволяет установить систему премирования, которая может зависеть от различных показателей, применимых к данному предприятию. Например, определенный процент в случае выполнения плана продаж, или в случае заключения определенного количества договоров, и т. п. Такой документ позволяет гибко регулировать систему оплаты труда на предприятии, стимулировать работников к успехам в труде и повышать производительность труда в целом.
Как правило, Положение об оплате и стимулировании труда работников также состоит из нескольких разделов, в качестве примерной структуры может быть названа следующая:
а) Общие положения (в данной части определяется система оплаты труда, указываются цели установления именно такой системы оплаты труда, в качестве которых могут быть, например, названы, повышение мотивации к труду работников, обеспечение материальной заинтересованности работников в улучшении качественных и количественных результатов труда, стимулирование творческого и ответственного отношения к работе.
б) Характеристика системы оплаты труда (в данном разделе необходимо изложить основные условия и принципы выбранной системы оплаты труда, указать конкретный расчет, привести необходимые коэффициенты и ставки)
в) Надбавки (указываются случаи, при которых работнику может быть назначена надбавка, может быть также указано, что надбавка устанавливается в твердой денежной сумме или в процентном отношении к месячному (должностному) окладу на определенный срок или на срок действия трудового договора и т. п.)
г) Премирование (указываются виды и размеры премий, которые предусмотрены на данном предприятии, случаи премирования работников может быть также указаны определенные даты, к которым приурочивается выплата премия или достижение определенных периодов работы, например, по итогам года и т. д.).
3. Штатное расписание. Форма указанного документа утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. – унифицированная форма № Т-3. В соответствии с разъяснениями, изложенными в вышеназванном Постановлении, штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.