Ведение регистрационных форм в кадровой работе определяется на усмотрение руководителя предприятия (кроме «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них», которая должна вестись обязательно). Если предприятие крупное, и кадровой службе приходится иметь дело с большим объемом бумаг и документов, то ведение регистрационных форм может существенно помочь в работе. Для этого существуют журналы или учетные книги.
Какие именно это будут журналы (учетные книги), зависит от особенностей предприятия и его потребностей. Если на предприятии не ведутся личные дела сотрудников, то незачем заводить журнал регистрации личных дел.
Сотрудник кадровой службы может самостоятельно определить наиболее удобное оформление регистрационной формы. Это может быть как вертикальное (книжное) расположение страниц, так и горизонтальное (альбомное). Например, в журнале учета больничных листов требуется отразить номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения, поэтому он может иметь вертикальное расположение. А журнал регистрации договоров удобнее оформить в альбомном формате, т. к. в нем на одной странице необходимо отразить большой объем информации, который может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Обязательные реквизиты – название регистрационной формы, название предприятия, даты начала и окончания ведения формы, срок ее хранения. На лицевой или оборотной стороне обложки обязательна подпись лица, ответственного за ведение данного журнала (учетной книги). Это лицо назначается специальным приказом руководителя предприятия. Кроме того, проставление подписи ответственного лица может быть предусмотрено на каждой странице журнала (в виде колонтитула) или на последней его странице. Если ответственный за ведений регистрационной формы увольняется или переводится на другую работу, приводятся сведения о новом работнике.
Все страницы журнала или учетной книги делятся на необходимые графы, нумеруются, регистрационная форма сшивается (прошнуровывается), заверяется подписью (начальника отдела кадров, заместителя руководителя предприятия по персоналу, руководителя предприятия) и скрепляется печатью. Книга учета движения трудовых книжек заверяется только подписью руководителя предприятия.
Регистрационные формы заполняются чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего (черного, фиолетового) цвета без подчисток и замазываний корректором, четким, понятным почерком. Случайно допущенные ошибки исправляются специально оговоренным способом. При наличии в журнале (учетной книге) графы «Примечания» неверная запись зачеркивается одной чертой, затем в той же графе заносится правильная запись. В графе «Примечания» указывается: «Исправлено в графе такой-то», ниже ставится подпись лица, ответственного за ведение регистрационной формы, расшифровка и дата. Если в регистрационной форме нет графы «Примечания», то неверная запись не зачеркивается, а в той же графе, где была допущена ошибка, ниже констатируется: «Запись за номером таким-то недействительна» и вносится правильная запись.
Журналы учета являются документами внутреннего пользования, они не передаются работникам иных (кроме отдела кадров) подразделений без соответствующего распоряжения начальника отдела кадров (руководителя предприятия). Ознакомление руководителей подразделений или иных должностных лиц организации с журналом учета должно производиться в присутствии лица, ответственного за его ведение. В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. Регистрационные формы периодически представляются начальнику отдела для проверки своевременности и правильности принятых решений, для подготовки отчетов, докладов, анализа кадровой работы.
После заполнения последней страницы регистрационной формы документ сдается в архив предприятия. Для основных журналов установлены следующие срокихранения:
• журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольнения работников – 75 лет;
• журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров – 75 лет;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – 50 лет;
• журналы (книги) учета командировок и выдачи командировочных удостоверений – 5 лет;
• журналы (книги) учета отпусков – 3 года;
• журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы – 3 года.
Сколько времени хранить другие регистрационные формы, решает руководитель предприятия.
3.1. Журналы учета и регистрации документов
Журналы учета и регистрации документов необходимы для:
• регистрации документов и присвоения им порядковых номеров (обязательных реквизитов любого документа);
• организации учета кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
• организации учета документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
• облегчения в дальнейшем поиска необходимых документов.
Записи в журнал или книгу регистрации трудовых договоров вносит работник отдела кадров последовательно по мере подписания договоров. После регистрации договора один экземпляр передается на руки работнику, о чем он расписывается в соответствующей графе регистрационной формы, а другой экземпляр включается в личное дело работника (или, если на предприятии не ведутся личные дела, то в отдельное дело). В отдельной графе книги указываются причины прекращения договора (окончание срока действия, увольнение работника по иным причинам, заключение нового договора и пр.).
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. № 69. При заполнении данной регистрационной формы необходимо учитывать следующий момент. В графе 8 книги учета необходимо указывать наименование места работы – не только структурного подразделения, в которое принят сотрудник, но и наименование самого предприятия. Это позволит отразить изменения наименования организации, если таковые произойдут в будущем.
Также необходимо точно указывать серии и номера трудовых книжек и вкладышей в них. В новых бланках трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует серия как таковая, поэтому указывается буквенный код, предшествующий номеру (ТК или *ТК).
К сожалению, форма книги учета трудовых книжек не приспособлена под учет оформления дубликатов трудовой книжки. Тем не менее, данная операция должна быть отражена в регистрационной форме, а пояснение о том, что имело место оформление дубликата, приводится в скобках в графе 6. Если дубликат оформлялся в связи с утратой трудовой книжки, то можно указать номер записи о приеме трудовой книжки из предыдущей книги учета трудовых книжек. Также решается вопрос с отражением операции по заполнению бланка вкладыша в трудовую книжку, хотя знак «*» и серия бланка позволяют идентифицировать вкладыш.
Также данная регистрационная форма не позволяет отразить процесс отправления трудовой книжки по почте с согласия работника. В этом случае в графе 12 может быть указана либо дата направления трудовой книжки по почте, либо дата ее получения по почте работником (согласно уведомлению о вручении). В графе 13 приводится пояснение, что трудовая книжка направлена работнику по почте, и указываются реквизиты заявления сотрудника с просьбой о высылке трудовой книжки по почте. Также возможно составление приложения к книге учета трудовых книжек в виде списка работников, которым трудовые книжки в установленном законом порядке направлены по почте, а в графах 12–13 даются ссылки на этот список.
На время хранения невостребованных трудовых книжек в кадровой службе в этих графа карандашом можно проставить отметки, что трудовые книжки находятся на хранении в кадровой службе предприятия, а при их передаче в архив – отметки, что книжки переданы в архив предприятия, и реквизиты передаточного акта.
В журнале учета командировочных удостоверений отражается: когда, кому и под каким номером было выдано командировочное удостоверение, а также время пребывания работника в командировке. Регистрация лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки на предприятие, ведется в журнале учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки.
Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения журнала учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска, также ведется учет приказов о предоставлении очередных отпусков журнале регистрации приказов по очередным отпускам.
Совместители, принятые из других предприятий, учреждений, организаций, и работники, выполнявшие работы по договорам подряда и другим договорам гражданско-правового характера, не включаются в среднесписочную численность работников, а учитываются в отдельном журнале учета совместителей. Работники, работающие по внутреннему совместительству, учитываются в общих документах по учету списочного состава работников организации.
Кроме того, кадровая служба предприятия может использовать следующие регистрационные формы:
• журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;
• журнал регистрации служебных заданий;
• журнал регистрации локальных нормативных актов;
• журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;
• журнал выдачи справок по личному составу;
• журнал учета носителей коммерческой (государственной, служебной) тайны;
• журнал учета больничных листов;
• журнал регистрации увольнения с работы и др.
3.2. Журналы проверок
Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.