2.6. Отпуск
Отпуск – время непрерывного отдыха работника в течение нескольких дней, недель подряд с сохранением за ним места работы. Отпуска бывают:
• ежегодные основные;
• ежегодные дополнительные;
• целевые дополнительные.
По оплате отпуска можно разделить на:
• оплачиваемые;
• неоплачиваемые;
• частично оплачиваемые.
2.6.1. Ежегодные основные и дополнительные отпуска
В соответствии со ст. 114 ТК РФ ежегодные отпуска предоставляются с сохранением места работы (должности) и среднего заработка любому работнику, принятому на предприятие по трудовому договору. При этом на право предоставления отпусков не влияет ни организационно-правовая форма работодателя (по классификации юридических лиц), ни условия заключенного трудового договора (вид трудового договора, занимаемая должность, основная это работа или совместительство, занят ли работник полное или неполное рабочее время и т. д.).
Сохранение места работы и среднего заработка при нахождении в ежегодном оплачиваемом отпуске – одна из важнейших гарантий для работника. Увольнение за время нахождения в отпуске возможно в единственном случае – при ликвидации организации (п. 1 ст. 81 ТК РФ).
Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. Минимальная продолжительность ежегодного основного отпуска, установленная законом, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ) и не подлежит сокращению работодателем. Минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска для работников моложе 18 лет, а также для работников, имеющих инвалидность, увеличена законодателем и устанавливается специальными нормами трудового права.
В соответствии с трудовым законодательством (ст. 122 ТК РФ) отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.
До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:
• женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной на предприятии.
В соответствии со ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:
• время фактической работы;
• время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска;
• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
• другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.
В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более семи календарных дней.
Порядок исчисления среднего заработка для оплаты время нахождения в ежегодном оплачиваемом отпуске регулируется ст. 139 ТК РФ. Оплата отпуска в соответствии с законодательством производиться не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).
Если на период отпуска попадают нерабочие праздничные дни, то они в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).
Специальными нормами трудового права регулируется предоставление отпусков для лиц, работающих по совместительству, для работающих на сезонных работах, а также работающих у физических лиц. При этом учитывается специфика трудовых отношений с данной категорией работников.
Для отдельных категорий работников ТК РФ устанавливает дополнительные оплачиваемые отпуска (свыше 28 календарных дней). К данной категории относятся работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), работники, труд которых связан с особенностями выполнения работы (ст. 118 ТК РФ), работники с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ), в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 116 ТК РФ) в целях компенсации воздействия на здоровье работника в процессе выполнения работы неблагоприятных факторов (физических, химических, биологических и др.).
Перечни таких производств, работ, профессий и должностей, а также минимальная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска и условия его предоставления утверждаются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.
При совмещении профессий за работниками, занятыми на работах с вредными условиями труда, сохраняется право на дополнительный отпуск независимо от установления данной льготы по совмещаемой профессии при условии, что они выполняют свою работу в полном объеме.
• Согласно ст. 121 ТК РФ в стаж работы, дающей право на ежегодный дополнительный отпуск за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
При исчислении стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск или выплату компенсации за него пропорционально проработанному времени, количество полных месяцев работы в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда определяется делением суммарного количества дней работы в течение года на среднемесячное количество рабочих дней. Остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, из подсчета исключается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца.
Периоды, когда работник фактически не работал (независимо от причин), не включаются в указанный стаж (ст. 121 ТК РФ). В то же время в стаж, дающий право работнику на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, фактически не отработанное время, в течение которого за работником сохранялось место работы в соответствии с трудовым законодательством, включается. Поэтому возможна ситуация, когда рабочий год, за который работнику предоставляется основной отпуск, не совпадает с рабочим годом, за который предоставляется дополнительный отпуск. Но даже если у работника право на ежегодный основной и дополнительный отпуск возникает в различное время, то эти отпуска предоставляются ему одновременно и полностью.
Если ежегодный (основной) отпуск работникам, постоянно занятым в производствах, цехах и на участках с вредными условиями труда, предоставляется авансом, дополнительный отпуск может быть также предоставлен полностью авансом.
Конкретная продолжительность дополнительных отпусков за работу во вредных и (или) опасных условиях труда определяется на основе результатов аттестации рабочих мест с учетом фактического состояния условий труда на рабочих местах в соответствии с утвержденными нормами и правилами по охране труда (санитарно-гигиеническими нормами) и фиксируется в коллективном договоре (соглашении).
Специалисты рекомендуют определять продолжительность дополнительного отпуска путем прямого подсчета календарных дней в периоде, совпадающем с периодом отпуска, исчисленного в рабочих днях. Но в этом случае продолжительность отпуска и размер оплаты за него будут зависеть от того, на какой день недели приходится начало отпуска.
Если дополнительный отпуск, продолжительность которого 6 (12, 18) рабочих дней, начинается в понедельник, то его последним днем является суббота. На указанный период приходится 6 (13, 20) календарных дней. Но если такой отпуск начинается во вторник, среду и т. д., то его последним днем является понедельник, вторник и т. д. (т. е. в число дней отпуска попадает воскресенье). В результате работник, получивший:
• 6 рабочих дней отпуска – не выходит на работу в течение одной недели (6 дней + воскресенье), или 7 календарных дней;
• 12 рабочих дней отпуска – освобожден от работы в течение двух недель (12 дней + 2 воскресенья), или 14 календарных дней;
• 18 рабочих дней отпуска – не работает в течение трех недель (18 дней + 3 воскресенья), или 21 календарный день.
Так как обычно работники уходят в отпуск с понедельника, они теряют один оплачиваемый день отпуска. Защитить интересы работников в рассматриваемой ситуации можно путем установления в коллективном договоре продолжительности дополнительного отпуска в календарных днях, например 7 календарных дней (вместо 6 рабочих).
Статья 119 ТК РФ предусматривает установление для работников с ненормированным рабочим днем дополнительного отпуска продолжительностью не менее трех календарных дней. При этом сказано, что конкретный срок отпуска указывается в коллективном договоре или в правилах внутреннего трудового распорядка.
Кроме того, ст. 173 ТК РФ устанавливает отпуска с сохранением среднего заработка для работников, совмещающих работу с обучением в образовательных учреждениях высшего профессионального образования, и работникам, поступающим в указанные образовательные учреждения.
Предприятие с учетом своих производственных и финансовых возможностей (ст. 116 ТК РФ) может самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска, если они не предусмотрены федеральными законами, что отражается в коллективном договоре или в локальных нормативных актах.
В соответствии со ст. 126 ТК РФ по письменному заявлению работника возможна замена части отпуска, превышающей 28 календарных дней, денежной компенсацией. Следовательно, выплата компенсации предусмотрена лишь вместо использования дополнительного отпуска. При этом установлен запрет на денежную компенсацию отпусков беременным женщинам, работникам в возрасте до 18 лет, лицам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными, опасными условиями труда. Перечисленные категории работников в силу физиологических особенностей или в силу неблагоприятных внешних условий, в которых осуществляется их трудовая деятельность, нуждаются в полноценном длительном отдыхе. Поэтому какое-либо сокращение отпуска недопустимо, т. к. может нанести существенный вред их здоровью.
Выплата компенсации за работу во вредных и (или) опасных условиях труда может иметь место лишь при увольнении работника. Размер компенсации определяется пропорционально проработанному в соответствующих условиях времени.
ТК РФ никак не связывает возможность денежной компенсации части отпуска с разделением его на части в соответствии со ст. 125 ТК РФ.
Денежная компенсация возможна за те отпуска, право на которые возникло с 1 февраля 2002 г., т. е. с момента введения в действие ТК РФ, т. к. его положения применяются только к тем правам и обязанностям, которые возникли с 1 февраля 2002 г. (ст. 424 ТК РФ). Как быть, если у работника за предыдущие годы накопились неиспользованные отпуска и он просит выплатить за них компенсацию? Объяснение прозвучало в письме Минтруда России от 25 апреля 2002 г. № 966-10. В настоящее время существует два мнения по поводу применения ст. 126 ТК РФ, где речь идет об оплате части отпуска, превышающей 28 календарных дней. С одной точки зрения возможна выплата денежной компенсации за все дни неиспользованных отпусков. То есть при соединении нескольких отпусков (в частности, за прошлые годы) компенсация выплачивается за все количество дней, превышающее основной отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Другая точка зрения полагает, что замене денежной компенсацией подлежит только та часть каждого из неиспользованных отпусков, которая превышает 28 календарных дней. Решение этого вопроса возможно по взаимной договоренности сторон трудового договора.
2.6.2. График отпусков
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Этот локальный нормативный акт утверждается руководителем предприятия единоначально, без издания специального приказа с учетом мнения представительного органа работников (если такой орган имеется) не позднее, чем за две недели до наступления того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков (ст. 123 ТК). При составлении графика отпусков необходимо учитывать, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется.
График отпусков имеет унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России № 1, код по ОКУД – 0301020.
График отпусков изготавливается на бланке А4 и имеет табличную форму, в графы которой включены:
• наименования структурных подразделений, расположенные в том же порядке, как они представлены в штатном расписании;
• наименования должностей (специальностей, профессий) в соответствии со штатным расписанием;
• фамилия, имя, отчество работника;
• табельный номер работника;
• количество календарных дней отпуска;
• дата отпуска – запланированная и фактическая.
В Указаниях по заполнению унифицированных форм документации по учету труда и его оплаты нет разъяснений, каким образом должна быть указана дата. В одних организациях в графе «запланированная» пишут тот месяц, когда работнику будет предоставлен отпуск, а в графе «фактическая» ставят дату первого дня отпуска; в других – проставляют дату начала и дату окончания отпуска, в-третьих – в графе «запланированная» пишут даты начала и окончания отпуска, представленные из структурных подразделений, а в графе «фактическая» проставляют даты отпуска, установленные руководством организации. Могут встречаться и другие варианты.
В Указаниях по заполнению унифицированных форм указано, что график применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодно оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений предприятия на календарный год по месяцам. Соответственно, графики отпусков составляются в структурных подразделениях, а затем объединяются в сводный график отпусков предприятия.
Далее в документе следуют графы, содержащие сведения о переносе отпуска. В графе 8 проставляют основание (документ), в соответствии с которым переносится отпуск; в графе 9 «дата предполагаемого отпуска» проставляют даты начала и окончания отпуска, представленные на основании документа—основания. Графа 10 «Примечания» может заполняться по усмотрению работодателя.
Обычно график отпусков составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр передается сотруднику кадровой службы, отвечающему за предоставление отпусков, второй – в бухгалтерию. При наличии на предприятии структурных подразделений с большим количеством сотрудников целесообразно делать копию на каждое подразделение для ознакомления всех работников с графиком под расписку. Хранится график отпусков в кадровой службе в отдельном деле, срок его хранения один год.
При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства, специфика деятельности предприятия и пожелания работников. Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель может согласиться с ним или отклонить его. Свое мнение руководитель излагает в резолюции на заявлении.
Отдельным категориям работников (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время. К таким категориям относятся:
• работники в возрасте до 18 лет;
• ветераны боевых действий;
• граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;
• граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»;
• Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы;
• Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы.
Также согласно ч. 4 ст. 123 ТК РФ по желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы на предприятии. Федеральным законом от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. и доп.), п. 11 ст. 11, предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.
Совместителям отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе, даже если работник по совместительству не проработал шести месяцев (ст. 286 ТК РФ).
Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет также принимаются 6 месяцев. При этом работник предупреждается, что при наступлении обстоятельств, указанных в ст. 121 ТК РФ, время ухода в отпуск может быть передвинуто. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).
Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если на предприятии есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков.
По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Для предприятия обычно удобно, чтобы отпуска работников по возможности, распределялись равномерно в течение всего года. Для того чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30 % работников конкретного подразделения и предприятия в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50 % или более. Главное, чтобы была обеспечена нормальная работа организации, т. е. выполнялись производственные, финансовые и иные планы. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ.
Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в разгар отпускного сезона, необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, присутствия на рабочих местах работников—заместителей.
При составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков, т. к. отсутствие денежных средств, необходимых для оплаты отпускных работникам, может отразиться на порядке предоставления отпусков.
Если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения.
О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала. На практике утвержденные работодателем графики отпусков объявляются работникам под расписку еще до начала нового рабочего года. Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям предприятия. Заблаговременное оповещение сотрудников о предстоящем времени отдыха снижает риск возникновения возможных недоразумений между сторонами.
Кроме того предупредить работника о начале отпуска можно с помощью специального документа – уведомления, извещения и т. д. Если приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска издается на предприятии не позднее, чем за две недели до начала отпуска, то составление уведомления (извещения) нецелесообразно, т. к. унифицированная форма приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) содержит визу ознакомления работника.
Иногда, в связи с производственной необходимостью, возникает ситуация с отзывом сотрудника из отпуска. В такой ситуации работодатель должен учесть, что отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия.
При этом неиспользованная в связи часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
В утвержденный график работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без соответствующего согласия работников. Так, согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд.
Кроме того, отпуск может быть перенесен на другой временной период (согласно ст. 124 ТК РФ) по следующим причинам:
• работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;
• работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала.
Нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Иногда сам работник просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Пойти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает работодатель. Если с учетом производственной обстановки какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, работодатель вправе на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях: – когда работник увольняется и желает получить все неиспользованные ранее отпуска. Если инициатором переноса отпуска является работник, то от него требуется соответствующее заявление, на котором ставит свою резолюцию руководитель структурного подразделения, где трудится работник, и руководитель предприятия.
Перенесение отпуска работнику, работающему по совместительству, на следующий рабочий год представляется невозможным по следующим причинам. Согласно ст. 124 ТК РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается перенесение отпуска на следующий рабочий год с согласия работника. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Однако ежегодный оплачиваемый отпуск работнику, работающему по совместительству, должен быть предоставлен одновременно с отпуском по основной работе, в противном случае работник не сможет воспользоваться правом, установленным ТК РФ, на ежегодный отпуск. Кроме того предоставление работодателем, с которым работник находится в трудовых отношениях на условиях совместительства, отпуска до наступления отпускного периода по основному месту работы также лишает его права на ежегодный оплачиваемый отпуск, поскольку в этом случае не предусмотрена обязанность работодателя (по основному месту работы) предоставлять работнику отпуск одновременно с отпуском, предоставляемым ему там, где он работает по совместительству.
Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график, в котором очередность устанавливается с учетом сводного графика.
ТК РФ также предусматривает продление ежегодного оплачиваемого отпуска в следующих случаях:
• временной нетрудоспособности работника;
• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы;
• в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации.
Отпуск продлевается автоматически на соответствующее число дней. О продлении отпуска работник обязан известить работодателя. Возможно также издание приказа о продлении отпуска.
2.6.3. Отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск без сохранения заработной платы предоставляется по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению (ст. 128 ТК РФ). Продолжительность отпусков без сохранения заработной платы определяется по соглашению между работником и работодателем и исчисляется в календарных днях. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы не установлена. Работник, находясь в отпуске без сохранения заработной платы, имеет право в любой момент выйти на работу, предупредив об этом работодателя.
Этот отпуск, включается во все виды трудового стажа, за исключением стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. В этот стаж в силу ст. 121 ТК РФ время предоставления отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней не включается.
Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы пишется в произвольной форме. В заявлении работник обязан указать причину, по которой просит его предоставить. Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, то указанный документ прилагается к заявлению. Решать является ли причина уважительной – право работодателя. Также работодатель с учетом интересов производства определяет возможность предоставления отпуска в указанное работником время, а также продолжительность данного отпуска.
В соответствии с трудовым законодательством (ст. 128 ТК РФ) отпуск без сохранения заработной платы сроком до пяти дней работодатель обязан предоставить:
• работникам в случаях рождения ребенка;
• регистрации брака;
• смерти близких родственников.
Кроме перечисленных выше случаев работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы таким категориям работников, как:
• работающие пенсионеры по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;
• родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, – до 14 календарных дней в году;
• работающим инвалидам – до 60 календарных дней в году.
Законодательством предусмотрены и иные случаи обязательного предоставления данной категории отпусков, приведенный перечень не является исчерпывающим.
Независимо от продолжительности и целевого назначения отпуска оформляется приказом о предоставления отпуска без сохранения заработной платы.
2.6.4. Оформление отпуска
Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты:
• должность и фамилия, имя, отчество руководителя, которому адресовано заявление;
• должность, наименование структурного подразделения и фамилия, имя, отчество работника;
• указание вида документа (заявление);
• дата;
• подпись работника.
В тексте заявления обязательно указывается вид отпуска (очередной ежегодный, дополнительный и др.), продолжительность отпуска, дата его начала и окончания.
В случае предоставления дополнительного отпуска обязательно указывается причина его предоставления (ссылка на статью закона). Если дополнительный отпуск предоставляется по основаниям, подтверждающимся официальным документом, – указанный документ прилагается к заявлению (при отпуске по беременности и родам – листок нетрудоспособности, для оформления учебного отпуска – справка из учебного заведения).
Многие предприятия имеют трафаретный бланк заявления на отпуск, и работники лишь заполняют в них переменную информацию. Заявление составляется в одном экземпляре и визируется руководством предприятия согласно локальному акту, определяющему порядок визирования. На основании завизированного заявления кадровой службой подготавливается приказ о предоставлении отпуска.
На предприятии может быть принят порядок, при котором сотрудники не пишут заявления на очередной ежегодный отпуск, а отдел кадров готовит приказ на основании утвержденного графика отпусков с уведомлением работника за две недели до начала отпуска. Заявления о предоставлении социальных, внеочередных отпусков и отпусков по личным обстоятельствам пишутся работником обязательно.
Приказ о предоставлении отпусков имеет унифицированные формы № Т-6 (на одного работника) и Т-6а (на нескольких работников). Новая унифицированная форма имеет следующую особенность – в ней виды отпусков разбиты на подпункты (а – основной, б – дополнительный) с указанием продолжительности каждого вида отпуска.
Приказы об отпуске объявляются работнику под расписку, на основании приказа делается отметка в личной карточке (форма № Т-2). Затем заполняется 1 страница формы № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», которая передается в бухгалтерию для расчета причитающихся работнику сумм в оплату отпуска.
Отзыв из отпуска также оформляется приказом. Утвержденной формы приказа на отзыв из отпуска не существует, он составляется в обычной текстовой форме с использованием информации из унифицированной формы приказа об отпуске.
Приказы о предоставлении отпусков относятся к приказам по личному составу и формируются в отдельные дела, срок хранения которых составляет 5 лет.