Это ситуация – написание электронных писем на эмоциях. Недостаток электронной почты в том, что через письмо вы не видите эмоций собеседника и не можете следить за ними, и если возникли противоречия, то их бывает сложно разрешить. Поэтому старайтесь не отправлять слишком эмоциональные письма.
Кроме того, в последнее время люди все чаще работают из дома, не обращая внимания на время, и, бывает, просматривают электронную почту после употребления алкоголя. Такое состояние тоже подпадает под определение «на эмоциях» и может стать причиной разного рода неприятностей. Сохраните написанное письмо и отложите его до следующего дня, затем перечитайте на свежую голову и отправьте, если не нужно его исправлять. Так вы сможете избежать ненужных проблем.
Кроме электронной почты, в организациях, стремящихся к высокой эффективности, для непрерывной коммуникации в последнее время все чаще нормой становится использование чатов для решения рабочих вопросов.
Хотя частично это может быть связано с тем, что они сами создали этот чат, но компания IBM на ранней стадии устанавливает его в качестве стандартного ПО на компьютеры всех примерно 400 тысяч сотрудников по всему миру.
Чат – это прекрасный инструмент, одновременно обладающий как преимуществом личного общения и общения по телефону, а именно «мгновенностью», так и преимуществами электронной почты, заключающимися в отсутствии необходимости выбирать место и время, а также сохранении «истории сообщений». В чате вы можете быстро обменяться сообщениями, даже если вы сами или собеседник не можете просто позвонить или поговорить лично, потому что, например, сейчас находитесь в дороге или на совещании, или если собеседник за границей, и потребуется много времени, чтобы узнать его номер телефона.
Здесь важно не начинать разговор с приветствия или уточнения, свободен ли сейчас собеседник, а переходить сразу к делу. На вопрос «Могу я с вами сейчас поговорить?» вам не смогут ответить «Нет», поэтому просто начинайте излагать нужную информацию, предвидя вопросы и возможные ответы собеседника. Например, напишите: «Здравствуйте. Пожалуйста, уточните: мы должны были предложить время следующей встречи до понедельника, верно? Ответьте «да» или «нет». При таком построении вопроса собеседник даже во время совещания сможет написать вам одно слово, и ваша проблема разрешится.
Но не стоит отправлять в чате конфиденциальную информацию, ведь вы не знаете, что в этот момент происходит у собеседника (например, если он на совещании и изображение с экрана выводится на проектор, раскрытие конфиденциальной информации может стать большой проблемой!).
Чаты только начинают завоевывать популярность, но если условия позволяют вам их использовать, непременно проявите инициативу и начните работать с чатом, чтобы еще немного повысить эффективность своей работы.
Глава 4. Секреты написания текстов
Вид документов и презентаций удивительно меняется при небольших изменениях. В этой главе мы познакомимся с незаметными, но значительно влияющими на качество техниками составления материалов.
Опыт и знания позволяют импровизировать. Эта «импровизация» может повлиять на качество материалов, которые вы готовите, и, следовательно, может повысить вашу репутацию. Кстати говоря, в данном случае «импровизация» относится не к самому содержанию, а означает структуру, созданную благодаря переработке текста, направленной на повышение эффективности презентации, с помощью графиков, таблиц, схем, картинок, анимации и пр. Даже одна эффективная структура позволит усовершенствовать ваши презентации и станет мощным оружием.
Хорошие презентации имеют общую структуру. Чтобы расширить свой арсенал структур и повысить способность к импровизации, в первую очередь необходимо просмотреть как можно больше презентаций. При этом обращайте внимание только на один момент: какая техника используется. Не стоит стремиться понять содержание.
Если презентация покажется вам понятной, посмотрите, почему она понятна, какими методами достигается легкость восприятия. Если презентацию сложно читать, подумайте, почему вам так кажется, как вы сами могли бы ее улучшить.
Японское слово «изучать» (学ぶ, manabu) происходит от слова «имитировать, притворяться» (真似ぶ, manebu). Попробуйте и вы запоминать структуру тех презентаций, которые вы считаете хорошими, развивайте способность импровизировать, повторяйте структуры, чтобы улучшить свои навыки.
Если таких презентаций не найдется среди работ ваших коллег, образцами для вас непременно сможет стать статическая и динамическая инфографика, используемая в новостных передачах. Она поможет вам разобраться, какие техники применяют создатели телепередач, чтобы сделать информацию понятной нам, зрителям.
Вам знакомо «Правило KISS»? Это аббревиатура фразы «Keep It Short & Simple» (англ. «излагайте кратко и просто»), заключающая в себе призыв стремиться к краткости и простоте в деловых текстах, которые часто бывают слишком длинными. Иногда ее также расшифровывают как «Keep It Simple & Stupid» (англ. «излагайте просто и для глупых»), то есть «объясняйте так просто, чтобы и глупому было понятно». Видимо, последний вариант подчеркивает вторую часть первой интерпретации призыва.
Я понимаю желание использовать красивый вежливый язык, но длинные деловые тексты – это табу. Разворачивать кульминацию в конце повествования, как в романе, тоже нет необходимости. При подготовке материалов главным приоритетом должна быть точная и эффективная передача информации. Особенно при написании текстов объем или число страниц часто становится очень большим, так как мы стремимся вместить всю найденную информацию. В такой ситуации необходимо помнить об ограниченном объеме и смело редактировать текст, оставляя только то, что вы действительно хотите рассказать, при этом стараясь сделать объяснение кратким и понятным. Одна из причин этого заключается в том, что в случае деловых текстов лучше до собеседника доходит то, что изложено просто, а не то, что изложено очень подробно. Презентации в PowerPoint также нужно делать так, чтобы слушатель сразу же понимал суть и самые важные моменты того, о чем вы рассказываете.
Обязательно запомните правило «Один слайд – одна идея». Соблюдайте это правило и не включайте более одной идеи в один слайд. Если вам во что бы то ни стало нужно рассказать о нескольких идеях, увеличьте число слайдов, а не пытайтесь уместить все идеи на одном. При написании деловых текстов не забывайте про «KISS».
Наверное, многие, если им поручают написание текста, сразу же садятся за компьютер. Но я не назвал бы такой подход хорошим планом. Если вы хотите выгодно отличаться от остальных, не стоит сразу же садиться писать текст, а нужно начать с того, чтобы продумать его план. То есть сначала составьте сценарий (продумайте структуру), а затем переходите к написанию.
Ваш сценарий будет иметь структуру пирамиды. У вас будет основная идея, которую вы хотите донести, и «подыдеи», поддерживающие основную. Они, в свою очередь, могут быть разделены на еще более мелкие части. Когда перейдете непосредственно к подготовке материалов для презентации, эти идеи по одной будут отображаться на слайдах. Кстати говоря, в PowerPoint тоже есть режим структуры. Если объяснять в двух словах, то он позволяет разбить содержание на пункты разного уровня и структурировать их в форме пирамиды.
У написания текста, после того как вы определились с общей структурой, есть два преимущества:
Вы сразу видите часть, с которой следует начать
Можно понять, какая из частей потребует наибольших временных затрат, и начать именно с нее.
Можно разделить работу
Когда вы работаете в группе, если вам известна структура документа, то вы можете распределить его части среди всех участников группы.
Логично и рационально начинать работу над документами не непосредственно с написания, а с продумывания структуры.
Говорят, что Сэдзима Рюдзо[7], ставший прототипом Тадаси Ики, героя романа Тоеко Ямасаки «Бесплодная земля», который также был экранизирован, обычно был очень мягким человеком. Но при этом в работе он жестко требовал оформлять всю информацию в «три основных пункта» в начале отчета, а если это требование не выполнялось, приходил в ярость, что обычно было ему не свойственно. «Ничего себе», – думал я, когда впервые читал биографию Сэдзимы Рюдзо, будучи еще студентом. Но когда соприкоснулся с деловым миром, увидел значение его требования новым взглядом. Если с самого начала информация не структурирована и не разбита на удобные для понимания части, невозможно выделить основные моменты. Мы уже говорили об этом, когда рассматривали «Правило KISS», и знаем, насколько важны структура и краткость при написании текста.
Если имплицитно написать: «Есть три основных пункта. 1… 2… 3…», то читатель уже как минимум увидит общую картину. Более того, по этим пунктам получатель документа сможет понять, нужно ли ему вообще читать ваш текст, а если у него нет времени, то, возможно, он сможет что-то сделать, прочитав основные пункты и не вдаваясь в подробности. Иными словами, когда вам нужно решение руководителя, приоритет вашего вопроса значительно меняется в зависимости от того, как хорошо вы продумали и подготовили материалы. Три пункта могут стать двумя или четырьмя. Три пункта – это не строгое правило, но по своему опыту могу сказать, что три – самое оптимальное число пунктов.
Документы обычно занимают несколько страниц. В длинных документах необходимо внимательно отнестись к единству слов и выражений. Например, в заголовке текста вы указываете дату как «1 октября 2000 г.», а в самом тексте меняете формат на «01.10.2000». Хотя эти даты одинаковые, изменение формата или использование синонимов (например, «магазин» и «бутик» и пр.) могут запутать читателя, поэтому их следует избегать.