Периодически следует пересматривать также шаблоны писем, как это делается с отчетами и другими документами. Если стандартное письмо является слишком обезличенным или не вполне соответствует своему назначению, его следует отредактировать. Помните, что деловое письмо формирует имидж вашей организации в глазах клиентов и деловых партнеров.
Если все бланки, отчеты и шаблоны будут периодически подвергаться критической переоценке, это не только снизит затраты времени на выполнение бесполезной работы, но и позволит нам направить свои силы и энергию на выполнение действительно важных дел и достижение поставленных целей.
Пока мы не научимся управлять временем, ничем другим мы управлять не сможем.
На любой работе могут возникать разные непредвиденные ситуации: вспыхивает пожар, ломается техника, начальник поручает срочное задание, коллега по работе доставляет нам неприятность. Конечно, мы можем этого ожидать, но не знаем, что именно и когда произойдет.
Чтобы избежать стрессовых ситуаций, связанных с нехваткой времени, следует предусмотреть в своем плане рабочего дня время на «непредвиденную активность». Проанализировав свою деятельность за некий период времени, можно определить, сколько часов в день нам для этого требуется. Если, к примеру, у нас восьмичасовой рабочий день, можно спланировать шесть часов работы, а два часа оставить как резерв рабочего времени на решение текущих незапланированных дел. Таким образом мы сможем оперативно реагировать на возможные неожиданные ситуации, неизбежно возникающие в процессе работы.
Как бы тщательно мы ни планировали свой день, жизнь постоянно вносит коррективы в наши планы. Существует огромное количество «поглотителей» и «ловушек» времени – людей, дел или процессов, отвлекающих нас от основной работы. Мы не в состоянии полностью оградить себя от их вмешательства в нашу повседневную деятельность, но можем значительно уменьшить их влияние, научившись рационально использовать свое время.
Изменения открывают новые возможности
Находясь в состоянии стресса, мы можем вернуть утраченное душевное равновесие и покой, наполнив свой ум мыслями о мире, мужестве, здоровье и надежде. Научившись сохранять спокойствие, мы сумеем легче справляться с возникающими проблемами и трудностями. Если мы смело смотрим вперед, не теряя при этом самообладание, это вызывает уважение наших друзей и коллег, а также желание помочь нам.
Как мы уже отмечали ранее, стресс может иметь не только отрицательные последствия. Периоды изменений могут оказаться не только дополнительными источниками стресса, но и знаковыми событиями в нашей жизни. Они дают нам возможность по-новому взглянуть на свою работу и карьеру, пересмотреть жизненные цели и приступить к их осуществлению.
Резюме
• В периоды проведения изменений в рабочей обстановке большинство из нас в той или иной степени подвергаются воздействию стресса.
• С большинством стрессовых ситуаций можно справиться с помощью одного или нескольких способов, представленных в акрониме «STRESS».
Self-Awareness (Самосознание)
Tender Loving Care (Нежная, полная любви забота)
Relaxation (Релаксация, отдых)
Exercise (Физические упражнения)
Sense of Humour (Чувство юмора)
Seek help from Others (Помощь и поддержка окружающих).
Иногда мы не в состоянии самостоятельно справиться со стрессом, и тогда нам может понадобиться помощь врачей-консультантов и психотерапевтов.
• Вместо того чтобы беспокоиться по поводу затруднений, вызванных происходящими изменениями, четко сформулируйте каждую проблему и разработайте меры по ее устранению.
• При решении проблем пользуйтесь магической формулой Дейла Карнеги:
Соберите все факты.
После их тщательного анализа примите решение.
Как только решение принято, действуйте!
• Когда людей спрашивают о том, что является причиной их беспокойства, в большинстве случаев они отвечают: «У меня не хватает времени на все, что нужно сделать». Эффективное управление своим временем поможет свести до минимума данную проблему.
• Находясь в состоянии стресса, мы можем вернуть утраченное душевное равновесие и покой, наполнив свой разум мыслями о мире, мужестве, здоровье и надежде.
• Постарайтесь открыть для себя новые возможности в происходящих изменениях.
Глава 7Как работать с разными людьми
Хороший руководитель окружает себя людьми разных взглядов, которые не боятся открыто высказывать ему свое несогласие.
Двадцать первый век характеризуется более сложной и разнообразной окружающей средой, чем предшествующие столетия. Наши коллеги, подчиненные, руководители и клиенты могут выглядеть, говорить, вести себя и думать совсем не так, как это делаем мы. Не стоит ожидать, что другие люди будут похожи на нас. Нужно признавать и уважать индивидуальные особенности и взгляды каждого отдельного человека. Успех в работе требует от нас глубокого понимания людей и гибкости в отношениях с ними. Важно знать различия между мужчинами и женщинами, а также их влияние на межличностные взаимоотношения в коллективе. Нужно найти правильный подход к каждому сотруднику и раскрыть его личностный и творческий потенциал. Кроме того, необходимо продумать эффективную стратегию командного успеха.
В данной главе мы рассмотрим следующие темы:
• Как преодолеть этнические и культурные различия в рабочем коллективе.
• Как общаться с людьми, испытывающими трудности понимания нашего языка.
• Особенности работы с людьми, имеющими ограниченные физические или умственные возможности.
Для эффективной работы с людьми необходимо изучить их индивидуальные особенности, которые следует учитывать в своей управленческой деятельности.
Понимание культурных различий
В широком смысле под культурой понимают образ человека с точки зрения географии, языка, обычаев и верований. Люди и институты, относящиеся к нашей культуре, играют важную роль в восприятии нами окружающего мира. В зависимости от того, насколько у нас сильны культурные традиции, они могут в той или иной степени влиять на наши отношения с людьми других культур.
Глоссарий
О межкультурных коммуникациях написано немало книг, и во многих странах даже приняты законы, регулирующие трудовые отношения с людьми разных национальностей. Чтобы лучше понять данную тему, обратимся вначале к наиболее употребляемым терминам:
Ассимиляция – добровольное или принудительное принятие меньшинством каких-то отличительных черт доминантной группы.
Дискриминация – несправедливое отношение к отдельному человеку или группе людей, основанное на предубеждении; грубое нарушение прав и свобод человека.
Неприятие – нежелание или отказ принимать культурные различия.
Нетерпимость– неспособность принимать взгляды, верования или обычаи других людей.
Обобщение – вывод, выдаваемый за общеизвестную истину.
Предвзятость – негативное отношение, часто не имеющее под собой никаких оснований.
Предположение – принятие на веру; положение, которое считается верным в отсутствие доказательств или достоверных знаний о превосходстве одной группы людей над другой.
Предубеждение – личностная черта характера и поведения, выражающаяся в негативном предвзятом мнении или отношении к отдельному человеку либо конкретной группе людей.
Принятие – осознание ситуации без попытки ее изменить.
Расизм – негативные убеждения против определенной группы людей на основании их расовой принадлежности, а также несправедливое отношение к людям определенных национальностей.
Сегрегация – разновидность расовой дискриминации, заключающаяся в отделении или изоляции одного человека или группы людей от остального общества.
Сексизм – негативные суждения или поведение по отношению к представителям определенного пола.
Стереотип – общее сложившееся представление о группе людей без учета их индивидуальных особенностей.
Терпимость – способность признавать и уважать верования и обычаи людей других культур.
Эйджизм – дискриминация по возрасту, проявляющаяся в виде негативных убеждений, высказываний или действий.
Этноцентризм – убеждение в превосходстве одной этнической группы над другой.
Одним из величайших заблуждений человечества является дискриминация одних людей другими, так как она не ведет ни к чему, кроме неприятностей и раздора.
Оценка системы ценностей
Чтобы лучше понять свое отношение к культурным различиям между людьми, напишите «да» или «нет» напротив каждого из следующих утверждений:
1. Когда я был ребенком, меня воспитывали в духе традиций своей родной страны, и я привык отмечать все основные национальные и/или религиозные праздники.
2. Став взрослым, я горжусь культурой, в которой вырос, и нормами поведения, привитыми мне с детства.
3. Мои религиозные убеждения требуют от меня соблюдения определенных традиций и обычаев.
4. По собственному желанию я отмечаю и другие праздники, которые соответствуют моим интересам, религиозным убеждениям, полу, возрасту и иным особенностям.
5. Большинство из коллег по работе практически ничего не знают о моих жизненных ценностях.
6. Я считаю, что соблюдение культурных и религиозных традиций является сугубо личным делом.
7. Я знаком с культурными особенностями и религиозными убеждениями своих коллег по работе.