Первое, что надо сделать, это поднять стоимость времени. Если человек ее увеличит, он автоматически станет богаче. Изначально у всех эта стоимость разная: у кого-то час стоит 10 долларов, у кого-то – 200 долларов, а у некоторых – 1000 долларов. Например, Билл Гейтс зарабатывает в сутки пять миллионов долларов.
Чтобы поднять стоимость своего времени, надо повысить свою эффективность и завершать за один день больше дел, чем получалось раньше, не откладывая на завтра.
Тайм-менеджмент – это не вид деятельности в рамках отпущенного на него времени. Стивен Кови научил меня использовать «матрицу управления временем», и это умение помогло мне добиваться значимых результатов.
Для начала надо определить важные дела и отделить их от неважных, а затем записать в две графы – «важное» и «неважное». Важное – это то, что имеет значение и влечет за собой серьезные последствия, т. е. нечто весомое, ответственное, значительное.
Последствия будут в любом случае – если сделаете, последствия будут позитивными, а если не сделаете, негативными. Но в обоих случаях они будут серьезными.
Теперь определим срочное. Срочное – это то, что давит и принуждает к немедленным действиям. Надо разделить все дела на важные и не важные, срочные и не срочные, и заполнить таблицу.
Эту матрицу необходимо понять и использовать. В первом квадранте, который называется «необходимость», надо записать «важные» и одновременно «срочные» дела. Например, опаздываете на самолет, должны сдать в срок отчет, надо растаможить товар или закупить продукцию на предстоящий сезон, отвезти родителей в поликлинику и т. д.
Это и важные, и срочные дела. Ими надо заниматься сейчас, не откладывая на потом. С ними нельзя медлить, раздумывать, проявлять нерешительность, иначе будет поздно.
В следующем квадранте, который называется «разочарования», записываются срочные, но не важные дела. Например, вас пригласили на собрание, вроде бы нельзя не пойти, и вы идете. На собрании долго и нудно обсуждают вопросы, которые не имеют никакого значения. Уйти неудобно, и вы жалеете, что пришли: напрасная трата времени.
Или вы пришли на свадьбу: рассчитывали посидеть немного, а потом незаметно, по-английски, уйти, но у вас не получилось, и вы просидели несколько часов, болтая ни о чем с другими гостями мероприятия.
В еще одном квадранте, который называется «эффективность и баланс», записываются не срочные, но важные дела. Эти дела не обязательно делать немедленно, прямо сейчас, но делать надо, потому что они влекут за собой серьезные последствия.
Например, планировать свою жизнь, изучать иностранный язык, начать формировать капитал, разработать стратегию, учиться в ВУЗе, обучить детей определенным навыкам, подготовить какие-то документы и т. д.
Правда, здесь есть один важный нюанс, если вы не займетесь этими делами своевременно, то они могут перейти в категорию «срочные», потому что они важные, отказаться от них вы не можете.
В любом случае вам придется этими делами заниматься. Поэтому нельзя постоянно откладывать их в «долгий ящик». Лучше запланировать на удобное время и сделать.
В последнем квадранте, который называется «расточительство и излишество», записываются не важные и не срочные дела. Здесь все ясно, это дела, которыми лучше не заниматься, потому что это пустая трата времени.
Чтобы стать эффективным, надо научиться говорить два слова – «да» и «нет».
В каких-то случаях надо говорить «да», а в каких-то – «нет». Если вы не научитесь при необходимости говорить слово «нет», то будете часто терять впустую время и деньги.
Притча «Мудрец о времени»
Однажды к Мудрецу пришел мужчина со своим сыном-подростком. «О вас говорят, – обратился мужчина к Мудрецу, – что Вы можете помочь найти ответы на все жизненные вопросы. Помогите, пожалуйста, моему сыну понять ценность времени».
После непродолжительной паузы он, вздохнув, тихо произнес: «Да и мне эту ценность не мешало бы понять».
Мудрец на мгновение призадумался, а потом спокойно обратился к сыну пришедшего мужчины.
– «Время – понятие абстрактное. Его ценность трудно понять. Но это не значит, что это невозможно. Вам помогут понять ценность времени 7 человек – студент, женщина-мать, редактор газеты, влюбленный, путешественник, водитель и спортсмен».
Увидев недоуменные взгляды мужчины и его сына, Мудрец пояснил: «Чтобы понять ценность года, поговорите со студентом, не сдавшим сессию. Про месяц поговорите с матерью недоношенного ребенка. О ценности недели спросите редактора еженедельной газеты. Про час поговорите с влюбленными, ожидающими встречи. О ценности минуты лучше всего расскажет тот, кто опоздал на поезд. Тот, кто чудом избежал аварии поведает о том, что такое секунда. Чтобы понять ценность миллисекунды, поговорите со спортсменом, завоевавшим серебряную медаль на Олимпийских играх…»
Уже прощаясь со своими визитерами, Мудрец со словами: «Повесьте это у себя в доме на самом видном месте», – протянул мужчине листок бумаги. На листке был следующий текст:
«Каждая секунда вашей жизни – на вес золота. Вчера – уже история. Завтра – неизвестное будущее. Сегодня – дар. Поэтому оно и зовется НАСТОЯЩИМ».
Ниже жирными буквами было написано: «Находите время для…», и под этими словами было написано:
«Находите время для работы – это условие успеха.
Находите время для размышлений – это источник силы.
Находите время для игры – это секрет молодости.
Находите время для чтения – это основа знаний.
Находите время для дружбы – это условие счастья.
Находите время для мечты – это путь к звездам.
Находите время для любви – это истинная радость жизни.
Находите время для веселья – это музыка души».
Категории дел и эмоции
Из желаний богатств не получается. Они получаются из ясного плана действий, основанного на ясных устремлениях.
Какие же чувства связаны с делами, записанными в первый квадрант («важные» и «срочные») в случае, если вы ими не занимаетесь? Обида, стресс, отвращение, опустошенность, гнев, разочарования, огорчение, осознание собственной бесполезности.
Когда вы постоянно откладываете важные дела, они начинают давить на вас. У меня работала одна сотрудница, которую я постоянно, сам того не замечая, загружал делами, потому что она была очень ответственная.
Однажды, увидев, что она плачет, я спросил, что ее огорчило. Она пожаловалась, что накопилось много важных дел, а она не успевает ими заниматься.
Я тут же изменил отношение, определил приоритетные задачи и разгрузил ее. Тогда я понял, что порою мы сами не замечаем, как загружаем себя или самых эффективных сотрудников непосильным объемом работы, а это приводит к перенапряжению и нехватке времени, из-за чего появляется ощущение, будто бы у тебя ничего не получается.
Когда человек не успевает заниматься срочными и важными делами, он устает, настроение падает, появляется много негативных эмоций, в том числе неуверенность в себе и в своих силах.
Постепенно начинается депрессия, возникает комплекс неполноценности. Чтобы этого избежать, необходимо определить по степени важности очередность дел и заниматься ими, соблюдая последовательность.
А теперь посмотрим, какие чувства связаны с делами из третьего квадранта (срочные, но не важные). Занятие этими делами порой приносит разочарование, стресс, замешательство, предубеждение, другой возможный результат – неудовлетворенность. Впоследствии это может привести к ощущению нереализованности из-за отсутствия позитивных результатов, к дурным привычкам, к долгам, а в итоге к аморальному образу жизни и алкоголизму.
Дела из четвертого квадранта «не срочные» и «не важные» вызывают, в основном, только негативные эмоции. Занимаясь делами, относящимся к этому типу, чувствуешь себя несчастным, подавленным и бесполезным, испытываешь лень, скуку, жалость к себе и одиночество.
В перспективе это может привести к отсутствию результатов, неудачам, ощущению нереализованности, изоляции, к нищете, отношениям, не приносящим удовлетворение, и алкоголизму.
Такими делами занимаются многие – играют в компьютерные игры, «зависают» в социальных сетях, часами смотрят телевизор и т. д. Если это входит в привычку, постепенно жизнь превращается в бесцельное существование. Становится скучно, неинтересно, поэтому люди тратят время на всякую ерунду, много спят, начинают употреблять алкоголь, в итоге становятся алкоголиками.
А самому важному можно научиться благодаря делам из второго квадранта («не срочные», но «важные»). Когда вы занимаетесь этими делами, появляется приятное ощущение тепла, чувство завершенности и радости от реализации запланированных дел, вы испытываете облегчение, появляется уверенность в себе, состояние стресса (если оно присутствовало) постепенно исчезает.
Появляются такие качества, как инициативность, стремление к самореализации. Вы начинаете контролировать сложившуюся ситуацию и управлять ею. В результате вы приобретаете важную способность помогать другим.
Планирование
Помните, что каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут вашего труда.
Когда человек хочет стать эффективным и максимально реализованным, он должен найти свои сильные стороны. Первостепенное значение в этом случае приобретает умение планировать дела.
Если человек неправильно использует свое время, он не сможет развить способности и таланты. Мало просто найти свои сильные стороны, надо научиться не растрачивать на мелочи жизни главный ресурс – время.
Поэтому обязательно научитесь планировать дела. Это умение помогает устранить причины появления негативных эмоций, которые в конечном счете приводят к стрессу.