Причинами истощения гораздо чаще служат количество рабочих часов, скорость работы и баланс работы и отдыха, нежели многозадачность как таковая или переключение между различными видами задач.
Переключаться с одного вида деятельности на другой одним людям легче, чем другим. Однако очень многое зависит от выполняемой работы, объема и характера обязанностей, сроков и ожидаемого качества работы.
Если исследовать мозговые процессы в любой конкретный момент времени, то можно заметить, что одновременной информации мозг обрабатывает намного меньше, чем нам кажется. Мозг скорее разделяет разные операции по времени. В тех случаях, когда решающее значение играют доли секунды, лучше не отвлекаться на другие дела.
| Избыточная многозадачность | Эффективная многозадачность | Избыточное дробление |
|---|---|---|
| Склонен к импровизации без плана, целей, графика или приоритетов. | Склонен планировать наперед и руководствоваться приоритетами, придерживаясь поставленных задач и добиваясь целей. | Склонен к чрезмерному планированию и упорядоченности. |
| Склонен откусывать больше, чем в состоянии прожевать; хватается за все подряд. | Берется лишь за те дела, выполнение которых может гарантировать. | Склонен недооценивать объем работ, с которым в состоянии справиться. |
| Работа стопорится и не клеится, при этом страдает ее качество. | Пользуется системой, позволяющей отслеживать незаконченные проекты, и обеспечивает высокое качество и своевременное выполнение работы. | Слишком зациклен на деталях, излишне дотошный, перфекционист. |
| Обожает все контролировать, не любит обращаться за помощью, делегировать полномочия, наделять властью других людей. | Умеет просить о помощи, делегировать полномочия, наделять властью других людей. | Склонен считать, что он единственный, кто в состоянии справиться с данной конкретной работой. |
| Слишком уступчивый, соглашается на все подряд. | Трезво оценивает ситуацию, принимает разумные решения, демонстрирует гибкость в случае необходимости. | Не отличается гибкостью, отказывается от дополнительных обязанностей, чтобы гарантировать выполнение своего куска работы. |
| Зачастую демонстрирует неорганизованность и расхлябанность. | Умеет грамотно организовать и рационально использовать время. | Отличается высокой организованностью и не любит незапланированных мероприятий. |
| Отличается низкой концентрацией внимания, постоянно отвлекается, не способен сосредоточиться на чем-то одном. | Умеет концентрироваться на текущем деле. | Полностью поглощен своим делом настолько, что не замечает ничего вокруг. |
| Не умеет видеть общую картину. | Сохраняет спокойствие и руководствуется общей картиной. | Склонен игнорировать все прочее, кроме общей картины. |
| Больше внимания уделяет объему, а не качеству работы. | Придает равное значение объему и качеству работы. | Склонен делать акцент на качестве, а не на объеме работы. |
Пятнадцать принципов успешной многозадачности
1. Каждому свое. Не существует единого подхода к многозадачности, общего для всех. Задействуйте свои сильные стороны и выберите оптимальную для себя тактику. Одним необходимо сосредоточиться на какое-то время и работать, ни на что не отвлекаясь. Другим нужно периодически делать паузу и разбираться с отвлекающими факторами в режиме реального времени.
2. Сохраняйте организованность как в вещах, так и в мыслях. Чем лучше мы организованы, тем проще нам сосредоточиться на текущем задании. Избавьтесь от лишнего хлама, освободите рабочий стол от всего, что не имеет отношения к работе на день.
3. Думайте наперед. Составляйте план на каждый день, используйте планировщик или календарь для разработки графика, оповещайте о нем остальных. Настраивайте таймеры, чтобы не выбиваться из графика. Включайте в него разнообразные виды деятельности, не допускайте скуки.
4. Сперва расположите цели в порядке значимости, потом разбейте их на более мелкие этапы. Наиболее важным делам отводите больше первоочередного времени. Первыми идут срочные задачи, затем несрочные. Чередуйте задачи, отнимающие много времени, и маленькие проекты, чтобы стимулировать себя успешным завершением тех или иных дел.
5. Будьте честны сами с собой. Знайте пределы своих возможностей — когда вы можете, а когда не можете чередовать задачи. Полностью сконцентрируйтесь на особо важных делах, требующих предельного внимания. Отведите время на проекты с высоким приоритетом, не отвлекайтесь на телефон и компьютер.
6. Не принимайте на себя повышенные обязательства. Учитесь рационально распределять свое время и тактично и дипломатично говорить «нет». Пользуйтесь функцией переадресации звонков и отключайте уведомление о новых электронных письмах, когда работаете над важными проектами, требующими полной и абсолютной сосредоточенности.
7. Сохраняйте позитивный настрой и гибкость. Не пугайтесь неожиданного, сохраняйте хладнокровие, проявляйте терпение в непредвиденных ситуациях. Полагайтесь на прошлый опыт, чтобы разобраться с внезапно свалившимися на вас делами. Если их нельзя добавить в график на более позднее время, пометьте, на чем вы остановились, разрешите проблему и возвращайтесь к тому, над чем работали.
8. С толком используйте перерывы и паузы. Сделайте шаг назад, взгляните на ситуацию под другим углом, подходите к заданиям творчески, проанализируйте проделанную работу.
9. Мыслите креативно ради максимальной эффективности. Учитесь экономить время, сгруппировывая различные задания. Оптимизируйте временные затраты и повышайте производительность, по максимуму используя время, затрачиваемое на ожидания и отсрочки, и объединяя рутинные, повседневные дела.
10. Не растрачивайте попусту интеллектуальную мощь. Взвешивайте все возможности современных технологий и используйте их. Упрощайте свою жизнь и старайтесь автоматизировать работу (например, быстрый набор номера, «горячие клавиши» на клавиатуре и так далее). Держите под рукой ресурсы, которыми пользуетесь наиболее часто. Обзаведитесь устройствами, экономящими время, и дома, и на работе.
11. Не забывайте о человеческих отношениях и ставьте людей во главу угла. Ведите себя учтиво и выказывайте уважение, уделяя людям безраздельное внимание. Самое главное в технологиях — знать, когда вовремя их отключить.
12. Практика. Переключение между заданиями требует «перезапуска» мозга. С практикой переключение происходит автоматически и сопровождается меньшим стрессом.
13. Преодолейте себя. Учитесь обращаться за помощью, делегировать полномочия и отказываться от задач, которые вы не обязаны выполнять самостоятельно. Поддерживайте связь с коллегами, делитесь с ними всей нужной информацией, чтобы облегчить нагрузку.
14. Следите за здоровьем. Давайте мозгу возможность перезагрузиться, периодически притормаживайте, выполняйте дыхательные упражнения, чтобы сохранять производительность и успевать сделать больше за меньшее время. Вы сможете направлять энергию в более эффективное русло, если будете правильно питаться, потреблять достаточно воды и периодически устраивать перерывы, чтобы потянуться и сделать пару упражнений.
15. Мысленно прокручивайте прошедший день, анализируя рациональность распределения времени. Отмечайте возможности для повышения производительности. В конце каждого дня отводите пятнадцать минут на то, чтобы спланировать следующий день и подготовить план наступления.
Группирование задач с целью повышения продуктивности
• Делайте резервные копии рабочих материалов, перед тем как уйти на обед или встречу.
• Запускайте антивирусную программу, когда покидаете кабинет.
• Слушайте за рулем аудиокниги.
• Используйте за рулем диктофон с гарнитурой, чтобы записывать мысли или надиктовывать письмо.
• Используйте устройство, позволяющее читать без рук, когда тренируетесь на велотренажере или беговой дорожке.
• Во время занятий спортом слушайте новости или музыку.
• Восполняйте пробелы в общении, отправляясь на пробежку с другом или членом семьи.
• Во время просмотра телевизора выполняйте мелкую работу по дому (вытирайте пыль, поливайте комнатные растения и тому подобное).
• Пока готовите обед или ужин, смотрите телевизор, слушайте музыку или аудиокнигу.
• Упаковывайте подарки или выполняйте косметические процедуры, слушая музыку.
Воспользуйтесь недолгими часами.
20. Сосредоточьтесь на нужном вам качестве
Настройтесь на нужную волну: приемы для концентрации
Думайте о мозге как о компьютере. Вы никогда не замечали, что при множестве открытых окон и работе в нескольких программах ваш компьютер начинает немного тормозить или вообще зависает? Согласно исследованиям то же самое происходит и с мозгом. Когда мы выполняем несколько дел одновременно, наш мозг перегружается. Чтобы без последствий переключаться между различными задачами, мозг должен задействовать ресурсы, необходимые для выполнения новой задачи, и при этом завершить процессы, связанные с предыдущей. Но как же сосредоточиться на одной задаче, когда мы по горло завалены самой разной работой? Используйте акроним ФОКУС для концентрации на той единственной задаче, находящейся в работе в настоящий момент.