| Ф | Фильтруйте. Устраните все внешние факторы, шумы и запахи, которые отвлекают от работы. При необходимости воспользуйтесь повязкой на глаза или берушами. |
| О | Организуйте рабочее место и обратите внимание на материально-техническое оснащение: освещение, вентиляцию, удобный стул и прочее. Чем лучше мы организованы, тем меньше отвлекаемся на то, чего нам недостает для комфортной работы. Чем нам удобнее, тем проще сконцентрироваться. |
| К | Копируйте планы на бумаге. Ведите подробные записи, используя планировщик или календарь для составления графика. Зафиксируйте сведения на бумаге или в электронном виде — и вы в любой момент их найдете. Такой подход позволяет разбивать работу на более мелкие, посильные фрагменты, концентрироваться, отказываться от лишнего. |
| У | Уясните, что необходимо сделать, и разбейте весь пласт работы на посильные этапы. Определите время, в которое будете делать перерывы. Постоянно напоминайте себе о конечной цели и ее пользе для вас, вознаграждайте себя за все промежуточные достижения. |
| С | Скрупулезно вычитывайте. Действуйте так, словно вы корректор, и подходите к проекту или заданию таким образом, будто видите его в первый или в последний раз. Поставьте перед собой задачу узнать что-нибудь новое. |
Модель организации и расстановки приоритетов
Типичный день взрослого человека наполнен делами, связанными с прошлым, настоящим или же будущим. Без этих трех упомянутых категорий невозможно говорить о производительности или успехе, а сами по себе они не несут ни положительного, ни отрицательного заряда. Неправильно будет сказать, что деятельность с прицелом на будущее важнее деятельности с прицелом на прошлое. Они обе играют огромную роль.
Принимаемые нами решения основываются на том, куда следует направить энергию в данный конкретный момент.
Например, подбивание семейных расходов или анализ показателей реализации за прошедший месяц — деятельность с прицелом на прошлое, в то время как составление бюджета на следующий месяц — деятельность с прицелом на будущее. Обе они связаны с бухгалтерией и финансами, обе впоследствии могут найти точки соприкосновения, но смотрят они в противоположных направлениях.
Деятельность с прицелом на настоящее требует вашего безотлагательного участия. К данной категории относятся телефонные звонки и личные встречи. Даже в одной и той же сфере деятельности можно выделить действия, сфокусированные на прошлом, настоящем или будущем.
Давайте сосредоточимся на бизнесе. Приведем несколько примеров.
| Фокус на прошлом | Фокус на настоящем | Фокус на будущем |
|---|---|---|
| Анализ выручки | Обучение | Планирование преемственности |
| Распоряжение ожиданиями | Соответствие ожиданиям | Формулирование ожиданий |
Почему данная модель дает результаты
Организующая модель «прошлое-настоящее-будущее» позволяет определить, что необходимо выполнить сегодня во всех трех категориях. Тщательно продумывая все три временные рамки — прошлое, настоящее и будущее, мы обеспечиваем грамотную организацию и адекватную подготовку.
После того как мы распределим виды деятельности по упомянутым категориям, самое время установить приоритеты: что необходимо сделать в первую очередь в каждой из категорий?
Что следует скорректировать? На какие сообщения ответить? Какие отчеты нужно составить или перечитать? Кто ждет ответной реакции?
Какие встречи запланированы на сегодня? Какие срочные вопросы возникли сегодня? Какова схема передвижений на сегодня? Какие сроки заканчиваются сегодня?
Какие проекты или предложения следует подготовить? О чем нужно позаботиться (поездки, отпуск, приглашения, конференции)? Какие сроки подходят к концу?
Расстановка приоритетов
• отсутствие целеустремленности или мотивации;
• постоянное отвлечение внимания и перерывы;
• увязание в чрезмерных деталях;
• слишком большое количество дел за чересчур короткий срок;
• недостаточный объем ресурсов;
• неграмотное планирование и плохие организационные навыки;
• склонность к промедлению;
• неумение расставлять приоритеты и придерживаться графика;
• неумение грамотно делегировать полномочия;
• неумение принимать своевременные решения;
• затяжные и безрезультативные собрания.
Основные правила расстановки приоритетов
1. Записывайте все виды деятельности. Письменно фиксируйте все обязанности, конкурирующие между собой приоритеты, задания и дела на день или неделю.
2. Определите первостепенные цели. Составьте список главных целей на день или неделю.
3. Руководствуйтесь «правилом 80/20». Определите, какие 20 % работы дают 80 % результатов, приближая вас к поставленной цели.
4. Разделите важное и срочное. Решите, какие задания являются важными, а какие — срочными. На данном этапе учитывайте степень влияния одних задач на другие и последствия невыполнения некоторых из них (например, мы должны выполнить какую-либо работу для коллеги, который без нее не сможет выполнить свою часть работы).
5. Ранжирование. Используйте систему ранжирования для планирования, например:
• задания А отличаются высоким приоритетом и должны быть выполнены без промедления;
• задания Б отличаются средней степенью важности, но должны быть выполнены сразу после заданий А;
• задания В незначительны и могут быть выполнены в любое время.
6. Составьте график. Укажите конечные сроки по каждому заданию и подсчитайте время, необходимое для их выполнения. Не забывайте о задачах, которые можно объединить для повышения производительности. Например, можете ли вы совместить менее важное задание с более важным?
7. Пересматривайте и корректируйте цели, определите награду за своевременное выполнение задания и вносите необходимые коррективы.
8. Проводите чистку. По возможности вычеркивайте из перечня пункты, находящиеся в конце, с которыми вы, скорее всего, не успеете разобраться, и переносите их в какой-нибудь резервный список.
21. Организация для качественной жизни
С помощью увеличительного стекла можно сфокусировать солнечные лучи и поджечь лист бумаги. Это полная противоположность распылению, разбрасыванию. Спорадические усилия дают такие же спорадические результаты. Целенаправленность усилий — единственный путь к успеху.
Фокусирование — залог организованности. Или наоборот? В любом случае, только после того как мы упорядочим свои графики, повседневную жизнь, работу, мы можем преодолеть любые препятствия и не спасовать перед чрезмерно детализированными обязанностями, постоянно меняющимися условиями работы и расширяющейся сферой ответственности.
Организация обеспечивает фокус
Чем выше по карьерной лестнице вы поднимаетесь и чем больше полномочий на себя взваливаете, тем сложнее становится организовывать и ранжировать ежедневные, еженедельные и ежемесячные обязанности. И на работе, и дома нам приходится исполнять взятые на себя обязательства, следить за реализацией проектов, определять текущий статус, быть внимательным к деталям и составлять планы на будущее.
Организованность и умение расставлять приоритеты высоко ценятся на рабочем месте и за его пределами. Оттачивая эти навыки, вы улучшаете свой имидж в обществе, семье и компании.
Некоторые люди противятся упорядоченности и систематичности. Они считают, что избыточная организация идет вразрез с их имиджем. Такие люди ловко ориентируются в своем кабинете, который посторонним кажется захламленным и замусоренным. В условиях хаоса они расцветают и насыщаются энергией беспорядка. В их представлении стремление к организованности выглядит пустым и мелочным по сравнению со срочностью и важностью рабочей нагрузки. Хаос превращается в своего рода знак чести и свидетельство их незаменимости.
В то же время люди, которые гордятся тем, что у них все разложено по полочкам, не могут взять в толк, как описанные выше индивидуумы умудряются добиваться каких-либо результатов. Им такой хаос кажется не только непостижимым, но даже опасным. Они задумываются над тем, какого успеха могли бы достичь другие, если бы расчистили завалы на рабочем столе (тем не менее стоит попросить у них какую-либо вещь, как они тут же, словно фокусники, извлекают ее из недр этих завалов).
Таковы различия в стиле, личностных особенностях и направлении движения. Люди не делятся на хороших и плохих. Но мы склонны спонтанно выносить суждения о степени организованности другого человека.
Почему нам стоит стать более организованными? Существует четыре убедительные причины.
• Мы производим более благоприятное впечатление на окружающих.
Даже если ваш организационный стиль тяготеет к хаосу, вы втайне восхищаетесь людьми, которые отличаются организованностью. Этот талант большинство из нас стремятся развить в себе.
• Мы испытываем меньше стресса.
Хотя работа по приведению самого себя в более организованное состояние может оказаться довольно напряженной, наградой вам послужит душевный покой. Превращение хаоса в упорядоченные приоритеты избавит вас от лишних тревог.
• Растут профессионализм и шансы на повышение.
Многие желают достичь карьерных высот и уважения в деловой среде. Ваши организаторские навыки обретают все большую ценность по мере появления у вас новых обязанностей.