• Благодаря вашей организованности с вами проще работать.
Оцените свои организаторские навыки
Оцените верность приведенных ниже утверждений по следующей схеме:
1 — всегда;
2 — иногда;
3 — почти никогда.
___ Я могу быстро и легко отыскать необходимые предметы.
___ Я составляю список важных дел на день.
___ Я довожу до конца все последующие планы.
___ Я планирую все мероприятия за несколько дней.
___ Я без особых трудностей могу включить текущие проблемы в сегодняшние приоритеты.
___ Я прихожу на собрания основательно подготовленным.
___ Я пересматриваю приоритеты на день накануне вечером.
___ Мой рабочий стол содержится в порядке и чистоте.
___ Я соблюдаю сроки и не заканчиваю все задания в последнюю минуту.
___ Мои коллеги, члены семьи и друзья считают меня очень организованным человеком.
___ Люди полагают, что я руководствуюсь приоритетами.
___ Я стараюсь избегать многозадачности.
___ Я соблюдаю баланс в отношении работы, семьи, друзей и социальной жизни.
___ Я подтверждаю встречи и собрания за час или два.
___ На встречи я прибываю заранее.
Чем выше общая сумма баллов, тем активнее вам необходимо совершенствовать свои организаторские способности и навыки расстановки приоритетов.
Рекомендации Дейла Карнеги относительно составления графиков
• Отводите на каждый вид деятельности дополнительные 25 % времени.
Например, если у вас назначена двухчасовая встреча на десять утра, запланируйте в ежедневнике время с 09:45 до 12:15. В этом случае ваши планы не сорвутся из-за задержек или помех.
• Каждый вечер пересматривайте приоритеты и график на следующий день.
Это позволит вам с самого утра без промедления приступать к работе и лучше отдыхать по вечерам. Самое подходящее время воспользоваться методом организации «прошлое-настоящее-будущее».
• Подтверждайте встречу за час или два.
В случае каких-либо изменений у вас будет достаточно времени, чтобы откорректировать свои планы. К тому же это проявление вежливости по отношению к другим участникам встречи и доказательство вашей организованности.
• Составляйте графики с использованием временных блоков.
Временные блоки обеспечивают непрерывную работу над тем или иным заданием. Они требуют самодисциплины и взаимодействия с остальными коллегами. Приступая к работе, исключите все отвлекающие факторы. По возможности отключите телефоны, электронную почту и интернет.
Советы по организации рабочих проектов и заданий
• Не бросайте вещи где попало.
Иногда в суете мы забрасываем какие-то вещи подальше в ящик, перекладываем не в ту стопку или вообще забываем в другой комнате. Следствием этого являются нерациональные потери времени, в течение которого мы пытаемся отыскать предметы, находящиеся не на своем месте, и работать среди всего этого беспорядка.
• Выделяйте несколько минут в день на то, чтобы навести порядок.
В этом случае вам не придется тратить много времени на генеральную уборку. Мусор отправляется либо в специально отведенное место, либо в мусорную корзину.
• С утра первым делом приступайте к самому главному занятию.
Не начинайте ничего другого, пока не закончите самое важное дело. Благодаря этому на вас не будет целый день давить груз незавершенных заданий. Попросите коллег или членов семьи помочь вам в этом и не отвлекать.
• Старайтесь по возможности отказаться от многозадачности.
Результаты исследований показали, что многозадачность менее эффективна и усложняет работу, что, в свою очередь, усиливает стресс и повышает вероятность ошибок.
• Оставьте на столе лишь те материалы, которые имеют непосредственное отношение к текущему проекту.
Порой для того, чтобы очистить разум и сосредоточиться, нам необходимо освободить пространство в поле зрения и устранить все отвлекающие факторы. Даже если вы ограничитесь перекладыванием папок со стола на полку, вы все равно получаете чистый рабочий стол и свободное пространство.
Советы по организации жизни
• Используйте средства для сбора информации.
К таковым относятся ежедневник или PDA, куда вы можете заносить идеи, данные или напоминания. Нет нужды полагаться только на память, чтобы отслеживать все события и пункты плана. Записав информацию, вы можете жить спокойно: теперь она уже не забудется.
• Стремитесь к жизненной гармонии.
Всем нам часто доводилось слышать о балансе между работой и личной жизнью. Уделяйте свободное время служению обществу, физическим упражнениям, общению с людьми или хобби. Посвящая время другим аспектам жизни, вы обеспечиваете себе возможность отдыха от повседневных проблем и стрессов.
• Объединяйте деловой и личный графики в одном ежедневнике.
Это позволит вам видеть все свои обязанности на текущий день и избежать путаницы со встречами или планами. Общий ежедневник дает представление об организации вашей жизни и царящем в ней балансе.
• На каждую встречу прибывайте заранее.
У раннего прибытия на запланированное мероприятие нет ни единого минуса. Свободное время всегда можно потратить с пользой: сделать нужные звонки или просто передохнуть пару минут. Представьте жизнь, в которой вы никогда не приезжаете в последнюю минуту и уж тем более не опаздываете.
По моим наблюдениям, одни люди выбиваются вперед за то время, которое другие проводят бесцельно.
Промедление — коварный вредитель
Интересный факт относительно промедления: предполагается, что оно делает нашу жизнь проще и приятнее, но на самом деле только приносит лишний стресс. Когда промедление препятствует успеху, поскольку мы постоянно отвлекаемся на разные мелочи, не связанные с работой, или ждем последней минуты, чтобы впопыхах завершить огромный проект, стресс неизбежен.
С другой стороны, устанавливать временные лимиты для выполнения не связанных с текущим заданием дел вполне разумно и полезно. Перерывы дают нам возможность передохнуть, набраться сил и сконцентрироваться. Какое-либо творческое занятие освежает, помогает отыскать решения проблем и преодолеть препятствия.
Причины, заставляющие нас откладывать важное или неприятное занятие, у каждого свои и варьируются. Например, кто-то тянет с отчетом о расходах, но охотно готовит анализ эффективности работы.
• переизбыток нереалистичных целей;
• скептическое отношение к видению;
• страх перед неудачей или успехом;
• слишком высокие требования к самому себе;
• перфекционизм;
• неумение сосредоточиваться;
• отсутствие самодисциплины;
• отсутствие мотивации;
• ощущение, что тебя не ценят.
Во-первых, мы получаем некий результат.
Во-вторых, мы медлим и придумываем этому оправдания.
В-третьих, мы тянем все больше и больше, пока не приходится доделывать работу второпях.
В-четвертых, мы повторяем процесс, зная, что в любом случае все как-нибудь утрясется.
Советы по борьбе с промедлением
• Просто выполните нужную работу. Очевидное решение — сделать дело, пока еще достаточно времени для того, чтобы выполнить его хорошо.
• Перестаньте искать оправдание тому, что вы постоянно медлите, выкручиваетесь или перекладываете свою работу на чужие плечи.
• Помните: список приоритетов, ежедневный план и ведение записей творят чудеса.
• Вскройте негативные мысли и отношение к заданию и измените их. Подумайте лучше о том, какую радость и облегчение вам принесет его выполнение.
• Разбивайте большие куски работы на посильные этапы и приступайте к делу. Попробуйте для начала всего пять минут поработать над проектом — и вы увидите, что сможете продержаться гораздо дольше.
• В первую очередь разбирайтесь с самыми трудными заданиями.
• Подбадривайте себя. Стимулируйте мотивацию и энтузиазм в отношении проекта. Общайтесь с нужными людьми и заряжайтесь от них энергией.
22. Так здорово завоевывать друзей и оказывать влияние на людей
Дейл Карнеги, прославленный автор книги «Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей», считается признанным экспертом в этой области. Он перечисляет двенадцать способов оказывать влияние.
1. Сохраняйте позитивное отношение. Не воспринимайте сопротивление на свой счет. Сопротивление или возражения свидетельствуют лишь о дефиците информации.
2. Будьте подготовлены и наблюдательны. Обращайте внимание на то, с помощью каких слов вторая сторона выражает свои мысли, и общайтесь на ее языке.
3. Вкладывайте в свои слова страсть и говорите с искренней убежденностью.
4. Расположите собеседника к себе, задавая вопросы, проявляя интерес к его тревогам и перефразируя его слова.
5. Отыщите что-нибудь позитивное и отталкивайтесь от него.
6. Объясните, какую пользу собеседник извлечет из вашего разговора, и в ходе общения постарайтесь смотреть на ситуацию с его точки зрения. Ваши утверждения должны быть понятны и доступны.
7. Завоюйте внимание репликами:
• интересными и остроумными;
• недвусмысленными и полезными;
• важными;
• уместными и актуальными.
8. Взывайте к благородным побуждениям.
9. Придавайте своим идеям наглядность.
10. Бросьте вызов.
11. Вовлеките человека, сотрудничая с ним. Или просто скажите:
• «Мне нужна твоя помощь»;
• «Что ты думаешь?»;
• «Давай попробуем и посмотрим, что получится».
12. Попросите поддержки и пожмите друг другу руки.
На шее каждого человека, с которым вас сводит жизнь, висит табличка, которая гласит: «Дай мне почувствовать свою значимость». Если вам это удастся, вас ждет успех не только в бизнесе, но и в личной жизни.