Открытие документов для редактирования
Открыть ранее сохраненный документ можно несколькими способами.
□ Откройте вашу папку с документами (как правило, это папка Документы или одна из вложенных в нее папок), найдите нужный файл и дважды щелкните кнопкой мыши на его значке.
□ Если документ редактировался недавно, выполните команду Пуск ► Недавние документы и в появившемся меню выберите значок нужного документа.
□ Запустите программу Word обычным способом, щелкните на Кнопке «Office» и выберите из списка Последние документы нужный файл. Если нужного вам файла нет в списке, щелкните на кнопке Открыть и найдите файл в окне открытия.
Вы можете использовать любой из предложенных способов в зависимости от конкретной задачи и ваших личных предпочтений. Если вы откроете подряд несколько документов, то каждый из них будет отображаться в отдельном окне и можно будет переключаться между ними с помощью Панели задач Windows. Когда открытых окон окажется слишком много, Windows может сгруппировать все кнопки документов Word в одну, после щелчка на ней появится список открытых документов (рис. 5.15).
Рис. 5.15. Переключение между открытыми документами с помощью Панели задач
Переключаться между несколькими открытыми документами можно также с помощью кнопки Перейти в другое окно на вкладке Вид. После щелчка на кнопке нужно выбрать нужный документ из появившегося списка.
Работа с фрагментами документа
С фрагментами документа и буфером обмена вы уже встречались в уроке 1.5. Напомню, что после выделения фрагмента с помощью протягивания мыши с ним можно выполнить различные действия, например переместить, скопировать, удалить или изменить форматирование.
Наиболее часто используется следующий способ выделения.
1. Нажмите левую кнопку мыши на первом символе фрагмента.
2. Не отпуская кнопки, протяните мышь до конца нужного фрагмента.
3. После того как выделенный фрагмент примет нужные очертания, отпустите кнопку мыши.
В программе Word вы можете также использовать несколько других способов выделения, которые иногда могут оказаться более эффективными.
□ Для выделения фрагмента с помощью клавиатуры удерживайте нажатой клавишу Shift и переместите курсор с помощью клавиш управления курсором.
□ Для выделения слова дважды щелкните на нем кнопкой мыши. Щелкнув кнопкой мыши трижды, вы выделите абзац.
□ Чтобы выделить предложение, щелкните кнопкой мыши на любом слове при нажатой клавише Ctrl.
□ Для выделения строки переместите к левому краю документа указатель мыши и, когда он примет форму стрелки, щелкните кнопкой мыши. Протянув указатель вниз, вы сможете выделить несколько строк.
□ Выделить весь документ проще всего с помощью сочетания клавиш Ctrl+A.
□ Вы можете выделять несмежные области текста с помощью мыши, удерживая нажатой клавишу Ctrl.
Выделив фрагмент текста, вы можете его переместить или скопировать с помощью команд работы с буфером обмена, которые вызываются различными способами: с помощью кнопок на вкладке Главная (рис. 5.16), контекстного меню или сочетаний клавиш.
Кратко напомним основные команды при работе с буфером.
□ Копировать – выделенный фрагмент или объект будет помещен в буфер.
□ Вырезать – выделенный фрагмент или объект будет перемещен в буфер и удален из текущего места.
□ Вставить – объект будет помещен из буфера в указанное для вставки место.
Чтобы с помощью буфера скопировать фрагмент текста, следует выполнить следующие действия.
1. Выделите нужный фрагмент текста.
2. Выполните команду Копировать. При этом на экране ничего не произойдет, но выделенный фрагмент будет помещен в буфер обмена.
3. Установите текстовый курсор в место вставки и выполните команду Вставить.
Последовательность действий для перемещения фрагмента будет аналогичной, только вместо команды Копировать нужно выполнить команду Вырезать.
Рис. 5.16. Кнопки для работы с буфером обмена
Буфер обмена Windows позволяет хранить только один фрагмент, но в приложениях Microsoft Office вы можете дополнительно использовать буфер обмена Office, который может хранить до 24 фрагментов. Для использования буфера обмена Office щелкните на кнопке вызова диалогового окна в правом нижнем углу вкладки Главная ► Буфер обмена, после чего появится область задач Буфер обмена (рис. 5.17). При копировании фрагментов будут накапливаться в буфере Office, а для вставки любого из фрагментов щелкните на нем правой кнопкой мыши и выполните в контекстном меню команду Вставить.
Рис. 5.17. Область задач Буфер обмена Office
Еще один эффективный способ работы с фрагментами заключается в перетаскивании их мышью. Для перемещения фрагмента действуйте следующим образом.
1. Выделите нужный фрагмент любым удобным способом.
2. Наведите указатель мыши на выделенный фрагмент, щелкните кнопкой мыши и, не отпуская ее, начните перетаскивание.
3. Место вставки фрагмента будет обозначаться пунктирным курсором. Когда он займет нужную позицию, отпустите кнопку мыши.
СОВЕТ
Для копирования фрагмента перетаскивайте его при нажатой клавише Ctrl.
Отмена ошибочных действий
Если вы ошиблись при выполнении любой операции с текстом, не расстраивайтесь, даже если удалили большой фрагмент нужного текста. Word автоматически запоминает все выполняемые вами действия и позволяет отменить любые из них, вплоть до самого начала работы с документом.
Нажатие кнопки Отменить
расположенной на панели быстрого доступа, отменяет последнее выполненное действие. Нажав ее несколько раз, вы сможете последовательно отменять выполненные вами действия. Если же вы передумали выполнять отмену, нажимайте кнопку Вернуть
с помощью которой вы вернете документ к состоянию, в котором он находился до выполнения отмены.
СОВЕТ
Для отмены ошибочных действий можно также использовать сочетание клавиш Ctrl+Z.
ВНИМАНИЕ
С помощью команды Отменить можно отменять только действия, выполненные с содержимым документа, и нельзя отменить изменение настроек рабочей среды Word.
Проверка правописания
Word автоматически проверяет правописание в редактируемом документе. Красной волнистой линией программа подчеркивает слова, отсутствующие в словаре Word, а зеленой линией – фрагменты предложений с грамматическими ошибками.
Щелкнув правой кнопкой мыши на слове с ошибкой, вы можете выбрать один из предлагаемых вариантов исправления (рис. 5.18). Если слово отсутствует в словаре, это еще не значит, что в нем допущена ошибка. Если вы уверены в правильности его написания, выполните одну из команд:
□ Пропустить все – чтобы Word не подчеркивал слово в данном документе;
□ Добавить в словарь – чтобы поместить слово в пользовательский словарь.
Иногда слово может быть подчеркнутым только из-за того, что для его проверки применяется словарь другого языка. В подобном случае выполните в контекстном меню команду Язык и выберите нужный язык из списка, а если он отсутствует, то откройте окно выбора языка проверки с помощью команды Выбрать язык.
Рис. 5.18. Исправление орфографической ошибки с помощью контекстного меню
СОВЕТ
Иногда может понадобиться сменить язык проверки большого фрагмента текста. В этом случае выделите фрагмент, щелкните кнопкой мыши на названии текущего языка в строке состояния и выберите нужный язык в появившемся окне.
Проверять правописание также можно в диалоговом режиме после завершения ввода текста. Для запуска этой процедуры нажмите клавишу F7. В появившемся окне (рис. 5.19) вы сможете выбирать варианты исправления, пропускать слова или добавлять их в словарь.
Рис. 5.19. Окно проверки правописания
Поиск и замена текста
Поиск определенного слова или фразы в большом документе является довольно непростой задачей, но ее можно значительно упростить, если воспользоваться командой Главная ► Редактирование ► Найти. В появившемся окне (рис. 5.20) введите искомый текст и нажмите кнопку Найти далее, после чего Word перейдет в нужное место документа и выделит искомое слово. Чтобы найти следующее вхождение искомого текста, снова нажмите кнопку Найти далее, а после достижения нужного результата нажмите кнопку Отмена для закрытия окна.
Рис. 5.20. Окно поиска фрагментов текста
Нередко возникает ситуация, когда в большом документе нужно заменить определенное слово или фразу. Например, представьте, что вы получили задание заменить во всем тексте этой книги сокращение «рис.» полным словом «рисунок». Если выполнять замену вручную, этот процесс может растянуться на часы или даже дни. С помощью Word вы сможете в считанные секунды справиться с заменой текста, действуя следующим образом.
1. Выполните команду Главная ► Редактирование ► Заменить.
2. В появившемся окне (рис. 5.21) введите искомый текст в поле Найти, а в поле Заменитьна – текста, которым следует заменить выделенный.
3. Нажмите кнопку Найти далее, после чего Word найдет и выделит первое вхождение искомого текст. Убедитесь, что программа нашла именно то, что вам нужно.
4. С помощью кнопки Заменить вы сможете выполнить замену найденного текста и перейти к следующему вхождению. Используйте этот вариант при необходимости проверить каждую выполняемую замену. В этом случае вы сможете отказаться от замены некоторых из найденных фрагментов, нажав кнопку Найти далее.
Рис. 5.21. Окно замены фрагментов текста
5. Если же вы уверены в том, что нужно заменить все без исключения найденные фрагменты, нажмите кнопку Заменить все. Программа все сделает автоматически, после чего сообщит вам о количестве выполненных замен.
Автозамена и автоформат
Автозамена позволяет автоматически исправлять типичные ошибки при вводе текста, например делать первую букву предложения прописной или исправить опечатку, в виде случайной перестановки букв в некоторых словах.
Чтобы узнать, какие именно ошибки будут исправляться автоматически, нажмите Кнопку«Office», в нижней части появившегося меню нажмите кнопку Параметры Word, затем выберите в списке пункт Правописание и щелкните на кнопке Параметры автозамены. В появившемся окне (рис. 5.22) вы можете отключить автоматическое исправление какой-либо ошибки, сняв соответствующий флажок. Если вы постоянно набираете определенное слово с одной и той же ошибкой, добавьте его в список автозамены: в поле Заменить введите ошибочный вариант, а в поле на – правильный, после чего нажмите кнопку Добавить.
Кроме исправления ошибок Word будет автоматически изменять форматирование при вводе некоторых символов. Перейдя в окне Автозамена на вкладку Автоформат при вводе, вы сможете увидеть текущие настройки автоформата и при необходимости изменить их (рис. 5.23).
СОВЕТ
Если во время ввода текста вам нужно отменить автозамену для определенного слова, сразу же после ее выполнения нажмите кнопку Отменить на панели быстрого доступа или сочетание клавиш Ctrl+Z.
Рис. 5.22. Параметры автозамены
Рис. 5.23. Параметры автоформата при вводе текста
Автосохранение документов
Если работа компьютера будет завершена аварийно, например в случае внезапного исчезновения питания или каких-либо сбоев, то все несохраненные изменения в документе будут утеряны и вам придется выполнять работу повторно.
Для уменьшения потери информации при возникновении подобных случаев Word выполняет автоматическое сохранение всех редактируемых документов через каждые 10 минут. После устранения аварийной ситуации следует просто запустить программу Word, и вы увидите список доступных копий документа и информацию о каждой из них (рис. 5.24). Щелкнув кнопкой мыши на значке нужной копии, вы можете просмотреть ее содержимое, после чего обязательно выполните сохранение наиболее подходящего варианта, поскольку все копии автоматического сохранения будут удалены при выходе из программы.
Рис. 5.24. Загрузка восстановленных копий документов после аварийного завершения работы
ВНИМАНИЕ
Автосохранение не является заменой обычного сохранения, оно служит только для восстановления данных после сбоев.
Практическая работа 30. Редактирование документа. Работа с фрагментами.
Задание. Отредактировать сохраненный документ.
Последовательность выполнения
1. Откройте ранее сохраненный документ Урок 1 любым способом.
2. Выделите слово, предложение, строку, абзац, весь документ. Для снятия выделения щелкните кнопкой мыши на любом месте документа.
3. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите мышью несколько несмежных областей документа.
4. Измените размер шрифта выделенного фрагмента.
5. Отмените изменение шрифта, нажав кнопку Отменить на панели быстрого доступа.
6. Выделите последний абзац и перетащите его с помощью мыши в начало документа.
7. Выделите любое слово и перетащите его мышью в другое место предложения.
8. Выделите первый абзац и перетащите его в конец документа при нажатой клавише Ctrl, таким образом скопировав его.
9. Несколько раз нажав кнопку Отменить, верните документ к первоначальному виду.
10. Внесите ошибки в некоторые слова и исправьте их с помощью средства проверки правописания.
11. С помощью команды Office ► Сохранить как сохраните документ под новым именем Урок 2 и закройте программу Word.
Подведение итогов
Вопросы для самопроверки
□ Каким способом лучше всего открыть недавно сохраненный документ?
□ Как в Word можно выделить слово, строку, предложение, абзац?
□ Какая разница между буферами обмена Windows и Microsoft Office?
□ Всегда ли в слове, подчеркнутом красной линией, допущена ошибка?
□ Какие вы знаете средства автоматизации ввода и редактирования текста?
Что дальше?
В следующем уроке вы научитесь форматировать текст: изменять внешний вид шрифтов, настраивать выравнивание абзацев и их положение на странице, использовать списки, табуляцию и другие средства.