В программе Word 2007 имеется целый комплекс новых средств для автоматизации форматирования текста, благодаря которым можно легко и быстро создать документы с профессиональным видом, особо не вдаваясь в тонкости форматирования отдельных элементов. Среди средств автоматизации в первую очередь нужно отметить следующие.
□ Экспресс-стили, позволяющие быстро отформатировать отдельные фрагменты или абзацы текста. Наборы стилей также имеются для таблиц, автофигур и других объектов.
□ Темы документа, с помощью которых можно изменять цветовую гамму, тип шрифтов и эффекты для документа в целом.
□ Коллекция шаблонов, позволяющая значительно ускорить создание типовых документов.
□ Экспресс-блоки для быстрого создания надписей, титульных страниц, формул, колонтитулов и других объектов.
Использование встроенных стилей
С помощью стилей можно установить сразу несколько параметров форматирования символов и абзацев, что позволяет сэкономить время при форматировании больших документов и обеспечить единообразное оформление различных частей документа.
Например, после набора заголовка документа вам нужно изменить для него размер цвет и начертание шрифта, абзацные отступы и другие параметры форматирования. Все это можно сделать вручную, потратив несколько десятков секунд на работу с командами форматирования. С использованием встроенных стилей форматирование названия можно выполнить с помощью одного или двух щелчков кнопкой мыши. Порядок работы с коллекцией стилей может быть таким.
1. Установите текстовый курсор в нужный абзац.
2. На вкладке Главная наведите указатель мыши на один из эскизов стилей в группе Стили. При этом форматирование абзаца стазу же изменится в соответствии с выбранным стилем.
3. Для просмотра других стилей в коллекции щелкайте на кнопках со стрелками, а чтобы отобразить всю коллекцию, нажмите кнопку Дополнительные параметры
4. В процессе перемещения указателя мыши по коллекции стилей (рис. 5.42) форматирование текста будет изменяться автоматически. Для применения стиля нужно щелкнуть кнопкой мыши на его эскизе.
Рис. 5.42. Выбор стиля для оформления текста
В наборе экспресс-стилей присутствуют стили нескольких типов.
□ Стили знаков – изменяют параметры шрифтов и не изменяют форматирование абзацев. К ним можно отнести стили для выделений, ссылок и др. Для применения стилей знаков следует предварительно выделить желаемый фрагмент, иначе стиль будет применен к текущему слову.
□ Связанные стили – изменяют параметры шрифтов и абзацев одновременно. Примерами связанных стилей могут служить стили для заголовков или цитат. При отсутствии выделенного фрагмента связанный стиль применяется к текущему абзацу.
Отформатировав документ с помощью встроенных стилей, вы можете заменить текущий набор стилей на другой, при этом весь документ будет автоматически переформатирован с новым набором стилей. Для этого выполните следующие действия.
1. Щелкните на кнопке Главная ► Стили ► Изменить стили, в появившемся меню выберите пункт Набор стилей.
2. Просто наведите указатель мыши на название одного из наборов стилей, и вы сразу увидите, как будет выглядеть документ с новым набором стилей.
3. Для применения нового набора стилей щелкните на его названии кнопкой мыши. Форматирование документа будет автоматически изменено в соответствии с новым набором. Кроме того, новый набор стилей появится в коллекции экспресс-стилей вместо старого.
В каждом наборе стилей используется два шрифта: один – для заголовков, а второй – для текста. Для выбранного набора стилей вы можете изменить используемые шрифты, щелкнув на кнопке Главная ►Стили ► Изменить стили и выбрав пункт Шрифты, после чего откроется список шрифтов (рис. 5.43). При наведении мыши на любой из вариантов вы сразу же увидите вид документа с новыми шрифтами, а для применения изменений просто щелкните кнопкой мыши. Аналогично вы можете сменить цветовую гамму текущего набора, нажав кнопку Изменить стили и выполнив команду Цвета.
Рис. 5.43. Выбор шрифтов для заголовков и текста документа
Создание и редактирование стилей
Если форматирование документа с помощью встроенных стилей вас не совсем устраивает, вы можете его усовершенствовать по своему усмотрению, изменив существующие стили и добавив новые. Например, вам нужно увеличить шрифт для заголовков разделов документа и расположить их по центру. Для решения этой задачи можно поступить так.
1. Примените для заголовков желаемые стили, например Заголовок 1.
2. Выделите один из заголовков и измените его формат вручную. В нашем примере следует увеличить размер шрифта и установить выравнивание по центру.
3. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке с измененным форматированием и выполните команду Стили ► Обновить Заголовок 1 в соответствии с выделенным фрагментом. После этого автоматически будет изменен формат всех фрагментов документа со стилем Заголовок 1.
Для создания нового экспресс-стиля можно поступить так.
1. Вручную отформатируйте абзац или фрагмент текста в соответствии с вашими потребностями.
2. Щелкните правой кнопкой мыши на отформатированном фрагменте и выполните в контекстном меню команду Стили ► Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль.
3. В появившемся окне (рис. 5.44) введите название нового стиля и нажмите кнопку ОК.
Созданные или измененные вами стили будут доступны только в текущем документе. Чтобы использовать новые стили для других документов, сохраните их как новый набор экспресс-стилей. Для этого нажмите кнопку Изменить стили и выполните команду Набор стилей ► Сохранить как набор экспресс-стилей, введите в появившемся окне имя набора. После этого вы можете выбрать сохраненный набор стилей в любом другом документе.
Рис. 5.44. Окно создания нового стиля
Для дополнительной настройки стиля найдите его в коллекции экспресс-стилей, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выполните команду Изменить. В появившемся окне (рис. 5.45) вы сможете изменить параметры стиля и его форматирование. Основные параметры форматирования изменяйте с помощью имеющихся в окне кнопок, а для более детальной настройки стиля нажмите кнопку Формат ив появившемся меню выберите нужный пункт для открытия соответствующего диалогового окна.
Рис. 5.45. Окно Изменение стиля
Практическая работа 34. Форматирование документа с помощью стилей
Задание. Создать документ по приведенному образцу (рис. 5.46). Отформатировать его с помощью встроенных стилей.
Последовательность выполнения
1. Создайте новый документ и наберите предлагаемый текст без использования какого-либо форматирования.
2. Оформите фрагменты документа следующими экспресс-стилями:
• название документа – стилем Название;
• заголовки разделов – стилем Заголовок 1;
Рис. 5.46. Пример документа, отформатированного с помощью стилей
• текст первого раздела – стилем Цитата 2;
• названия стилей Слабое выделение, Сильное выделение, Слабая ссылка и Сильная ссылка – соответствующими стилями;
• команду для создания нового стиля в конце документа – стилем Строгий.
3. Щелкните на кнопке Главная ► Стили ► Изменить стили, в появившемся меню выберите пункт Набор стилей.
4. Перемещая указатель мыши по списку наборов, наблюдайте за тем, как будет изменяться форматирование вашего документа.
5. Примените к документу один из понравившихся вам наборов стилей.
6. Самостоятельно измените шрифты и цветовую схему для выбранного набора стилей.
7. Выделите заголовок первого раздела и увеличьте для него шрифт с помощью кнопки Увеличить шрифт в группе Главная ► Шрифт.
8. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном заголовке и выполните команду Стили ► Обновить Заголовок 1 в соответствии с выделенным фрагментом. После этого размер шрифта всех других заголовков должен увеличиться автоматически.
9. Сохраните созданный документ с именем Стили.
Создание титульной страницы
В составе Word 2007 имеется большое количество готовых заготовок или экспресс-блоков, с помощью которых можно быстро вставлять в документ различные объекты. Здесь мы рассмотрим создание титульной страницы, а с некоторыми другими экспресс-блоками вы познакомитесь в следующих уроках.
Титульная страница является обязательным атрибутом большинства многостраничных документов, например докладов, курсовых работ или рефератов. Конечно, вы можете создать титульную страницу вручную, но значительно проще воспользоваться новыми возможностями Word 2007. Последовательность создания титульной страницы может быть такой.
1. На вкладке Вставка нажмите кнопку Титульная страница в группе Страницы.
2. В появившемся окне (рис. 5.47) выберите подходящий макет титульной страницы и щелкните на нем кнопкой мыши.
Рис. 5.47. Вставка титульной страницы в документ
3. Введите в поля документа необходимый текст. Ненужное поле вы можете удалить, щелкнув на нем правой кнопкой мыши и выполнив команду Удалить элемент управления содержимым.
4. При необходимости вы можете изменить формат некоторых объектов или выбрать другой макет страницы. Пример простой титульной страницы приведен на рис. 5.48.
Рис. 5.48. Пример титульной страницы, созданной средствами Word 2007
Структура документа и вставка оглавления
Большие документы обычно состоят из нескольких разделов (глав), которые в свою очередь могут состоять из подразделов. Word сделает удобной вашу работу с подобными документами, если вы будете использовать стили заголовков. Среди встроенных стилей Word имеются стили с названиями Заголовок 1, Заголовок 2, Заголовок 3 и т. д., специально предназначенные для названий глав, разделов или подразделов. Например, в этой книге для названий глав применен стиль Заголовок 1, для названий уроков – Заголовок 2, а стиль Заголовок 3 использован для разделов уроков.
Создание структуры документа заключается в применении соответствующих стилей к заголовкам документа. Для нового документа это можно сделать перед началом ввода текста следующим образом.
1. Перейдите в режим структуры с помощью кнопки Вид ► Режимы просмотра документа ► Структура или щелкнув на кнопке Структура в правой части строки состояния.
2. Введите заголовок первого раздела и примените к нему стиль Заголовок 1, выбрав его название из списка Уровень на вкладке Структура.
3. Нажав клавишу Enter, введите второй заголовок, который также будет оформлен стилем Заголовок 1. При необходимости понизить уровень заголовка до Заголовок 2 или Заголовок 3 нажмите клавишу Tab или кнопку Понизить уровень (рис. 5.49).
Рис. 5.49. Режим структуры
4. Введите остальные заголовки, при необходимости повышая или понижая их уровень с помощью кнопок Понизить уровень и Повысить уровень, а также клавиш Tab и Shift+Tab.
5. После создания структуры переключитесь в режим разметки страницы для ввода основного текста документа.
Чтобы изменить уровень заголовка в режиме разметки страницы, выделите его и примените к нему один из стилей Заголовок 1 – Заголовок 3 или стиль Обычный дляпреобразования заголовка в обычный текст. Этот же способ вы можете использовать для установки стилей заголовков в уже готовом документе, который был создан без использования заголовков.
Для оперативного просмотра структуры документа установите флажок Вид ► Показать или скрыть ► Схема документа, после чего в левой части окна появится список заголовков вашего документа (рис. 5.50). Щелкая кнопкой мыши на заголовках, вы сможете быстро переходить к выбранному разделу, а щелкнув правой кнопкой мыши, вы сможете выбрать из контекстного меню отображение заголовков определенных уровней.
Рис. 5.50. Просмотр схемы документа
При наличии в документе заголовков, оформленных соответствующими стилями, вы можете автоматически создать оглавление следующим образом.
1. Поместите курсор в то место, куда нужно вставить оглавление.
2. Нажмите кнопку Ссылки ► Оглавление ► Оглавление.
3. В появившемся меню выберите один из вариантов автособираемого оглавления.
Вы также можете настроить макет оглавления по своему усмотрению. Для этого в меню, появляющемся после нажатия кнопки Оглавление, выполните команду Оглавление и в следующем окне (рис. 5.51) настройте параметры оглавления. После нажатия кнопки OK оглавление будет помещено в текст.
Рис. 5.51. Окно вставки оглавления
СОВЕТ
Если вы измените содержимое документа после вставки оглавления, щелкните на нем кнопкой мыши и нажмите кнопку Ссылки ► Оглавление ► Обновить таблицу.
Практическая работа 35. Создание структуры документа и вставка оглавления
Задание. Создать документ, являющийся сборником ранее выполненных упражнений. Для этого сначала нужно ввести названия выполненных практических работ, затем вставить результаты их выполнения из ранее сохраненных файлов и, наконец, создать оглавление.
Последовательность выполнения
1. Создайте новый документ и переключитесь в режим структуры.
2. Создайте структуру документа, как показано на рис. 5.49, используя стили заголовков первого и второго уровней.
3. С помощью кнопки Вид ► Режим просмотра документа ► Разметка страницы переключитесь в режим разметки страницы.
4. Не закрывая созданный документ, откройте файл Урок 1, выделите его содержимое и скопируйте в буфер обмена, щелкнув на кнопке Копировать.
5. С помощью панели задач Windows переключитесь в созданный документ, установите курсор в следующий абзац после заголовка Создание, редактирование и сохранение текстового документа и выполните команду Вставить. После успешной вставки закройте документ Урок 1.
6. Аналогично откройте и скопируйте в новый документ содержимое файлов Шрифты, Заявление, Приказ.
7. Установите флажок Вид ► Показать или скрыть ► Схема документа и проверьте правильность структуры документа.
8. Вставьте в документ титульную страницу, например такую, как показано на рис. 5.48.
9. Установите курсор в конец документа и вставьте оглавление, как описано выше.
10. Сохраните документ под именем Сборник.
Темы документа
Тема документа представляет собой набор параметров форматирования, выдержанных в едином стиле. В состав темы входят следующие параметры: цветовая схема, набор шрифтов и эффекты для графических объектов. С помощью тем можно быстро изменить вид документа, придав ему совершенно новый облик. При выборе темы автоматически изменяются параметры текущего набора экспресс-стилей.
Чтобы выбрать для документа новую тему, на вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Темы в одноименной группе (рис. 5.52). При наведении указателя мыши на любую тему внешний вид документа будет автоматически изменяться в соответствии с новыми параметрами.
С помощью кнопок Цвета темы, Шрифты темы и Эффекты темы вы измените соответствующие параметры темы, которые затем можно сохранить в виде новой темы. Для сохранения нажмите кнопку Темы, выполните команду Сохранить текущую тему ивведите в появившемся окне имя файла темы.
Рис. 5.52. Выбор темы документа
Шаблоны
Если вам часто приходится создавать документы одного типа, вы можете значительно повысить эффективность работы с помощью шаблонов. Шаблон – это заготовка нового документа, содержащая текст, рисунки, стили и другие элементы.
Чтобы познакомиться с возможностями шаблонов, попробуем создать документ на основе одного из встроенных шаблонов.
1. Выполните команду Office ► Создать, после чего появится окно Создание документа.
2. В группе Шаблоны выберите пункт Установленные шаблоны (рис. 5.53).
3. Найдите наиболее подходящий шаблон в появившемся списке и дважды щелкните на нем кнопкой мыши.
4. Дополните документ нужным текстом, после чего сохраните его обычным способом.
При подключении к Интернету вы можете выполнить поиск шаблона на узле Microsoft Office Online. Для этого введите ключевое слово в поле поиска или выберите нужную категорию шаблона из списка в левой части окна.
Рис. 5.53. Выбор шаблона
Просмотрев несколько встроенных шаблонов, вы можете обнаружить, что ни один из них не подходит для документов вашего типа. В таком случае создайте собственный шаблон следующим образом.
1. Создайте и отформатируйте один образец документа вручную. При этом желательно выполнить форматирование документа только с помощью стилей.
2. Сохраните документ обычным способом, после чего удалите из него лишний текст, оставив только те фрагменты, которые будут неизменными во всех документах на базе создаваемого шаблона.
3. Выполните команду Office ► Сохранить как ► Шаблон Word.
4. Введите имя нового шаблона и нажмите кнопку Сохранить. Шаблоны нужно сохранять в специальной папке Шаблоны, которую можно выбрать в группе Избранныессылки.
5. Для создания нового документа на основе вашего шаблона выполните команду Office ► Создать, перейдите по ссылке Мои шаблоны, найдите в появившемся окне нужный шаблон и откройте его двойным щелчком кнопки мыши.
6. Когда вам понадобится создать еще один документ, вы сможете найти ссылку на ваш шаблон в группе Последние использовавшиеся шаблоны окна Создание документа.
Практическая работа 36. Использование шаблонов и тем
Задание. Создать резюме с помощью встроенного шаблона, заполнить его собственными или вымышленными данными (рис. 5.54), изменить форматирование документа с помощью тем.
Рис. 5.54. Пример резюме с вымышленными данными
Последовательность выполнения
1. В программе Word выполните команду Office ► Создать.
2. В появившемся окне выберите категорию Установленные шаблоны и откройте шаблон документа Стандартное резюме.
3. Введите текст в соответствующие поля документа. Если определенное поле вам не нужно, выделите его и удалите клавишей Delete.
4. Дополните документ разделом Дополнительная информация. Отформатируйте заголовок раздела с помощью встроенного стиля Раздел, а текст – стилем Текст подраздела.
5. На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку Темы. Последовательно наводите указатель мыши на различные темы и наблюдайте за тем, как изменяется внешний вид документа. Выберите понравившуюся вам тему щелчком кнопки мыши.
6. С помощью соответствующих кнопок в группе Разметка страницы ► Темы попробуйте изменить отдельно шрифты, цвета или эффекты темы.
7. Сохраните созданный документ под именем Резюме.
Подведение итогов
Вопросы для самопроверки
□ Какие преимущества дает использование стилей?
□ Как создать новый стиль?
□ Для чего нужны стили заголовков?
□ Как создать оглавление документа?
□ Какие параметры форматирования изменяются при выборе новой темы документа?
□ Для чего используются шаблоны и как создать новый шаблон?
Что дальше?
В следующем уроке мы займемся подготовкой документов к печати. Нам предстоит настроить параметры страниц документа, задать нумерацию страниц и отредактировать колонтитулы. После этого можно будет выполнить предварительный просмотр документа и его печать.