Расчеты в программе Excel
□ Урок 6.1. Знакомство с программой Excel
□ Урок 6.2. Работа с ячейками, диапазонами и листами
□ Урок 6.3. Простые расчеты в Excel
□ Урок 6.4. Расчеты с использованием функций и имен ячеек
□ Урок 6.5. Форматирование таблиц
□ Урок 6.6. Диаграммы и графики
□ Урок 6.7. Базы данных в Excel
Excel 2007 – это мощное приложение для создания и редактирования электронных таблиц. Изучив материал этой части книги, вы сможете:
□ создавать, редактировать и форматировать электронные таблицы;
□ выполнять различные расчеты введенных данных;
□ строить диаграммы и графики;
□ использовать фильтры, сортировку и другие средства для работы с данными;
□ узнать об эффективных приемах, значительно ускоряющих работу.
Курс обучения состоит из семи уроков, каждый из которых включает теоретический материал, практические задания, самостоятельные работы и контрольные вопросы. Желательно не пропускать уроки и не переставлять их местами, поскольку большинство тем взаимосвязаны.
Для удобства в папке с документами (обычно она называется Документы) создайте отдельную папку Уроки по Excel, куда вы будете сохранять файлы с выполненными заданиями.
Урок 6.1. Знакомство с программой Excel
Общее понятие об электронных таблицах
Часто возникает необходимость создавать таблицы, в которых нужно выполнять математические операции с имеющимися данными. Для примера рассмотрим фрагмент таблицы учета товаров на складе (рис. 6.1). В данной таблице жирным шрифтом выделены числа, для получения которых нужно выполнить математические расчеты. Можно вычислить суммы на калькуляторе и вручную ввести готовые значения, но, изучив основы работы в программе Excel, вы сможете получить результаты автоматически, что сэкономит время и избавит от возможных ошибок.
Рис. 6.1. Пример таблицы с вычислениями
Любая электронная таблица состоит из ячеек, которые образуют строки и столбцы.
Строки – это горизонтальные ряды ячеек, которые нумеруются цифрами (1, 2, 3). Столбцы представляют собой вертикальные ряды ячеек и обозначаются одной или двумя латинскими буквами (A, B, C).
Одна электронная таблица называется рабочим листом или просто листом. Максимальное количество столбцов в листе Excel 2007 составляет 16 384, а строк – более 1 млн, что значительно больше, чем в предыдущих версиях программы. Файлы электронных таблиц обычно состоят из нескольких листов и называются книгами.
Место каждой ячейки в таблице определяется ссылкой. Она образуется из обозначений столбца и строки, на пересечении которых находится ячейка. Например, цена диска CD-RW введена в ячейку C2, а итоговая сумма – в ячейку D7 (см. рис. 6.1). Вместо термина ссылка на ячейку могут также употребляться термины имя ячейки или адрес ячейки.
В ячейки электронной таблицы можно вводить текст, числа и даты, а также формулы. Формула – это математическое выражение, по которому производятся вычисления в таблице. Например, в ячейку D2 (см. рис. 6.1) была введена следующая формула: =B2*C2. По этой формуле Excel автоматически перемножит содержимое ячеек B2 и C2 и отобразит результат в ячейке D2. Аналогичные формулы необходимо ввести в остальные ячейки столбца D. Формула всегда начинается со знака =, после которого вводятся ссылки на ячейки и знаки математических операций. В Excel существуют средства для автоматизации ввода формул, которые будут подробно рассмотрены в следующих уроках.
ПРИМЕЧАНИЕ
С документами в форме таблиц вы уже сталкивались при изучении программы Word, где имеются мощные средства для редактирования и форматирования, однако возможности для автоматических вычислений ограничены. Если в вашей таблице отсутствуют вычисления, то предпочтительнее использовать Word.
Знакомство с окном программы Excel
Как и любую другую программу, Excel можно запустить с помощью поиска в меню Пуск. Запустить Excel можно и другим способом, например создать ярлык на Рабочем столе или на Панели быстрого запуска. Внешний вид окна программы Excel изображен на рис. 6.2.
После изучения Word разобраться с основными элементами окна Excel значительно проще, поскольку все программы семейства Microsoft Office имеют единый интерфейс. В верхней части Excel 2007 расположена лента с уже известными вам командами и кнопками, поэтому можете применять ранее изученные приемы работы с документами, фрагментами, а также форматировать текст.
Рис. 6.2. Окно программы Microsoft Office Excel 2007
Следует вспомнить основные особенности работы с лентой:
□ лента состоит из вкладок, на каждой из которых расположено несколько групп команд; чтобы найти определенную команду, нужно открыть вкладку щелчком на ее заголовке, затем найти требуемую группу команд, а в ней – кнопку или другой элемент управления;
□ названия кнопок без подписей можно узнать из всплывающих подсказок;
□ ленту можно свернуть двойным щелчком на заголовке любой вкладки; чтобы вернуть исходное положение ленты, нужно снова дважды щелкнуть кнопкой мыши на заголовке любой вкладки;
□ при выборе определенных объектов документа, например рисунков или диаграмм, на ленте автоматически появляются дополнительные вкладки для работы с ними;
□ команды для работы с файлами (Создать, Открыть, Сохранить, Печать и др.) находятся в меню, которое открывается с помощью Кнопки «Office», расположенной в левом верхнем углу окна программы;
□ часто используемые кнопки и команды можно вынести на панель быстрого доступа, для чего следует щелкнуть на нужной кнопке правой кнопкой мыши и выполнить команду Добавить на панель быстрого доступа.
С помощью команд вкладки Вид можно включать или выключать такие элементы интерфейса, как строка формул, сетка, заголовки, а также переключаться между режимами просмотра документов.
Отличительной особенностью интерфейса Excel является строка формул, которая обычно расположена под лентой. В ее левой части отображается имя текущей ячейки, а в правой – ее содержимое (рис. 6.3, слева). При вводе данных в строке формул появляются кнопки, позволяющие завершить или отменить ввод, а также вставить функцию (рис. 6.3, справа).
Рис. 6.3. Строка формул: имя и содержимое текущей ячейки (слева); кнопки завершения и отмены
ввода (справа)
Сразу после запуска Excel будет создан новый файл электронной таблицы под названием Книга1, состоящий из трех листов. Для перемещения с одного листа на другой нужно щелкнуть кнопкой мыши на ярлыке нужного листа в нижней части окна (см. рис. 6.2).
Перемещение по листу
Данные всегда вводятся в активную ячейку, выделенную жирной рамкой (см. рис. 6.2). Для смены активной ячейки есть два способа.
□ Щелчок кнопкой мыши на нужной ячейке.
□ Клавиши со стрелками (←, ↑, ↓, →) (они сделают активной соседнюю ячейку в выбранном направлении).
Для перемещения по листу можно также использовать комбинации клавиш, которые приведены в табл. 6.1.
Таблица 6.1. Комбинации клавиш для перемещения по листу
Иногда возникает необходимость прокрутить содержимое листа без смены активной ячейки. Для этого используются линейки прокрутки или колесико мыши. Еще один способ – включить режим Scroll Lock одноименной клавишей, после чего использование любых клавиш перемещения по листу будет прокручивать его без смены активной ячейки.
Ввод данных в ячейки
Для заполнения ячейки таблицы данными необходимо сделать следующее.
1. Выбрать нужную ячейку.
2. Ввести текст, число или формулу.
3. Нажать любую из клавиш перемещения по листу, например клавишу со стрелкой или Enter для перехода к следующей ячейке.
При вводе данных следует учитывать некоторые особенности:
□ если текст не помещается в ячейку, он займет пустую смежную ячейку; если в смежной ячейке имеются данные, текст будет обрезан на границе ячейки, но в строке формул будет отображаться целиком;
□ текст автоматически выравнивается по левому краю, а числа – по правому;
□ для разделения целой и дробной части числа используется запятая; числа удобно набирать на дополнительной цифровой клавиатуре;
□ числа, введенные через точку, дефис или знак / рассматриваются как даты; для ввода значений времени числа нужно разделять двоеточием.
При вводе данных в строке формул появляются кнопки, позволяющие завершить или отменить ввод. Следует отметить, что вводить и редактировать данные можно непосредственно в строке формул, что особенно полезно при вводе сложных формул.
Excel также имеет средства для автоматизации ввода данных, которые будут рассмотрены в следующих уроках.
Редактирование данных
При работе с таблицей часто возникает необходимость изменить ранее введенные данные. Основные приемы редактирования данных приведены в табл. 6.2.
Таблица 6.2. Приемы редактирования данных в электронной таблице
Практическая работа 42. Создание электронной таблицы, ввод данных и формул
Задание. Создать электронную таблицу, заполнить ее данными, выполнить простые вычисления и сохранить результат.
Последовательность выполнения
1. Запустите программу Excel с помощью строки поиска в меню Пуск. При этом автоматически будет создана новая книга под названием Книга1.
2. Перемещайтесь по листу различными способами – щелкая кнопкой мыши на ячейках, используя клавиши со стрелками или комбинации клавиш (см. табл. 6.1).
3. Введите произвольный текст в несколько ячеек. Удалите введенный текст нажатием клавиши Delete.
4. Заполните таблицу данными, как показано на рис. 6.4. Сначала введите текст в ячейки столбца A, завершая ввод нажатием клавиши Enter.
Рис. 6.4. Образец таблицы для ввода
Обратите внимание, что текст в некоторых ячейках столбца А не поместится по ширине и займет часть столбца B. Во избежание этого наведите указатель мыши на границу столбца в области заголовков столбцов и переместите эту границу немного вправо. Заполните данными остальные ячейки (см. рис. 6.4).
5. Сделайте активной ячейку D2 и введите в нее следующую формулу: =B2*C2 (рис. 6.5), после чего нажмите клавишу Enter. Не забудьте поставить в начале формулы знак = и переключиться на английский язык ввода. Если вы все сделали правильно, то в ячейке должен отобразиться результат вычисления, в противном случае введите формулу заново.
Рис. 6.5. Процесс (слева) и результат (справа) ввода формулы
6. В ячейке D3 формула должна иметь такой вид: =B3*C3. Введите эту формулу другим способом:
1) сделайте активной ячейку D3 и нажмите клавишу =;
2) щелкните кнопкой мыши на ячейке С3 – адрес ячейки должен автоматически появиться в формуле;
3) нажмите клавишу * (умножение);
4) щелкните кнопкой мыши на ячейке B3 – формула примет вид: =C3*B3;
5) для завершения ввода нажмите клавишу Enter, после чего в ячейке должен появиться результат вычисления.
Как вы уже заметили, для ввода адреса ячейки в формулу достаточно щелкнуть на нужной ячейке кнопкой мыши.
7. Введите самостоятельно формулу в ячейку D4. Она будет такой: =B4*C4.
8. Измените несколько чисел в столбцах B и C. Обратите внимание, что все формулы будут пересчитаны автоматически.
9. С помощью ярлыков в нижней части окна перейдите на Лист2, а затем вернитесь на Лист1.
10. Сохраните созданную таблицу. Для этого нажмите кнопку Сохранить на панели быстрого доступа, в появившемся окне выберите папку для сохранения и введите имя книги – Товары (как вы помните, для сохранения работ была создана отдельная папка Уроки по Excel).
11. Закройте программу Excel.
Задание для самостоятельного выполнения
1. Запустите программу Excel.
2. Создайте электронную таблицу расчета за электроэнергию по образцу (рис. 6.6).
3. В ячейке B6 создайте формулу для вычисления расхода (разность между последним и предыдущим показанием счетчика).
4. В ячейке B7 введите формулу для расчета суммы оплаты. Измените показания счетчика и проверьте правильность работы формул.
5. Подберите ширину столбцов и измените размер и начертание шрифта для некоторых ячеек с помощью кнопок вкладки Главная.
6. Сохраните таблицу в учебной папке под именем Электричество.
Рис. 6.6. Пример расчета платы за электроэнергию
Подведение итогов
Вопросы для проверки
□ Для чего предназначена программа Excel?
□ Что означают основные термины электронных таблиц: книга, лист, ячейка, строка, столбец, ссылка?
□ В чем сходство и различие окон программ Excel и Word?
□ Как запустить Excel и перемещаться по листу?
□ Как вводить и редактировать данные?
□ Как ввести простую формулу для вычислений?
Из следующего урока вы узнаете об эффективных средствах для упрощения ввода и редактирования данных, а в уроке 6.3 будете выполнять вычисления с помощью различных формул и функций.