Выделение ячеек
При выполнении той или иной операции возникает необходимость выделить несколько ячеек или их диапазон. Чаще всего используется выделение прямоугольной области ячеек с помощью кнопки мыши. Это делается следующим образом.
1. Установите указатель мыши в левую верхнюю ячейку нужного диапазона. Вид указателя должен быть, как на рис. 6.7, слева (большой «плюс»).
2. Удерживая нажатой кнопку мыши, переместите указатель в правую нижнюю ячейку диапазона, после чего отпустите кнопку мыши – выделенный диапазон будет закрашен другим цветом (рис. 6.7, справа).
Рис. 6.7. Выделение отдельной ячейки (слева) и прямоугольного диапазона (справа)
Для выделения целой строки достаточно щелкнуть кнопкой мыши на ее номере в области заголовков строк (рис. 6.8, слева). Протянув мышь при нажатой ее кнопке, можно выделить несколько строк подряд. Аналогично можно выделять столбцы, используя их заголовки (рис. 6.8, в центре). Для выделения всей таблицы нужно нажать кнопку Выделить все на пересечении заголовков строк и столбцов (рис. 6.8, справа).
Рис. 6.8. Выделение строки (слева), столбца (в центре), таблицы (справа)
Диапазоны ячеек могут применяться в формулах и выражениях. Ссылка на диапазон состоит из ссылок на верхнюю левую и нижнюю правую ячейки, которые разделены двоеточием. Например, ссылка на диапазон, который был выделен на рисунке выше (см. рис. 6.7, справа), будет записываться как B2:C4.
Существует возможность выделить сразу несколько прямоугольных диапазонов или отдельных ячеек (рис. 6.9). Для этого нужно последовательно выделять кнопкой мыши нужные диапазоны или ячейки, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши на любой ячейке.
Рис. 6.9. Выделение сложного диапазона
Операции над содержимым ячеек
Над отдельными ячейками или диапазонами можно выполнять различные операции: перемещение, копирование, удаление, добавление, связывание и др. Как уже отмечалось ранее, приложения Microsoft Office предоставляют пользователю несколько способов выполнения тех или иных действий: кнопки на ленте, команды контекстного меню или комбинации клавиш. Далее будут рассмотрены наиболее распространенные способы выполнения действий с ячейками и диапазонами.
Очистка ячеек
В предыдущем уроке уже упоминалось, что для очистки ячейки достаточно сделать ее активной и нажать клавишу Delete. Таким же образом можно очистить сразу несколько ячеек, предварительно выделив нужный диапазон.
Очистка приводит к удалению только имеющихся в ячейке данных или формул, а информация о параметрах форматирования ячейки (шрифт, цвет, тип данных, границы и т. п.) остается неизменной. В группе Редактирование вкладки Главная есть кнопка Очистить, которая позволяет выбрать, что именно очистить в выбранных ячейках – Все, Форматы, Содержимое или Примечания.
Очистка формата может понадобиться, если десятичное число было по ошибке введено через точку, а не запятую. В этом случае Excel будет рассматривать введенную информацию как дату, а повторный ввод правильного числа не исправит ошибку. Избавиться от даты можно, выполнив команду Очистить ► Все.
Удаление ячеек
При удалении ячеек соседние ячейки сдвигаются, чтобы заполнить образовавшееся пустое пространство. Удалять ячейки следует так.
1. Выделите ячейки, подлежащие удалению, и нажмите правую кнопку мыши.
2. В появившемся контекстном меню выполните команду Удалить.
3. В окне Удаление ячеек (рис. 6.10) установите переключатель в нужное положение и нажмите кнопку ОК.
Рис. 6.10. Удаление ячеек: выполнение команды контекстного меню (слева), выбор способа удаления (справа)
СОВЕТ
Быстро удалить строку можно, щелкнув правой кнопкой мыши на нужной строке в области заголовков строк и выполнив команду Удалить контекстного меню. В этом случае удаление выполняется без появления окна, показанного на рис. 6.10, слева. Аналогично можно удалять столбцы.
Добавление ячеек
Иногда необходимо добавить ячейки в уже заполненную таблицу. Для вставки новых ячеек нужно раздвигать уже существующие. При удалении существующие ячейки сдвигаются вверх или влево, а при вставке – вниз или вправо. Последовательность вставки ячеек может быть следующей.
1. Выделите ячейки, на месте которых нужно вставить новые.
2. В группе Ячейки вкладки Главная нажмите стрелку рядом с кнопкой Вставить и выполните команду Вставить ячейки.
3. В появившемся окне (рис. 6.11) укажите способ вставки ячеек и нажмите кнопку OK.
Рис. 6.11. Диалоговое окно Добавление ячеек
Для вставки строк или столбцов можно использовать команды меню – кнопки Вставить – Вставить строки на лист илиВставить столбцы на лист.
Перемещение и копирование ячеек с помощью кнопки мыши
Для перемещения одной или нескольких ячеек в другое место листа с помощью кнопки мыши нужно выполнить следующие действия.
1. Выберите нужную ячейку или выделите диапазон.
2. Подведите указатель мыши к рамке ячейки или диапазона так, чтобы он принял вид, показанный на рис. 6.12, слева.
3. Удерживая нажатой кнопку мыши, перетащите выделенные данные в нужное место (рис. 6.12, справа), после чего отпустите кнопку мыши.
Рис. 6.12. Перемещение ячеек перетаскиванием: вид указателя (слева), выделенные данные перемещены (справа)
При перетаскивании может появиться предупреждение (рис. 6.13), если в конечных ячейках уже имеются какие-либо данные.
Рис. 6.13. Предупреждение при перемещении ячеек
При необходимости скопировать ячейки перетащите их с помощью кнопки мыши, удерживая нажатой клавишу Ctrl. В этом случае рядом с указателем появится маленький знак «плюс».
Широкими возможностями обладает операция перетаскивания ячеек с помощью правой кнопки мыши. В этом случае, отпустив кнопку мыши, вы увидите контекстное меню (рис. 6.14), в котором можно выбрать одно из доступных действий над перемещаемыми ячейками.
Рис. 6.14. Перетаскивание ячеек с помощью правой кнопки мыши
При выполнении команд Переместить или Копировать содержимое конечных ячеек будет заменено без дополнительных предупреждений. При необходимости раздвинуть ячейки перед перемещением или копированием выбирайте одну из следующих команд: Сдвинуть вниз и скопировать, Сдвинуть вправо и скопировать, Сдвинуть вниз и переместить или Сдвинуть вправо и переместить.
Команда Копировать только значения позволяет сохранить исходное форматирование конечных ячеек, а команда Копировать только форматы, наоборот, скопирует оформление исходных ячеек, не изменив при этом имеющиеся в конечных ячейках данные.
Команда Связать вставляет формулу со ссылкой на исходную ячейку, и любые изменения данных в исходной ячейке будут автоматически отображаться в конечной.
Команда Создать гиперссылку поместит ссылку на исходную ячейку, по щелчку на которой вы перейдете в исходную ячейку.
Использование буфера обмена
Последовательность копирования ячеек с помощью буфера обмена следующая.
1. Сделайте активной нужную ячейку или выделите их диапазон.
2. Щелкните на кнопке Копировать, которая находится в группе Буфер обмена вкладки Главная. Выбранные ячейки будут окружены бегущей пунктирной рамкой (рис. 6.15).
3. Сделайте активной ячейку, в которую нужно выполнить вставку. Если вы скопировали несколько ячеек, следует указать левую верхнюю ячейку диапазона вставки.
4. Для копирования или перемещения нажмите клавишу Enter. Обратите внимание, что в данном случае нет необходимости выполнять команду Вставить.
Рис. 6.15. Копирование ячеек с помощью кнопки Копировать
Перемещаются одна или несколько ячеек аналогично, только вместо кнопки Копировать нужно нажимать кнопку Вырезать. Описанный способ позволяет копировать или перемещать ячейки один раз.
В программе Excel имеется множество других вариантов вставки данных, их количество даже избыточно для большинства пользователей. Например, вы выделили нужные ячейки, выполнили команду Копировать и выбрали место вставки, то есть выполнили пункты 1-3 предыдущего способа. После этого вы можете выбрать один из следующих вариантов действий.
□ Команду вставки можно выполнить различными способами: с помощью кнопки Вставить, контекстного меню или комбинации клавиш Ctrl+V. В любом из этих случаев вставку можно повторить несколько раз.
После вставки можно уточнить, как именно ее выполнить, с помощью кнопки Параметрывставки (рис. 6.16).
□ Выбирать различные варианты вставки можно, раскрыв меню кнопки Вставить спомощью стрелки в нижней части кнопки (рис. 6.17).
Рис. 6.16. Выбор способа вставки с помощью кнопки Параметры вставки
□ С помощью команды контекстного меню Вставить скопированные ячейки можно выполнить вставку со сдвигом ячеек.
□ Команда Специальная вставка (см. рис. 6.17) позволяет не только выбрать вариант вставки, но и выполнить операцию с имеющимися и вставляемыми данными (рис. 6.18).
Рис. 6.17. Выбор способа вставки с помощью меню кнопки Вставить
Рис. 6.18. Выбор вариантов вставки в окне Специальная вставка
Автозавершение
Автозавершение позволяет выполнить автоматический повторный ввод текста. Например, вы заполняете таблицу, показанную на рис. 6.19. При повторном наборе в пятой строке слова Колонки Excel автоматически подставит недостающую часть слова, которая будет выделена черным цветом, с чем достаточно согласиться, нажав клавишу Enter. Если в следующей строке нужно ввести другое слово на «Ко», например Корпус, то его следует вводить дальше, не обращая внимание на появившееся автозавершение.
Автозаполнение
Автозаполнение служит для автоматического заполнения нескольких ячеек последовательностями – числами, датами, текстом или формулами. Например, для заполнения ячеек датами выполните следующие действия.
Рис. 6.19. Пример автозавершения
1. В первую ячейку введите начальную дату.
2. Сделайте ячейку с начальной датой активной и подведите указатель мыши к маркеру заполнения, который находится в правом нижнем углу активной ячейки. Указатель мыши должен принять вид тонкого «плюса» (рис. 6.20, слева).
3. Удерживая нажатой кнопку мыши, протяните мышь вниз. Возле указателя мыши появится подсказка со значением текущей ячейки (рис. 6.20, в центре).
4. Протянув указатель на нужное количество ячеек, отпустите кнопку мыши – диапазон будет заполнен последовательностью значений (рис. 6.20, справа).
При автозаполнении дата автоматически увеличивается на единицу в зависимости от формата. Например, при вводе начальной даты в виде 01.2005 заполнение будет сделано по месяцам. Аналогично происходит автозаполнение значениями времени.
Для заполнения ячеек числами следует ввести не одно, а два начальных значения, поэтому последовательность действий будет иной.
1. Введите первое и второе значение числовой последовательности в смежные ячейки.
2. Выделите обе заполненные ячейки.
3. Установите указатель на маркер заполнения и переместите мышь на нужное количество ячеек, удерживая нажатой ее кнопку. Excel заполнит ячейки на основе разницы между первым и вторым числом.
Аналогично происходит заполнение значениями даты и времени, если шаг отличается от единицы.
Существуют и другие варианты заполнения, которые показаны на рис. 6.21. Если Excel не сможет определить, по какому принципу заполнять ячейки, то он просто скопирует их.
Рис. 6.20. Последовательность действий при автозаполнении: указатель принял вид тонкого «плюса» (слева), подсказка (в центре), диапазон заполнен последовательностью значений (справа)
Рис. 6.21. Варианты автозаполнения
При автозаполнении с помощью правой кнопки мыши можно выбрать один из доступных способов заполнения в контекстном меню (рис. 6.22). Выполнив команду Прогрессия, вы увидите окно установки дополнительных параметров.
Создать свой список заполнения можно следующим образом.
1. Щелкните на Кнопке «Office», затем нажмите кнопку Параметры Excel.
2. В появившемся окне нажмите кнопку Изменитьсписки в группе Основные параметры работы с Excel.
Рис. 6.22. Автозаполнение с помощью правой кнопки мыши
3. В следующем окне (рис. 6.23) в поле Списки выберите НОВЫЙ СПИСОК, введите его элементы в поле Элементы списка и нажмите кнопку Добавить.
4. Для проверки работы нового списка закройте все окна с помощью кнопки ОК, введите в любую ячейку первый элемент списка и выполните операцию автозаполнения.
Рис. 6.23. Окно настройки списков автозаполнения
Управление рабочими листами
Новая книга обычно содержит три листа, которые называются Лист1, Лист2 и Лист3. Для перехода на другой лист следует щелкнуть кнопкой мыши на его ярлыке в нижней части окна. При большом количестве листов ярлыки можно прокручивать с помощью кнопок, находящихся слева от них. Щелкнув правой кнопкой мыши на этих же кнопках, можно выбрать нужный лист из контекстного меню.
С листами можно выполнять различные операции, которые описаны в табл. 6.3.
Таблица 6.3. Действия с рабочими листами
Практическая работа 43. Операции с ячейками, диапазонами и листами
Задание. Научиться выполнять различные операции с ячейками и диапазонами.
Последовательность выполнения
1. Откройте книгу Товары, сохраненную в предыдущем уроке.
2. Выделите диапазон, строку, столбец так, как показано в уроке 6.2 (см. рис. 6.7– 6.9).
3. Удалите диапазон ячеек A3:D3 (см. рис. 6.10).
4. Выделите диапазон A1:D1 и добавьте ячейки со сдвигом вниз.
5. С помощью кнопки Отменить отмените сначала вставку, а затем удаление ячеек, чтобы таблица приняла первоначальный вид.
6. Не закрывая книгу Товары, откройте книгу Электричество.
7. Выделите диапазон A4:B4 и перетащите его во вторую строку (см. рис. 6.12).
8. Верните перемещенные ячейки обратно перетаскиванием с помощью правой кнопки мыши.
9. Скопируйте таблицу из книги Электричество на второй лист книги Товары. Для этого:
1) в книге Электричество выделите диапазон A1:B7 и нажмите кнопку Копировать;
2) перейдите в книгу Товары с помощью Панели задач Windows;
3) перейдите на второй лист книги (щелкните кнопкой мыши на ярлыке Лист2 в нижней части окна);
4) сделайте активной ячейку A1 и нажмите клавишу Enter.
10. Переименуйте листы – Лист1 в Товары, а Лист2 в Электричество.
11. Перейдите на ЛистЗ и выполните различные варианты автозаполнения ячеек (см. рис. 6.21).
12. Выполнением команды Файл ► Сохранить как сохраните книгу Товары под именем Урок6.2 и закройте Excel.
Задание для самостоятельного выполнения.
1. Добавьте к созданной в предыдущем задании книге новый лист с именем Календарь.
2. В ячейку А1 нового листа введите слово Январь, в ячейку А2 – Понедельник, а в ячейки ВЗ и В4 – числа 1 и 2.
3. Используя только средства автозаполнения, переноса, копирования и удаления ячеек, создайте календарь, показанный на рис. 6.24.
4. Сохраните изменения.
Рис. 6.24. Календарь нужно создать, используя операции автозаполнения, переноса и копирования ячеек
Подведение итогов
Вопросы для проверки
□ Что такое диапазоны ячеек и как они обозначаются?
□ Как выделить несколько смежных ячеек? Как выделить несколько несмежных ячеек?
□ В чем разница между очисткой и удалением ячеек?
□ Сколько способов копирования ячеек вы знаете? Опишите последовательность копирования одним из них.
□ Какая разница между перетаскиванием ячеек с помощью левой и правой кнопок мыши?
□ Какие действия можно выполнять с рабочими листами?
□ Как происходит автозаполнение? В каких случаях для начала заполнения достаточно выбрать одну ячейку, а когда необходимо выделить две?
В следующем уроке вы ознакомитесь с основными способами ввода и редактирования формул, а также узнаете, как использовать встроенные функции. В уроке 6.4 вы будете выполнять более сложные расчеты.