Понятие о базах данных
Программа Excel часто применяется для обработки больших объемов информации, которые представлены в виде упорядоченных списков данных. Примером подобной информации может служить таблица, показанная выше (см. рис. 6.62). Такой список также называют базой данных и применяют к нему следующие термины и правила.
□ Верхняя строка списка называется заголовками столбцов и определяет общую структуру списка.
□ Все остальные строки списка называются записями. Каждая запись (строка) должна относиться к одному объекту списка. В примере, показанном на рис. 6.65, каждая запись содержит информацию об одном товаре.
□ Столбец списка называется полем; в каждом столбце должны находиться данные определенного типа в соответствии с заголовком поля.
□ Все записи должны иметь одинаковое количество полей, некоторые поля можно оставить незаполненными.
Рис. 6.65. Пример списка данных
При создании базы данных в Excel следует соблюдать приведенные выше правила и не оставлять полностью пустых строк или столбцов. Можно использовать только одну или несколько верхних строк для создания заголовка списка. Большинство примеров из предыдущих уроков являются списками данных с заголовком в верхней строке.
ПРИМЕЧАНИЕ
Для эффективной работы с базами данных существуют специализированные программы, например Microsoft Access, которая входит в пакет Microsoft Office 2007. База данных в Access обычно состоит из нескольких взаимосвязанных таблиц; в данном уроке будем считать, что база данных состоит из одной таблицы.
Сортировка списков данных
Нередко возникает необходимость отсортировать данные в списке, то есть упорядочить записи по значению определенного поля. В Excel 2007 для сортировки данных имеются команды на двух вкладках ленты:
□ в группе Редактирование вкладки Главная есть кнопка Сортировка и фильтр, после нажатия которой появляется меню с командами для сортировки и фильтрации (рис. 6.66, слева);
□ на вкладке Данные имеется группа Сортировка и фильтр, кнопки которой (рис. 6.66, справа) соответствуют упомянутым выше командам меню кнопки Сортировкаи фильтр.
Рис. 6.66. Меню кнопки Сортировка и фильтр вкладки Главная (слева) и группа команд Сортировка и фильтр на вкладке Данные (справа)
В Excel существует два способа сортировки: быстрая и настраиваемая. Быстрая сортировка выполняется следующим образом.
1. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце, где нужно выполнить сортировку.
2. Щелкните на кнопке Сортировка и фильтр и выполните одну из команд Сортировка от A до Я и Сортировка от Я до A (см. рис. 6.66, слева). Можно также использовать кнопки в группе команд Сортировка и фильтр (см. рис. 6.66, справа).
3. После выполнения команды Excel автоматически определит диапазон сортировки и упорядочит строки по выбранному столбцу. Если список имеет правильную структуру, то в диапазон сортировки будут включены все имеющиеся записи.
Иногда возникает необходимость отсортировать не весь список, а отдельную группу строк. В таком случае сначала выделяется нужный диапазон, после чего выполняется команда сортировки.
При выделении для сортировки отдельных столбцов может появиться диалоговое окно со следующим выбором:
□ расширить диапазон для сортировки;
□ сортировать только в пределах выделения;
□ отменить сортировку и попытаться правильно выделить диапазон.
ВНИМАНИЕ
При сортировке отдельных столбцов данных существует опасность исказить информацию в списке, перемешав значения столбцов. Для правильной сортировки списка в диапазон нужно включать все имеющиеся столбцы.
СОВЕТ
Если сортировка была выполнена не так, как нужно, выполните команду Отменить длявозврата таблицы к исходному состоянию, после чего попробуйте выполнить сортировку другим способом.
Команды быстрой сортировки позволяют сортировать данные только по одному полю. Для упорядочивания данных по нескольким полям следует воспользоваться настраиваемой сортировкой. Для этого выполните следующие действия.
1. Сделайте активной любую ячейку в списке или выделите для сортировки весь список.
2. Выполните следующую команду: Сортировка и фильтр ► Настраиваемая сортировка (см. рис. 6.66, слева) или нажмите кнопку Сортировка в группе Сортировка и фильтр (см. рис. 6.66, справа).
3. В появившемся окне (рис. 6.67) укажите, по какому столбцу следует выполнить сортировку, и укажите ее порядок. Если Excel автоматически не определил заголовки столбцов, установите флажок Мои данные содержат заголовки.
Рис. 6.67. Диалоговое окно сортировки диапазона
4. Для сортировки по нескольким полям нажмите кнопку Добавить уровень и введите параметры второго столбца сортировки. Аналогично можно добавить еще один или несколько уровней. Сортировка будет выполнена после нажатия кнопки OK.
Практическая работа 50. Сортировка списка данных
Задание 1. Упорядочить записи в таблице (см. рис. 6.65) по убыванию цены товара (от большей к меньшей).
Последовательность выполнения
1. Создайте новую книгу и заполните таблицу данными (см. рис. 6.65). Сохраните ее под именем Товары на складе.
2. Сделайте активной любую ячейку с данными в столбце Цена. Не следует выделять несколько ячеек или целый столбец.
3. Выполните команду Сортировка от Я до А, после чего таблица примет вид, показанный на рис. 6.68.
4. Чтобы вернуть таблицу к первоначальному виду, воспользуйтесь кнопкой Отменить на панели быстрого доступа.
Рис. 6.68. Список данных после сортировки по цене товара
Задание 2. В списке товаров (см. рис. 6.65) выполните сортировку по категориям товаров, а в пределах каждой категории – по убыванию цены.
Последовательность выполнения
1. Сделайте активной любую ячейку с данными и нажмите кнопку Сортировка вгруппе Сортировка и фильтр вкладки Данные.
2. В списке Сортировать по выберите пункт Название. Если вместо заголовков списка отображаются названия столбцов в Excel, установите флажок Мои данные содержат заголовки.
3. Щелкните на кнопке Добавить уровень и в списке Затем по выберите пункт Цена,$.
4. Установите для пункта Название порядок от А до Я, а для пункта Цена,$ – По убыванию.
5. Нажмите кнопку OK и проверьте правильность сортировки.
Использование фильтров
Вы можете встретиться с задачей отбора записей в объемном списке данных, что занимает продолжительное время. Для этого проще всего использовать встроенные возможности фильтрации данных. Excel 2007 обладает простыми и удобными средствами установки фильтров, которые будут рассмотрены в следующей практической работе.
Практическая работа 51. Отбор записей из списка с помощью фильтра
Задание 1. Отобрать в прайс-листе (см. рис. 6.65) только товары, которые имеются на складе.
Последовательность выполнения
1. Откройте список товаров, который сохранен под именем Товары на складе (см. рис. 6.65).
2. В столбце Наличие выделите любую ячейку со значением Есть.
3. Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выполните команду Фильтр► Фильтр по значению выделенной ячейки (рис. 6.69). Будет включен режим автофильтра, а в списке останутся только записи, которые соответствуют условию.
4. Для отмены фильтра нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные (см. рис. 6.66, б).
Рис. 6.69. Установка фильтра по значению ячейки
Задание 2. Выбрать из списка все принтеры, которые есть на складе и которые можно заказать.
Последовательность выполнения
1. Для включения режима фильтрации выделите любую ячейку с данными и нажмите кнопку Фильтр на вкладке Данные. В правой части заголовков столбцов списка должны появиться кнопки со стрелками.
2. Сначала отберите все принтеры. Это можно сделать с помощью контекстного меню, как в предыдущем задании, однако есть другой способ:
1) щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Название;
2) снимите флажок Выделить все, затем установите флажок Принтер и нажмите кнопку OK (рис. 6.70).
3. Для отбора товаров, которые есть на складе или могут быть заказаны, щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Наличие, снимите флажок Нет и нажмите кнопку OK. При последовательном применении нескольких фильтров они накладываются друг на друга, поэтому в списке останутся только принтеры, которые есть на складе или которые можно заказать.
Задание 3. Выберите из списка только мониторы с ценой менее $300.
Последовательность выполнения
1. Отмените предыдущий фильтр и отберите все мониторы одним из описанных выше способов.
Рис. 6.70. Установка фильтра
2. Щелкните на кнопке со стрелкой возле заголовка Цена и выполните команду Числовые фильтры ► меньше.
3. В соответствующее поле введите значение 300 (рис. 6.71) и нажмите кнопку ОК для применения фильтра.
Рис. 6.71. Окно установки фильтра по условию
Итоговые вычисления в таблицах
В Excel имеются средства для расчета итоговых данных в таблицах и их анализа. Например, с помощью команды Промежуточные итоги можно автоматически разделить таблицу на группы и для каждой из них рассчитать итоговые значения.
Мощным инструментом для анализа данных является сводная таблица, с помощью которой можно получить несколько итогов или группировку по нескольким полям. Данные из списка в сводной таблице могут представляться в виде двухмерной таблицы, которая часто удобнее для анализа.
Использование перечисленных возможностей будет рассмотрено в следующей практической работе.
Практическая работа 52. Итоговые вычисления в таблицах
Задание 1. Для таблицы, показанной на рис. 6.72, нужно рассчитать итоговые данные по отдельным датам или товарам с помощью средства Промежуточные итоги.
Рис. 6.72. Книга учета продаж (будет использована в примерах вычисления промежуточных итогов и построения сводной таблицы)
Последовательность выполнения
1. Создайте таблицу (см. рис. 6.72) и сохраните ее под именем Учет продаж.
2. Отсортируйте таблицу по полю, по которому нужно выполнить группировку (в данном примере это сортировка по дате).
3. Сделайте активной любую ячейку в списке данных и нажмите кнопку Промежуточные итоги вгруппе Структура вкладки Данные.
4. Выполните команду Данные ► Итоги – весь список будет выделен и появится окно Промежуточные итоги.
5. В данном окне нужно указать поле, при изменении которого следует вычислять итоги, какую итоговую операцию выполнить и по каким полям подсчитать итоги. Для решения задачи следует установить значения полей, как показано на рис. 6.73.
Рис. 6.73. Диалоговое окно Промежуточные итоги
6. Нажмите кнопку OK – Excel выполнит расчет промежуточных итогов (рис. 6.74). Обратите внимание на появившиеся кнопки в левой части окна Excel. С их помощью можно изменять представление списка, скрывая определенные группы данных.
Рис. 6.74. Результат вычисления промежуточных итогов
7. Убрать с листа промежуточные итоги можно, повторно нажав кнопку Промежуточные итоги и в появившемся окне (см. рис. 6.73) нажав кнопку Убрать все.
Задание 2. Построить сводную таблицу для книги учета продаж (см. рис. 6.72), из которой можно будет узнать итоговые значения количества товаров и суммы продаж в разрезе как по датам, так и по каждому наименованию товара.
Последовательность выполнения
1. Откройте книгу, сохраненную с именем Учет продаж, и сделайте активной любую ячейку в списке данных или выделите весь список.
2. На вкладке Вставка нажмите кнопку Сводная таблица.
3. В окне создания сводной таблицы (рис. 6.75) проверьте правильность определения диапазона данных и нажмите кнопку OK.
4. В области Список полей сводной таблицы установите флажки Дата, Наименование товара, Количество и Сумма – сводная таблица будет создана автоматически (рис. 6.76).
Рис. 6.75. Окно создания сводной таблицы
Рис. 6.76. Пример сводной таблицы
5. Измените структуру сводной таблицы перетаскиванием полей между областями названий строк, столбцов или значений. Чтобы получить таблицу, показанную на рис. 6.77, перетащите поле Дата из области Названия строк в область Названиястолбцов и отключите отображение поля Количество, сняв соответствующий флажок.
Рис. 6.77. Сводная таблица после изменения структуры
6. Самостоятельно изучите средства изменения структуры и формата сводной таблицы с помощью контекстных вкладок, появляющихся на ленте при выборе таблицы:
• на вкладке Параметры можно изменять параметры таблицы в целом, отдельных полей и др.; например, для изменения итоговой операции сделайте активной любую ячейку в области значений, нажмите кнопку Параметры поля вгруппе Активное поле и выберите желаемую операцию;
• на вкладке Конструктор можно изменять параметры отображения таблицы и применять встроенные стили для автоматического форматирования.
Подведение итогов
Вопросы для проверки
□ Дайте определение следующих терминов: база данных, поле, запись.
□ Каких правил следует придерживаться при создании списков данных?
□ Как выполнять сортировку данных?
□ Как установить фильтр и как его убрать?
□ Как отобрать с помощью фильтра записи, отвечающие нескольким условиям?
□ Какими возможностями для анализа обладают промежуточные итоги и сводные таблицы?
□ Как рассчитать промежуточные итоги?
□ Как создать сводную таблицу и изменить ее свойства?
Это был последний урок по Excel. Вы выполнили все задачи, поставленные в начале этой части книги. Как и при изучении Word, здесь были рассмотрены главные возможности Excel, позволяющие решать большинство практических задач. Для самообразования и повышения вашего профессионального уровня можно дать следующие советы:
□ как можно чаще пробуйте составлять расчетные таблицы;
□ сложную задачу не всегда удается решить с первого раза – даже профессионалы часто находят решение только после нескольких попыток;
□ количество встроенных функций в Excel составляет несколько сотен, и среди них можно найти ту, которая решит задачу оптимальным способом; Мастер функций и справочная система помогут разобраться в новых функциях.
Следующая глава книги посвящена созданию и использованию баз данных в программе Microsoft Access. Вы уже получили основные сведения о базах данных и знаете, что их можно создавать в Excel, но программа Access имеет больше возможностей, о которых вам предстоит узнать.