Разработка баз данных в программе Access
□ Урок 7.1. Знакомство с программой Access
□ Урок 7.2. Основные приемы работы с данными
□ Урок 7.3. Создание таблиц
□ Урок 7.4. Проектирование базы данных. Создание связей между таблицами
□ Урок 7.5. Запросы
□ Урок 7.6. Формы и отчеты
Access – это приложение для работы с базами данных или система управления базами данных (СУБД). Компьютерные базы данных используются почти во всех областях деятельности. Умение работать с ними обязательно для пользователей компьютеров наряду с навыками использования текстовых редакторов, электронных таблиц и возможностей Интернета.
Базы данных и программы для работы с ними отличаются от других приложений тем, что для их настройки и обслуживания приходится привлекать квалифицированных программистов и системных администраторов. Для обслуживания средних и больших информационных систем эти специалисты необходимы, но в случае небольших баз данных большинство задач под силу решить обычным пользователям, изучившим основы работы в среде Access 2007.
Основные цели изучения Access 2007:
□ разобраться с принципами функционирования и использования современных баз данных;
□ научиться выполнять основные операции с данными в среде Access 2007 – ввод, просмотр, редактирование, поиск, отбор и др.;
□ самостоятельно разработать проект простой базы данных и реализовать его в среде Access;
□ научиться создавать формы, запросы и отчеты, которые помогут редактировать и анализировать данные, а также выводить их на печать.
Поскольку все современные программы для работы с данными используют сходные принципы, то, изучив Access, вы сможете разобраться с базами данных других типов.
Курс обучения основам Access 2007 состоит из шести уроков, изучение каждого из которых следует выполнять по плану, известному вам из предыдущих частей книги:
1. Внимательно изучите текст урока.
2. Выполните одну или несколько имеющихся в каждом уроке практических работ. В уроках 7.3-7.6 вы будете шаг за шагом разрабатывать простую учебную базу данных.
3. Выполните самостоятельные задания.
4. Ответьте на контрольные вопросы разделов «Подведение итогов».
Урок 7.1. Знакомство с программой Access
Основные сведения о базах данных и программах для их обработки
Сегодня компьютеры хранят и обрабатывают значительные объемы информации, начиная от бухгалтерии маленькой фирмы и заканчивая большими информационными системами. Например, на железной дороге тысячи компьютеров объединены в информационную сеть, что позволяет заказать нужный билет в любой кассе, а в государственных учреждениях (налоговая инспекция или пенсионный фонд) хранится соответствующая информация о миллионах граждан.
Для эффективной работы с данными их нужно упорядочить, то есть сгруппировать однотипную информацию, а также указать связи и зависимости между различными группами данных. Для упорядоченной информации применяют термин база данных.
База данных – это упорядоченная совокупность сведений об определенных предметах или явлениях. Базы данных могут существовать без компьютеров, например школьный журнал успеваемости является маленькой базой данных, а в качестве больших баз данных могут выступать различные архивы и хранилища документов. В современном мире компьютеры являются основным местом хранения баз данных, но для эффективной работы с ними нужно использовать специальные программы.
Система управления базами данных (СУБД) – это компьютерная программа для работы пользователей с базой данных. Следует различать понятия база данных и СУБД. Далее в тексте базой данных будут называться упорядоченные данные, хранящиеся в одном или нескольких файлах, а с помощью СУБД Access 2007 эти данные будут обрабатываться. База данных вместе с программой для ее обработки будет называться информационной системой.
На сегодня существует несколько популярных систем управления базами данных, различающихся возможностями и областью применения. Например, СУБД Oracle или Microsoft SQL Server используются в больших информационных системах и требуют квалифицированных специалистов для их установки, настройки и обслуживания.
Если информационная система будет использоваться на одном или нескольких компьютерах, а общий объем хранимой информации невелик, то СУБД Access 2007 – оптимальный вариант.
Access 2007 как реляционная система управления базами данных
Access 2007 является настольной системой управления базами данных (СУБД), которая сочетает широкие возможности с простотой использования и дружественным интерфейсом.
Access является СУБД реляционного типа, то есть все данные хранятся во взаимосвязанных таблицах. С основными особенностями реляционной модели хранения информации следует ознакомиться подробнее. Сначала рассмотрим отдельно взятую таблицу с данными (рис. 7.1).
Рис. 7.1. Пример таблицы базы данных
Каждая таблица базы данных хранит сведения об однотипных объектах или явлениях, которые можно описать одним общим понятием. Например, рассматриваемая таблица содержит информацию о заказах, выполняемых фирмой, а в других таблицах той же базы данных будут храниться такие понятия, как клиенты, поставщики илисотрудники.
Столбцы в таблице базы данных называются полями и служат для хранения отдельных свойств понятия. В каждом поле могут храниться данные одного типа, например текст, числа или даты. Поля имеют названия, которые отображаются в верхней строке таблицы.
Каждая строка таблицы называется записью и содержит всю информацию об одном объекте или явлении. Например, в таблице Заказы (см. рис. 7.1) каждая запись (строка) содержит информацию об одном выполненном заказе. В нижней части таблицы отображается номер текущей записи и их общее количество.
Между отдельными таблицами реляционной базы данных устанавливаются связи, которые позволяют удобно хранить и обрабатывать данные. Например, в уже упомянутой таблице Заказы имеется поле Сотрудник, которое связано с отдельной таблицей Сотрудники. В этой таблице можно хранить расширенные сведения о сотрудниках, а процесс заполнения поля Сотрудник таблицы Заказы будет состоять в выборе фамилии сотрудника из раскрывающегося списка (рис. 7.2). Аналогично можно создать таблицу Клиенты, чтобы хранить в ней расширенные сведения о сотрудниках, и связать ее с полем Клиент таблицы Заказы. Подробно процесс планирования и создания связей будет рассмотрен в уроке 7.4.
Рис. 7.2. Выбор значения поля из раскрывающегося списка, который содержит данные из связанной таблицы
Чем база данных отличается от электронной таблицы
Access является специализированным приложением для хранения упорядоченных данных, однако для этого можно использовать и другие приложения, например Excel. В Excel, как и в Access, данные хранятся в виде таблиц; кроме того, Excel содержит специальные средства для работы с упорядоченными данными, и с помощью этой программы можно создавать простые базы данных.
Несмотря на внешнее сходство, между Excel и Access существует несколько существенных различий.
□ Excel не позволяет устанавливать реляционные связи между таблицами. С помощью связей в Access можно избежать ненужного дублирования данных и ошибок в процессе обработки информации. Кроме этого, можно совместно использовать данные из разных таблиц.
□ Access позволяет хранить в таблицах миллионы записей, обеспечивая высокую скорость их обработки.
□ Access позволяет организовать одновременную работу с базой данных нескольких десятков работников, при этом каждый из них сможет в режиме реального времени видеть изменения, внесенные другими пользователями.
□ Данные в Access сохраняются автоматически после завершения редактирования текущей записи (в Excel для этого нужно выполнять команду Сохранить).
□ Таблицы в Access имеют заранее предопределенную жесткую структуру, и вы не сможете в одном столбце хранить данные разных типов или форматировать отдельные ячейки.
□ Прямо в таблице базы данных Access нельзя выполнять вычисления – для этого нужно использовать запросы.
Таким образом, Excel является подходящей программой для создания маленькой базы данных, которая помещается на одном рабочем листе. Excel имеет ряд существенных ограничений для ведения полноценной базы данных, но может с успехом использоваться для анализа данных благодаря достаточному математическому аппарату.
Запуск Access. Открытие учебной базы данных Борей
Access 2007 можно запустить с помощью строки поиска в меню Пуск или выполнив команду Пуск ► Все программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Access 2007. В отличие от Word или Excel после запуска Access новый документ не создается, а появляется окно Приступая к работе с Microsoft Office Access (рис. 7.3). С помощью этого окна можно открыть недавно использовавшуюся базу данных, создать новую на основе готового шаблона или с нуля.
В комплект поставки Access 2007 входит специальная учебная база данных Борей, в которой хранятся сведения о работе вымышленной торговой фирмы. Для начала работы с учебной базой данных выполните следующие действия.
1. В окне Приступая к работе выберите категорию Локальные шаблоны, после чего выберите значок Борей 2007.
Рис. 7.3. Окно Приступая к работе с Microsoft Office Access
2. В правой части окна Access при необходимости измените предлагаемое по умолчанию имя базы данных и папку для ее сохранения и нажмите кнопку Создать.
3. Дождитесь завершения всех операций и появления стартовой заставки базы данных Борей.
4. В составе базы данных Борей имеется ряд макросов и модулей, которые по умолчанию отключаются встроенной системой безопасности Access. Для использования всех возможностей учебной базы данных следует разрешить заблокированное содержимое, щелкнув на кнопке Параметры в информационной строке Access. В появившемся окне установите переключатель в положение Включитьэто содержимое и нажмите кнопку OK (рис. 7.4).
ВНИМАНИЕ
Не рекомендуется включать макросы при открытии баз данных, полученных из ненадежных источников, поскольку злоумышленник может поместить в файл вредоносный программный код.
5. После включения макросов появится окно входа, в котором после нажатия кнопки Вход вы увидите главную форму базы данных.
Рис. 7.4. Включение активного содержимого в окне параметров безопасности
Для повторного открытия базы данных Борей используйте ссылку в группе Открыть последнюю базу данных, которая находится в правой части окна Приступая к работе (см. рис. 7.3).
Основы интерфейса Access 2007
Учебная база данных Борей спроектирована для удобной работы сотрудников вымышленной компании, поэтому разработчики скрыли один важный элемент интерфейса – область переходов. Для ее отображения щелкните на кнопке Область переходов у левой границы окна программы или нажмите клавишу F11 (рис. 7.5).
В верхней части окна Access находится лента с несколькими командными вкладками, а в левой части строки заголовка – Кнопка «Office» и панель быстрого доступа. Приемы использования и настройки этих элементов интерфейса одинаковы для всех приложений Microsoft Office и были рассмотрены при изучении программы Word (см. урок 5.1).
В левой части окна Access расположена область переходов, в которой содержатся все имеющиеся в базе данных объекты. Основными объектами базы данных являются таблицы, в которых хранятся данные, а другие объекты (формы, отчеты, запросы и др.) служат для обработки и отображения хранящихся в таблице данных.
Объекты могут отображаться с группировкой по различным категориям. По умолчанию для новых баз данных используется категория Таблицы и связанные представления, в которой используется группировка объектов по таблицам, с которыми они связаны (рис. 7.6, слева). С помощью меню области переходов можно переключиться на категорию Тип объекта (рис. 7.6, справа) (этот способ группировки применялся во всех предыдущих версиях Access). Разработчики баз данных могут также создавать свои категории для удобства работы (как в базе данных Борей (см. рис. 7.5)).
Рис. 7.5. База данных Борей в окне Access 2007
Открытие любого объекта базы данных выполняется следующим образом.
1. Если область переходов скрыта, включите ее отображение с помощью кнопки Областьпереходов у левой границы окна программы или клавиши F11.
2. Найдите в области переходов нужный объект. Для этого нужно знать, в какой группе он находится, и, если нужная группа свернута, разверните ее щелчком на названии.
3. Дважды щелкните кнопкой мыши на нужном объекте – он будет открыт в рабочей области окна Access.
Рис. 7.6. Варианты группировки объектов в области переходов: по связанным с ними таблицам (слева), категория Тип объекта (справа)
Объекты базы данных могут отображаться в отдельных окнах или на вкладках. Возможность отображения объектов на вкладках появилась только в Access 2007, этот вариант удобнее, чем перекрывающиеся окна в предыдущих версиях программы. Для переключения между объектами щелкайте на заголовках вкладок, а чтобы закрыть активную вкладку, нажмите кнопку
в правом углу строки заголовков вкладок.
Для некоторых баз данных использование вкладок может быть отключено; чтобы задействовать их, нажмите Кнопку «Office», затем кнопку Парамеры Access, в появившемся окне выберите категорию Текущая база данных и установите переключатель Параметрыокна документа в положение вкладки.
Объекты базы данных
База данных состоит из отдельных объектов, находящихся в области переходов. Объекты базы данных имеют следующее назначение.
□ Таблицы. Используются для хранения данных и являются основным объектом Access. Все остальные объекты используют данные, которые хранятся в таблицах. Таблицы базы данных имеют внешнее сходство с таблицами Excel (см. рис. 7.1).
□ Запросы. Используются для отбора данных из одной или нескольких таблиц. В запросах можно задавать условия отбора данных, производить вычисления (в том числе и групповые) и другие операции с данными. Результат выполнения запроса отображается в виде таблицы, однако запрос не хранит никакой информации, а только показывает то, что находится в таблицах. Существуют также специальные типы запросов, которые выполняют добавление, изменение или удаление сразу большого количества записей.
□ Формы. Основное назначение форм – облегчение ввода, просмотра и редактирования записей. Формы обычно отображают одну запись из таблицы и имеют кнопки для перехода от одной записи к другой. Формы могут использоваться для других целей, различные виды форм можно найти в учебной базе данных Борей.
□ Отчеты. Позволяют отобрать данные из таблиц или запросов для просмотра и вывода на печать. В отчетах можно использовать различные приемы форматирования и оформления документов.
□ Макросы. Макрос – это последовательность специальных макрокоманд для выполнения определенных операций. Макросы обычно связываются с кнопками, реже – с другими элементами форм. После нажатия кнопки записанные в макросе команды выполняются автоматически.
□ Модули. Модуль – это программа на языке Visual Basic для приложений (VBA), состоящая из процедур и функций. Модули и макросы позволяют значительно расширить возможности базы данных, но их создание требует определенной квалификации.
С объектами базы данных можно выполнять различные операции, например создавать, изменять или удалять. Для этого можно использовать соответствующие кнопки на ленте или другие элементы, например контекстное меню. Об особенностях работы с объектами базы данных вы узнаете из следующих уроков.
Практическая работа 53. Запуск Access. Работа с объектами базы данных
Задание. Ознакомиться с окном программы Access. Запустить и рассмотреть учебную базу данных.
ВНИМАНИЕ
При выполнении задания помните, что все внесенные в базу данных изменения записываются немедленно и их невозможно отменить. Работа с базой данных требует большей аккуратности, чем с текстами или таблицами.
Последовательность выполнения
1. Запустите программу Access и откройте учебную базу данных Борей.
2. Ознакомьтесь с окном программы и его элементами (см. рис. 7.5).
3. Если область переходов не отображается на экране, включите ее с помощью клавиши F11 или кнопки Область переходов у левой границы окна.
4. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в появившемся меню выполните команду Таблицы и связанные представления.
5. В области переходов найдите группу Заказы и разверните ее, щелкнув кнопкой мыши на заголовке группы.
6. Найдите таблицу Заказы и откройте ее двойным щелчком кнопки мыши.
7. Ознакомьтесь с содержимым таблицы. Для просмотра всей имеющейся информации используйте линейки прокрутки.
8. Аналогично найдите в группе Сотрудники таблицу Сотрудники и откройте ее.
9. Переключитесь между открытыми таблицами с помощью вкладок.
10. Щелкните кнопкой мыши на заголовке области переходов и в появившемся меню выполните команду Тип объекта.
11. В области переходов разверните категорию Формы и откройте форму Сведения о Сотрудниках.
12. Просмотрите сведения обо всех сотрудниках, используя для перехода от одной записи к другой кнопки в нижней части формы или клавиши Page Up/Page Down, затем закройте форму Сведения о Сотрудниках.
13. В группе Отчеты найдите и просмотрите отчет Адресная книга Сотрудников.
14. Закройте все открытые вкладки с помощью кнопки в правом углу строки заголовков вкладок.
15. С помощью меню области переходов верните режим группировки Таблицы и связанные представления.
16. Самостоятельно откройте форму Сведения о Сотрудниках и отчет Адресная книга Сотрудников.
17. Выполните команду Работа с базами данных ► Показать или скрыть ► Схема данных. В появившемся окне можно увидеть и проанализировать связи между таблицами.
18. Закройте открытые вкладки и завершите работу с программой Access.
Подведение итогов
Вопросы для проверки
□ Чем отличается база данных от СУБД?
□ Что такое таблица, поле, запись?
□ Для чего используются связи между таблицами базы данных?
□ Какие преимущества имеет СУБД в сравнении с электронными таблицами?
□ Почему при открытии базы данных некоторые ее функции могут быть отключены?
□ Для чего используется область переходов?
□ Какой из объектов базы данных является наиболее важным?
□ Для чего используются запросы, формы и отчеты?
Вы получили основные сведения о базах данных. В следующем уроке будут рассмотрены приемы работы с готовой базой данных, в качестве которой будет использована уже рассмотренная база данных Борей.