ПРЕДЫГРОВАЯ РАЗМИНКА: Успех встречи обычно определяется еще до ее начала.
• Звучит глупо, но убедитесь, что вам действительно нужна встреча. Если требуется конфиденциальность или грубая откровенность, лучше пообщаться один на один.
• Человек, назначающий встречу, должен определить цель (одно прямое предложение) и повестку дня (максимум три пункта) в электронном письме до начала встречи.
• Постарайтесь сделать это накануне вечером, на случай если участники будут заняты в день мероприятия. Это даст достаточно времени для размышлений.
• Джефф Безос, как известно, доводит это до крайности, основываясь на своем недоверии к презентациям в PowerPoint, которые, по его словам, скорее запутывают, чем проясняют ситуацию. «Вместо этого мы пишем структурированные шестистраничные записки, – сказал он в письме акционерам, – Мы читаем одну из них про себя в начале каждого собрания, как в читальном зале».
• Шести умных предложений будет достаточно!
• Если возможно, набросайте конкретные решения или действия, которые нужно предпринять.
Во время совещания:
1. Выставьте ограничение по времени: если все делать правильно, обычно достаточно 20 минут. Большинство людей похожи на роботов, автоматически устанавливающих продолжительность совещаний на 30 минут и более, независимо от того, сколько нужно успеть сделать. Вытряхните эту культуру из вашего офиса, и вы засияете.
• Подход Slack кажется разумным: 25 минут или 50 минут. Тогда, если у вас запланированы встречи одна за одной, вы не опоздаете на следующую. Возможно, вы даже успеете выпить кофе.
• Попробуйте проводить микро-совещания (от 5 до 10 минут). Не существует законов, требующих делать совещания дольше, чем это необходимо.
2. Чтобы открыть встречу, начните с заголовка – сформулируйте цели в одном предложении, отправьте письмо заранее по электронной почте. На встрече озвучьте. Что необходимо решить или обсудить?
3. Во втором предложении объясните «почему это важно» для данной конкретной группы в данный конкретный момент. Люди заняты, часто быстро забывают тему конкретного собрания. Дайте им понять, зачем они здесь.
4. Далее однозначно укажите, какие конкретные решения необходимо принять. К ним вы вернетесь в конце, сделав выводы.
5. Направляйте дискуссию, задавая тон сосредоточенности и эффективности. Считайте это здоровым давлением среди равных. Если кто-то начинает отклоняться от темы, прервите его с улыбкой: «Не по теме!» Взмах руки может добавить юмора и снять остроту.
6. Вовлекайте всех в диалог. Часто самые тихие люди могут сказать что-то действительно умное. Поощряйте молчаливых тоже поделиться своим мнением. По крайней мере, они оценят ваше предложение.
7. Когда остается 2 минуты, завершайте обсуждение. Резюмируйте выводы и конкретизируйте следующие шаги. Сообщите команде, что вы отправите электронное письмо с напоминанием о них до конца рабочего дня.
После совещания:
• Пока сессия еще свежа в памяти, отправьте группе небольшое электронное письмо со списком последующих действий, используя маркированные пункты.
• Мы обнаружили, что эти электронные письма часто побуждают людей добавлять пункты, о которых они подумали после встречи, что может избавить от необходимости проводить еще одну встречу.
Как не стоит делать:
• Болтовня и любезности – это ваша награда за то, что вы пришли раньше. (Или, если вы любите светские беседы так же, как Джим, ваше наказание.) Когда приходит время начала совещания, а вы все еще говорите об обеде или выходных, вы сигнализируете группе занятых людей, что эта встреча не так уж важна. Так зачем же вы ее проводите?
• Слишком много людей, слишком много тем, слишком много времени. Сослуживцы вряд ли что-то скажут виновнику, запланировавшему такую встречу. Но они заметят – и запомнят.
Как делать правильно:
• ЗАВЕДИТЕ КУЛЬТУРУ НАЧИНАТЬ ТОЧНО ВОВРЕМЯ. В первую неделю после переезда президента Джорджа Буша-младшего в Белый дом в 2001 году Карл Роув, обладавший приличным влиянием, опоздал на встречу в Овальном кабинете. Сразу после начала президент велел помощнику запереть дверь. Роув больше никогда не опаздывал.
• БЛАГОДАРИТЕ ЛЮДЕЙ ЗА ТО, ЧТО ОНИ ПРИШЛИ ВОВРЕМЯ. (Сами решайте, будете ли вы запирать двери.) До конца встречи вы являетесь голосом разума.
• РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ. Убедитесь, что все понимают, что и к какому сроку им нужно сделать.
17. Умная краткость в ваших речах
ПОДСЧЕТ УМНОЙ КРАТКОСТИ:
1418 слов
10 минут
Когда вы в последний раз слышали речь, тост или шутку и думали: «Было круто. Но хотелось бы подлиннее и потуманнее».
ПОЧЕМУ ЭТО ВАЖНО: Ответ – никогда. Рецепт для отличной речи: сделайте замечания достойными внимания аудитории, а вашу одну Большую вещь – запоминающейся.
В речах, как и в жизни, не нужно много говорить, чтобы что-то изменить. Действительно, некоторые из самых знаковых речей в истории были короткими:
• Геттисбергская речь: 272 слова
• Знаменитая инаугурационная речь Джона Ф. Кеннеди: менее 15 минут
• Речь Джона Куинси Адамса о Декларации независимости: 3 неотъемлемых права, а не 22
Эксперт по коммуникациям Нэнси Дуарте выступила с известным докладом на TED, изучив ритм, сюжетную арку и содержание известных речей, включая «У меня есть мечта» Мартина Лютера Кинга-младшего и презентацию iPhone Стива Джобса в 2007 году. Ее версия «секретной структуры» великих речей, изложенная в Умной краткости:
• Опишите статус-кво: как мир или тема выглядит сегодня.
• Противопоставьте ему свою возвышенную идею – в идеале, в ней и кроется смысл вашей речи.
• Двигайтесь вперед и назад от того, что есть, к тому, что могло бы быть.
• Сделайте призыв к действию.
• Закончите ярким изображением утопии, если они примут вашу идею.
Посмотрите медленное, соблазнительное представление Джобсом своего iPhone.
• Он восхищается собственным продуктом, приглашая зрителей подумать о том, каким мир мог бы быть: прекрасным, футуристическим, захватывающим.
• Он держит его в руках, показывает, вертит и параллельно описывает недостатки других телефонов.
• Затем он включает его, как будто открывает окно, чтобы показать вам луну. Он загорается. Это магия и мистика.
• Он эффектно заканчивает обещанием лучшего завтра – и еще больших чудес в будущем.
Ладно, теперь вернемся на землю: вы не Стив Джобс. И вряд ли вы изобретаете устройство, которое навсегда изменит человечество. Скорее всего, вы просто пытаетесь выжить на сцене, не выставив себя на посмешище. Вот несколько практических советов, которые работают для нас, простых смертных.
1. Побеждайте еще до начала. Вы человек, поэтому и выступать должны как человек. Подумайте о том, чтобы писать и говорить аутентично. Слишком много людей пытается подражать другим или говорить так, будто они герои бродвейской пьесы. Будьте собой.
• Извините, но слайды, заметки и телесуфлеры – это плохие костыли. Вы хотите, чтобы внимание было сосредоточено на ВАС и ваших словах.
• Практикуйтесь и не забывайте репетировать, глядя в глаза пяти или шести разным людям во время своей речи.
2. Помните об аудитории. Если вам повезет, они запомнят один момент из вашего выступления. Скорее всего, им не терпится проверить свой телефон, или они уже достали его под столом.
НО, НО, НО: Публичные выступления отличаются от других форм коммуникации. Люди приходят послушать, что вы скажете на определенную тему. Привлеките аудиторию на свою сторону с самого начала: начните с одной реальной истории из жизни, которая, надеюсь, вызовет смех. Вы отвлечетесь от темы, если шуток и историй будет больше.
• Вот надежный способ определить, насколько длинным должно быть начало вашего выступления: представьте, что вы столкнулись с соседом. Социальные сигналы подсказывают нам, как долго мы можем общаться с ним, не затягивая и не надоедая.
• Именно такой должна быть длина вашего вступительного рассказа. Установите время и место, опишите ситуацию, расскажите, что произошло. И хватит.
3. Выделите и отточите свой самый важный ОДИН пункт или урок. Запишите его дословно – смутных представлений не хватит. Как только у вас появится «Большая мысль», стройте свою речь вокруг нее.
• Одно мы можем гарантировать вам с уверенностью: если вы сами не можете уложить свой тезис в одно предложение, то нет шансов, что ваша аудитория его поймет и запомнит.
• Упростите свою «Большую мысль» до одного КОРОТКОГО предложения. Затем отшлифуйте его слово за словом, используя модель сильных слов из главы 10. Чем провокационнее, тем лучше. Поспешат ли слушатели поделиться вашей мыслью со своей второй половинкой, коллегами, друзьями у бассейна? Если нет, то вам есть над чем поработать.
• Harvard Business Review рекомендует не более 15 слов для основного тезиса. Наш совет: чем короче, тем лучше.
4. Оглушите их своим тезисом. Введите его так: «Единственное, что я хочу, чтобы вы сегодня запомнили, это…» Затем дословно изложите свою отточенную «Большую мысль». Вы мгновенно завладеете всеобщим вниманием. Вы выполняете работу их мозга за них – отделяете суть от пустяков.
5. Далее изложите «Почему это важно» – краткий контекст вашей «Большой мысли». Можете даже сказать: «Это важно для вас, потому что…» Это поможет вам быть организованным и держать аудиторию в напряжении.
6. Затем приведите несколько статистических данных или историй, чтобы подкрепить «Большую мысль» и воплотить ее в жизнь. Полезно пронумеровать пункты и объявить об этом в самом начале: «Пять пунктов…» Сделайте это весело – может быть, произнесите число с драматизмом или подмигните.