1. Составьте список вопросов, которые вам могут задать. Без ответов. Спросите себя: «Какие вопросы я не хочу или боюсь услышать?» В какой-то момент вам покажется, что вы вспомнили все вопросы. Помощь других людей может открыть вам глаза на очевидные вопросы там, где вы их уже не замечаете. Черпайте вопросы из всех возможных ресурсов: коллеги, клиенты, партнеры, консультанты, конкуренты.
2. Группировка. Вы знаете о вашем бизнесе больше, чем кто-либо другой. Подготовьте ключевые вопросы для презентации, предполагая наихудший сценарий. После того как список составлен, просмотрите его более тщательно. Вы обнаружите, что, даже если у вас список из 100 трудных вопросов, все они делятся на группы, и только небольшая часть из них представляет реальную опасность.
3. Разработайте заявление по каждому вопросу. Подготовьте это заявление, как если бы вы писали пресс-релиз для средств массовой информации. Эта работа потребует обсуждения и консультаций с коллегами. Во время презентации озвучиваем то, что было намечено при подготовке.
4. Включите в презентацию ответы на предполагаемые вопросы. По сути, презентация и есть форма ответа на вопросы аудитории в понимании презентатора. Подумайте, как и что можно изменить в презентации? Какие ответы на возможные вопросы можно включить заранее? Таким образом вы экономите время клиентов, помогаете людям быстрее понять презентацию и демонстрируете свой профессионализм.
5. Для вопросов, не затронутых во время презентации , нужно подготовить:
– самый простой ответ;
– распечатанные краткие справки (с подробностями, разъяснениями, цифрами, примерами);
– резервные слайды (уточняющие графики, схемы или другие визуальные средства).
Что делать, если не задают вопросы?
В самом начале озвучьте негласный режим по умолчанию:
– Меня можно перебивать и задавать вопросы по ходу.
Так вы продемонстрируете, что ваши слушатели для вас – приоритет № 1.
В конце презентации приглашайте задавать вопросы. Не говорите:
– Это все, я закончил! Есть ли у кого-нибудь вопросы?
Лучше скажите:
– И сейчас я с удовольствием отвечу на ваши вопросы.
Сделайте паузу. Естественно, у вас должен быть вид человека, заинтересованного в получении вопросов.
Выводы
• При подготовке презентации составьте список вопросов, которые вам могут задать , – и тех, которые вы боитесь услышать. Подготовьте ответы и сделайте их основой выступления.
• Простой вопрос – простой ответ . Если вопрос сложный – сначала дайте простой ответ. Если потребуется, расширяйте и дополняйте.
• Отвечая на вопросы, прежде всего определите центр тяжести – одно или два слова, которые являются сутью вопроса, и говорите именно о том, что волнует спрашивающего.
• Не оценивайте вопросы аудитории. Не намекайте на то, что вас невнимательно слушали. Просто отвечайте. Если вы не имеете достаточно данных для компетентного ответа, договоритесь вернуться к разговору позднее, когда вы выясните нужные подробности.
• Цените проявленный интерес, будьте готовы услышать новое . «Держите лицо», даже если вы не согласны с услышанным.Глава 17 Командная презентация
Хор звучит не лучше, чем выглядит.
Пол Хилл, дирижер, композитор
Когда вы делаете продающую презентацию в команде, клиенты прислушиваются гораздо внимательнее, чем когда выступает только один человек. Они наблюдают за тем, насколько слаженно члены команды работают вместе. Когда вы гладко передаете слово друг другу, когда вы показываете, что работаете на одну цель и уважаете друг друга, когда каждый из вас имеет четко определенную роль, аудитория делает вывод, что и работаете вы так же. Командная презентация дает определенные преимущества.
Когда выступает больше двух человек, это помогает отразить глубину опыта всей компании в целом: компетенция каждого члена команды демонстрирует, что каждый аспект проекта будет осуществляться профессионально.
Взаимодействие между членами команды создает динамику. Это удерживает внимание клиентов, когда слово переходит от одного члена группы к другому.
Интерактивное взаимодействие неизбежно раскрывает различные точки зрения, в том числе то, что думает клиент.
Для начинающих сотрудников это возможность наблюдать и учиться у более опытных коллег.
Снижается уровень нервозности всех участников. Есть четкое разделение обязанностей, у каждого – определенная роль.
Лебедь, Рак и Щука
По собственному опыту знаю, как много может пойти не так в презентации, которую готовит один человек. Каждый дополнительный презентатор увеличивает вероятность того, что худшие опасения станут реальностью. Вот наиболее частые проблемы с командными презентациями в корпоративных продажах.
Продающее подразделение думает, что нужно (когда на самом деле не нужно) продемонстрировать командную работу. Нередко во время «командной» презентации первое лицо доносит бо́льшую часть идей и сведений. Директор приводит с собой толпу подчиненных, и, пока он говорит, свита безмолвствует. У клиента создается впечатление, что роль массовки – задавить авторитетом.
Каждый хочет поучаствовать, сказать что-то к месту – или не к месту. По отдельности каждый сотрудник – яркий профессионал. Позволив всем выступать на свое усмотрение, вы получите не то, что ожидали. Конечно, каждый имеет право на пять минут славы – но не перед лицом ваших клиентов и не за ваш счет. Со стороны это все выглядит так: «Мы работаем вместе, потому что должны». Коллеги не поддерживают зрительный контакт друг с другом и общаются между собой как бездушные роботы. Один за другим, двигаясь по плану, доносят свой материал. Просто разделить фрагменты между членами команды и позволить каждому подразделению делать часть презентации на свое усмотрение вовсе не значит сделать презентацию командной.
Разве можно представить себе выступление струнного квартета, когда сначала скрипач исполнил свое соло, поклонился и ушел, затем виолончелист отыграл свое, поклонился и ушел? И так далее по очереди. Это уже не будет выступлением квартета. Как и в музыке, нас привлекает не просто последовательное воспроизведение, а взаимодействие.
Нередко складывается впечатление, что одну презентацию делали 3–4 разные компании. Например, слайды часто созданы в различных стилях, дизайн различен, цветовые схемы разные, шрифты разные и т. д. Это создает впечатление, что вы встретились друг с другом только на презентации у клиента. Если презентация выглядит как Лебедь, Рак и Щука в известной басне, то у клиента есть все основания сомневаться в способности управлять крупными проектами.
Подготовка командной презентации требует частых встреч высокооплачиваемых людей для разработки структуры, содержания и слайдов. Чем больше участников, тем больше времени это занимает.
Затем нужны черновые прогоны и репетиции. Все это требует времени и стоит денег. Командные презентации всегда трудно создавать, они характеризуются потерянными усилиями, дублированием, переделками, изменениями в последнюю минуту и невыполнением обязательств.
Правила командной презентации
Ведущий
В отсутствие ответственного за поддержание уровня командные презентации будут проводиться дезорганизованно, потому что никто не заботится о деталях.
Вам нужно заранее определить, кто будет ведущим с вашей стороны. Руководитель команды не обязательно должен быть одним из выступающих. Он просто берет на себя ответственность за организацию командного взаимодействия и принимает неотложные решения о содержании, способе подачи и продолжительности выступления каждого из участников. У него две основные задачи.
Во-первых, представить членов команды. Он должен объяснить аудитории клиента, почему именно эти сотрудники были выбраны для презентации. Представление нужно для того, чтобы клиент не ломал голову над тем, кто эти люди и зачем они здесь. Кроме того, всегда легче нахваливать коллегу, чем самого себя. Представляя членов команды, стоит отметить их сильные качества и то, какую роль они будут играть в проекте.
Во-вторых, добиться, чтобы клиенты сразу получали ответы на свои вопросы. Часто презентаторы не реагируют на то, что происходит в аудитории: клиент задает вопрос, а презентаторы даже не прервутся. Из-за нехватки опыта они говорят одновременно с клиентом, потому что у них «все идет по плану». Это ошибка. Когда это происходит, ведущий должен аккуратно остановить презентатора и дать клиенту возможность высказаться.
Члены команды
Прежде всего определите, какой вам понадобится уровень экспертизы. А затем уже смотрите, какие у вас есть игроки на скамейке запасных. (А не наоборот, как это часто бывает.) Существует два подхода к выбору людей. Первый – выбирают того, кто больше знает о продукте, даже если у него не очень хорошие навыки презентации . Другой – выбирают лучшего презентатора, даже если он недостаточно хорошо знаком с продуктом . Напрашивается решение: почему бы эксперту не подтянуть навыки презентации, а хорошему презентатору не подучить продукт? Отличный выход, если у вас есть время. Но если время на подготовку ограничено?
Когда основная цель – произвести впечатление, выбирайте презентатора с лучшими коммуникативными навыками, даже в ущерб знанию темы. И наоборот, при необходимости донести множество технических подробностей выбирайте презентатором того, кто лучше всех разбирается в деталях.
Открывать и закрывать командную презентацию должны самые сильные презентаторы. Для того чтобы понять, кого включать в команду, нужно ответить на два вопроса.
1. Каков статус главного лица в аудитории?