Неряшливый текст документа с ошибками и опечатками может основательно подорвать деловую репутацию. Как бы хорошо ни исправлял орфографию Word, он все равно не все видит.
Впрочем, и вы сами, перечитывая документ, можете их не заметить. Это так называемый эффект замыливания глаза. Вы видите то, что ожидаете увидеть, а не то, что напечатано на самом деле.
Лайфхак: проверяйте текст, читая его наоборот, справа налево, слово за словом. Да, смысл теряется, но зато взгляд четче фокусируется на отдельных словах.
Каждый текст проверять таким образом смысла нет, но важные документы (например, резюме, коммерческое предложение или текст рассылки, предназначенной сотням тысяч читателей) стоит хорошо почистить от «неряшек».
Фарид: Этому приему научила меня Ирина Геннадьевна, моя учительница литературы, им же пользуются опытные редакторы.
Игорь: Я для этого распечатываю текст. На листе я вижу ошибки лучше, чем на экране.
Тайм-менеджмент
Добрая половина лайфхаков этой книги экономит вам время. Но есть лайфхаки, которые делают это с особой силой.
28. Не по пути
Лайфхак тайм-менеджерский: «рассинхронизация с потоком».
Суть в следующем: избегайте движения в потоке.
Не нужно ехать на работу в то время, когда едут все. Приезжайте на час раньше. И раньше уходите. Конечно, это нужно согласовать с непосредственным руководителем.
Не нужно идти за покупками, когда все идут. Не надо затариваться едой и подарками перед самым Новым годом. Сделайте это хотя бы на пару дней раньше.
Не нужно лететь на отдых в высокий сезон. Почему бы не отдохнуть в той же Турции в сентябре? Меньше отдыхающих. И не так жарко.
Итак, рассинхронизация дает:
• отсутствие очередей;
• низкие цены;
• уменьшение стресса.
Кстати, этот лайфхак мы подсмотрели в отличной книге Глеба Архангельского «Время на отдых»[4].
Игорь: Один мой коллега приезжал на три часа раньше – в 7, а не в 10, но и уходил в 16, а не в 19. Я ему страшно завидовал – что такое утренние и вечерние пробки, этот человек знал только понаслышке.
29. Мертвые и живые
Лайфхак: заведите файлик или страницу в блокноте, куда вы будете записывать «мертвые» и «живые» часы.
В «живые» часы меньше народу там, куда вы регулярно ходите:
• на почте;
• в банке;
• в поликлинике;
• у нотариуса;
• на пляже;
• в гипермаркете.
Отдельно запишите «мертвые» часы или даже дни. Например, на почте это дни, когда бабушки оплачивают счета.
Выдвигаетесь в какое-то людное место? Просто откройте этот файлик и посмотрите: может, лучше подождать часок-другой?
Умные организации сами подталкивают нас к тому, чтобы мы приходили в свободное время. Например, схема зеленых зон от Сбербанка (вот вам еще и лайфхак клиентоориентированности).
30. Собирайте мелочь
Лайфхак: группируйте мелкие задачи в большие блоки.
Не отвечайте на каждое письмо по отдельности. Дождитесь, пока писем наберется штук двадцать. Или просто проверяйте почту два раза в день (а не сто, как сейчас).
Не читайте сразу каждую интересную статью, на которую вы наткнулись в интернете. Пользуйтесь сервисами отложенного чтения (см. лайфхак № 106), чтобы собирать их в кучу. А прочтете потом. Например, в самолете.
Отключите звук у телефона, чтобы вечером разом ответить на все пропущенные звонки и SMS. Например, стоя в пробке.
Не цепляйтесь за каждую пришедшую мысль. Запишите ее. А обдумаете потом, все накопившиеся за день мысли вместе. Например, во время пробежки или прогулки.
Для чего это нужно?
Человеку сложно дается смена деятельности. Это забирает энергию и время. Это рождает стресс.
Увеличивайте свои рабочие промежутки, добейтесь, чтобы ваш день состоял из крупных рабочих блоков. Хотя бы по 25 минут (см. лайфхак № 33 про Pomodoro). Один из признаков неэффективного человека – это метание между мелкими задачами. Ответил на письмо, ответил на звонок, начал читать статью, бросил на середине и т. д. Позанимался всем по чуть-чуть, но ни во что не углубился по-настоящему.
Группируйте все мелкое!
31. Правило двух минут
Правило это входит в систему тайм-менеджмента GTD (Getting Things Done)[5].
Лайфхак: если дело можно сделать за две минуты, то сделайте его сразу же, не откладывайте.
Отложенное дело:
• забывается;
• висит в подсознании и нервирует;
• отнимает энергию.
Убивайте этих мелких комариков немедленно, не копите их. Увидите, как легко станет жить.
Можете поэкспериментировать с временным порогом. Например, это будет не две минуты, а пять или 15. Выберите удобный вам.
32. Волшебная папка
Еще один прием из GTD: папка «Входящие». Название это условное. У Дэвида Аллена, автора системы, вначале это была реальная корзинка. Он туда сбрасывал: корреспонденцию, листочки с заметками по проектам, приглашения, предложения и т. п.
В эпоху гаджетов актуальны другие способы накопления информации.
Лайфхак: заведите себе папку «Входящие» на смартфоне или компьютере. И сбрасывайте туда все, что накапливается в течение дня.
Работать с папкой «Входящие» просто. Каждое утро садитесь и разгребайте ее. Принимайте решения по каждому конкретному делу, информации или мысли.
Такой способ помогает не отвлекаться в течение дня и не принимать скоропалительных решений.
Фарид: В основном я для этого использую диктофон.
33. Очень полезные «помидоры»
Лайфхак: наверняка вы слышали про систему Pomodoro. Хотя системой ее можно назвать с большой натяжкой, а вот лайфхаком – запросто!
Суть в следующем:
• вы работаете 25-минутными блоками («съедаете помидор»);
• после каждого такого блока вы делаете пятиминутный перерыв;
• съели три помидорки – наступает большой перерыв, 15 минут.
Вот и вся система!
Что дает нам Pomodoro?
Во-первых, она помогает работать в «потоке» (на тему «потока» есть замечательная книга Михая Чиксентмихайи «Поток»[6]). Мы не отвлекаемся на мелкие прерывания: звонки, SMS или извещения смартфона. Не отвлекаемся на случайные мысли. Все поводы отвлечься мы аккуратно записываем в блокнотик, чтобы потом разделаться с ними, когда наша помидорка будет съедена. Мы работаем только над одним делом. Это позволяет полностью сконцентрироваться на задаче. КПД нашей работы и ее качество растут.
Во-вторых, система помогает делать перерывы в работе. Чтобы дать отдохнуть глазам, чтобы размяться. Мы так часто про это забываем! Такие перерывы позволяют нам дольше оставаться работоспособными в течение дня.
В-третьих, Pomodoro – это геймификация дела (см. лайфхак № 36). Вы даже не заметите, как начнете соревноваться сами с собой в количестве съеденных помидорок.
В-четвертых, это статистика. Мы записываем данные о помидорках и видим, какой день прошел более эффективно, какой – менее.
Кстати, система получила свое название в честь кухонного таймера в форме помидора. Такой таймер вы легко найдете в IKEA, хотя сойдет и любой другой.
Игорь: Я использую программу Timooo (бесплатная, доступна в AppStore) – принцип тот же, но меньше девайсов на столе. А раньше – да! Именно таймер! О нем я писал еще в книге «Маркетинг на 100 %»[7]. Очень полезный девайс для досмартфонной эры.
34. Лес за деревьями
У всех нас на том или ином этапе жизни возникали такие вопросы.
• Туда ли я иду?
• В чем мое призвание?
• Не размениваю ли я свою жизнь на ненужные побрякушки?
• Не разбрасываюсь ли я, занимаясь всем подряд?
Вопросы серьезные. Можно сказать, экзистенциальные. Но, как ни странно, решить их поможет простая система. Настолько простая, что мы даже включили ее в эту книгу лайфхаков.
Лайфхак: примените систему Agile Results – выпишите три цели на этот год, три цели на этот месяц и три цели на этот день.
Каждый день вы пишете новые три цели на день. Формулируя их, вы первым делом смотрите, ведут ли они к выполнению целей на месяц. А цели на месяц в свою очередь должны вести к выполнению годовых целей.
Что это дает?
Осознанность. Сфокусированность. Результат.
Вы видите лес за деревьями. Каждая цель – не сама по себе, а часть чего-то большего.
Наверное, поэтому на Западе эта система так популярна.
35. Звонок на пороге
Лайфхак: перед тем как ехать на встречу в какую-то компанию или магазин на другом конце города, сделайте предупредительный звонок.
Так вы точно узнаете, состоится ли встреча как планировалось, открыт ли магазин, есть ли в наличии нужный вам товар.
И не надо стесняться звонить «из-за такого пустяка». Помните, ваше время – важнее всего. На поездке можно запросто сэкономить час, а то и больше.
36. Играйте в работу
Все (или почти все) обожают компьютерные игры.
Иногда взрослого мужика, отца троих детей, надо чуть ли не тягачом отдирать от компьютера. Его можно понять. Там, в игре, он маг, танкист или владелец футбольного клуба. В жизни этого так не хватает! Скука, рутина, работа…