83. 21 слово
Примерно столько в свое время вмещал экранчик мобильной почты. Сейчас, с появлением «лопатофонов», влезает намного больше. Но мы рекомендуем вам оставить правило 21 слова. Зачем мерить в словах, а не в символах? Так проще!
Лайфхак: пишите короче, старайтесь уложиться в 21 слово.
Краткость – конкурентное преимущество в современном мире. Хорошо об этом написано в книге Джо Маккормака «Короче»[8].
Цените время своих деловых партнеров. Старайтесь не употреблять сложноподчиненные обороты. Разбивайте предложения на простые – в три-четыре слова. Используйте ясные формулировки, чтобы не было разночтений.
Представьте, что вы пишете для девятиклассника или в твиттер.
84. Почтовые конструкции
Лайфхак: используйте в письме конструкции «если… то…».
Этот совет мы нашли в книге Тима Ферриса «Как работать по 4 часа в неделю»[9]:
«Подобно началу телефонного разговора, общение по электронной почте тоже должно быть подчинено одной цели и построено так, чтобы обмен письмами был сокращен до минимума. Например, письмо, в котором сказано: “Мы можем встретиться в 16:00?”, можно составить иначе – “Мы можем встретиться в 16:00? Если да… Если нет, пожалуйста, назовите три варианта подходящего времени”.
Эта конструкция “если… то…” приобретает особую значимость, когда мы начинаем реже проверять почту. Поскольку я проверяю ее только раз в неделю, важно, чтобы никому не требовалось отвечать сразу же и чтобы информация не устаревала за семь дней, пока она ждет меня. Если у меня возникли подозрения, например, что производственный заказ не дошел до предприятия, я отправлю своему менеджеру, который ведает поставками, письмо следующего содержания: “Сюзан, получена ли новая партия товара? Если да, прошу сообщить мне. Если нет, свяжитесь с Джоном Доу по телефону 555-5555 или по электронной почте jоhn@dое. соm (ему направлена копия письма) и договоритесь о сроках поставки и отслеживании груза. Джон, если с грузом возникнут проблемы, держите по телефону 555-4444 связь с Сюзан, которая уполномочена самостоятельно принимать решения в пределах 500 долларов. В экстренных случаях звоните мне на мобильник. Но я убежден, что вы справитесь вдвоем. Спасибо”. Таким образом удается избежать дополнительных расспросов, необходимости вести сразу два диалога и вмешиваться в процесс принятия решения. Возьмите себе за правило подставлять действия в конструкцию “если… то…” и в таком виде предлагать их в письмах, в которых вы задаете вопрос».
Здесь, кстати, встречается и еще один почтовый лайфхак – ставить всех заинтересованных людей в копию.
Что все это нам дает?
Это сокращает время переписки. Ведь обычно человек не сразу отвечает на ваше письмо, а спустя какие-то часы. Он ждет ответа, но вы тоже не сразу проверяете почту. Снова потеряны часы. Такой «теннис» может продолжаться несколько дней.
Составляя свои почтовые конструкции «если… то…», будьте предельно лаконичны (см. предыдущий лайфхак). Цените время окружающих!
85. Публичное расписание
Вы когда-нибудь договаривались о встрече по почте? Знаете, наверное, как это бывает.
Ты предлагаешь день и час. Собеседник отвечает, что не может, и назначает свои дату и время. Они неудобны тебе, отправляешь еще письмо. Достижение договоренности займет четыре-пять писем и весь рабочий день.
Есть технологичное решение.
Лайфхак: заведите себе Google Calendar и назначайте встречи в нем.
Назначая свидание, отправляйте ссылку на календарь. Партнер сразу увидит, когда вы свободны, и синхронизирует свой график. Он может даже сам вписать дату встречи.
Кстати, Google Calendar настраивается. Вы можете сохранять конфиденциальность. Например, партнер видит, что вы заняты с двух до трех, но не видит, чем именно.
В идеале, если у вас с партнером есть Google Calendar, вы можете добавлять задачи друг другу. Это здорово сокращает переписку.
Этот лайфхак прислал нам Александр Мазный из Уфы.
Игорь: Издательство «Манн, Иванов и Фербер» работает так с тех пор, как появился Google Calendar.
86. Рука дрогнула
Лайфхак: при написании письма заполняйте поле «Кому» в последнюю очередь.
Сначала заполняйте другие поля: заголовок, тело письма, прикрепите нужные вам файлы. И только затем вписывайте е-мейл получателя.
Почему так?
Вы можете случайно нажать не ту кнопку и отправить письмо. Возможен конфуз!
А если поле «Кому» не заполнено, то письмо не отправляется в принципе.
Зачем вам лишняя нервотрепка?
87. «S как доллар?»
Лайфхак: заведите себе электронную почту, которую удобно диктовать по телефону.
Чтобы не приходилось по сто раз объяснять, что S как знак доллара, а черточка верхняя, а не нижняя.
Если вы часто диктуете свой адрес, этот лайфхак для вас.
88. Ящик на 10 Минут
Бывает так: регистрируешься в каком-то сервисе, указываешь свой почтовый ящик, а после туда начинают сыпаться тонны рекламы.
Что делать?
Лайфхак: для какой-то случайной регистрации воспользуйтесь сервисом TenMinuteMail. Одноразовая почта будет жить всего 10 минут.
Хотя можно поступить еще проще: завести ящик специально для спама.
Это лайфхак от нашей читательницы Екатерины.
89. «Эх, раз да еще раз…»
Нужно зарегистрироваться в каком-то сервисе несколько раз, а плодить почтовые адреса неохота?
Лайфхак: например, ваша почта: vasya@gmail.com. Укажите при регистрации такой ящик: vasya+fgftrf@gmail.com. После плюса может идти все что угодно.
Итого мы получаем как бы два (и больше) разных ящика, но все письма летят на ваш фактический адрес.
Думаем, спамеры оценят этот лайфхак по достоинству. Но, надеемся, обычным людям это тоже пригодится.
Этот трюк нам прислал наш читатель Александр из Кургана. Спасибо ему!
90. Сохраняйте историю переписки
Лайфхак: обязательно проследите, чтобы при деловой переписке сохранялась история: так будет видно всю вашу переписку с партнером.
Люди, получающие десятки, а то и сотни деловых писем в день, порой настоятельно требуют этого в автоподписи: «Пожалуйста, при переписке со мной обязательно сохраняйте ее историю».
Игорь: Я могу и не ответить вам, если вы не сделаете этого. Вы уверены, что я помню, что именно мы с вами раньше обсуждали? Не заставляйте меня напрягаться.
91. Смайлики почтой
Говорят, что русские не улыбаются, и тому есть научные обоснования.
Хорошо, пусть нам тяжело делать это при личной встрече, но давайте улыбаться друг другу онлайн!
Лайфхак: используйте смайлики даже в деловой переписке.
Это смягчит переписку, сделает ее дружелюбной. А кроме того, позволит избежать недопонимания (например, ты по-доброму указываешь на недоработку, а партнер это воспринимает как жесткий выговор).
Ловите смайлик.
92. Спамер поневоле
Вы написали важное письмо партнеру, а он молчит. Ирония в том, что он точно так же сидит и ждет вашего письма.
Разгадка проста: письмо попало в спам.
Да, случайно, но от того не менее обидно. Все это чревато сорванными сделками, недопониманием и взаимными упреками.
Лайфхак: чтобы важное письмо не попало в спам, добавьте почту ваших партнеров в «белый список».
Любой почтовый сервис дает такую возможность. Например, для «Яндекс-почты» это можно сделать так: «Все настройки» –> «Правила обработки входящей почты» –> «Белый список».
Кстати, там же рядом находится и черный список. Засовываем туда адреса надоедающих вам сервисов и людей.
Главное – не перепутайте белый и черный списки ☺
Чтение
Без чтения не бывает саморазвития, не бывает успеха.
Мы (Игорь и Фарид) много читаем и на двоих прочитываем больше 200 книг за год. Неудивительно, что у нас скопилось много лайфхаков, связанных с чтением.
93. Древо знаний
Каждый месяц выходят сотни книг. Как сориентироваться в этом море?
Лайфхак: используйте дерево знаний от издательства «Манн, Иванов и Фербер».
Это не просто список лучших книг, изданных издательством за последние семь лет. Это еще и удобная схема, которая подскажет вам, что и в каком порядке читать.
Фарид: И еще прорекламирую мой список книг для чтения – n-man.ru/books-list/.
94. Книговыжималки
Лайфхак: читайте книги в кратком изложении – это последний писк в чтении. Такие сервисы появились совсем недавно.
В чем их суть?
Берется книга, несколько раз прочитывается, тщательно прорабатывается. А на выходе – этакий «расширенный конспект» с самыми ценными мыслями.
Книга, как правило, ужимается раз в двадцать. При этом сохраняется плавность повествования, и ее, в общем, так же интересно читать, как и большую книгу.
Многие из вас наверняка недовольно фыркнули.
Сразу приходят на ум школьники, которые злоупотребляют подобными пересказами «Войны и мира», «Анны Карениной» и другой классики.
Но этот лайфхак про деловую литературу: психология, деньги, личная эффективность. Даже хорошие деловые книги нередко полны «воды». Одни и те же мысли повторяются много раз. Сервисы-концентраторы экономят время: сразу понятно, о чем книга и подходит ли она вам. Пролистайте концентрат перед тем, как читать полную версию.