Для выстраивания эффективных коммуникаций в команде максимально простым и понятным для руководителя будет метод психологических доминант Неда Херрманна HBDI – Herrmann Brain Dominance Instrument. Американский исследователь творческого мышления и методов работы мозга создал систему для измерения и описания предпочтений в мышлении. Херрманн занимался обучением и мотивацией персонала в корпорации General Electric, где спроектировал свою «метафорическую модель мозга», которая подразделяет мозговые волны (или «электрическую активность мозга») на четыре категории, которые помещаются в четыре квадранта соответственно:
1. Квадрант A – логика, факты.
2. Квадрант B – организация, детали, структура.
3. Квадрант C – чувства и эмоции.
4. Квадрант D – риск, интуиция, воображение.
Херрманн более 20 лет исследовал коммуникации внутри рабочих команд, проводя сотни опросов в различных подразделениях компании, работая с разными психотипами, выявляя интересные закономерности. Массив данных, которые собрал этот ученый-управленец, позволил модели HBDI набрать серьезный научный вес и получить признание авторитетных психометрических центров, включая крупнейший в мире образовательный сервис тестирования Educational Testing Service.
Хотите знать, какой квадрант преобладает в вашем мозге? Тогда пройдите тест HBDI самостоятельно. Существуют различные вариации тестов, суть которых сводится к выбору респондентом ответа, наиболее соответствующего его ощущениям. Например, предлагается оценить следующее утверждение: «Я выполняю работу внимательно и детализированно». Если респондент согласен, что это черта ему присуща в полной мере, то выбирает соответствующий ответ. Затем все ответы суммируются и высчитывается итоговый показатель, который интегрируется в итоговую оценку А, B, C или D, соответствующую одному из четырех квадрантов. Таким образом респондент узнает свой психотип: аналитик, организатор, психолог или креатор (cм. табл.). Если провести тестирование Херрманна в масштабах компании или хотя бы в рабочей команде, то руководитель будет иметь представление о психотипах своих подчиненных и выстраивать коммуникационную стратегию с каждым работником.
Вернемся к примеру с внедрением электронного документооборота и попробуем разобраться, как руководителю убедить людей, используя знания об их психотипах. Начинать следует с анализа лексики и семантики, которая свойственна различным психотипам, то есть с того, как люди говорят.
Итак, психотип первый – аналитик. Для людей такого склада важны конкретные цели, задачи, показатели. В его лексиконе: цифры, экономия, цена, качество, статистика, деньги, доходы, затраты, время. И главное, чтобы все было максимально быстро и просто. Два любимых вопроса аналитиков: «Зачем?» и «Что мне за это будет?». Для нашего примера характер вопросов будет приблизительно такой: «Зачем компании внедрять электронный документооборот? Как внедрение электронного документооборота отразится на показателях компании?» Для аналитика результат всегда на первом месте, он хочет заниматься чем-то осмысленным. Работник такого психотипа хочет видеть прямую корреляцию между задачей, полученной от руководителя, и своей основной работой. И если руководитель не может связать задачу с KPI работника и конечным результатом для компании, то с большой долей вероятности взаимопонимания достичь не удастся.
Тест Херрманна
Отметьте те утверждения, которые характерны для вас!
Затем посчитайте, сколько ответов A, B, C, D вы выделили. Ваш доминантный психотип тот, где больше баллов!
Ключ к тесту: если у вас больше всего А, то вы, скорее всего, аналитики, если В – организаторы, если С – психологи, если D – креаторы.
Второй психотип – организатор. Его ключевые слова: правило, порядок, последовательность, системность, детализация, аккуратность, надежность, защищенность, уверенность. Он видит работу компании и свою работу через призму процессов. Вопросы, которые он задает, начинаются с «Как?» и «Что, если?». Например: «Как работает этот электронный документооборот? Что, если у нас не получится его внедрить? Что, если не хватит ресурсов?» и т. д. При общении с организатором может показаться, что он чего-то боится. Но это не так. Он просто старается выстроить систему, которая будет работать без сбоев. И если вести с ним диалог, используя его же смысловые и речевые паттерны, то организатор довольно легко воспримет задачу, понимая, что это дело есть часть большой системы, что данное решение подкреплено конкретным планом, что каждый следующий шаг обоснован и понятен.
Третий психотип – психолог. Для таких людей важны слова: люди, связи, отношения, внимание, благодарность, забота, комфорт, сервис, помощь. Психолог любит советовать и советоваться. Для него важен комфорт в работе и короткая дистанция в общении, чтобы с ним говорили простым человеческим языком, не на «вы», не формально, а доверительно и дружелюбно. Два любимых вопроса психолога: «Кто?» и «С кем?». Например: «Кто придумал идею внедрять электронный документооборот? С кем я буду его внедрять? С кем можно посоветоваться по этому вопросу?» Если психологу что-то не нравится, то он сразу ищет виноватого и тональность его вопросов меняется: «Кто этот проект вообще придумал? Да кто этот электронный документооборот будет использовать? Разве кто-то будет работать с электронными документами?» и т. д. У психолога всегда найдется виноватый.
Четвертый психотип – креатор. В лексиконе креатора на первых местах такие слова, как новизна, прогресс, отличие, индивидуальность, особенность, амбициозность, яркость, свобода, будущее, перспективы, преимущество, выгода. Вопросы, которые руководитель услышит от креаторов: «Что нового?» и «Чем отличается?». Когда руководитель заведет речь о внедрении электронного документооборота, креатор тут же спросит: «А что в этом нового? А чем эта система отличается от старой?» Креатору важно понимать, что новая система изменит компанию. Креатор любит передовое, любит сленг, любит вставлять в речь иностранные слова и выражения. Например, вместо фразы «получить обратную связь» будет говорить «получить фидбек»…
Памятка
Как определить психотип клиента по HBDI
Зная, какие вопросы свойственно задавать работникам того или иного психотипа, попробуем встать на место руководителя и убедить конкретного человека, что необходимо внедрять электронный документооборот.
Руководитель – аналитику: «Есть цифры, что у нас в компании документ согласуется в среднем около двух недель. Электронный документооборот позволит ускорить процесс, сократить его максимум до трех дней, потому что не нужно будет физически искать человека, чтобы поставить подпись. Тем более таких подписей может требоваться несколько. Эти люди могут подписывать документы, не только находясь на рабочем месте, но и со своего мобильного телефона или планшета, имея личный сертификат электронной цифровой подписи. Кроме того, мы не будем терять бумажные документы, не будем копить кипы документов в архиве – вся документация у нас приобретет цифровой вид. И это будет существенно экономить ресурсы компании, как финансовые, так и временные».
Руководитель – организатору: «Мы подходим к вопросу внедрения электронного документооборота системно. На начальном этапе важно разобраться, как создать документ, как его подписать и как им дальше пользоваться. Мы проведем обучение всех работников и обеспечим техническую поддержку всем пользователям, особенно на переходном этапе. Освоить систему электронного документооборота не составит труда. Для создания документа есть готовые шаблоны, поэтому составлять документы будет проще, чем ранее. Созданный документ рассылается на подпись одним нажатием клавиши сразу всем адресатам. Руководитель (или несколько руководителей) в течение нескольких часов подписывают документ, заходя в систему дистанционно. Вся документация хранится в электронном хранилище, где можно быстро найти любой документ и при необходимости распечатать. Система надежно защищена, и пользоваться ею могут только авторизованные пользователи с различными уровнями доступа. Эти нововведения позволят компании работать эффективней, более оперативно решать многие вопросы и существенно упростить работу с документами».
Руководитель – психологу: «Мы заботимся о наших работниках. Для людей важно, чтобы их уважали и ценили их время. Сейчас работникам приходится обивать пороги различных кабинетов, чтобы добиться подписи какого-то начальника. Иногда минуты ожидания в приемной складываются в часы, а постоянные звонки туда отвлекают от рабочих процессов, просьбы принять вне очереди или срочно подписать нередко выливаются в конфликты с коллегами. Это длится днями, иногда неделями и даже месяцами, прежде чем заветный набор согласований будет собран. Электронный документооборот позволяет избежать этого бюрократического квеста. При создании документа в системе назначается список лиц, которые должны его согласовать. Каждый из них моментально получает в электронный ящик документ на подпись. Система позволяет отслеживать статус документа, видеть, кто уже подписал, кто еще не подписал. Система посылает уведомления подписанту, если его подпись не появилась в течение установленного срока. Это комфортно, удобно. Это сохраняет людям нервы. Работникам не приходится задавать неудобные вопросы руководителям, напоминать, ловить в коридоре с просьбой подписать бумагу. За них это делает система».
Руководитель – креатору: «Есть потрясающая инновация. Многие компании еще не пришли к идее перейти на электронный документооборот. А мы готовы. Мы будем первыми на рынке, кто это внедрит. Ведущие мировые компании задали тренд, мы его подхватываем: бережем природу, экономим бумагу, сохраняем леса. А главное, экономим такой важный ресурс, как время. Можно не сидеть в ожидании подписи документа, а заниматься перспективными проектами. Всю бумажную рутину можно (и нужно) делегировать эл