на это нет. Но тем не менее необходимо мотивировать. Надо им объяснить, чем же так прекрасен этот электронный документооборот». На этом примере рассмотрим, как работает каждая из моделей логики.
Первая модель – Части целого. Предмет обсуждения делят на части, имеющие свои преимущества и недостатки, и делают акцент на первом или втором в зависимости от цели. Если целью является убедить, что продукт или решение хорошее, то артикулироваться будут его положительные характеристики. Если же цель обратная – разубедить, то в качестве аргументов будут приводиться отрицательные черты продукта или решения. И в том и в другом случае работают те же механизмы, только с различными знаками: плюсом или минусом.
Итак, компания внедряет электронный документооборот. Какие части целого будут работать в пользу внедрения этой новации? Целесообразно выделить участников процесса. В нашем случае это лица, создающие документ, подписывающие документ и исполняющие его. Эти заинтересованные стороны и есть части целого. Какие плюсы несет внедрение электронного документооборота для каждой из них? Первая часть – лицо, создающее документ. Для него несомненным преимуществом будет автоматизация функции создания документа – нет необходимости каждый раз создавать документ с нуля в текстовом редакторе. В системе есть готовые шаблоны, которые заполняются автоматически, необходимо лишь выбрать нужные параметры. Второй плюс – нет необходимости «хождения по мукам», чтобы подписать документ в кабинетах начальников. Система сама отправляет документ адресатам на подпись, мониторит сроки подписания и напоминает о необходимости рассмотреть и подписать. Для самого начальника, который подписывает документ, процесс также становится легче и прозрачней. Он видит, когда и от кого пришел документ. Электронный документ не может потеряться в коридорах или в стопках бумаг. Он находится перед глазами на экране в личном кабинете электронной системы, напоминая о себе различными уведомлениями. Все атрибуты документа видны: кто составил, кто уже подписал, сроки рассмотрения, варианты резолюций и т. д. Для непосредственных исполнителей плюсы тоже очевидны. Во-первых, сроки согласования решения существенно сокращаются. Ситуация, когда на проект было отведено четыре месяца, но три из них ушло на согласование и подписание документов и только месяц – непосредственно на исполнение, практически исключена, если в организации используется электронный документооборот. Для исполнителей это благо: больше времени на работу, меньше – на головную боль. Части довольны, а целое? В масштабах организации удается согласовать и реализовать больше инициатив, уменьшается гора бумажной волокиты, бюрократические процедуры становятся значительно проще и понятней. Сокращается количество ошибок, не требуется постоянно контролировать сотрудников, переназначать документы на других исполнителей и далее, далее… Внедряем электронный документооборот – что и требовалось доказать!
Вторая модель логики – Факторы влияния. Аргументация в рамках этой модели строится вокруг внешних изменений, которые несет реализация новой инициативы. Эти изменения не имеют прямой связи с предметом или процессом. Для примера электронного документооборота необходимо оценить перемены, происходящие в результате внедрения этой инициативы. Очевидно, что меняются люди, отношения, имидж компании, время, эффективность… Организация перестает быть бумажной компанией и становится электронной. Меняется атмосфера, появляется возможность дистанционной работы, поскольку все документы доступны онлайн, у руководителя есть электронная подпись, он может зайти в свой электронный кабинет и не ехать в физический. Работники, которые готовят документы, теперь также могут делать это дистанционно. Необязательно ехать в офис, можно более эффективно использовать свое время, работая дома, в дороге, везде, где есть выход в интернет. Повышается эффективность каждого работника, а следовательно, и эффективность компании. Сэкономленное на бумажной работе время теперь можно инвестировать в основную деятельность компании. Внешний имидж претерпевает позитивные изменения: организация как работодатель становится более привлекательной на рынке труда, так как обретает черты прогрессивной и технологичной в глазах потенциальных работников. Для партнеров, контрагентов, клиентов это тоже фактор успешности компании. Все подобные аргументы, которые будут найдены в изменениях внешней среды вокруг организации, – это и есть логика факторов влияния, которую грамотный руководитель может использовать для продвижения того или иного управленческого решения.
Третья модель – Линия времени. Чтобы доказать свою точку зрения, можно либо опереться на предыдущий опыт, либо заглянуть в будущее.
Цифровизацией деятельности занимаются многие. Практика показывает, что компании, внедрившие ERP-системы SAP, Cisco или другие программные продукты, ускоряют свои бизнес-процессы и повышают эффективность. А компании, у которых нет автоматизации документооборота, менее эффективны по сравнению с технологичными конкурентами. Поэтому апелляция к предыдущему успешному опыту будет выгодной стратегией руководителя, чтобы аргументировать свою новую инициативу.
Второй подход в рамках «Линии времени» – фокус на будущие результаты – следует выстраивать в следующей логике: для фундаментального изменения система должна накопить некоторое количество ошибок; после того как ошибки успешно устраняются, система выстреливает и показывает максимальный результат. Динамика прорыва предполагает сначала ухудшение, потом улучшение и переход на качественно новый уровень. Соответственно, доказательная база руководителя будет выглядеть примерно следующим образом: «В краткосрочной перспективе, в ближайший год после внедрения электронного документооборота, придется обучать людей: исправлять ошибки, подсказывать, что нажать, как правильно вносить данные, куда переместился документ и т. д. Но уже через год люди привыкнут, будут хорошо ориентироваться в системе, работать спокойно, без авралов и сбоев, уже с трудом представляя, как они раньше справлялись с бумажной волокитой. В долгосрочной перспективе электронный документооборот позитивно скажется на работе компании и ее результатах».
Следующая модель – Gap. В переводе с английского gap – это пробел или разрыв. Стратегия аргументации в рамках этой модели заключается в поиске недостатков. Логика руководителя: озвучить цель, показать, что мешает ее добиться. Например, глобальная цель компании – максимизация прибыли. Все, что препятствует достижению этой цели, должно быть уничтожено. В любом бизнес-процессе есть документы и люди, которые стоят за этими документами – согласовывают и подписывают. Внедряя электронный документооборот, компании придется проанализировать свои процессы, провести их оптимизацию, пересмотреть владельцев процессов и уйти от дублирования ответственности. Такой реинжиниринг избавит от неэффективности, от лишних участников процесса, избыточных согласований и подписей, что позитивно отразится на финансовых результатах компании.
Пятая модель – Из двух зол – меньшее. Эта логика включается в случаях, когда требуется аргументировать позицию, имеющую слабые места относительно других предложений. Например, перед компанией стоит задача выбора программного продукта для внедрения системы электронного документооборота. Логическая задача для переговорщика – показать, что альтернативные варианты имеют более проблемные последствия, чем предлагаемый вариант. Например, для внедрения электронного документа в компании рассматриваются альтернативы: SAP, 1C и «Дело». Инициаторы внедрения склоняются к выбору системы «Дело». Какова будет их аргументация, чтобы убедить руководство?
Итак, первый вариант: SAP – комплексная, проверенная годами система. Но SAP – это зарубежный программный продукт, который может нестабильно работать на территории России, с технической поддержкой продукта тоже могут возникать проблемы, поэтому внедрять SAP – это подвергать компанию большим рискам. Второй вариант – программный продукт 1С. Но 1С заточена скорее на администрирование бизнеса, на бухгалтерию и стратегический управленческий учет. Хотя ERP-решение от 1С довольно неплохо себя зарекомендовало, но для компании (в нашем примере) программа слишком тяжела, кроме того, известно, что система иногда подвисает и сбоит. Третий вариант – это программный продукт «Дело». Он не обладает таким широким функционалом, как 1С, поскольку заточен только на подписание и согласование документов. Но в этом и есть плюс для компании, которой нужна система электронного документооборота. Разработчик специализируется на делопроизводстве и преуспел в этом сегменте. Продукт довольно легкий и не потребует серьезной модернизации компьютерного оборудования компании, он будет работать без зависаний и сбоев. Продукт полностью отечественный, и техническая поддержка компании гарантирована. Кроме того, для его внедрения потребуется существенно меньше финансовых и временных затрат. Поэтому оптимальный вариант для компании – система электронного документооборота «Дело».
Шестую, заключительную, модель логики можно назвать Руки, сердце, голова. Эта модель находится на грани логики и эмоций, а корни ее – в учебных курсах по риторике и ораторике второй половины прошлого века. Самый яркий пример убеждения оппонентов в логике этой модели – вдохновенные выступления Мартина Лютера Кинга, лидера движения за гражданские права чернокожих в США, которые положили конец сегрегации и способствовали принятию законов, запрещающих расовую дискриминацию. Вот небольшой отрывок из речи Кинга в Конгрессе: «Когда я шел к вам сюда, на ступеньках Конгресса я увидел плачущего ребенка. Он сидел и плакал. Мимо него проходили люди. Я остановился и подумал: как часто наши проблемы, наши трудности никому не важны, кроме нас самих. Как часто люди не замечают, что нам тяжело живется. Я подошел к этому ребенку и спросил, что случилось. А что сделали бы вы, уважаемые конгрессмены, подошли бы к ребенку, спросили бы, что случилось, или прошли бы мимо безразлично? Я знаю, что вы подошли бы и спросили. А если я скажу, что этот ребенок черный, это что-то поменяет? Это другое детство, другие слезы? Нет! И детство то же самое, и слезы такие же соленые. Именно поэтому я предлагаю вам проголосовать за отмену сегрегации цветного населения».