Необходимо обеспечить получение предварительных извещений о поставках от всех поставщиков:
– отдел закупок должен их получать для проверки соответствия поставляемых товаров заказанным – это поможет выявлять ошибки до прибытия грузов;
– их копиями должен снабжаться руководитель склада, чтобы иметь возможность выделить место для приемки и хранения прибывающего груза;
– их копиями должен снабжаться груз-менеджер, чтобы иметь возможность планирования выделения техники и рабочих для разгрузки прибывающего груза.
Требования к организации отбора заказов
Методы отбора
Формирование задания на отбор товаров может выполняться по следующим принципам:
– отбор с учетом партии товара (FIFO, LIFO, вручную);
– отбор с учетом сроков годности товара (FEFO, LEFO,
вручную);
– отбор товара из ячеек в порядке их рейтинга;
– отбор товара по принципу максимального высвобождения ячеек;
– отбор товара по принципу минимизации времени;
– отбор товара с возможной заменой единиц измерения на более крупные или мелкие;
– паллетный отбор товара;
– автоматическая подпитка активной зоны при выполнении отбора (в случае отсутствия товара в активной зоне отбора);
– отбор набора товаров из комплектующих, в результате появляется комплект, а комплектующие будут списаны;
– разукомплектация наборов при необходимости (в случае отказа клиентов).
Существует две схемы комплектации – “человек к товару” и “товар к человеку”. Система “товар к человеку” рентабельна только при полной автоматизации процессов укладки и отбора товаров. В схеме “человек к товару” половина времени комплектовщика расходуется на перемещение между адресами отбора, 20 % времени – вынужденный простой (ожидание), 20 % – работа с документами, 10 % – изъятие товара с места отбора. Оптимизация комплектации направлена на сокращение времени простоя и перемещений.
На обычном товарном складе затраты на комплектование составляют до 60 % финансовых затрат и затрат времени, и часто простые организационные меры позволяют добиться повышения рентабельности. Время на перемещение людей и механизмов может составлять до 60…80 % процесса комплектации. Если подбирать по нескольку заказов одновременно, можно экономить время на перемещениях. В комплектовочной ведомости товарные позиции должны быть расположены в том порядке, в котором их быстрее можно отобрать с мест хранения, – тем самым диктуется оптимальный маршрут комплектовщика.
Необходимо регулярно выяснять причины, замедляющие отбор заказов. Чтобы иметь полную картину, надо ознакомиться с работой каждого служащего: выяснять что им мешает работать и что нужно изменить – им импонирует то, что их мнение важно для компании.
Индивидуальная отборка – это отбор товара для каждого заказа одним комплектовщиком. Комплектовщик берет из ячеек требуемое для заказа количество товаров, товар укладывает на тележку и перемещает на участок комплектования.
Комплексная отборка – это отбор товаров для одного заказа по частям разными комплектовщиками в отдельных секторах склада. После сборки всего заказа кладовщик проверяет правильность собранного заказа. Отборщики отбирают из ячеек товары для всей партии заказов согласно сводной комплектовочной ведомости. Затем в зоне комплектации отобранные товары распределяют по отдельным заказам. Этот метод дает возможность широко использовать механизмы для больших количеств товаров. При комплексной отборке к одному товару, который включен в разные заказы, отборщик подходит лишь однажды, а при индивидуальной отборке – сколько заказов на этот товар. Один заказ может комплектоваться несколькими отборщиками и впоследствии объединяться.
В схеме “человек к товару” существуют несколько организационных подходов к выстраиванию процессов отбора товаров, требуемых для формирования партий поставляемых товаров, их сортировки и распределения для поставки.
Система областей (area system). Товары хранятся при совместном расположении всех предметов, организованном по какому-либо логическому принципу. Сборщик заказа перемещается по складу, собирая последовательно каждое изделие до тех пор, пока заказ не будет выполнен; затем он перемещается в области упаковки и распределения для дальнейшей отправки. Сортировка в этой системе происходит автоматически, поскольку изделия для каждого заказа накапливаются отдельно, по ходу его комплектации.
Модифицированная система областей (modified area system). Эта система функционирует подобно системе областей, за исключением того, что запасы разделяются на рабочий и резервный. Для пополнения рабочего запаса из резервного применяются дополнительные рабочая сила или процессы.
Система зон (zone system). Каждый сборщик или группа сборщиков работают на специализированном складе или товарной зоне. Заказ “разрывается”, т. е. разделяется на зоны, каждая часть отправляется в соответствующую зону для отбора и отправки в сортировочную область, где заказ комплектуется для отправки. Каждый заказ выполняется индивидуально и должен быть завершен, прежде чем появится следующий.
Система последовательных зон (sequential zone system). Каждая часть заказа комплектуется в соответствующей зоне, а заказ по ходу комплектации перемещается от одной зоны к другой. Заказы один за другим могут быть запущены в последовательность зон.
Система с множеством заказов, декомпозиционная сис тема, система расписаний (multiple-order, explosion, schedule system). Собирается группа заказов, подготавливаются и сортируются по зонам квитанции или иные знаки того, какие предметы необходимы для выполнения группы заказов. Отобранные из каждой зоны изделия транспортируются в сортировочную область, где группируются в соответствии с заказами. Эта система требует тщательного контроля для гарантии того, что поставка будет сформирована из всех заказанных предметов и только из них. Обычно каждому заказу назначается время, за которое все изделия должны прибыть в сортировочную область, а также место в этой области, в котором они должны по прибытии складироваться; система грузообработки материалов настраивается на сбор изделий из каждой зоны комплектации на основе установленного расписания и распределения их на требуемые участки сортировочной области.
Система областей складирования является наиболее широко используемой. Она проста в управлении и контроле. Однако она становится громоздкой в том случае, если число заказов или число изделий велико. Система складских зон является попыткой преодоления этого затруднения путем разбиения системы выполнения заказов на последовательности областей, действующие параллельно (система зон) либо последовательно (последовательная система зон). В том случае, если система областей или ее модификация механизированы, пропускная способность системы с трудом адаптируется к колебаниям нагрузки.
Системы с множеством заказов, или с расписанием, лучше адаптируются к условиям управления большими запасами и необходимости обработки очень большого числа мелких заказов, с несколькими изделиями на заказ. Хотя такая система является более сложной в управлении, система расписаний обладает большой гибкостью и способностью к расширению или свертыванию в зависимости от колебаний нагрузки.
Комплектация является ключевой операцией, так как она трудоемка и от нее зависит качество логистического обслуживания клиентов – скорость выполнения заказа, отсутствие ошибок при отборе и т. д.
Если после поступления товаров на склад они без раскладки и хранения сортируются, грузятся на транспортные средства и отправляются заказчикам (кросс-докинг), то работу с этим видом товаров надо тщательно продумать (определить расход товаров, колебания спроса) и составить описание бизнес-процессов с целью достижения высокой скорости их обработки. Операции кросс-докинга наиболее рентабельны.
Необходимо подробно описать бизнес-процессы, выполняемые каждым сотрудником в виде технологических карт, инструкций, приказов о полномочиях, в том числе следующие процессы и операции.
Установить правила обработки заказов покупателей:
– определить, какой объем запаса принимается во внимание при принятии заказа – доступный или физически присутствующий на складе, чтобы один и тот же товар не мог быть обещан разным покупателям;
– для случаев самообслуживания определить, как проверяется соответствие заказу товаров, отобранных (выбранных) покупателями;
– регулярно изучать достаточность помещений, оборудования и персонала в периоды пика оформления заказов;
– обучать работников работе с заказчиками, в частности рекомендовать покупателям товары, сопутствующие заказанным;
– обеспечить особое внимание лучшим покупателям при обработке заказов.
Разработать правила обработки многоэтапных заказов, отбираемых постепенно для поставки с отложенным сроком:
– предусмотреть выделение особой складской зоны для кратко и долго удерживаемых заказов;
– определить периодичность проверки зоны удерживаемых заказов и возврата в запасы устаревших неотгруженных заказов;
– разработать процедуру включения обычных номенклатурных товаров в удерживаемые заказы в период, меньший суммы времени ожидания пополнения и цикла заказа – если эти товары забираются из запасов слишком рано, то возможна без необходимости заморозка товаров, которые могли бы быть проданы другому покупателю; если забирать эти товары в день окончания периода ожидаемого пополнения плюс цикл заказа, то в ситуации нехватки товар гарантированно будет в наличии.
Порядок отбора и отгрузки заказанных товаров:
– определить, какой объем запаса принимается во внимание при резервировании товаров для покупателя – наличный или доступный (наличный минус уже обещанный другим покупателям);
– описать действия комплектовщика, если он не обнаруживает на полке требующегося количества товара;
– установить, поручить ли другому сотруднику проверять правильность отбора товаров по заказу, перед тем как они будут отгружены;