– установить процедуру записи серийных номеров или номеров партий;
– установить правила упаковки товаров перед отгрузкой;
– определить порядок подготовки упаковочных листов и другой товаросопроводительной документации;
– установить, при каких условиях можно отгружать покупателю товары в количестве больше или меньше заказанного.
Установить, кто принимает решения о поставке товаров напрямую от поставщика покупателю без завоза на склад:
– для обычных номенклатурных товаров;
– для срочно необходимых номенклатурных товаров;
– для очень больших объемов номенклатурных товаров;
– определить порядок учета объема товаров, поставленных напрямую, а не со склада, в показателях реализации.
Установить правила периодического хронометража для выяснения, сколько заказов или отдельных товаров может отобрать для отгрузки один комплектовщик за час.
Отправки нестандартных количеств товаров
Установить для каждой товарной позиции, какие товары можно продавать партиями меньше стандартной коробки. Назначить сотрудника, имеющего право разрешать продажу или перемещение товара партиями меньше стандартной коробки. Определить, хранить ли вскрытые коробки в одной ячейке с полными, подходит ли ячейка для их совместного хранения.
Формирование типовых комплектов товаров
Разработать правила формирования типовых комплектов до поступления заказов покупателя и хранения их в запасах как обычных номенклатурных товаров:
– определить стандартные перечни товаров для каждого комплекта;
– определить порядок учета трудовых затрат при определении стоимости комплектов;
– определить порядок учета расходных материалов (используемых в процессе сборки комплекта, но не являющихся частью конечного продукта) – расходные материалы должны быть удалены из запасов и учтены в стоимости комплектов;
– включить спецификации комплектов в прейскурант для информации покупателей;
– определить порядок разу комплектации: комплект должен быть удален из запасов и разобран на составляющие.
Формирование заказных комплектов
Определить порядок создания и учета товарных наборов, сформированных по определенным заказам клиентов (заказных комплектов):
– порядок изменения состава комплекта по заказу при принятии заказа;
– порядок учета сформированных по заказам комплектов;
– возможности формирования заранее часто запрашиваемых комплектов;
– правила возврата покупателями собранных по их заказам комплектов – как их составляющие возвращаются в запасы.
Организация вспомогательных операций
Внутрискладское перемещение товаров
Установить правила пополнения ячеек основной зоны хранения из зоны оптового (резервного) хранения запасов:
– когда ячейка пуста;
– когда в ячейке остается минимальный объем;
– каждый день, раз в неделю или через другие равные промежутки времени.
Определить, объединять ли небольшие запасы какого-либо товара, хранящиеся в разных ячейках общего пользования.
Перемещение товаров между своими складами
Установить периодичность регулярных перемещений с каждого склада-поставщика в каждый склад-получатель. Установить, кто определяет, следует ли совершать не являющееся регулярным перемещение:
– не предоставлять права складу-получателю требовать перемещения;
– определить, что склад-поставщик должен дать согласие на не являющееся регулярным перемещение, если у него нет излишка требуемого товара или если имеющийся у него объем требуемого товара меньше точки заказа или минимального размера заказа.
Определить случаи, когда может быть отгружено товара больше или меньше, чем было заказано. Определить товары, которые должны поставляться стандартными партиями. Разработать процедуру для пересылки специально заказываемых товаров, которые склад-поставщик заказывает для склада-получателя.
Приемка возвращаемых клиентами товаров
Назначить сотрудников, уполномоченных давать покупателям разрешение на возврат товаров. Определить право покупателей возвращать номенклатурные товары и в какие сроки после отправки. Определить право покупателей возвращать товары, заказанные для них специально и в какие сроки после отправки. Выдвигать ли условием возврата согласие поставщика принять их обратно. Установить, что покупатели должны получить согласие отдела продаж на возврат товара для контролирования возврата. Определить, прибавлять ли возвращенные товары к наличному запасу. Может быть, целесообразно разместить их сначала в участке промежуточного хранения под временным номером, пока не пройдут проверку, ремонт, переупаковку или переделку. Установить процент стоимости товара, удерживаемый при его возврате. Определить, принимать ли товары обратно вместо уплаты.
Возврат товаров поставщикам
Необходимо добиться договоренности о возврате непроданных или возвращенных покупателями товаров с каждым из поставщиков. Установить периодичность проверки мертвых, медленно оборачивающихся и излишних запасов на предмет возможного возврата поставщикам или иной ликвидации. Выделить на складе специальную зону для хранения продукции, ожидающей возврата поставщикам. Установить периодичность проверок содержимого этой зоны. Анализировать, за счет чего поставщики предоставляют максимальные права возврата товаров – за счет повышения своих цен или в ответ на какие-либо наши уступки.
Подготовка упаковки и отгрузки
Разработать стандартную процедуру подготовки отгрузочных документов:
– фамилии тех, кто отбирал и упаковывал товары, указываются во всех документах;
– те же фамилии должны быть в отгрузочных документах и в документах на отложенные заказы;
– перечень необходимой для отправки груза документации (гарантия, документация на опасные грузы и т. д.).
Определить порядок обеспечения необходимыми грузовыми контейнерами и упаковочными материалами для всего многообразия товаров.
Требования к компьютерной системе
Возможности для управления хранением
Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать:
– контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;
– систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;
– поддержку стандартов автоматизации документооборота – это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес-правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;
– наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;
– подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);
– подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);
– подготовку отчета о загруженности области склада по товарам/подгруппам товаров;
– сопровождение единиц измерения;
– сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);
– возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;
– сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);
– подготовку отчета о наличии товара на складе;
– подготовку отчета о перемещении товара по складу;
– подготовку отчета о приеме товара на склад;
– подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;
– подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах;
– подготовку отчета о выявленной пересортицы, недостаче;
– выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);
– возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;
– партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;
– неограниченное число участков хранения;
– определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.
Базы данных, необходимых для управления хранением
БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.
БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.
БД, требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.
БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.
Возможности для управления запасами
Компьютерная система должна обеспечивать следующие возможности:
– возможность устанавливать различные методы обработки заказа непосредственно после ввода;